Πώς να επιλέξετε ένα σύστημα ελέγχου χρόνου που είναι κατάλληλο για εσάς;

Η επιλογή του σωστού συστήματος παρακολούθησης εργαζομένων δεν είναι ένα έργο που πρέπει να ληφθεί ελαφρά τη καρδία. Οι επιλογές σας κυμαίνονται από δωρεάν έως συστήματα υψηλών προδιαγραφών, το καθένα με τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματά του. Είναι σημαντικό να καταλάβετε τι έχουν να προσφέρουν αυτά τα συστήματα, πώς συγκρίνονται μεταξύ τους, κατά πόσο ευθυγραμμίζονται με τις επιχειρηματικές σας πρακτικές και, κυρίως, πόσο κοστίζουν καθώς η επιχείρηση κλιμακώνεται.

Το λάθος να επιλέξετε το λάθος σύστημα μπορεί να έχει σοβαρές επιπτώσεις, όπως, μεταξύ άλλων, υψηλό κόστος, χαμηλή παραγωγικότητα και χαμηλή απόδοση επένδυσης. Στη χειρότερη περίπτωση, μπορεί να προκύψουν νομικά ζητήματα λόγω μη συμμόρφωσης - ενισχύοντας τον οικονομικό κίνδυνο και τον κίνδυνο φήμης που συνεπάγεται η επιλογή του λανθασμένου συστήματος.

Αυτό εγείρει το ερώτημα - πώς μπορείτε να επιλέξετε το σωστό σύστημα ελέγχου για την επιχείρησή σας; Σε αυτό το άρθρο, θα συζητήσουμε την ταξινομία των συστημάτων ελέγχου των εργαζομένων, ενώ παράλληλα θα παρέχουμε μια λεπτομερή ανάλυση των δυνατοτήτων τους και της δυνατότητας εφαρμογής τους στην επιχείρησή σας.

Για το σκοπό αυτό, ακολουθεί ένας οδηγός βήμα προς βήμα για να ξεκινήσετε.

Ξεκινήστε εξετάζοντας προσεκτικά τις επιχειρηματικές σας πρακτικές - τους τρόπους με τους οποίους εργάζεστε, τις απαιτήσεις που έχετε και τους τρόπους με τους οποίους μπορείτε να επεκταθείτε. Αυτό θα σας ενημερώσει για την απόφασή σας σχετικά με το ποιο σύστημα παρακολούθησης εργαζομένων είναι το καλύτερο για εσάς. Για παράδειγμα, εάν έχει αυξηθεί η συχνότητα της απάτης των εργαζομένων και επιθυμείτε να βελτιώσετε τους εσωτερικούς ελέγχους, πιθανότατα θα αναζητήσετε ένα σύστημα που να προσθέτει αξία σε αυτόν τον τομέα.

Αυτό είναι ίσως το πιο σημαντικό βήμα στην επιλογή του κατάλληλου συστήματος παρακολούθησης εργαζομένων για την εταιρεία σας. Μόλις αξιολογήσετε τις ανάγκες της επιχείρησής σας, θα πρέπει να είστε σε θέση να δημιουργήσετε ένα κριτήριο που θα μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να ποσοτικοποιήσετε την αξία ενός συστήματος έναντι ενός άλλου. Είναι σημαντικό να αξιολογείτε κάθε σύστημα αντικειμενικά, χωρίς προκαταλήψεις. Σύμφωνα με την εμπειρία μας, θα πρέπει να εξετάζετε το σύστημα με βάση τρεις θεμελιώδεις τομείς:

Η λειτουργικότητα ενός συγκεκριμένου συστήματος αναφέρεται στην ευκολία με την οποία μπορεί να υποστηρίξει την επιχείρηση στην επίτευξη των βασικών της στόχων. Με άλλα λόγια, είναι ο χαμηλότερος κοινός παρονομαστής του τι μπορεί να περιμένει μια επιχείρηση από ένα σύστημα παρακολούθησης εργαζομένων. Για τον σκοπό αυτό, η λειτουργικότητα περιλαμβάνει τα ακόλουθα χαρακτηριστικά:

• Επεκτασιμότητα: Ένα σύστημα είναι κλιμακούμενο εάν είναι σε θέση να υποστηρίξει την ανάπτυξη χωρίς την ανάγκη δαπανηρών αναβαθμίσεων.

