Πώς οι επιχειρήσεις της Φλόριντα επωφελούνται από το λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων

Η παρακολούθηση των εργαζομένων είναι ένα εργαλείο που μπορεί να ωφελήσει σημαντικά σχεδόν κάθε βιομηχανία, συμπεριλαμβανομένης της HoReCa, του λιανικού εμπορίου και του τουρισμού. Ακολουθούν τα 5 κορυφαία πλεονεκτήματα που μπορείτε να αποκομίσετε με τη χρήση εργαλείων παρακολούθησης.

Η ζωντανή οικονομία της Φλόριντα προσελκύει το μερίδιο των προκλήσεων που της αναλογεί, συμπεριλαμβανομένου του κινδύνου εσωτερικής κλοπής και παραβίασης της ασφάλειας. Η παρακολούθηση των εργαζομένων μπορεί να αποτελέσει ένα επιπλέον επίπεδο ασφάλειας για την εταιρεία σας, αποκαλύπτοντας και αποτρέποντας τέτοια περιστατικά.

Για παράδειγμα, η παρακολούθηση των συστημάτων POS και της πρόσβασης των εργαζομένων στα λογιστικά και άλλα ζωτικής σημασίας συστήματα μπορεί να αποτρέψει την κλοπή, να αποκαλύψει αποκλίσεις και να παράσχει αποδείξεις σε περίπτωση περιστατικών.

Οι επιχειρήσεις λιανικού εμπορίου είναι ιδιαίτερα ευάλωτες στη συρρίκνωση. Η παρακολούθηση των αλληλεπιδράσεων των εργαζομένων στο ταμείο, η παρακολούθηση των κινήσεων των αποθεμάτων και η εξέταση του υλικού παρακολούθησης μαζί με τα δεδομένα των συναλλαγών μειώνουν σημαντικά τις απώλειες από κλοπές και λάθη.

Η HoReCa, το λιανικό εμπόριο και ο τουρισμός είναι κλάδοι που βασίζονται σε μεγάλο βαθμό στην εμπειρία. Έτσι, η εξαιρετική εξυπηρέτηση πελατών είναι απαραίτητη για κάθε επιχείρηση που θέλει να κερδίσει τον ανταγωνισμό για πελάτες. Με την παρακολούθηση των εργαζομένων, οι οργανισμοί μπορούν να παρακολουθούν τις αλληλεπιδράσεις εργαζομένων-πελατών και να αποκαλύπτουν τα αδύνατα σημεία και τους τομείς προς βελτίωση.

Για παράδειγμα, οι διευθυντές μπορούν να παρακολουθούν τις τηλεφωνικές κλήσεις για κρατήσεις, τις διαδικτυακές συνομιλίες με τους πελάτες, ακόμη και τις προσωπικές επικοινωνίες (όπου επιτρέπεται από το νόμο και με την κατάλληλη ειδοποίηση) για να κατανοήσουν πώς οι υπάλληλοι ακολουθούν τις πολιτικές επικοινωνίας και πώς χειρίζονται δύσκολες καταστάσεις. Αυτές οι καταγραφές μπορούν να αποκαλύψουν τους τομείς στους οποίους το προσωπικό υπερέχει και στους οποίους μπορεί να απαιτείται εκπαίδευση για τη βελτίωση των δεξιοτήτων επικοινωνίας, της γνώσης των προϊόντων και της συνολικής ικανοποίησης των πελατών.

Αναμφίβολα, η παραγωγικότητα και η αποδοτικότητα των εργαζομένων αποτελούν το κλειδί για την επιτυχία κάθε οργανισμού.

Η παρακολούθηση των χρονοδιαγραμμάτων και της παρουσίας του προσωπικού βοηθά στη βελτιστοποίηση του κόστους εργασίας, στην αποφυγή της υπερεργασίας και στη συμμόρφωση με τους νόμους και τους κανονισμούς περί εργασίας κατά τη διάρκεια των περιόδων αιχμής.

Στο λιανικό εμπόριο, η παρακολούθηση του τρόπου με τον οποίο οι εργαζόμενοι εργάζονται στο χώρο των πωλήσεων, στις αποθήκες ή εκτελούν τις ηλεκτρονικές παραγγελίες μπορεί να αποκαλύψει ανεπάρκειες και ευκαιρίες βελτιστοποίησης των διαδικασιών.

