Πώς να αντιδράσετε στην κλοπή, την απάτη και την απραξία των εργαζομένων

Ως εργοδότης, ένα από τα κυρίαρχα καθήκοντα στα οποία θα πρέπει να επικεντρωθείτε είναι να διατηρήσετε τους υπαλλήλους σας παραγωγικούς και σύμφωνους. Για τους περισσότερους εργαζόμενους η εκτέλεση των καθηκόντων τους με τον καλύτερο δυνατό τρόπο θα έρθει σχετικά φυσικά, αλλά κάποιος μπορεί πάντα να εκμεταλλεύεται την εταιρεία για την οποία εργάζεται. Η κλοπή, η εξαπάτηση και η απραξία μπορούν να θεωρηθούν αιχμηρά μαχαίρια που θα βλάψουν την εταιρεία σας, αν δεν έχετε τις κατάλληλες τεχνικές και πολιτικές για να ανταποκριθείτε σε αυτά.

Σε αυτό το άρθρο, θα εξετάσουμε τρεις ξεχωριστές περιπτώσεις που εξετάζουν την κλοπή, την απάτη και την απραξία αντίστοιχα. Πριν το κάνουμε αυτό, είναι απαραίτητη η κατανόηση του τι ακριβώς συνεπάγονται αυτές οι τρεις.

Η κλοπή εργαζομένων αναφέρεται σε εργαζόμενους που κλέβουν από τους εργοδότες τους. Υπάρχουν διάφοροι βαθμοί κλοπής εργαζομένων. Η υπεξαίρεση είναι η πιο γνωστή, καθώς αναφέρεται σε έναν εργαζόμενο που καταχράται τους εταιρικούς πόρους - χρήματα ή περιουσιακά στοιχεία - που βρίσκονται υπό τη φροντίδα του. Η λαθρεμπορία είναι μια άλλη ονομασία για την κλοπή εργαζομένων που αναφέρεται στην κλοπή μικρότερων ποσοτήτων.

Σε γενικές γραμμές, η κλοπή εργαζομένων συνήθως εμπίπτει στην κατηγορία της επαγγελματικής απάτης, δηλαδή της χρήσης του επαγγέλματος ως τρόπου προσωπικού πλουτισμού μέσω της κακής χρήσης ή της κακής κατανομής των πόρων της εταιρείας.

Η εξαπάτηση των εργαζομένων, η οποία συνήθως εμπίπτει στην απάτη των εργαζομένων, αναφέρεται σε έναν εργαζόμενο που λέει ψέματα ή είναι απατηλός για να κερδίσει περισσότερα από τον εργοδότη του. Η κλοπή δεδομένων, η παραβίαση της εμπιστευτικότητας, η λογιστική απάτη, η δωροδοκία, ακόμη και ορισμένα είδη κλοπής εμπίπτουν στην κατηγορία της εξαπάτησης εργαζομένων.

Η αδράνεια των εργαζομένων εμφανίζεται σε διάφορες εκδοχές και ουσιαστικά αφορά τους εργαζόμενους που σπαταλούν τις ώρες τους σε εργασίες εκτός της εργασίας τους κατά τη διάρκεια των ωρών εργασίας. Είτε ο λόγος της αδράνειας των εργαζομένων είναι η αναβλητικότητα, δηλαδή ο εργαζόμενος βρίσκεται στο γραφείο ή είναι συνδεδεμένος κατά τη διάρκεια των ωρών εργασίας αλλά δεν ολοκληρώνει τις εργασίες του, είτε παίρνει πολλαπλές αναρρωτικές ημέρες ή απουσιάζει από συσκέψεις χωρίς καμία καλή δικαιολογία, πρόκειται για ώρες που ο εργαζόμενος θα έπρεπε να έχει περάσει δουλεύοντας και αντ' αυτού απουσίαζε.

Άλλες εκδοχές της απραξίας μπορεί κανείς να δει συνήθως και στο γραφείο. Ορισμένοι εργαζόμενοι μπορεί να βρίσκουν συνεχώς δικαιολογίες σχετικά με το γιατί δεν κατάφεραν να ολοκληρώσουν τα καθήκοντά τους, να παρευρεθούν σε μια συνάντηση ή ακόμη και να είναι εκεί στην ώρα τους. Αυτοί οι εργαζόμενοι παρουσιάζουν συνήθως σημάδια τεμπελιάς όταν πρόκειται για την εργασία τους. Τέλος, κάποιοι περνούν τις ώρες εργασίας τους αποσυντονισμένοι και συναναστρεφόμενοι με όλους στο γραφείο, μετακινούμενοι από γραφείο σε γραφείο. Αυτοί οι εργαζόμενοι συνήθως αδρανούν για αρκετή ώρα χωρίς καν να το συνειδητοποιούν.

