Πώς να παρακολουθείτε τη χρήση του Διαδικτύου από τους υπαλλήλους;

Ο ψηφιακός κόσμος συμβάλλει με πολλές εξελίξεις στη ζωή μας. Δεν υπάρχει λόγος να αρνηθούμε ότι η πρόοδος των σύγχρονων τεχνολογιών πληροφορικής ενθαρρύνει τους ανθρώπους να αλληλογραφούν. Όλοι προσπαθούν να δημιουργήσουν, να αναπτύξουν, να σχεδιάσουν κάτι νέο. Η διαδικτυακή παρακολούθηση εξελίσσεται επίσης συνεχώς. Οι επιχειρηματίες προχωρούν και θέτουν ερωτήματα σχετικά με το πώς να ενισχύσουν την παραγωγικότητα κάθε μέλους του προσωπικού. Ως αποτέλεσμα, έχουν παραχθεί τέτοιες καινοτόμες τεχνολογίες όπως το λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων. Το σημερινό άρθρο θα καλύψει όλες τις βάσεις μιας από τις λειτουργίες παρακολούθησης των εργαζομένων - τη χρήση του Διαδικτύου.

Η ηλεκτρονική παρακολούθηση της χρήσης του Διαδικτύου από τον εργαζόμενο είναι ένα εργαλείο που χρησιμοποιείται για την παρακολούθηση και την καταγραφή των δραστηριοτήτων των εργαζομένων κατά τη διάρκεια των ωρών εργασίας. Οι κύριοι στόχοι του είναι οι εξής:

1. διασφάλιση της συμμόρφωσης με τις πολιτικές της εταιρείας
2. να ενισχύσει την παραγωγικότητα
3. προστασία από κινδύνους ασφαλείας

Η προστασία από τους κινδύνους ασφαλείας σημαίνει παρακολούθηση των ιστότοπων που επισκέπτεστε, του χρόνου που αφιερώνετε στο διαδίκτυο και της χρήσης του εύρους ζώνης.

ScienceDirect , μια κορυφαία πλατφόρμα επιστημονικής βιβλιογραφίας με κριτές, ανέλαβε την έρευνα και κατέληξε στο ακόλουθο συμπέρασμα:

"Οι εργαζόμενοι ξοδεύουν περίπου 2 ώρες την ημέρα για να επιδίδονται σε συμπεριφορές cyberloafing (δηλαδή χρήση του διαδικτύου στην εργασία για μη εργασιακούς σκοπούς), που κοστίζουν στους οργανισμούς σχεδόν 85 δισεκατομμύρια δολάρια ετησίως."

Ως αποτέλεσμα, ήδη από το 2001, το 80% των εταιρειών παγκοσμίως χρησιμοποίησαν παρακολούθηση της χρήσης του Διαδικτύου από τους υπαλλήλους τους, όπως επιβεβαιώθηκε από το American Management Association . Από εκείνη τη στιγμή, η κατάσταση δεν έχει αλλάξει ριζικά: ένα ελαφρώς υψηλότερο ποσοστό εταιρειών χρησιμοποιεί αυτό ή εκείνο το λογισμικό για την παρακολούθηση των εργαζομένων, προκειμένου να ενισχύσει την παραγωγικότητά τους. Σύμφωνα με την έρευνα της Spiceworks , Το 80% των εταιρειών, επίσης, διατηρούν μια πολιτική απορρήτου που ενημερώνει τους χρήστες ότι μπορεί να παρακολουθούνται κατά τη χρήση εταιρικών δικτύων, συσκευών και υπηρεσιών.

Η παρακολούθηση της χρήσης του Διαδικτύου από τους υπαλλήλους δικαιολογείται μόνο στο πλαίσιο των ωρών εργασίας. Εφόσον οι εταιρείες και το διοικητικό προσωπικό τους δεν παραβιάζουν τα νόμιμα δικαιώματα των εργαζομένων, γιατί να μην χρησιμοποιούν τέτοια καινοτόμα προϊόντα;

Υπάρχουν, φυσικά, πολλοί λόγοι για τους οποίους οι εταιρείες χρησιμοποιούν αυτή τη λειτουργία. Εμείς όμως ανακαλύψαμε τους σημαντικότερους:

• Παραγωγικότητα: Αυτό το χαρακτηριστικό του λογισμικού βοηθά σχεδόν να αποκλείσει τις δραστηριότητες που δεν σχετίζονται με την εργασία στο γραφείο. Όπως έχουμε ήδη αναφέρει, σχεδόν κάθε εργαζόμενος ξοδεύει 2 ώρες ημερησίως για cyberloafing. Ένα τέτοιο λογισμικό παρακολούθησης της χρήσης του Διαδικτύου επιτρέπει τον έλεγχο της διαδικασίας εργασίας και ενισχύει τη συνολική παραγωγικότητα.
• Ασφάλεια: Ο έλεγχος της χρήσης του Διαδικτύου συμβάλλει στην προστασία των ευαίσθητων δεδομένων της εταιρείας από την κλοπή στον κυβερνοχώρο. Επιπλέον, απαγορεύεται η πρόσβαση σε κακόβουλο λογισμικό και κακόβουλους ιστότοπους.
• Βελτιστοποίηση πόρων: Με την παρακολούθηση της χρήσης του εύρους ζώνης, οι εταιρείες μπορούν να διαχειρίζονται καλύτερα τους πόρους του δικτύου. Με τη σειρά του, εγγυάται ότι οι κρίσιμες επιχειρηματικές λειτουργίες λαμβάνουν το απαραίτητο εύρος ζώνης και δεν επιβραδύνονται από μη απαραίτητη χρήση.
• Διαχείριση κινδύνων: Αυτή η επιλογή συμβάλλει στην άμβλυνση των κινδύνων μέσω του εντοπισμού και της αντιμετώπισης ακατάλληλης ή μη ασφαλούς συμπεριφοράς, όπως η πρόσβαση σε απαγορευμένο περιεχόμενο. Η μη πρόληψη μιας τέτοιας συμπεριφοράς θα μπορούσε να οδηγήσει σε νομικά ζητήματα ή να βλάψει τη φήμη της εταιρείας.

Το πρώτο... εγκατάσταση πράκτορα: Πρώτα απ' όλα, εγκαταστήστε τον πράκτορα στις συσκευές-στόχους - υπολογιστές, φορητούς υπολογιστές, tablet. Αυτά τα προγράμματα λογισμικού λειτουργούν χωρίς υπερφόρτωση. Ενώ, καταγράφει τη δραστηριότητα του Διαδικτύου χωρίς να παρεμβαίνει στην κανονική χρήση του υπολογιστή. Ο εγκατεστημένος πράκτορας θα συλλέγει τα εξής:

• Επισκεπτόμενοι ιστότοποι
• Τρέχουσες εφαρμογές και διάρκεια χρήσης
• Αρχεία που μεταφορτώνονται ή κατεβαίνουν
• Πληκτρολογήσεις και κείμενο στην οθόνη
• Στιγμιότυπα οθόνης

Δεύτερο βήμα - συλλογή και αποθήκευση δεδομένων: Εντός των καθορισμένων χρονικών διαστημάτων, το λογισμικό αποστέλλει τα δεδομένα που λαμβάνει στην επιλεγμένη αποθήκευση στο νέφος. Οι πληροφορίες που μεταφέρονται από την οθόνη παρακολούθησης της πλοήγησης στο διαδίκτυο των εργαζομένων μπορεί να είναι δύο τύπων: ανώνυμες και συσχετισμένες. Τα δεδομένα αυτά είναι κατάλληλα κρυπτογραφημένα και αποθηκεύονται με ασφάλεια. Είναι προσβάσιμα μόνο σε εξουσιοδοτημένους διαχειριστές.

Το τρίτο βήμα - υποβολή εκθέσεων και ανάλυση: Πολλά λογισμικά παρακολούθησης εργαζομένων παρέχουν πίνακες ελέγχου σε πραγματικό χρόνο. Αυτοί οι πίνακες εμφανίζουν τις τρέχουσες δραστηριότητες των εργαζομένων. Αυτά τα ταμπλό μπορούν να απεικονίζουν τους τρέχοντες ενεργούς χρήστες: ποιες εφαρμογές ή ιστότοποι χρησιμοποιούνται. Παρέχουν επίσης επίπεδα παραγωγικότητας. Αυτοί οι πίνακες οργάνων δεν είναι ο μόνος τρόπος ανάλυσης των λαμβανόμενων δεδομένων. Τα αναφερόμενα δεδομένα περιλαμβάνουν:

• Ημερολόγια δραστηριοτήτων
• Χρήση εφαρμογών
• Κατηγοριοποίηση ιστοτόπων
• Λογισμικό παρακολούθησης χρόνου

Υπάρχουν επίσης πρόσθετα χαρακτηριστικά, όπως παρακολούθηση σε πραγματικό χρόνο, ειδοποιήσεις και ειδοποιήσεις, αποκλεισμός χρηστών, βελτιστοποίηση της παραγωγικότητας. Με λίγα λόγια, το λογισμικό παρέχει πρόσβαση σε όσα δεδομένα είναι απαραίτητα για να συμβάλουν στην παραγωγικότητα των εργαζομένων.