Η τουριστική βιομηχανία περιλαμβάνει πολύπλοκη υλικοτεχνική υποδομή, από τις κρατήσεις μέχρι τη διαχείριση των εγκαταστάσεων και την εξυπηρέτηση των επισκεπτών. Η παρακολούθηση της ολοκλήρωσης των εργασιών, των χρόνων ανταπόκρισης στα αιτήματα των επισκεπτών και της τήρησης των χρονοδιαγραμμάτων θα διασφαλίσει την ομαλή εμπειρία των επισκεπτών και θα βελτιώσει την επιχειρησιακή αποτελεσματικότητα.

Κάθε επιχείρηση λειτουργεί μέσα σε ένα νομικό πλαίσιο. Η διασφάλιση της συμμόρφωσης με τους κανονισμούς εργασίας, προστασίας της ιδιωτικής ζωής και άλλους κανονισμούς που είναι μοναδικοί στον κλάδο σας είναι ένα έργο που η παρακολούθηση των εργαζομένων μπορεί να σας βοηθήσει να λύσετε. Για παράδειγμα, τα εξειδικευμένα συστήματα HRIS μπορούν να σας βοηθήσουν να παρακολουθείτε τις πιστοποιήσεις των εργαζομένων, να διενεργείτε ελέγχους ιστορικού και να αποθηκεύετε με ασφάλεια τα ευαίσθητα δεδομένα των εργαζομένων.

Η παρενόχληση και οι διακρίσεις στο χώρο εργασίας δεν αποτελούν μόνο παραβίαση των εταιρικών πολιτικών και των νομικών κανονισμών, αλλά και δυνητική καταστροφή της φήμης της εταιρείας τόσο στα μάτια των εργαζομένων όσο και στα μάτια των πελατών. Η παρακολούθηση των επικοινωνιών του προσωπικού στην εργασία (όπου αυτό είναι νομικά επιτρεπτό) θα συμβάλει στην πρόληψη τέτοιων περιπτώσεων.

Τα δεδομένα παρακολούθησης των εργαζομένων αποτελούν πηγή πολύτιμων πληροφοριών σχετικά με τις τρέχουσες επιδόσεις και τα κενά δεξιοτήτων της ομάδας.

Η παρακολούθηση του τρόπου με τον οποίο οι εργαζόμενοι διαχειρίζονται τα αιτήματα των πελατών, του πόσο σωστά χειρίζονται τις παραγγελίες και τα έγγραφα που σχετίζονται με την εργασία και η αξιολόγηση του τρόπου με τον οποίο εκτελούν την καθημερινή τους εργασία είναι πολύ πιο εύκολη με ειδικά σχεδιασμένες εφαρμογές. Το λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων μπορεί να υπολογίζει αυτόματα τις ατομικές βαθμολογίες απόδοσης και να διευκολύνει τον εντοπισμό αναποτελεσματικών προτύπων εργασίας για τους υπαλλήλους που εργάζονται κυρίως σε υπολογιστές.

Οι εργαζόμενοι που εργάζονται με πελάτες μπορούν να αξιολογούνται γρήγορα με βάση τις καταγραφές των αλληλεπιδράσεών τους με τους πελάτες, τα σχόλια και την ικανοποίηση των πελατών.

Με βάση τα κενά δεξιοτήτων και τα αδύνατα σημεία που αποκαλύπτονται κατά την αξιολόγηση, οι εταιρείες μπορούν να σχεδιάσουν στοχευμένα προγράμματα κατάρτισης.

Πριν από την εφαρμογή οποιασδήποτε παρακολούθησης στο χώρο εργασίας, οι οργανισμοί θα πρέπει να ελέγχουν τους ισχύοντες πολιτειακούς και τοπικούς νόμους που ρυθμίζουν τις προσωπικές πληροφορίες και την παρακολούθηση των εργαζομένων.

