Πιάστηκε επ' αυτοφώρω: Πώς να ανιχνεύσετε την κλοπή χρόνου στον εργασιακό χώρο

Γνωρίζετε ότι οι επιχειρήσεις στις Ηνωμένες Πολιτείες χάνουν δισεκατομμύρια δολάρια από υπαλλήλους που κλέβουν τον εταιρικό χρόνο; Πολλοί εργαζόμενοι διαπράττουν κλοπή χρόνου στους χώρους εργασίας τους εκούσια ή ακούσια. Οι υπάλληλοί σας τείνουν να αποσπούν την προσοχή τους από διάφορους παράγοντες, όπως οι τεχνολογικές συσκευές και οι συνάδελφοι.

Οι στατιστικές υπογραμμίζουν ότι οι αδέσμευτοι εργαζόμενοι κοστίζουν στις επιχειρήσεις ένα τεράστιο 7,8 τρισεκατομμύρια δολάρια σε χαμένη παραγωγικότητα κάθε χρόνο. Η παρακολούθηση των εργαζομένων έχει γίνει πιο κρίσιμη από ποτέ για την καλύτερη διαχείριση της ροής εργασιών στους χώρους εργασίας.

Μια πρόσφατη έκθεση από την Clockify αποκαλύπτει ότι το 37% των εργαζομένων δηλώνει ότι αποσπάται η προσοχή τους από τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης και το 41% πιστεύει ότι αποσπάται η προσοχή τους από την περιήγηση στο διαδίκτυο κατά τη διάρκεια των ωρών εργασίας. Αυτή η απόσπαση της προσοχής μπορεί να επηρεάσει σημαντικά την παραγωγικότητα των υπαλλήλων σας, με αποτέλεσμα τη μείωση των εσόδων της επιχείρησης.

Ο συνδυασμός κατάλληλου λογισμικού παρακολούθησης των εργαζομένων και η επιβολή των σύννεφων παρακολούθησης του χρόνου μπορούν να βοηθήσουν τους εργοδότες να μειώσουν αυτό το δαπανηρό έξοδο, παρακολουθώντας τις δραστηριότητες των εργαζομένων τους.

Ακολουθούν ορισμένοι συνήθεις τρόποι με τους οποίους οι εργαζόμενοι μπορεί να κλέβουν εταιρικό χρόνο από την επιχείρησή σας:

• Κοιμάται στη δουλειά

  Το Γραφείο Εργασίας των ΗΠΑ υπογραμμίζει ότι οι εργαζόμενοι πλήρους απασχόλησης στη χώρα τείνουν να εργάζονται 8,5 ώρες ημερησίως. Μεταξύ αυτών των μεγάλων ωρών εργασίας και άλλων ευθυνών, οι περισσότεροι εργαζόμενοι μπορεί να αποκοιμηθούν, μερικές φορές χωρίς να το καταλάβουν.

• Αποσπάσεις της προσοχής από το Διαδίκτυο

  Η τεχνολογία μπορεί να είναι ένας από τους σημαντικότερους παράγοντες απόσπασης της προσοχής, ιδίως στον χώρο εργασίας. Εάν παρέχετε στους υπαλλήλους σας υπολογιστές εργασίας, μπορεί να κάνουν κατάχρηση της χρήσης τους. Έχουν την τάση να ξεφεύγουν από την εξουσιοδοτημένη χρήση τους, κάνοντας ηλεκτρονικές αγορές, διαβάζοντας ειδήσεις, παρακολουθώντας Netflix, διεκπεραιώνοντας προσωπικές υποθέσεις ή περιηγούμενοι στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης.

• Παρατεταμένα μεσημεριανά διαλείμματα

  Τα απρογραμμάτιστα και μεγάλα διαλείμματα για μεσημεριανό γεύμα είναι οι κύριες μορφές κλοπής του χρόνου της εταιρείας σας από τους υπαλλήλους. Μπορεί να περιλαμβάνουν διαλείμματα καπνού, τα οποία μπορούν να επηρεάσουν δραστικά την παραγωγικότητα των εργαζομένων σας.

