Πώς να αντιδράσετε στην κλοπή, την απάτη και την απραξία των εργαζομένων

Ως εργοδότης, ένα από τα κύρια καθήκοντά σας είναι να καλλιεργήσετε ένα παραγωγικό και ευθυγραμμισμένο εργατικό δυναμικό. Οι περισσότεροι εργαζόμενοι εκτελούν τα καθήκοντά τους με τον καλύτερο δυνατό τρόπο, αλλά κάποιοι μπορεί να εκμεταλλευτούν την εταιρεία. Η κλοπή, η απάτη και η αδράνεια μπορούν να θέσουν σε σημαντικό κίνδυνο την υγεία της εταιρείας σας, εάν δεν έχετε τις κατάλληλες τεχνικές και πολιτικές για την αντιμετώπισή τους.

Σε αυτό το άρθρο, θα διερευνήσουμε τρεις ξεχωριστές περιπτώσεις που εξετάζουν αντίστοιχα την κλοπή, την απάτη και την αδράνεια. Πριν από αυτό, είναι απαραίτητη η κατανόηση του τι ακριβώς συνεπάγονται αυτά τα τρία.

Πριν διερευνήσουμε πώς να αντιδράσουμε, θα πρέπει να ορίσουμε αυτές τις τρεις κατηγορίες ανάρμοστης συμπεριφοράς στον χώρο εργασίας.

Η κλοπή από υπαλλήλους αναφέρεται στην κλοπή από υπαλλήλους των εργοδοτών τους. Υπάρχουν διάφοροι βαθμοί κλοπής από υπαλλήλους. Η υπεξαίρεση είναι η πιο γνωστή, καθώς αναφέρεται σε έναν υπάλληλο που καταχράται τους εταιρικούς πόρους - χρήματα ή περιουσιακά στοιχεία - που βρίσκονται υπό την φροντίδα του. Η κλοπή είναι μια άλλη μορφή κλοπής από υπαλλήλους που αναφέρεται σε μικρότερα αντικείμενα, όπως είδη γραφείου ή ποσότητες που κλέβονται.

Γενικά, η κλοπή από εργαζομένους συνήθως εμπίπτει στα όρια της επαγγελματικής απάτης, η οποία είναι η χρήση του επαγγέλματος κάποιου ως μέσου προσωπικού πλουτισμού μέσω της κατάχρησης ή της εσφαλμένης κατανομής των εταιρικών πόρων.

Η εξαπάτηση των εργαζομένων, η οποία συνήθως εμπίπτει στην κατηγορία της απάτης των εργαζομένων, αναφέρεται σε έναν εργαζόμενο που λέει ψέματα ή είναι παραπλανητικός για να αποκομίσει περισσότερα από τον εργοδότη του. Η κλοπή δεδομένων, η παραβίαση του απορρήτου, η λογιστική απάτη, η δωροδοκία, ακόμη και ορισμένοι τύποι κλοπής, εμπίπτουν στην κατηγορία της εξαπάτησης των εργαζομένων.

Η αδράνεια στον χώρο εργασίας αναφέρεται στη συνεχή σπατάλη αμειβόμενων ωρών εργασίας σε μη εργασιακές δραστηριότητες. Δεν πρόκειται για περιστασιακό διάλειμμα, αλλά για ένα επίμονο μοτίβο που βλάπτει την παραγωγικότητα. Εκδηλώνεται ως χρόνια αναβλητικότητα, υπερβολική προσωπική κοινωνικοποίηση, ανεξήγητες απουσίες από συσκέψεις ή συνήθεια να δικαιολογείται η απώλεια προθεσμιών. Το αποτέλεσμα είναι ένα σημαντικό μέρος της εργάσιμης ημέρας να είναι ο εργαζόμενος αποστασιοποιημένος και αντιπαραγωγικός.

Όταν υποψιάζεστε ή αποκαλύπτετε κλοπή, απάτη ή χρόνια αδράνεια, μια αντιδραστική, συναισθηματική αντίδραση μπορεί να οδηγήσει σε νομικό κίνδυνο, χαμηλό ηθικό της ομάδας και άδικα αποτελέσματα. Αντ' αυτού, ακολουθήστε αυτό το δομημένο, βασισμένο σε τεκμήρια πλαίσιο για να διασφαλίσετε ότι η αντίδρασή σας είναι συνεπής, δίκαιη και αποτελεσματική.