Ποιες είναι, λοιπόν, μερικές μελέτες περιπτώσεων κλοπής, εξαπάτησης και απραξίας και πώς πρέπει να αντιδράσετε εσείς, ως εργοδότης;

Η διαρροή εμπιστευτικών πληροφοριών σε μη εξουσιοδοτημένους τρίτους μπορεί να είναι ένα από τα μεγαλύτερα προβλήματα που έχει να αντιμετωπίσει μια εταιρεία. Όταν ανακαλύψετε για πρώτη φορά ότι υπάρχει διαρροή, υπάρχουν μερικά διαφορετικά βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε. Αυτά τα βήματα θα σας βοηθήσουν να κατανοήσετε καλύτερα τι πήγε στραβά, καθώς και να σας παράσχουν πιο αποτελεσματικά εργαλεία για την τροποποίηση της κατάστασης.

Σε περίπτωση που ο υπάλληλός σας αποκαλύψει κατά λάθος εμπορικά μυστικά σε έναν ανταγωνιστή, το πρώτο πράγμα που θα πρέπει να προσδιορίσετε είναι πώς ακριβώς συνέβη η διαρροή. Συνήθως, υπάρχουν δύο επιλογές σε αυτή την περίπτωση. Η πρώτη είναι ότι ο εν λόγω υπάλληλος δεν ακολούθησε τις πολιτικές ασφαλείας για τη διασφάλιση του εγγράφου και των δεδομένων που έχετε στο αρχείο σας. Αυτό οδήγησε στο να αποκτήσει πρόσβαση στα δεδομένα της εταιρείας σας ένας ανταγωνιστής.

Για το σκοπό αυτό, θυσίασαν ορισμένα προγραμματισμένα θέματα, αλλά έμειναν πολύ ευχαριστημένοι με το αποτέλεσμα.

Στην περίπτωση αυτή, ενώ ο υπάλληλος βοήθησε ακούσια τον ανταγωνιστή σας να αποκτήσει πρόσβαση σε εταιρικά μυστικά, είχε πρόσβαση σε δεδομένα και εκτέλεσε εργασίες χωρίς να ακολουθήσει τα πρωτόκολλα και τις πολιτικές που είχε θεσπίσει η εταιρεία σας. Ως εκ τούτου, εναπόκειται σε εσάς να καθορίσετε τον τρόπο με τον οποίο θα προχωρήσετε.

Κανονικά, σε αυτές τις περιπτώσεις είναι απαραίτητη η επανεκπαίδευση. Εκτός αυτού, θα πρέπει να διασφαλίσετε ότι κανένας από τους υπαλλήλους σας δεν θα κάνει τα ίδια λάθη. Ο απλός περιορισμός της πρόσβασης του εργαζομένου σε δεδομένα και πληροφορίες δεν θα λειτουργεί πάντα σε αυτές τις περιπτώσεις. Γι' αυτό είναι συχνά καλύτερο να εξετάσετε ποιες συγκεκριμένες αλλαγές απαιτούνται στον τρόπο εκπαίδευσης των εργαζομένων, ώστε να εδραιωθεί μεγαλύτερη εμπιστοσύνη εντός της εταιρείας.

Εάν ο λόγος για τη διαρροή δεδομένων δεν ήταν ότι ο εργαζόμενος δεν ακολούθησε κατά λάθος τις σωστές διαδικασίες, αλλά επειδή δεν υπήρχαν οι κατάλληλες πολιτικές που θα μπορούσαν να αποτρέψουν αυτή την κατάσταση, τότε το λάθος δεν βαραίνει τον εργαζόμενο. Ως εργοδότης, θα πρέπει να αναλάβετε την ευθύνη για την παράλειψη και να αρχίσετε να δημιουργείτε νέες πολιτικές που θα βοηθήσουν στην προστασία των δεδομένων σας και θα αποτρέψουν την επανάληψη ενός τέτοιου περιστατικού.