• Buddy Punching

  Σύμφωνα με την Αμερικανική Ένωση Μισθοδοσίας, το buddy punching είναι η πιο κοινή μορφή κλοπής εταιρικού χρόνου από τους εργαζόμενους, που κοστίζει στους εργοδότες $373 εκατομμύρια ετησίως. Η προσέγγιση αυτή χρησιμοποιείται από τους εργαζόμενους για να ισχυριστούν ότι εργάστηκαν ώρες ενώ δεν ήταν παρόντες με δόλο.

  Μια άλλη έκθεση υπογραμμίζει ότι 16% των Αμερικανών εργαζομένων ηλικίας 18+ παραδέχθηκαν ότι συμμετείχαν σε απάτες με χρονομετρητές και "buddy punching".

Ο ιδιοκτήτης ενός γραφείου σχεδιασμού στο Μαϊάμι επικοινώνησε με την CleverControl το 2022. Ο πελάτης μας είχε υποψίες ότι οι υπάλληλοί του δεν ήταν τόσο παραγωγικοί όσο έλεγαν. Αποφάσισε να αρχίσει να παρακολουθεί τις δραστηριότητες των μελών του προσωπικού του.

Ο ιδιοκτήτης της εταιρείας δεν είχε έναν ειδικό πληροφορικής στην ομάδα του. Ήθελε να εγκαταστήσει στο πρακτορείο του ένα εύχρηστο και απλό λογισμικό παρακολούθησης των εργαζομένων του, ώστε να μπορεί να χειρίζεται το λογισμικό και να παρακολουθεί τις δραστηριότητες των υπαλλήλων του χωρίς να προσλάβει έναν ειδικό πληροφορικής.

Έψαξε για εύχρηστο λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων και κατέληξε στο CleverControl. Αυτή η λύση παρείχε όλες τις απαιτούμενες λειτουργίες με ένα εύχρηστο περιβάλλον εργασίας.

Ο ιδιοκτήτης εγκατέστησε το CleverControl σε όλους τους υπολογιστές στο χώρο εργασίας για να παρακολουθεί όλα όσα έκαναν οι υπάλληλοί του κατά τη διάρκεια των ωρών εργασίας τους.

Ανακάλυψε ότι μία από τις σχεδιάστριες ιστοσελίδων του περνούσε το μεγαλύτερο μέρος του χρόνου της στο γραφείο της είτε δουλεύοντας πάνω στις ιδιωτικές της παραγγελίες είτε επισκεπτόμενη διάφορους διαδικτυακούς ιστότοπους για αγορές.

Αυτές οι μη σχετικές με την εργασία δραστηριότητες του εργαζομένου δεν πέρασαν απαρατήρητες με το CleverControl.

Τα παρακάτω αρχεία καταγραφής του CleverControl βοήθησαν τον πελάτη μας να βρει πώς ο υπάλληλός του έκλεβε χρόνο από την εταιρεία:

• Επισκεπτόμενοι ιστότοποι

  Η ενότητα "Επισκεπτόμενος ιστότοπος" του αρχείου καταγραφής του CleverControl περιείχε πολλαπλές καθημερινές επισκέψεις στις ιστοσελίδες Amazon, Shein, Macy's, Etsy και άλλες ιστοσελίδες αγορών.

• Περίληψη δραστηριότητας

  Η σύνοψη δραστηριοτήτων υπογράμμισε ότι η κατηγορία των αγορών ήταν από τις 3 κορυφαίες κατηγορίες των ιστότοπων που επισκέφθηκε ο εργαζόμενος.

• Στιγμιότυπα οθόνης

  Η CleverControl είχε πολλά στιγμιότυπα οθόνης που κατέγραφαν τον υπάλληλο να επισκέπτεται διάφορους ιστότοπους ηλεκτρονικών αγορών και πλατφόρμες κοινωνικής δικτύωσης.