Βήμα 1: Συγκεντρώστε αντικειμενικά στοιχεία
Πριν από οποιαδήποτε συζήτηση ή κατηγορία, προχωρήστε από την υποψία στο γεγονός. Χρησιμοποιήστε δεδομένα από τα εργαλεία παρακολούθησης (όπως στιγμιότυπα οθόνης ή αρχεία καταγραφής δραστηριοτήτων του CleverControl), αρχεία πρόσβασης, οικονομικούς ελέγχους ή συστήματα διαχείρισης έργων. Αυτά τα στοιχεία αποτελούν την αμερόληπτη βάση για ολόκληρη τη διαδικασία σας και αφαιρούν την προσωπική προκατάληψη από την αρχική απόφαση.

Βήμα 2: Διεξαγωγή ενδελεχούς και αμερόληπτης έρευνας
Συνεντεύξτε τον εργαζόμενο σε ιδιωτικό περιβάλλον, επιτρέποντάς του να εξηγήσει τις πράξεις του. Στόχος είναι να κατανοήσετε το πλαίσιο και την πρόθεση. Ήταν αυτή μια σκόπιμη πράξη, ένα αμέλεια ή ένα σύμπτωμα ενός ευρύτερου προβλήματος, όπως η κακή εκπαίδευση ή η επαγγελματική εξουθένωση; Επίσης, μιλήστε διακριτικά με τυχόν σχετικούς μάρτυρες για να επιβεβαιώσετε τα γεγονότα.

Βήμα 3: Ταξινόμηση της σοβαρότητας και της πρόθεσης
Με βάση τα στοιχεία και την έρευνά σας, κατηγοριοποιήστε το περιστατικό. Αυτό θα καθοδηγήσει την απάντησή σας:

Ακούσια/αμέλεια: Ο εργαζόμενος έκανε ένα λάθος λόγω έλλειψης γνώσης, εκπαίδευσης ή προσοχής, αλλά χωρίς κακόβουλη πρόθεση. (Παράδειγμα: Τυχαία αποστολή εμπιστευτικού email σε λάθος άτομο).

Εκούσια παράβαση καθήκοντος: Ο εργαζόμενος παραβίασε εν γνώσει του την πολιτική για προσωπική ευκολία ή κέρδος, αλλά χωρίς σοβαρή ζημία. (Παράδειγμα: Συνεχής παραποίηση των δελτίων ωραρίου εργασίας).

Βαρύ παράπτωμα/κακόβουλη πρόθεση: Ο εργαζόμενος ενεπλάκη σε σοβαρή, εκ προθέσεως πράξη που έβλαψε την εταιρεία, όπως κλοπή, απάτη ή δολιοφθορά δεδομένων. Αυτό συχνά δικαιολογεί την επιβολή των πιο αυστηρών πειθαρχικών μέτρων.

Βήμα 4: Προσδιορίστε μια αναλογική απόκριση
Αντιστοιχίστε την ενέργειά σας με τη σοβαρότητα και την πρόθεση της ανάρμοστης συμπεριφοράς. Ο στόχος μπορεί να είναι διορθωτικός ή προστατευτικός.

Διορθωτικές ενέργειες (για ακούσια/αμελή ή ήπια εκ προθέσεως παράβαση καθήκοντος):

• Καθοδήγηση και επανεκπαίδευση: Αντιμετώπιση κενών σε δεξιότητες ή γνώσεις.
• Προφορική ή γραπτή προειδοποίηση: Τεκμηριώστε επίσημα το πρόβλημα και τις προσδοκίες για βελτίωση.
• Σχέδιο βελτίωσης απόδοσης (ΣΒΑ): Ένα δομημένο σχέδιο με σαφείς στόχους και χρονοδιαγράμματα.

Προστατευτικές ενέργειες (για σοβαρό παράπτωμα):

• Αναστολή: Ενδέχεται να είναι απαραίτητη η αναστολή επί πληρωμή κατά τη διάρκεια μιας πλήρους έρευνας.
• Λύση: Η άμεση διακοπή της απασχόλησης για πράξεις που παραβιάζουν ριζικά την εμπιστοσύνη και την πολιτική της εταιρείας.