Υπάρχουν πολλές διαθέσιμες επιλογές για να θέσετε υπό έλεγχο τη χρήση του Διαδικτύου. Το λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων παρέχει μια τέτοια ευκαιρία. Παίρνουμε, ως παράδειγμα, την CleverControl με τα κύρια προϊόντα λογισμικού της. Ας ρίξουμε μια βαθιά ματιά στο τι μας προσφέρει ο κλάδος.

Το λογισμικό απομακρυσμένης παρακολούθησης υποδιαιρείται σε δύο διαφορετικές λειτουργίες. Πρόκειται για την απομακρυσμένη παρακολούθηση μέσω ασφαλών λογαριασμών διαδικτύου και την παρακολούθηση σε πραγματικό χρόνο. Ας εξετάσουμε τα κύρια χαρακτηριστικά.

Έτσι, η απομακρυσμένη παρακολούθηση μέσω ασφαλών διαδικτυακών λογαριασμών παρέχει τις ακόλουθες επιλογές:

• Πώς αλλάζει ο χώρος εργασίας σας λεπτό προς λεπτό
• Ποιες εργασίες αναδύονται και παίρνουν πρωτογενές δικαίωμα
• Ποιες μοναδικές ιδέες εκφράζονται και συζητούνται

Εάν μιλάμε για ζωντανή παρακολούθηση σε πραγματικό χρόνο, υπονοούμε ότι το διοικητικό προσωπικό έχει τη δυνατότητα να έχει πρόσβαση στα ακόλουθα που είναι εγκατεστημένα στον υπολογιστή ενός υπαλλήλου:

• εφαρμογές
• δικτυακοί τόποι
• αρχεία
• μηνύματα
• μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Έχετε όμως κατά νου ότι κάθε εργαζόμενος έχει το νόμιμο δικαίωμα να γνωρίζει αν παρακολουθείται. Οι νόμοι και οι κανονισμοί που αφορούν αυτή τη χρήση αλλάζουν συνεχώς. Περισσότερες λεπτομέρειες και να είστε ενήμεροι. Αλλά, γενικά, όπως είπε ο HR DIVE , Το 68% των διευθυντών είναι πεπεισμένοι ότι η παρακολούθηση βελτιώνει την απόδοση, αλλά άλλοι διαφωνούν.

Τι περισσότερο διαθέσιμο στο CleverControl και σε άλλες πλατφόρμες:

• Keylogger
• Στιγμιότυπα οθόνης
• Παρακολούθηση αφαιρούμενων συσκευών αποθήκευσης (USB, HDD, SD)
• Έλεγχος της εκτύπωσης

Το Keylogger, για παράδειγμα, επιτρέπει άμεσα να δείτε τι κείμενο γράφει ένας υπάλληλος, καταγράφοντας τις πληκτρολογήσεις σε οποιαδήποτε εφαρμογή. Εκτός αυτού, ελέγξτε για ανεπιθύμητες προειδοποιητικές λέξεις στις πληκτρολογήσεις των εργαζομένων.

Κάθε ένα από τα αναφερόμενα χαρακτηριστικά είναι προσανατολισμένο στον περιορισμό της χρήσης του Διαδικτύου σε δραστηριότητες που δεν σχετίζονται με την εργασία.

Τι άλλο χρησιμοποιούν οι εταιρείες για να παρακολουθούν τη δραστηριότητα και τη χρήση του Διαδικτύου από τους υπαλλήλους; Ο έλεγχος βίντεο και ήχου περιλαμβάνει αναγνώριση προσώπου, στιγμιότυπα, ηχογραφήσεις μικροφώνου, βίντεο από κάμερα. Το αφεντικό σας μπορεί να παρακολουθεί τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, εάν χρησιμοποιούνται για επαγγελματικούς σκοπούς.

Όλες οι δυνατότητες του λογισμικού που παρατίθενται δείχνουν ότι οι επιχειρηματίες προσπαθούν να ενισχύσουν την παραγωγικότητα όσο το δυνατόν περισσότερο λόγω του αυξημένου ποσοστού του cyberloafing.

Βεβαίως και είναι! Οι νόμοι και οι κανονισμοί εξαρτώνται από τη χώρα ή την πολιτεία των ΗΠΑ στην οποία ζείτε. Ας δούμε σε ποιες χώρες είναι απολύτως νόμιμη η παρακολούθηση της χρήσης του Διαδικτύου από τους υπαλλήλους.