• Δραστηριότητα των μέσων κοινωνικής δικτύωσης

  Η CleverControl κατέγραψε επίσης πολλαπλές περιπτώσεις κατά τις οποίες μια υπάλληλος συζήτησε τις λεπτομέρειες του έργου της με τον ιδιώτη πελάτη της στο WhatsApp. Παράλληλα με την ενασχόληση με τις προμήθειές της, η υπάλληλος περνούσε πολύ χρόνο κουβεντιάζοντας άσκοπα με πιθανές ημερομηνίες και φίλους στο Facebook. Η σύνοψη δραστηριοτήτων του CleverControl αποκάλυψε ότι η σχεδιάστρια περνούσε περίπου 1,5 ώρα την ημέρα στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, συνομιλώντας άσκοπα με φίλους.

• Δραστηριότητα χρήστη

  Το αρχείο καταγραφής δραστηριοτήτων του CleverControl έδειξε ότι ο εργαζόμενος καθυστερούσε σημαντικά στην εργασία του χωρίς να το αντιληφθεί ο διευθυντής. Στο γραφείο του πελάτη μας, ο υπολογιστής του εργοδότη ενεργοποιήθηκε στις 10:00 και στις 10:19 σε διαφορετικές περιπτώσεις. Όμως ο σχεδιαστής έπρεπε να ξεκινήσει την εργασία του στις 9:00.

  Το λογισμικό παρακολούθησης των εργαζομένων κατέγραψε επίσης ότι η εργαζόμενη συνήθιζε επίσης να κάνει κατάχρηση των διαλειμμάτων της για μεσημεριανό γεύμα. Ο καθορισμένος χρόνος για το μεσημεριανό διάλειμμα στο γραφείο ήταν 1 ώρα, ενώ το διάλειμμα της σχεδιάστριας διαρκούσε κατά μέσο όρο 1 ώρα και 20 λεπτά.

• Εγγραφή οθόνης

  Ο ιδιοκτήτης του πρακτορείου μελέτησε σχολαστικά τα αρχεία οθόνης από τον υπολογιστή της υπαλλήλου του και διαπίστωσε ότι αυτή αφιέρωσε μόνο 22 ώρες στις αρμοδιότητές της από τις 40 ώρες εργασίας την εβδομάδα. Ο μη παραγωγικός χρόνος της υπαλλήλου έφτασε περίπου τις 71 από τις 176 ώρες εργασίας κατά τον τελευταίο μήνα.

  Όλες αυτές οι πληροφορίες που βασίζονται σε δεδομένα βοήθησαν τον πελάτη μας να εντοπίσει ότι ένας από τους υπαλλήλους του συμπεριφερόταν άσχημα όσον αφορά τον κώδικα δεοντολογίας του γραφείου. Έτσι, απέλυσε και μήνυσε τον υπάλληλό του για κλοπή χρόνου στην εργασία. Ο ιδιοκτήτης επρόκειτο να διεκδικήσει αποζημίωση 2.000 δολαρίων από τον υπάλληλο για κλοπή εταιρικού χρόνου.

  Ο πελάτης μας (ο ιδιοκτήτης του γραφείου σχεδιασμού) ήταν ενθουσιασμένος με την απόδοση και την αποτελεσματικότητα του CleverControl. Ο ιδιοκτήτης θαύμασε το πόσο εύκολο ήταν να εγκαταστήσει το πρόγραμμα χωρίς να προσλάβει μια ομάδα ειδικών πληροφορικής. Ο πελάτης αναθεώρησε ότι μετά την παρακολούθηση των δραστηριοτήτων των υπαλλήλων με το CleverControl και την απόλυση ενός από τους σχεδιαστές του, παρατήρησε σημαντική βελτίωση στην παραγωγικότητα των υπαλλήλων του.