Βήμα 5: Συμβουλευτείτε το τμήμα HR και καταγράψτε τα πάντα
Πριν προβείτε σε οριστικές ενέργειες, συμβουλευτείτε πάντα το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού ή τον νομικό σας σύμβουλο. Θα διασφαλίσουν τη συμμόρφωση με την πολιτική της εταιρείας και την τοπική εργατική νομοθεσία. Καθ' όλη τη διάρκεια της διαδικασίας, καταγράψτε σχολαστικά κάθε βήμα: τα αρχικά αποδεικτικά στοιχεία, τις σημειώσεις της συνέντευξης, τα συμπεράσματα και την τελική απόφαση. Αυτό δημιουργεί ένα ζωτικής σημασίας ίχνος εγγράφων.

Τηρώντας αυτό το πλαίσιο, μεταβαίνετε από δικαστής σε επαγγελματίας ερευνητής και διευθυντής, προστατεύοντας την εταιρεία σας ενώ παράλληλα παρέχετε στους εργαζομένους μια δίκαιη διαδικασία.

Η διαρροή εμπιστευτικών πληροφοριών σε μη εξουσιοδοτημένους τρίτους μπορεί να είναι ένα από τα μεγαλύτερα προβλήματα που έχει να αντιμετωπίσει μια εταιρεία. Όταν ανακαλύψετε για πρώτη φορά ότι υπάρχει διαρροή, υπάρχουν μερικά διαφορετικά βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε. Αυτά τα βήματα θα σας βοηθήσουν να κατανοήσετε καλύτερα τι πήγε στραβά, καθώς και να σας παράσχουν πιο αποτελεσματικά εργαλεία για την τροποποίηση της κατάστασης.

Συλλογή αποδεικτικών στοιχείων

Σε περίπτωση που ο υπάλληλός σας αποκαλύψει κατά λάθος εμπορικά μυστικά σε έναν ανταγωνιστή, το πρώτο πράγμα που θα πρέπει να προσδιορίσετε είναι πώς ακριβώς συνέβη η διαρροή. Συνήθως, υπάρχουν δύο επιλογές σε αυτή την περίπτωση. Η πρώτη είναι ότι ο εν λόγω υπάλληλος δεν ακολούθησε τις πολιτικές ασφαλείας για τη διασφάλιση του εγγράφου και των δεδομένων που έχετε στο αρχείο σας. Αυτό οδήγησε στο να αποκτήσει πρόσβαση στα δεδομένα της εταιρείας σας ένας ανταγωνιστής.

Το δεύτερο σενάριο μπορεί να είναι ότι η εταιρεία σας δεν διαθέτει σαφείς πολιτικές διαχείρισης δεδομένων. Ο εργαζόμενος κοινοποίησε τις πληροφορίες με τρόπο που φαινόταν νόμιμος, επειδή δεν υπήρχε σαφής πολιτική για την αποτροπή τους.

Διερεύνηση και ταξινόμηση πρόθεσης

Αυτό το βήμα είναι κρίσιμο για να αποφασίσετε την απάντησή σας. Συνεντεύξτε τον υπάλληλο για να κατανοήσετε το σκεπτικό του.

• Εάν η έρευνα επιβεβαιώσει το πρώτο σενάριο, η πράξη συνιστά αμέλεια. Ο εργαζόμενος γνώριζε τους κανόνες αλλά δεν τους τήρησε, με αποτέλεσμα την ακούσια παραβίαση.
• Εάν η έρευνα επιβεβαιώσει το δεύτερο σενάριο, το λάθος βαρύνει την εταιρεία και όχι τον εργαζόμενο. Δεν υπήρχε κακόβουλη πρόθεση και ο εργαζόμενος δεν παραβίαζε γνωστό κανόνα.

Προσδιορισμός μιας αναλογικής απάντησης

Η ενέργειά σας πρέπει να είναι ανάλογη με τα ευρήματα.

Στην πρώτη περίπτωση, ενώ ο εργαζόμενος βοήθησε ακούσια τον ανταγωνιστή σας να αποκτήσει πρόσβαση σε εταιρικά μυστικά, απέκτησε πρόσβαση σε δεδομένα και εκτέλεσε εργασίες χωρίς να ακολουθήσει τα πρωτόκολλα και τις πολιτικές που είχε θεσπίσει η εταιρεία σας. Επομένως, εναπόκειται σε εσάς να αποφασίσετε πώς θα προχωρήσετε.