Ωστόσο, εάν ο τρόπος με τον οποίο ο υπάλληλός σας κοινοποίησε τις πληροφορίες αυτές ακούσια, ήταν η κοινοποίηση πληροφοριών σε λάθος παραλήπτη ή σε οποιονδήποτε τρίτο που δεν θα έπρεπε να έχει πρόσβαση στις πληροφορίες, τότε θα πρέπει να εξετάσετε εκ νέου τις επιλογές σας. Εάν ο υπάλληλός σας μοιράστηκε τις πληροφορίες με τρίτους και με αυτόν τον τρόπο οι πληροφορίες έπεσαν στα χέρια του ανταγωνιστή σας, αυτό εξακολουθεί να αποτελεί παραβίαση της εμπιστευτικότητας. Ανάλογα με τον κλάδο σας, αυτό μπορεί να έχει ως αποτέλεσμα την άμεση καταγγελία της σύμβασης του υπαλλήλου σας ή περαιτέρω εκπαίδευση.

Στο χέρι σας θα είναι να προσδιορίσετε τη σοβαρότητα της κατάστασης και τι ακριβώς συνέβη για να αποφασίσετε αν θα καταγγείλετε τη σύμβαση των υπαλλήλων σας ή απλώς θα τους προσφέρετε περισσότερη εκπαίδευση. Η φύση της κατάστασης θα σας βοηθήσει επίσης να αποφασίσετε αν η εκτενέστερη παρακολούθηση του υπαλλήλου σας θα μπορούσε να είναι μια καλή λύση.

Εάν αποφασίσετε να διατηρήσετε τον εργαζόμενο, ίσως είναι καλό να τον παρακολουθείτε στενότερα για να λάβετε προφυλάξεις. Μπορείτε να βρείτε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα συστήματα παρακολούθησης εργαζομένων και πώς να επιλέξετε το καλύτερο εδώ.

Η παρακολούθηση με το CleverControl σας παρέχει πολλές πληροφορίες σχετικά με το τι κάνει ο υπάλληλός σας και πώς περνάει το χρόνο εργασίας του. Αν προκύψει ότι ένας υπάλληλος περνάει τη μισή μέρα του στο YouTube, ίσως αναρωτηθείτε αν αυτό αποτελεί αδίκημα για απόλυση. Λοιπόν, πριν αποφασίσετε, αυτά είναι μερικά από τα διάφορα πράγματα που θα πρέπει να προσδιορίσετε.

Ενώ στην πρώτη περίπτωση, μια συζήτηση μπορεί να είναι αρκετή, καθώς ο εργαζόμενος απλώς κάνει αυτό που τον βοηθά να αποδώσει καλύτερα, στη δεύτερη περίπτωση, θα πρέπει να μιλήσετε σοβαρά με τον εργαζόμενό σας. Σε περιπτώσεις εσκεμμένης αδράνειας, θα πρέπει να ανακαλύψετε γιατί ο υπάλληλός σας στερείται ενθουσιασμού και εργασιακού ήθους.

Μια καλή πρακτική θα ήταν να τους θέσετε υπό επιτήρηση για ένα χρονικό διάστημα και να παρακολουθείτε εκτενέστερα τις ενέργειές τους. Αν συνεχίσουν να ακολουθούν τις ίδιες πρακτικές αναβλητικότητας στο YouTube και να μην εργάζονται ακόμη και μετά τη συζήτησή σας, ίσως είναι καλύτερα να καταγγείλετε τη σύμβασή τους.

Εάν οι υπάλληλοί σας ξοδεύουν τις ώρες εργασίας τους αναζητώντας άλλες θέσεις εργασίας, αυτό δείχνει ότι δεν είναι αφοσιωμένοι στην εταιρεία σας ή στη δουλειά που κάνετε. Θα πρέπει να το συζητήσετε με τον υπάλληλό σας και να τον ενημερώσετε ότι αυτές οι αναζητήσεις κατά τη διάρκεια των ωρών εργασίας δεν επιτρέπονται. Θα πρέπει επίσης να προσπαθήσετε να μάθετε γιατί είναι δυσαρεστημένοι και προσπαθούν να βρουν νέα δουλειά. Αυτό θα μπορούσε ενδεχομένως να βοηθήσει την εταιρεία σας να αλλάξει τις πολιτικές της, ώστε να είστε σε θέση να διατηρήσετε με τον καλύτερο δυνατό τρόπο τα ταλέντα.

