Πώς μια εταιρεία μπορεί να εξοικονομήσει 1,5 εκατ. δολάρια χρησιμοποιώντας το CleverControl: CleverCleaner: Μια μελέτη περίπτωσης

Προς το τέλος του 2021, μετά την παγκόσμια πανδημία και μια δύσκολη περίοδο εξ αποστάσεως εργασίας, ένας μεγάλος πάροχος επιχειρηματικών λύσεων παρατήρησε μια εκτεταμένη μείωση της παραγωγικότητας μεταξύ των 800 υπαλλήλων του. Όμως, η εκτίμηση της ακριβούς κλίμακας της και η εκπόνηση στρατηγικών για την αντιμετώπισή της ήταν περίπλοκη χωρίς μια αντικειμενική και ολοκληρωμένη λύση παρακολούθησης. Καθώς οι εργαζόμενοι επέστρεφαν σταδιακά στα γραφεία τους, η διοίκηση συνειδητοποίησε την επείγουσα ανάγκη για ένα ισχυρό σύστημα παρακολούθησης. Επέλεξαν το CleverControl - ένα ολοκληρωμένο λογισμικό παρακολούθησης των εργαζομένων. Η εφαρμογή του CleverControl αποδείχτηκε το καθοριστικό σημείο καμπής για την εταιρεία. Η λύση όχι μόνο ενίσχυσε την παραγωγικότητα των εργαζομένων, αλλά οδήγησε και σε σημαντική εξοικονόμηση περίπου 1,5 εκατομμυρίου δολαρίων για το έτος. Ακολουθεί μια λεπτομερής περιγραφή της διαδρομής τους.

Στο επίκεντρο της επιδίωξης της εταιρείας για βελτίωση της αποδοτικότητας ήταν η επιδίωξη να παρακολουθείται η παραγωγικότητα των εργαζομένων, να εντοπίζονται αναποτελεσματικά πρότυπα ή περισπασμοί και να εφαρμόζονται αποτελεσματικά διορθωτικά μέτρα. Μετά από λίγες μόλις εβδομάδες από την εγκατάσταση του CleverControl, ήρθε στο φως ότι οι εργαζόμενοι σπαταλούσαν το εκπληκτικό 35% του χρόνου εργασίας τους σε μη παραγωγικές δραστηριότητες, όπως η περιήγηση σε ιστότοπους κοινωνικής δικτύωσης και αγορών ή τα παρατεταμένα διαλείμματα.

Οι εργαζόμενοι παραδέχτηκαν ότι δεν είχαν πειθαρχία μετά την εργασία τους από το σπίτι, όπου μπορούσαν να κάνουν διαλείμματα για να χαλαρώσουν ή να διασκεδάσουν ανά πάσα στιγμή. Η διοίκηση εξέδωσε προειδοποιήσεις μέσω των προϊσταμένων των τμημάτων, προτρέποντας τους υπαλλήλους να εργαστούν για την πειθαρχία και την παραγωγικότητά τους. Ως αποτέλεσμα, ο μη παραγωγικός χρόνος μειώθηκε σε ένα πολύ πιο υγιές 13%. Αυτή η δραστική μείωση του χαμένου χρόνου μεταφράστηκε σε εξοικονόμηση περίπου 1.411.000 δολαρίων σε κόστος παραγωγικότητας.

Η λειτουργικότητα του CleverControl επεκτείνεται στην καταχώριση όλων των προγραμμάτων που είναι εγκατεστημένα στους παρακολουθούμενους υπολογιστές. Μπορεί να παρακολουθεί πότε εκκινείται και τερματίζεται κάθε πρόγραμμα, να αναλύει τη δραστηριότητα των προγραμμάτων και να επισημαίνει τις εφαρμογές που χρησιμοποιούνται περισσότερο. Η παρακολούθηση αποκάλυψε ότι οι εργαζόμενοι δεν χρησιμοποιούσαν πλήρως τις επαγγελματικές άδειες χρήσης λογισμικού και τις συνδρομές που παρείχε η εταιρεία. Σε άλλες περιπτώσεις, οι υπάλληλοι ζητούσαν συγκεκριμένο λογισμικό ή συνδρομές επί πληρωμή, μόνο και μόνο για να τα αφήσουν σε αδράνεια μετά την προμήθεια.

Η εταιρεία δεν είχε ελέγξει αρκετά στενά την πραγματική χρήση του λογισμικού ή τις αυτόματες τιμολογήσεις, με αποτέλεσμα η διοίκηση να μην γνωρίζει τη σπατάλη. Με αφορμή τις αποκαλυπτικές γνώσεις του CleverControl, η εταιρεία έλαβε τα απαραίτητα μέτρα για την ακύρωση αχρησιμοποίητων συνδρομών και τον περιορισμό των αχρησιμοποίητων αδειών χρήσης, γεγονός που οδήγησε σε εξοικονόμηση περίπου 20.000 δολαρίων.

Σε μια εποχή όπου η απαλλαγή από το χαρτί είναι η βιώσιμη επιλογή, η εταιρεία, όπως και το εντυπωσιακό 90% των επιχειρήσεων, δεν παρακολουθούσε το κόστος εκτύπωσης. Συνήθως, οι εταιρείες αυτές υποεκτιμούν τα πραγματικά τους έξοδα κατά μέσο όρο 40%. Το CleverControl, με τη δυνατότητα παρακολούθησης των εκτυπωτών του, παρακολουθεί τις εργασίες του εκτυπωτή μαζί με τις χρονοσφραγίδες και τον χρήστη που ξεκινά την εκτύπωση. Σε συνδυασμό με στιγμιότυπα οθόνης και αρχεία καταγραφής οθόνης, τα δεδομένα αυτά παρέχουν πολύτιμες πληροφορίες για τις συνήθειες εκτύπωσης των εργαζομένων.