Κανονικά, σε αυτές τις περιπτώσεις είναι απαραίτητη η επανεκπαίδευση. Εκτός αυτού, θα πρέπει να διασφαλίσετε ότι κανένας από τους υπαλλήλους σας δεν θα κάνει τα ίδια λάθη. Ο απλός περιορισμός της πρόσβασης του εργαζομένου σε δεδομένα και πληροφορίες δεν θα λειτουργεί πάντα σε αυτές τις περιπτώσεις. Γι' αυτό είναι συχνά καλύτερο να εξετάσετε ποιες συγκεκριμένες αλλαγές απαιτούνται στον τρόπο εκπαίδευσης των εργαζομένων, ώστε να εδραιωθεί μεγαλύτερη εμπιστοσύνη εντός της εταιρείας.

Εάν ο λόγος για τη διαρροή δεδομένων δεν ήταν ότι ο εργαζόμενος δεν ακολούθησε κατά λάθος τις σωστές διαδικασίες, αλλά επειδή δεν υπήρχαν οι κατάλληλες πολιτικές που θα μπορούσαν να αποτρέψουν αυτή την κατάσταση, τότε το λάθος δεν βαραίνει τον εργαζόμενο. Ως εργοδότης, θα πρέπει να αναλάβετε την ευθύνη για την παράλειψη και να αρχίσετε να δημιουργείτε νέες πολιτικές που θα βοηθήσουν στην προστασία των δεδομένων σας και θα αποτρέψουν την επανάληψη ενός τέτοιου περιστατικού.

Εάν η διαρροή συνέβη επειδή ο εργαζόμενος κοινοποίησε πληροφορίες σε λάθος παραλήπτη - έστω και ακούσια - αυτό εξακολουθεί να αποτελεί παραβίαση εμπιστευτικότητας που προκύπτει από αμέλεια. Η απάντηση θα πρέπει να ευθυγραμμίζεται με τη σοβαρότητα της αμέλειας: ήταν ένα μεμονωμένο λάθος αμέλειας ή ένα μοτίβο απροσεξίας; Αυτό θα καθορίσει εάν η κατάσταση απαιτεί περαιτέρω εκπαίδευση ή πιο σοβαρά πειθαρχικά μέτρα, συμπεριλαμβανομένης της πιθανής απόλυσης.

Θα εναπόκειται σε εσάς να προσδιορίσετε τη σοβαρότητα της κατάστασης και τι ακριβώς συνέβη, ώστε να αποφασίσετε εάν θα τερματίσετε τη σύμβαση των υπαλλήλων σας ή απλώς θα τους προσφέρετε περισσότερη εκπαίδευση.

Εάν αποφασίσετε να διατηρήσετε τον υπάλληλο, ίσως θελήσετε να εξετάσετε το ενδεχόμενο εφαρμογής λογισμικού παρακολούθησης εργαζομένων για να λάβετε προφυλάξεις. Μπορείτε να βρείτε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα συστήματα παρακολούθησης εργαζομένων και πώς να επιλέξετε το καλύτερο. εδώ.

Η παρακολούθηση με το CleverControl σάς παρέχει πολλές πληροφορίες σχετικά με το τι κάνουν οι υπάλληλοί σας και πώς αφιερώνουν τον χρόνο εργασίας τους. Εάν προκύψει ότι ένας υπάλληλος έχει περάσει το ήμισυ της ημέρας του στο YouTube, ίσως αναρωτιέστε αν αυτός είναι λόγος απόλυσης. Λοιπόν, πριν αποφασίσετε, ακολουθούν μερικά από τα διαφορετικά πράγματα που θα πρέπει να προσδιορίσετε.

Συλλογή Αποδεικτικών Στοιχείων
Τα δεδομένα παρακολούθησης είναι το σημείο εκκίνησής σας. Χρησιμοποιήστε τις αναφορές του CleverControl για να προσδιορίσετε:

• Τις συγκεκριμένες ώρες της ημέρας εμφανίζεται αυτή η συμπεριφορά εκτός εργασίας.
• Είτε πρόκειται για ένα καθημερινό μοτίβο είτε για συγκεκριμένους τομείς/έργα.
• Εάν ο εργαζόμενος εξακολουθεί να τηρεί τις βασικές του προθεσμίες παρά τους περισπασμούς.