  Η λειτουργία αποκλεισμού ιστότοπων του CleverControl βοήθησε τον πελάτη μας να περιορίσει την πρόσβαση σε πλατφόρμες μέσων κοινωνικής δικτύωσης, αγορές και ιστότοπους ψυχαγωγίας στους υπολογιστές του γραφείου. Ο ιδιοκτήτης ήταν πολύ ευχαριστημένος επειδή μπορούσε όχι μόνο να λαμβάνει στατιστικές αναφορές σχετικά με την εργάσιμη ημέρα κάθε υπαλλήλου, αλλά και να παρακολουθεί τι έκαναν σε πραγματικό χρόνο. Ο ιδιοκτήτης λέει ότι θα ήθελε να συνεχίσει να χρησιμοποιεί το CleverControl για να βελτιώσει την παραγωγικότητα των εργαζομένων και να τους αποτρέψει από το να κλέβουν χρόνο στην εργασία.

Το CleverControl είναι μια ολοκληρωμένη λύση για τη διατήρηση της ισορροπίας μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής στο χώρο εργασίας και την επιτυχία της ομάδας σας. Η κλοπή χρόνου είναι ένας από τους μεγαλύτερους παράγοντες μείωσης των εσόδων της επιχείρησης και της παραγωγικότητας των εργαζομένων.

Με τα ακόλουθα χαρακτηριστικά του, το CleverControl σας βοηθά να παρακολουθείτε τις επιδόσεις και τις καθημερινές δραστηριότητες των υπαλλήλων σας χωρίς να θίγετε το απόρρητό τους:

• Στιγμιότυπα οθόνης

  Η λειτουργία λήψης στιγμιότυπων οθόνης είναι χρήσιμη εάν χρειάζεστε οπτικές αναφορές των δραστηριοτήτων των υπαλλήλων σας. Το CleverControl λαμβάνει στιγμιότυπα από τις οθόνες των υπολογιστών των εργαζομένων όταν αλλάζουν παράθυρα ή επισκέπτονται έναν νέο ιστότοπο. Χρησιμοποιώντας αυτές τις λειτουργίες, ένας από τους πελάτες μας εξασφάλισε ότι ο υπάλληλός του ασχολείται με δραστηριότητες που δεν σχετίζονται με την εργασία.

• Παρακολούθηση χρόνου εργασίας

  Το CleverControl μπορεί επίσης να χρησιμεύσει ως έξυπνο σύστημα παρακολούθησης της παρουσίας των εργαζομένων. Αυτή η λύση συλλέγει την αναφορά όταν οι εργαζόμενοι ξεκινούν και τελειώνουν την εργάσιμη ημέρα τους. Αυτή η λειτουργικότητα του CleverControl βοηθά επίσης τους εργοδότες να εντοπίσουν πόσο χρόνο ξοδεύουν οι υπάλληλοί τους σε αδράνεια κατά τη διάρκεια του μεσημεριανού διαλείμματος.

• Παρακολούθηση της χρήσης του Διαδικτύου

  Με το CleverControl, μπορείτε να παρακολουθείτε αν οι υπάλληλοί σας χρησιμοποιούν ιστότοπους που σχετίζονται με την εργασία ή αν τεμπελιάζουν σε ιστότοπους για ψώνια ή ψυχαγωγία. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία αποκλεισμού ιστότοπων αυτής της λύσης για να περιορίσετε την πρόσβαση των υπαλλήλων σας σε πλατφόρμες μέσων κοινωνικής δικτύωσης και ανεπιθύμητους ιστότοπους.

Είτε οι υπάλληλοί σας εργάζονται στις εγκαταστάσεις σας είτε εξ αποστάσεως, σίγουρα θα αποσπάται η προσοχή τους από διάφορους παράγοντες, ηθελημένα ή αθέλητα. Με ολοκληρωμένες αναφορές χρηστών, παρακολούθηση σε πραγματικό χρόνο, παρακολούθηση της χρήσης του διαδικτύου και λειτουργίες αποκλεισμού ιστότοπων, το CleverControl είναι ένα από τα καλύτερα λογισμικά παρακολούθησης εργαζομένων που διατίθενται στην αγορά.