• Ευκολία εφαρμογής: Όσο λιγότερο περίπλοκη και εμπεριστατωμένη είναι η διαδικασία εγκατάστασης, εγκατάστασης και εκπαίδευσης των χρηστών, τόσο περισσότερο μπορείτε να περιμένετε να μειώσετε το συνολικό σας κόστος.

• Δυνατότητες ενσωμάτωσης: Ένα σύστημα είναι ολοκληρωμένο εάν μπορεί εύκολα να ενσωματωθεί με άλλα συστήματα, διασφαλίζοντας ότι δεν διακυβεύονται βασικές επιχειρηματικές λειτουργίες.

• Συμβατότητα: Το κατάλληλο σύστημα πρέπει να είναι συμβατό με τις τελευταίες εκδόσεις των Windows και Mac OS X. Η συμβατότητα με τα κινητά λειτουργικά συστήματα (Android και iOS) αποτελεί πρόσθετο πλεονέκτημα για τις επιχειρήσεις που βασίζονται στην πρόσβαση στα συστήματά τους εν κινήσει ή θέλουν να παρακολουθούν τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, τα μηνύματα στο διαδίκτυο κ.λπ.

• Ευχρηστία: Η διεπαφή ενός συστήματος πρέπει να είναι απλή, διαισθητική και εύκολη στην πλοήγηση, επιτρέποντάς σας να λαμβάνετε γρήγορα τις σωστές επιχειρηματικές αποφάσεις.

• Ανάλυση: Το σύστημα θα πρέπει να παρέχει χρήσιμες αναλύσεις, ιδανικά σε πραγματικό χρόνο, για να σας βοηθήσει να κατανοήσετε καλύτερα το εργατικό δυναμικό σας.

Από την παρακολούθηση ιστοσελίδων έως την παρακολούθηση εφαρμογών, την κοινωνική δραστηριότητα έως τον έλεγχο AV (audio video) και τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας δεδομένων, τα χαρακτηριστικά περιλαμβάνουν τα πάντα στο πακέτο. Πιο βαθιά, εδώ είναι τα χαρακτηριστικά που πρέπει να αναζητήσετε σε ένα σύστημα παρακολούθησης εργαζομένων:

Απομακρυσμένη παρακολούθηση

Στη μετα-πανδημική εποχή, όπου η υβριδική εργασιακή κουλτούρα αποτελεί κανόνα, είναι σημαντικό για τους εργοδότες να μπορούν να παρακολουθούν τους υπαλλήλους εξ αποστάσεως μέσω ενός ασφαλούς διαδικτυακού λογαριασμού. Αυτό είναι ιδιαίτερα κρίσιμο στον απόηχο της αύξησης των εισβολών στα τερματικά σημεία. Μια πρόσφατη Έρευνα του Ινστιτούτου Ponemon περιγράφει ότι περίπου το 68% των οργανισμών είχαν υποστεί επιθέσεις από το τελικό σημείο που έθεταν σε κίνδυνο τα δεδομένα και τις υποδομές τους. Επομένως, η εξέταση των δραστηριοτήτων των απομακρυσμένων υπαλλήλων σε πραγματικό χρόνο είναι επιτακτική ανάγκη.