Διερεύνηση και ταξινόμηση πρόθεσης

This situation is rarely black and white. A discussion with the employee is essential to understand the why behind the behavior. The intent typically falls into one of two categories:

Ακούσιο / Σύμπτωμα ενός ευρύτερου προβλήματος: Ο εργαζόμενος μπορεί να χρησιμοποιεί το YouTube ως ήχο στο παρασκήνιο, να δυσκολεύεται να συγκεντρωθεί λόγω επαγγελματικής εξουθένωσης ή μπορεί να έχει ολοκληρώσει τις εργασίες που του έχουν ανατεθεί και να μην έχει νέες. Μπορεί να μην συνειδητοποιεί την έκταση του χρόνου που αφιερώνει.

Εκούσια παράβαση καθήκοντος: The employee is consciously disengaged, understands this violates company policy, and is making a deliberate choice to avoid work.

Determining a proportional response

Your action should be based on the root cause identified in your investigation.

Εάν η αιτία είναι ακούσια (π.χ. επαγγελματική εξουθένωση, ασαφείς εργασίες, έλλειψη πρόκλησης), μια καλή πρακτική είναι να κάνετε μια σοβαρή συζήτηση με τον υπάλληλό σας για να μάθετε γιατί του λείπει ο ενθουσιασμός. Μπορεί να είναι απαραίτητο να επανεξετάσετε τα καθήκοντά του, τον φόρτο εργασίας του και το ενδιαφέρον του για την εργασία του. Η απάντηση θα πρέπει να είναι υποστηρικτική και διορθωτική:

• Coaching: Συζητήστε στρατηγικές διαχείρισης χρόνου και τη σημασία της στοχευμένης εργασίας.
• Αναδιάρθρωση φόρτου εργασίας: Διευκρινίστε τις προτεραιότητες, παρέχετε πιο απαιτητικές αναθέσεις ή αντιμετωπίστε προβλήματα ροής εργασίας.
• Καθορισμός σαφών προσδοκιών: Επαναλάβετε την πολιτική της εταιρείας σχετικά με την προσωπική χρήση του διαδικτύου.

Σε περιπτώσεις εκούσιας αδράνειας, χρειάζεται μια σοβαρή συζήτηση. Μια καλή πρακτική θα ήταν να τεθούν σε αναστολή για ένα χρονικό διάστημα και να παρακολουθούνται εκτενέστερα οι πράξεις τους. Η αντίδραση μετατοπίζεται σε πιο επίσημη και πειθαρχική:

• Επίσημη προειδοποίηση: Υποβάλετε μια προφορική ή γραπτή προειδοποίηση που περιγράφει την τεκμηριωμένη παραβίαση πολιτικής.
• Σχέδιο Βελτίωσης Απόδοσης (ΣΒΑ): Υλοποιήστε ένα ΣΒΑ με σαφείς, μετρήσιμους στόχους παραγωγικότητας και ένα αυστηρό χρονοδιάγραμμα βελτίωσης.
• Συνεχής παρακολούθηση: Χρησιμοποιήστε το CleverControl για να παρακολουθείτε αντικειμενικά την πρόοδο ως προς τους στόχους PIP.

Η απόφαση απόλυσης ενός υπαλλήλου για αυτόν τον λόγο δεν θα πρέπει να βασίζεται μόνο στη δραστηριότητα στο YouTube, αλλά στην αντίδρασή του στην παρέμβασή σας. Εάν, μετά τη συζήτησή σας και μια δοκιμαστική περίοδο, συνεχίσει τα ίδια μοτίβα αναβλητικότητας και δεν ανταποκριθεί στα συμφωνηθέντα πρότυπα, η απόλυση μπορεί να είναι το απαραίτητο βήμα για την προστασία της συνολικής παραγωγικότητας της ομάδας σας. Εάν δείξει βελτίωση, έχετε διασώσει με επιτυχία έναν δυνητικά πολύτιμο υπάλληλο.

Η παρακολούθηση με το CleverControl ενδέχεται να αποκαλύψει άλλες ανησυχητικές δραστηριότητες, όπως η αντιγραφή δεδομένων εργασίας από έναν εργαζόμενο σε μια μονάδα flash και η περιήγηση σε ιστότοπους εργασίας κατά τη διάρκεια των ωρών εργασίας. Αυτές οι δύο πράξεις πρέπει να αντιμετωπίζονται ξεχωριστά, καθώς αντιπροσωπεύουν διαφορετικά επίπεδα σοβαρότητας.