Οι Ηνωμένες Πολιτείες, επιβεβαιωμένες από το Νόμος περί απορρήτου ηλεκτρονικών επικοινωνιών του 1986, επιτρέπεται να χρησιμοποιούν λογισμικό παρακολούθησης των εργαζομένων. Υπάρχει όμως μια σημαντική σημείωση, οι νόμοι μπορεί να διαφέρουν ανάλογα με την πολιτεία. Οι κανονισμοί ορισμένων πολιτειών των ΗΠΑ απαιτούν από τις εταιρείες να ενημερώνουν κάθε μέλος του προσωπικού ότι παρακολουθείται.

Η Ευρωπαϊκή Ένωση, με χώρες όπως η Ισπανία, η Γαλλία, η Γερμανία, δεν έχει αυστηρούς κανονισμούς σε σχέση με το θέμα του άρθρου. Η ΕΕ λαμβάνει ως βάση το Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων (GDPR). Σύμφωνα με τον κανονισμό αυτό, ο μισθωτής πρέπει να ενημερώσει τον εργαζόμενο πριν από την εγκατάσταση οποιουδήποτε λογισμικού.

Εάν οι πληροφορίες λαμβάνονται εντός των νομίμων πλαισίων, μπορούν να παρακολουθούνται, να καταγράφονται και να αναλύονται.

Η Κίνα, για παράδειγμα, παρακολουθεί τη χρήση του Διαδικτύου από τους υπαλλήλους. Η παρακολούθηση προστατεύεται και ρυθμίζεται από τους κανονισμούς του 1994 για την ασφάλεια και την προστασία των συστημάτων πληροφοριών υπολογιστών και τους κανόνες διαχείρισης του 1997 για την ασφάλεια και την προστασία της διεθνούς σύνδεσης μέσω δικτύων πληροφοριών υπολογιστών. Κάθε εργοδότης θα πρέπει να ενημερώνει το προσωπικό για το ποιο λογισμικό χρησιμοποιείται για τη συλλογή τέτοιων δεδομένων.

Οι κοινές προκλήσεις είναι:

• Ανησυχίες σχετικά με την προστασία της ιδιωτικής ζωής
• Νομική συμμόρφωση
• Ηθικό των εργαζομένων
• Τεχνική υλοποίηση
• Υπερφόρτωση δεδομένων
• Κόστος

Σε περίπτωση υβριδικού ή απομακρυσμένου τρόπου εργασίας, είναι δυνατή η χρήση των ίδιων εργαλείων λογισμικού που αναφέραμε παραπάνω. Επιτρέψτε την πρόσβαση στους υπολογιστές από το λογισμικό παρακολούθησης των εργαζομένων.

Ναι, πολλές εταιρείες παρακολουθούν και καταγράφουν την κυκλοφορία που διέρχεται από το δίκτυό τους για νομικούς λόγους και λόγους ασφαλείας. Εάν χρησιμοποιείτε το WiFi για προσωπικούς σκοπούς, τα δεδομένα αυτά πιθανότατα θα καταγράφονται. Καθώς αποθηκεύονται για κάποιο χρονικό διάστημα, ενδέχεται επίσης να αναλυθούν.

Μπορείτε να παρακολουθείτε το εύρος ζώνης του δικτύου των εργαζομένων χρησιμοποιώντας εργαλεία παρακολούθησης δικτύου. Παρακολουθούν τη χρήση του εύρους ζώνης, εντοπίζουν τις πηγές υψηλής κίνησης και αναλύουν τη ροή δεδομένων στο δίκτυό σας.

Θα βγάλουμε βασικά συμπεράσματα συνοψίζοντας το παραπάνω κείμενο:

1. Σε σημαντικές περιπτώσεις, η παρακολούθηση της χρήσης του Διαδικτύου είναι νόμιμη. Φυσικά, αυτό εξαρτάται από τους κανονισμούς της χώρας, αλλά εξακολουθεί να είναι δυνατή η χρήση τέτοιου λογισμικού.
2. Σε πολλές χώρες, ο εργοδότης πρέπει να ενημερώνει τους εργαζομένους για την εγκατάσταση αυτού του λογισμικού.
3. Υπάρχουν πολλά εργαλεία, λειτουργίες και υπολειτουργίες που βοηθούν τους εργοδότες στον έλεγχο των δραστηριοτήτων του προσωπικού τους.
4. Χρειάζεται λίγος χρόνος για να εγκαταστήσετε έναν πράκτορα στον υπολογιστή-στόχο ή σε άλλη συσκευή και να λάβετε τις πρώτες εγγραφές.
5. Ο κύριος στόχος αυτής της παρακολούθησης είναι η μείωση του ποσοστού των δραστηριοτήτων που δεν σχετίζονται με την εργασία. Με άλλα λόγια, η παραγωγικότητα των εργαζομένων θα βελτιωθεί σημαντικά.