Στη Φλόριντα, η παρακολούθηση των εργαζομένων ρυθμίζεται από τους ακόλουθους νόμους και κανονισμούς:

• Ομοσπονδιακό:

  • Νόμος περί απορρήτου ηλεκτρονικών επικοινωνιών (ECPA)

  • Νόμος περί δίκαιων εργασιακών προτύπων (FLSA)

  • Εθνικός νόμος περί εργασιακών σχέσεων (NLRA)

• Πολιτεία:

  • Νόμος της Φλόριντα για την ασφάλεια των επικοινωνιών (FSCA)

  • Νόμος περί προστασίας πληροφοριών της Φλόριντα (FIPA)

  • Εύλογη προσδοκία προστασίας της ιδιωτικής ζωής

  • Νόμος περί απορρήτου των κοινωνικών μέσων ενημέρωσης

Οι κανονισμοί αυτοί δημιουργούν τα νομικά όρια για την επιτήρηση του χώρου εργασίας. Οι εταιρείες που επιθυμούν να εφαρμόσουν παρακολούθηση, μπορούν:

Αυτές είναι ίσως οι πιο δημοφιλείς μέθοδοι για τη διασφάλιση της παραγωγικότητας και την παρακολούθηση των αλληλεπιδράσεων μεταξύ πελατών και εργαζομένων. Σύμφωνα με τη νομοθεσία της Φλόριντα, η παρακολούθηση της δραστηριότητας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και διαδικτύου είναι επιτρεπτή, εφόσον ο εργοδότης ενημερώσει κατάλληλα το προσωπικό και λάβει τη συγκατάθεσή του για την παρακολούθηση.

Οι εργοδότες μπορούν να παρακολουθούν τις επαγγελματικές τηλεφωνικές κλήσεις με την κατάλληλη ενημέρωση των εργαζομένων. Οι προσωπικές επικοινωνίες δεν μπορούν να παρακολουθούνται.

Η βιντεοεπιτήρηση για λόγους ασφαλείας δεν απαγορεύεται γενικά, εκτός από τους χώρους όπου οι εργαζόμενοι εύλογα αναμένουν ιδιωτικότητα, όπως οι τουαλέτες.

Η FSCA απαγορεύει την καταγραφή συνομιλιών χωρίς τη συγκατάθεση όλων των μερών. Έτσι, εάν ο εργοδότης θέλει να χρησιμοποιήσει ηχητική παρακολούθηση, πρέπει να ενημερώσει τους επηρεαζόμενους εργαζόμενους και να λάβει την άδειά τους.

Μπορούν να παρακολουθούνται οχήματα ή συσκευές που ανήκουν στην εταιρεία. Ωστόσο, οι εργοδότες δεν μπορούν να παρακολουθούν το προσωπικό όχημα ή την κινητή συσκευή ενός εργαζομένου χωρίς ρητή άδεια.

Η παρακολούθηση των οθονών και των πληκτρολογήσεων αποτελεί μέρος της παρακολούθησης της δραστηριότητας του υπολογιστή. Αν και νομικά επιτρεπτή, πρέπει να εφαρμόζεται με προσοχή. Η υπερβολική χρήση τους μπορεί να θεωρηθεί παρεμβατική και να εγείρει ανησυχίες για την προστασία της ιδιωτικής ζωής.

Πρόκειται μόνο για μια γενική επισκόπηση του νομικού πλαισίου της Φλόριντα. Συνιστούμε να συμβουλευτείτε τον νομικό σας σύμβουλο πριν από την εφαρμογή της παρακολούθησης.

Η εφαρμογή της παρακολούθησης των εργαζομένων είναι μια λεπτή και σύνθετη διαδικασία που αποτελείται από διάφορα βήματα.

Τι επιδιώκετε να επιτύχετε με την παρακολούθηση; Είναι η βελτίωση της εξυπηρέτησης των πελατών; Ή μείωση της συρρίκνωσης στα καταστήματα; Οι στόχοι σας θα υπαγορεύσουν την επιλογή της λύσης παρακολούθησης και τα χαρακτηριστικά που θα χρησιμοποιήσετε. Αποφύγετε τον πειρασμό να παρακολουθείτε τα πάντα επειδή μπορείτε. Αντ' αυτού, είναι προτιμότερο να επικεντρωθείτε σε συγκεκριμένους τομείς στους οποίους θα θέλατε να δείτε βελτίωση.

Δεν υπάρχει καθολικό εργαλείο παρακολούθησης για τα πάντα. Ανάλογα με τους στόχους που επιδιώκετε και τη θέση του εργαζομένου, μπορείτε να επιλέξετε διάφορες επιλογές. Για παράδειγμα, για την παρακολούθηση του προσωπικού πεδίου, όπως οι ξεναγοί, μπορείτε να εξετάσετε το ενδεχόμενο παρακολούθησης μέσω GPS για να διασφαλίσετε τη συμμετοχή και την τήρηση των προγραμμάτων και των διαδρομών.