Συλλογή δεδομένων σε πραγματικό χρόνο

Η άμεση πρόσβαση σε δεδομένα σε πραγματικό χρόνο διασφαλίζει ότι μπορείτε να λαμβάνετε έγκαιρα αποφάσεις, να ελαχιστοποιείτε τους κινδύνους διακοπής της λειτουργίας της επιχείρησης και να εντοπίζετε πιθανά προβλήματα πριν αυτά κλιμακωθούν. Ένα παράδειγμα είναι το CleverControl Companion - μια εφαρμογή για κινητά που επιτρέπει στις επιχειρήσεις να συλλέγουν και να εξετάζουν πληροφορίες σε πραγματικό χρόνο από τα συστήματα των εργαζομένων απρόσκοπτα.

Πολυδιάστατη λειτουργικότητα εγγραφής

Η καταγραφή πληκτρολογίου, τα στιγμιότυπα οθόνης, η παρακολούθηση αφαιρούμενων συσκευών, η παρακολούθηση άμεσων μηνυμάτων και η παρακολούθηση GPS είναι μερικά μόνο παραδείγματα των πολύπλευρων χαρακτηριστικών που μπορεί να παρέχει ένα σύστημα παρακολούθησης εργαζομένων. Είναι σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι αυτά τα χαρακτηριστικά ανταποκρίνονται στις ανάγκες σας, δεδομένου ότι αυτά είναι τα πράγματα που τελικά σας βοηθούν να παρακολουθείτε τους υπαλλήλους σας και να βελτιώνετε τους εσωτερικούς ελέγχους.

Επιτήρηση ήχου & βίντεο

Η δυνατότητα απομακρυσμένης παρακολούθησης των τροφοδοσιών βίντεο μπορεί να αλλάξει τα δεδομένα για πολλές επιχειρήσεις. Τα στιγμιότυπα, οι ηχογραφήσεις με μικρόφωνο και οι καταγραφές βίντεο με κάμερα μπορούν να αποδώσουν πολλές πληροφορίες σχετικά με τη συμπεριφορά των εργαζομένων, εξοπλίζοντας τους εργοδότες με τη γνώση για τη λήψη καλύτερων αποφάσεων. Τούτου λεχθέντος, είναι ζωτικής σημασίας να λαμβάνετε υπόψη τις νομικές συνέπειες και τις επιπτώσεις στην ιδιωτική ζωή των πρακτικών παρακολούθησης που εφαρμόζετε. Ας το διερευνήσουμε αυτό με περισσότερες λεπτομέρειες στην επόμενη ενότητα.

Παρακολούθηση χρόνου

Τα συστήματα παρακολούθησης των εργαζομένων εξελίσσονται ολοένα και περισσότερο ώστε να ενσωματώνουν λειτουργίες παρακολούθησης του χρόνου. Η δυνατότητα παρακολούθησης της παραγωγικότητας των εργαζομένων σε πραγματικό χρόνο μπορεί να σας βοηθήσει να παρακολουθείτε και να μετράτε την απόδοση των εργαζομένων, να εντοπίζετε τους τομείς βελτίωσης και τελικά να σας δώσει ένα προβάδισμα έναντι του ανταγωνισμού. Η παρακολούθηση του χρόνου των εργαζομένων είναι, ειδικότερα, σχετική με τις επιχειρήσεις που επιδιώκουν να βελτιώσουν τη λειτουργική τους αποτελεσματικότητα, να εξαλείψουν την απάτη και να εξορθολογήσουν τις διαδικασίες τιμολόγησης.