Το αν θα τους απολύσετε για αυτές τις αναζητήσεις θα εξαρτηθεί σε μεγάλο βαθμό από το αν θα ολοκληρώσουν εγκαίρως τα καθήκοντά τους. Εάν ο υπάλληλός σας συνεχίζει να είναι επιμελής με την εργασία του και απλώς επιδιώκει να προχωρήσει ή να προωθηθεί από την εταιρεία σας, δεν υπάρχει κανένας λόγος να τον απολύσετε ακόμη. Ωστόσο, θέστε σαφείς προσδοκίες σχετικά με το τι περιμένετε από αυτούς κατά τη διάρκεια της θητείας τους, καθώς και όσον αφορά την έγκαιρη εύρεση και εκπαίδευση του αντικαταστάτη τους.

Ωστόσο, εάν ο εν λόγω υπάλληλος αποθηκεύει επίσης τα δεδομένα της εργασίας του σε ένα flash drive, έχετε να αντιμετωπίσετε πολύ μεγαλύτερα προβλήματα από το γεγονός ότι αναζητά άλλη δουλειά. Η κλοπή δεδομένων αυτού του είδους εμπίπτει συνήθως στην εταιρική κατασκοπεία ή μπορεί μερικές φορές να χρησιμοποιηθεί ως ύπουλη τακτική ανταγωνισμού. Οι πληροφορίες που αποθηκεύει ο υπάλληλός σας στο flash drive δεν είναι μόνο απροστάτευτες μόλις φύγουν από τις εγκαταστάσεις σας, αλλά θα μπορούσαν επίσης να διαρρεύσουν, γεγονός που θα προκαλούσε ζημιά στην εταιρεία σας.

Εάν διαπιστώσετε ότι ένας από τους υπαλλήλους σας αποθηκεύει σκόπιμα δεδομένα εργασίας σε μια τέτοια συσκευή, θα πρέπει να ξεκινήσετε έρευνα για να καταλάβετε γιατί το κάνει, ποια δεδομένα έχει αποθηκεύσει και ποιος άλλος μπορεί να έχει αποκτήσει πρόσβαση σε αυτά.

Στις περισσότερες περιπτώσεις, αυτό αποτελεί λόγο για την καταγγελία της σύμβασης του εργαζομένου, καθώς έχει προβεί σε σκόπιμες ενέργειες που θα μπορούσαν να βλάψουν την επιχείρησή σας και τους πελάτες σας εάν διαρρεύσουν οι ευαίσθητες πληροφορίες. Η διασφάλιση των πληροφοριών θα πρέπει να είναι η πρώτη σας προτεραιότητα σε αυτές τις περιπτώσεις.

Θα πρέπει επίσης να εξετάσετε τις υφιστάμενες πολιτικές σας για να διασφαλίσετε ότι αυτό δεν θα συμβεί ξανά. Οι πολιτικές υψηλής ασφάλειας και προστασίας των πληροφοριών μπορεί να είναι απαραίτητες εάν θέλετε να διατηρήσετε τα δεδομένα της εταιρείας σας προστατευμένα. Οι συμφωνίες μη αποκάλυψης και η παρακολούθηση της κοινής χρήσης και της διακίνησης ευαίσθητων πληροφοριών μπορούν επίσης να σας βοηθήσουν να διατηρήσετε τις πληροφορίες σας ασφαλέστερες, καθώς και να είστε σε θέση να εντοπίσετε από πού προήλθε μια παραβίαση δεδομένων.

Η μεγαλύτερη παρακολούθηση των δεδομένων μπορεί να συμβάλει στην προστασία της εταιρείας σας. Ωστόσο, αυτό θα πρέπει να είναι μια πολιτική για όλη την εταιρεία και όχι κάτι που απευθύνεται σε αυτόν τον έναν υπάλληλο που έκανε την εσκεμμένη επιλογή να παραβιάσει την εμπιστευτικότητα και την ασφάλειά σας. Το πιθανότερο είναι ότι θα πρέπει να απολυθεί επειδή επιχείρησε να κλέψει δεδομένα.

Ο τρόπος με τον οποίο οι εργαζόμενοι χειρίζονται καταστάσεις που σχετίζονται με κλοπή, εξαπάτηση και απραξία θα διαφέρει πάντα ανάλογα με την ακριβή φύση της κατάστασης. Η περισσότερη εκπαίδευση και η παρακολούθηση μπορούν να αποτελέσουν εξαιρετικούς τρόπους για να διατηρήσετε την ομαλή λειτουργία της εταιρείας σας όταν κάτι πάει στραβά. Ωστόσο, υπάρχουν ορισμένες περιπτώσεις όπου η καταγγελία της σύμβασης κάποιου είναι απαραίτητο βήμα για την προστασία της εταιρείας σας.