Συλλογή Αποδεικτικών Στοιχείων

Τα δεδομένα παρακολούθησης - επισκέψεις σε ιστότοπους εργασίας όπως το LinkedIn, το Indeed κ.λπ., κατά τις εργάσιμες ώρες και η χρήση αφαιρούμενης μονάδας USB για την αντιγραφή και αποθήκευση αρχείων εργασίας - αποτελούν ήδη στοιχεία για να αναλάβετε δράση.

Διερεύνηση και ταξινόμηση πρόθεσης

Αυτό απαιτεί προσεκτική έρευνα για να κατανοηθούν τα κίνητρα του εργαζομένου για κάθε ενέργεια.

Εάν ο υπάλληλός σας αφιερώνει τις ώρες εργασίας του αναζητώντας άλλες θέσεις εργασίας, αυτό δείχνει ότι δεν είναι αφοσιωμένος στην εταιρεία σας ή στην εργασία που κάνετε. Θα πρέπει να το συζητήσετε αυτό με τον υπάλληλό σας και να προσπαθήσετε να μάθετε γιατί είναι δυσαρεστημένος και προσπαθεί να βρει μια νέα θέση εργασίας. Αυτό θα μπορούσε ενδεχομένως να βοηθήσει την εταιρεία σας να αλλάξει τις πολιτικές της, ώστε να μπορείτε να διατηρήσετε το ταλέντο σας με τον καλύτερο δυνατό τρόπο.

Αν και αντιεπαγγελματική, η αναζήτηση εργασίας από μόνη της είναι συνήθως μια πράξη αποδέσμευσης και όχι κακίας. Η πρόθεση είναι συχνά να φύγει κανείς από την εταιρεία και όχι να την βλάψει.

Ωστόσο, εάν ο εν λόγω υπάλληλος αποθηκεύει επίσης τα δεδομένα εργασίας του σε μια μονάδα flash, έχετε πολύ μεγαλύτερα προβλήματα να αντιμετωπίσετε από το γεγονός ότι αναζητά άλλη δουλειά. Η κλοπή δεδομένων αυτού του είδους συνήθως εμπίπτει στην κατηγορία της εταιρικής κατασκοπείας ή μπορεί μερικές φορές να χρησιμοποιηθεί ως ύπουλη τακτική ανταγωνισμού. Οι πληροφορίες που αποθηκεύει ο υπάλληλός σας στη μονάδα flash όχι μόνο δεν προστατεύονται από τη στιγμή που φεύγουν από τις εγκαταστάσεις σας, αλλά θα μπορούσαν επίσης να διαρρεύσουν, γεγονός που θα μπορούσε να προκαλέσει ζημιά στην εταιρεία σας.

Πρόκειται για μια σκόπιμη πράξη που παραβιάζει τα πρωτόκολλα ασφάλειας δεδομένων. Η πρόθεση θα μπορούσε να είναι η μεταφορά εμπιστευτικών πληροφοριών σε έναν ανταγωνιστή, η διακράτησή τους ως μόχλευση ή για άλλους μη εξουσιοδοτημένους σκοπούς. Πρόκειται για μια σοβαρή πράξη με πιθανή κακόβουλη πρόθεση.

Προσδιορισμός μιας αναλογικής απάντησης

Οι δύο δραστηριότητες απαιτούν μια συνδυασμένη, αλλά διακριτή, απάντηση.

Για την αναζήτηση εργασίας, θα πρέπει να τις συζητήσετε με τον υπάλληλό σας και να τον ενημερώσετε ότι αυτές οι αναζητήσεις κατά τις εργάσιμες ώρες δεν επιτρέπονται. Το αν θα τον απολύσετε για αυτές τις αναζητήσεις θα εξαρτηθεί σε μεγάλο βαθμό από το αν θα ολοκληρώσει τα καθήκοντά του εγκαίρως. Εάν ο υπάλληλός σας εξακολουθεί να είναι επιμελής με την εργασία του και απλώς θέλει να αποχωρήσει ή να προχωρήσει από την εταιρεία σας, δεν υπάρχει λόγος να τον απολύσετε ακόμα. Ωστόσο, θέστε σαφείς προσδοκίες για το τι περιμένετε από αυτόν κατά τη διάρκεια της θητείας του, καθώς και όσον αφορά την εύρεση και την εκπαίδευση του αντικαταστάτη του εγκαίρως.