Σκεφτείτε την περίπτωση των αξιώσεων για υπερωρίες- μπορούν να αποφευχθούν όταν οι εργαζόμενοι ενημερώνονται για την ανάγκη να λογοδοτούν για τον χρόνο που τους έχει διατεθεί. Με απλά λόγια, οι επιχειρήσεις μπορούν να εξορθολογίσουν τις διαδικασίες μισθοδοσίας τους ενσωματώνοντας αναλυτικά στοιχεία παρακολούθησης του χρόνου. Για να μην ξεχνάμε τις βελτιώσεις της παραγωγικότητας που μπορούν να επιτευχθούν όταν η παρακολούθηση σε πραγματικό χρόνο συνδυάζεται με την παρακολούθηση του χρόνου των εργαζομένων. Από την είσοδο έως την έξοδο και την ανίχνευση του χρόνου αδράνειας, το σύστημα μπορεί να εφοδιάσει τους εργοδότες με πληροφορίες σχετικά με τη δυναμική του χώρου εργασίας και να συμβάλει ουσιαστικά στην εξάλειψη των σημείων συμφόρησης, την αντιμετώπιση των προβλημάτων παραγωγικότητας και την αυτοματοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών.

Είναι σημαντικό να κατανοήσετε την πολιτική παρακολούθησης των εργαζομένων σας και τις νομικές επιπτώσεις των επιλογών σας. Οι νόμοι σε διάφορες χώρες και περιοχές διαφέρουν, με ορισμένους να είναι πιο αυστηροί από άλλους. Στην Ευρώπη, για παράδειγμα, ο Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων (ΓΚΠΔ) ορίζει τους κανόνες για τις επιχειρήσεις που επιθυμούν να συλλέγουν και να αναλύουν τα προσωπικά δεδομένα των εργαζομένων τους, καθιστώντας υποχρεωτική την αναζήτηση συγκατάθεσης και την αναγνώριση των πολιτικών παρακολούθησης. Παρομοίως, στις Ηνωμένες Πολιτείες, ο νόμος του 1986 για το απόρρητο των ηλεκτρονικών επικοινωνιών επιτρέπει στους εργοδότες να παρακολουθούν, εφόσον έχουν νόμιμο λόγο για κάτι τέτοιο.

Για το σκοπό αυτό, να έχετε κατά νου τα εξής:

• Αξιολογήστε τις νομικές απαιτήσεις της πολιτείας σας.

• Βεβαιωθείτε ότι το σύστημα ελέγχου που επιλέγετε είναι νομικά συμβατό, δηλαδή ότι ο πάροχος υπηρεσιών παρακολούθησης είναι εγγεγραμμένος στις αρμόδιες ρυθμιστικές αρχές της χώρας σας.

• Ζητήστε γραπτή ή ηλεκτρονική επιβεβαίωση από τους εργαζομένους σχετικά με την πολιτική σας και το γεγονός ότι την έχουν διαβάσει και κατανοήσει (εάν απαιτείται).

• Να έχετε σε ετοιμότητα έναν αποτελεσματικό μηχανισμό αντίδρασης σε περίπτωση παραπόνων των εργαζομένων.

• Ζητήστε νομικό σύμβουλο σε περίπτωση αμφιβολιών ή ασάφειας.

Τώρα που αξιολογήσατε τις ανάγκες της επιχείρησής σας και καθορίσατε τα κριτήριά σας, θα πρέπει να προχωρήσετε στο επόμενο βήμα: την επιλογή του κατάλληλου συστήματος παρακολούθησης εργαζομένων. Για τη διευκόλυνσή σας, παραθέτουμε τα πέντε πιο γνωστά συστήματα ελέγχου με βάση τις δοκιμές που έχουμε κάνει σε αυτά.

Το Clever Control, ένα υπερσύγχρονο σύστημα παραγωγικότητας των εργαζομένων, ειδικεύεται στην παρακολούθηση της δραστηριότητας και του χρόνου εργασίας. Προσφέροντας μια σειρά χαρακτηριστικών, όπως κάμερα που βλέπει τον εργαζόμενο, καταγραφή φωνής και κειμένου, παρακολούθηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και μέσων κοινωνικής δικτύωσης, είναι ιδανικό για εργοδότες γραμμών συναρμολόγησης και εγκαταστάσεις όπου οι εργαζόμενοι πρέπει να παρακολουθούνται σε πραγματικό χρόνο. Εκτός αυτού, η διαδικασία εγκατάστασης είναι απλή, ο πίνακας οργάνων είναι εξαιρετικά εύχρηστος και οι δυνατότητες αναφοράς είναι ολοκληρωμένες. Η λύση μπορεί να κλιμακωθεί ανάλογα με τις απαιτήσεις της επιχείρησής σας και είναι διαθέσιμη για μια δωρεάν δοκιμή.