Κατά τη διάρκεια της διαδικασίας παρακολούθησης, οι επικεφαλής των τμημάτων παρατήρησαν ότι οι υπάλληλοι συχνά εκτύπωναν προσωπικούς φακέλους που δεν σχετίζονταν με την εργασία τους χρησιμοποιώντας εξοπλισμό γραφείου. Άλλοι επέλεγαν να εκτυπώνουν έγγραφα για την παραδοσιακή ανασκόπηση και τον σχολιασμό σε χαρτί, ακόμη και όταν υπήρχαν διαθέσιμες ψηφιακές εναλλακτικές λύσεις. Επιπλέον, οι εργαζόμενοι είχαν την τάση να εκτυπώνουν επιπλέον αντίγραφα "για κάθε περίπτωση", τα οποία αναπόφευκτα έμεναν αχρησιμοποίητα.

Η διοίκηση ξεκίνησε με την απαγόρευση οποιασδήποτε κατάχρησης των εκτυπωτών γραφείου για προσωπικούς σκοπούς. Οι πληροφορίες από τα δεδομένα της CleverControl ενέπνευσαν την εταιρεία να αρχίσει να επεξεργάζεται πρωτοβουλίες ευαισθητοποίησης χωρίς χαρτί και να ενθαρρύνει τους εργαζόμενους προς μια πιο ψηφιακή προσέγγιση. Αυτές οι πρωτοβουλίες μείωσαν το κόστος εκτυπώσεων κατά 20%, εξοικονομώντας στην εταιρεία το εντυπωσιακό ποσό των 117.000 δολαρίων.

Η προσπάθεια της εταιρείας να ενισχύσει την παραγωγικότητα και να μειώσει τα περιττά έξοδα μέσω του ολοκληρωμένου συστήματος παρακολούθησης του CleverControl δίνει μια συναρπαστική εικόνα της δύναμης της προληπτικής διαχείρισης των εργαζομένων. Αντιμετωπίζοντας την πρόκληση της μειωμένης παραγωγικότητας μετά τη φάση της απομακρυσμένης εργασίας, η εταιρεία στράφηκε στην τεχνολογία για μια λύση. Και το CleverControl δεν απογοήτευσε.

Αποκαλύπτοντας την έκταση των αντιπαραγωγικών συμπεριφορών, το λογισμικό επέτρεψε στην εταιρεία να λάβει αποφάσεις βάσει δεδομένων, παρακινώντας τους υπαλλήλους να βελτιώσουν τις εργασιακές τους συνήθειες και την πειθαρχία τους. Σε ποσοτικούς όρους, η μείωση του χαμένου χρόνου οδήγησε σε αξιοσημείωτη εξοικονόμηση περίπου 1,41 εκατομμυρίων δολαρίων, μια σημαντική ώθηση για το τελικό αποτέλεσμα της εταιρείας.

Αλλά τα οφέλη δεν περιορίστηκαν στη βελτίωση της παραγωγικότητας. Αξιοποιώντας τη λειτουργικότητα του CleverControl για την παρακολούθηση της χρήσης λογισμικού, η εταιρεία εντόπισε άλλες σπατάλες: άδειες και συνδρομές επαγγελματικού λογισμικού που δεν χρησιμοποιήθηκαν επαρκώς. Αυτή η αδρανής δαπάνη, όταν αντιμετωπίστηκε, οδήγησε σε εξοικονόμηση 20.000 δολαρίων.

Η δυνατότητα του λογισμικού να παρακολουθεί τη χρήση των εκτυπωτών έφερε στο φως έναν άλλο τομέα σημαντικής εξοικονόμησης κόστους - τη μείωση του κόστους εκτύπωσης. Επιβάλλοντας μια αυστηρή πολιτική χρήσης των εκτυπωτών και ενθαρρύνοντας τη στροφή προς ψηφιακές λύσεις, η εταιρεία έκανε σημαντικά βήματα προς την κατεύθυνση της βιωσιμότητας και κατάφερε να εξοικονομήσει επιπλέον 117.000 δολάρια.

Εν κατακλείδι, τα προληπτικά βήματα της εταιρείας προς τον εντοπισμό των αναποτελεσματικοτήτων, σε συνδυασμό με την εφαρμογή της λύσης παρακολούθησης της CleverControl, είχαν ως αποτέλεσμα την εξοικονόμηση 1,5 εκατομμυρίου δολαρίων σε ένα μόνο έτος. Αυτή η μελέτη περίπτωσης αποτελεί μια διορατική απόδειξη του τρόπου με τον οποίο οι επιχειρήσεις μπορούν να αξιοποιήσουν τη σύγχρονη τεχνολογία για τον εξορθολογισμό των λειτουργιών, την αύξηση της παραγωγικότητας και την εξοικονόμηση κόστους. Παρουσιάζει τη δυνατότητα άλλων εταιρειών να κάνουν το ίδιο, μετατρέποντας τις προκλήσεις σε ευκαιρίες βελτίωσης και ανάπτυξης.