Μια παραβίαση της ασφάλειας δεδομένων είναι ένα άλλο ζήτημα. Πρόκειται για σοβαρό παράπτωμα. Εάν διαπιστώσετε ότι ένας από τους υπαλλήλους σας αποθηκεύει σκόπιμα δεδομένα εργασίας σε μια τέτοια συσκευή, θα πρέπει να ξεκινήσετε έρευνα για να διαπιστώσετε γιατί το κάνει αυτό, ποια δεδομένα έχει αποθηκεύσει και ποιος άλλος μπορεί να έχει αποκτήσει πρόσβαση σε αυτά.

Στις περισσότερες περιπτώσεις, αυτός είναι ο λόγος για τη λήξη της σύμβασης του εργαζομένου, καθώς έχει προβεί σε σκόπιμες ενέργειες που θα μπορούσαν να βλάψουν την επιχείρησή σας και τους πελάτες σας σε περίπτωση διαρροής αυτών των ευαίσθητων πληροφοριών. Η ασφάλεια των πληροφοριών θα πρέπει να αποτελεί την ύψιστη προτεραιότητά σας σε αυτές τις περιπτώσεις.

Θα πρέπει επίσης να εξετάσετε τις υφιστάμενες πολιτικές σας για να διασφαλίσετε ότι αυτό δεν θα συμβεί ξανά. Οι πολιτικές υψηλής ασφάλειας και προστασίας των πληροφοριών μπορεί να είναι απαραίτητες εάν θέλετε να διατηρήσετε τα δεδομένα της εταιρείας σας προστατευμένα. Οι συμφωνίες μη αποκάλυψης και η παρακολούθηση της κοινής χρήσης και της διακίνησης ευαίσθητων πληροφοριών μπορούν επίσης να σας βοηθήσουν να διατηρήσετε τις πληροφορίες σας ασφαλέστερες, καθώς και να είστε σε θέση να εντοπίσετε από πού προήλθε μια παραβίαση δεδομένων.

Η μεγαλύτερη παρακολούθηση των δεδομένων μπορεί να συμβάλει στην προστασία της εταιρείας σας. Ωστόσο, αυτό θα πρέπει να είναι μια πολιτική για όλη την εταιρεία και όχι κάτι που απευθύνεται σε αυτόν τον έναν υπάλληλο που έκανε την εσκεμμένη επιλογή να παραβιάσει την εμπιστευτικότητα και την ασφάλειά σας. Το πιθανότερο είναι ότι θα πρέπει να απολυθεί επειδή επιχείρησε να κλέψει δεδομένα.

Η αντιμετώπιση της κλοπής, της απάτης και των χρόνιων προβλημάτων παραγωγικότητας είναι μια από τις πιο απαιτητικές πτυχές της διαχείρισης. Μια συνεπής, βασισμένη σε στοιχεία προσέγγιση, προσαρμοσμένη σε κάθε μοναδική περίπτωση, είναι απαραίτητη και η καλύτερη άμυνά σας. Μεταβαίνοντας από την υποψία στην έρευνα και αντιστοιχίζοντας την αντίδρασή σας με την συγκεκριμένη πρόθεση και τη σοβαρότητα της παράβασης, προστατεύετε την εταιρεία σας, διασφαλίζοντας παράλληλα τη δικαιοσύνη. Τελικά, αυτό το δομημένο πλαίσιο σας δίνει τη δυνατότητα να λαμβάνετε δύσκολες αποφάσεις με σιγουριά, είτε η πορεία οδηγεί σε διορθωτική εκπαίδευση είτε σε απαραίτητη απόλυση.

Η πιο αποτελεσματική στρατηγική, ωστόσο, είναι η προληπτική. Οι σαφείς πολιτικές, η τακτική εκπαίδευση, μια θετική εταιρική κουλτούρα και η έξυπνη χρήση εργαλείων παρακολούθησης για τον εντοπισμό και την υποστήριξη των εργαζομένων που δυσκολεύονται - όχι μόνο για την τιμωρία - θα δημιουργήσουν έναν πιο ασφαλή, διαφανή και παραγωγικό χώρο εργασίας για όλους.