Η εφαρμογή CleverControl Companion, ειδικότερα, προσφέρει πλήθος ευέλικτων χαρακτηριστικών και λειτουργιών, καθιστώντας την ιδανική επιλογή για χώρους εργασίας που θέλουν να παρακολουθούν τους εργαζόμενους σε πραγματικό χρόνο. Είναι διαισθητική και διαδραστική και μπορεί να προσαρμοστεί σύμφωνα με τις απαιτήσεις της επιχείρησής σας. Αυτό που ξεχωρίζει είναι η ικανότητά του να διευκολύνει τη γνώση σχετικά με τις δραστηριότητες των χρηστών σε πραγματικό χρόνο, τον ενεργό χρόνο και τον χρόνο αδράνειας. Το τελευταίο είναι ιδιαίτερα σημαντικό για τις επιχειρήσεις που επιδιώκουν τον εξορθολογισμό της επιχειρησιακής απόδοσης, την εξάλειψη των εμποδίων στη ροή εργασιών και τη μεγιστοποίηση της παραγωγικότητας.

Η Insightful αυτοαγορεύεται ως πλατφόρμα ανάλυσης εργατικού δυναμικού και παραγωγικότητας, και δικαίως. Το εργαλείο, που μοιάζει με το Clever Control, προσφέρει μια σειρά από χαρακτηριστικά για την παρακολούθηση των εργαζομένων, την παρακολούθηση του χρόνου και την αυτόματη χαρτογράφηση του χρόνου. Το Insightful, όπως υποδηλώνει το όνομα, ξεχωρίζει όσον αφορά τις δυνατότητες αναφοράς του, διότι παρέχει εικόνα των λεπτομερών στοιχείων των δραστηριοτήτων των εργαζομένων - χρησιμοποιώντας πεδία όπως ο χρόνος αδράνειας, οι εφαρμογές που χρησιμοποιούνται περισσότερο κ.λπ. Ωστόσο, είναι λίγο πιο δαπανηρό.

Εκτός αυτού, το Insightful βοηθά τις επιχειρήσεις να βελτιστοποιήσουν το χρόνο που διαθέτουν για την εκτέλεση έργων. Αυτό επιτυγχάνεται με το να επιτρέπει στους εργοδότες να παρακολουθούν το χρόνο που δαπανάται για κάθε εργασία, εφαρμογή, ιστότοπο κ.λπ. Τέτοιες λεπτομερείς πληροφορίες, σε συνδυασμό με μια λειτουργία πίνακα Kanban για τη διαχείριση έργων, επιτρέπουν στους εργοδότες να εστιάζουν την προσοχή τους στις πιο σημαντικές εργασίες, να εξαλείφουν τη σπατάλη χρόνου και να αυξάνουν τη συνολική παραγωγικότητα.

Το CurrentWare είναι ένα σύστημα ελέγχου με ρητή έμφαση στην εξασφάλιση των συστημάτων από εσωτερικές απειλές. Επιπλέον, το σύστημα σας επιτρέπει να παρακολουθείτε τις δραστηριότητες των ατόμων στο δίκτυό σας από απόσταση - ένα εξαιρετικό χαρακτηριστικό για εργοδότες με πολλούς απομακρυσμένους υπαλλήλους. Το μόνο μειονέκτημα είναι ότι οι διαφορετικές ενότητες δυνατοτήτων πρέπει να φέρονται ξεχωριστά. Για παράδειγμα, οι τρεις ενότητες - BrowseReporter (παρακολούθηση υπολογιστών), BrowseControl (φιλτράρισμα ιστού) και AccessPatrol (έλεγχος USB & DLP) πρέπει να αγοραστούν ξεχωριστά. Από την άλλη πλευρά, όμως, αυτό μπορεί να είναι επωφελές για επιχειρήσεις με πολύ συγκεκριμένες απαιτήσεις.