Χαρακτηριστικά όπως η παρακολούθηση της χρήσης ιστότοπων και εφαρμογών μπορούν να βοηθήσουν να κατανοηθεί αν οι υπάλληλοι λιανικής χρησιμοποιούν αποτελεσματικά το χρόνο και τους πόρους για εργασίες όπως η διαχείριση αποθεμάτων ή οι ηλεκτρονικές πωλήσεις.

Λογισμικό που μπορεί να παρακολουθεί συνομιλίες και τηλεφωνικές κλήσεις θα είναι ιδανικό για τους υπαλλήλους των οποίων η εργασία περιλαμβάνει καθημερινές επαφές με πελάτες.

Η πολιτική αυτή θα πρέπει να περιλαμβάνει τις ακόλουθες πληροφορίες:

• ποια δεδομένα συλλέγονται και για ποιους σκοπούς,

• πόσο καιρό αποθηκεύεται,

• ποιος έχει πρόσβαση σε αυτό,

• τα δικαιώματα των εργαζομένων όσον αφορά τα δεδομένα τους.

Η πολιτική αυτή θα πρέπει να είναι διαθέσιμη σε όλους τους εργαζομένους. Τονίστε ότι ο στόχος της παρακολούθησης είναι η βελτίωση της συνολικής αποδοτικότητας και η παροχή της υποστήριξης που χρειάζονται για να επιτύχουν.

Αφού γνωρίζετε τους στόχους σας, προσδιορίστε τους συγκεκριμένους δείκτες μέτρησης απόδοσης (KPI) που υποδεικνύουν την πρόοδο. Ποιες μετρήσεις θα σας δείξουν αν η παραγωγικότητά σας βελτιώνεται;

Για παράδειγμα, αυτές οι μετρήσεις μπορεί να είναι οι πωλήσεις ανά εργαζόμενο, η μέση αξία συναλλαγής, ο αριθμός των παραπόνων των πελατών κ.λπ. Διαμορφώστε το λογισμικό παρακολούθησης για να παρακολουθείτε ειδικά αυτούς τους KPI και να δημιουργείτε αναφορές.

Τα περισσότερα εργαλεία παρακολούθησης εργαζομένων διαθέτουν λειτουργία ειδοποίησης. Το λογισμικό αποστέλλει ειδοποίηση εάν εμφανιστεί μια συγκεκριμένη ενέργεια ή απόκλιση από την αναμενόμενη συμπεριφορά. Χρησιμοποιήστε αυτή τη λειτουργία με σύνεση. Επικεντρωθείτε στη ρύθμιση ειδοποιήσεων για κρίσιμα συμβάντα που απαιτούν άμεση προσοχή, όπως παραβιάσεις πολιτικών, παραβιάσεις της ασφάλειας ή σημαντική πτώση της παραγωγικότητας σε ώρες αιχμής. Αυτό σας επιτρέπει να αντιμετωπίζετε τα ζητήματα άμεσα χωρίς να αναλώνεστε σε περιττά δεδομένα.

Η παρακολούθηση θα πρέπει να χρησιμοποιείται ως εργαλείο βελτίωσης και όχι για να συλλαμβάνονται οι εργαζόμενοι να κάνουν κάτι λάθος. Μοιραστείτε τις γνώσεις με τα μέλη της ομάδας σας, επισημαίνοντας τους τομείς στους οποίους υπερέχουν και εντοπίζοντας ευκαιρίες βελτίωσης. Διαμορφώστε αυτές τις συζητήσεις ως ευκαιρίες για ανάπτυξη και ανάπτυξη δεξιοτήτων.

Όπως βλέπουμε, η παρακολούθηση των εργαζομένων προσφέρει σημαντικά οφέλη για τις επιχειρήσεις στη Φλόριντα. Ωστόσο, η αξιοποίηση αυτών των πλεονεκτημάτων απαιτεί μια μελετημένη και στρατηγική προσέγγιση. Η τήρηση του νομικού πλαισίου της Φλόριντα, η προσεκτική διαμόρφωση, η εστίαση σε βασικές μετρήσεις επιδόσεων και η διαφανής επικοινωνία θα οδηγήσουν στην παραγωγικότητα και σε ένα θετικό εργασιακό περιβάλλον.