Το ActivTrak προτιμάται ιδιαίτερα λόγω της καταγραφής δραστηριοτήτων σε πραγματικό χρόνο, η οποία επιτρέπει στο σύστημα να παρακολουθεί και να καταγράφει τη συμπεριφορά των εργαζομένων σε πραγματικό χρόνο. Αυτό όμως που ξεχωρίζει στο εργαλείο είναι η ικανότητά του να οδηγεί σε δράσεις αντί να συλλέγει και να απεικονίζει απλώς δεδομένα. Και αυτό λειτουργεί για να βελτιώσει την εμπειρία του εργοδότη, για να μην αναφέρουμε τη συνολική αποδοτικότητα της επιχείρησης, μειώνοντας τη γραφειοκρατία. Οι επιχειρηματικές λύσεις του ActivTrak είναι λίγο ακριβές- ωστόσο, διαθέτει μια δωρεάν έκδοση, οπότε δεν χρειάζεται να πληρώσετε ούτε σεντ μέχρι να μείνετε ικανοποιημένοι από το σύστημα.

Όπως και το Insightful, το ActivTrak διαθέτει μια ολοκληρωμένη λειτουργία παρακολούθησης του χρόνου, επιτρέποντας στους εργοδότες να εξετάζουν τις διακυμάνσεις της παραγωγικότητας κατά τη διάρκεια της ημέρας, της εβδομάδας και του μήνα. Ειδικότερα, το ActivTrak επιτρέπει επίσης στους εργοδότες να ορίζουν ευέλικτα χρονοδιαγράμματα για την αξιολόγηση των δραστηριοτήτων των οργανωτικών οντοτήτων. Αυτές μπορεί να είναι ελεύθεροι επαγγελματίες, συμβασιούχοι ή άλλοι τρίτοι πάροχοι υπηρεσιών που απασχολεί η επιχείρηση.

Ίσως ένα από τα πιο δημοφιλή συστήματα ελέγχου σε αυτόν τον κατάλογο. Η Teramind ειδικεύεται στην ασφάλεια τελικών σημείων και την προστασία δεδομένων. Ένα από τα καλύτερα χαρακτηριστικά αυτού του συστήματος ελέγχου είναι η ανάλυση της συμπεριφοράς των χρηστών, δίνοντας στους εργοδότες τη δυνατότητα να κατανοούν τα πρότυπα συμπεριφοράς των υπαλλήλων τους και να αντιδρούν ανάλογα. Εκτός αυτού, παρέχει αρκετή υποστήριξη στις επιχειρήσεις για να διασφαλίσει την αποτελεσματική διαχείριση πολιτικών και κανόνων, χάρη στα έτοιμα πρότυπα κανόνων. Όσον αφορά τη βιωσιμότητά του, ωστόσο, το Teramind ενδέχεται να μην ταιριάζει σε κάθε ανάγκη μικρής επιχείρησης και εξυπηρετεί καλύτερα πολύ ευρύτερα ιδρύματα.

Κάθε επιχείρηση έχει μοναδικές ανάγκες, οπότε είναι σημαντικό να μην πληρώνετε υπερβολικά για κάτι που δεν χρειάζεστε. Ως εκ τούτου, βεβαιωθείτε ότι έχετε προβεί σε ενδελεχή έλεγχο πριν από την αγορά σας και αναζητήστε ένα σύστημα ελέγχου που μπορούν να καλύψουν τις ανάγκες σας. Μόλις αποφασίσετε για ένα προϊόν, αναζητήστε μια επίδειξη πριν κάνετε την τελική επιλογή.