Βελτιστοποίηση προσωπικού: Πώς να μην κάνετε λάθος

Πώς να βεβαιωθείτε ότι η εταιρεία σας χρειάζεται πράγματι βελτιστοποίηση του προσωπικού, πώς να αποφύγετε την υποκειμενικότητα και την προκατάληψη και γιατί δεν πρέπει να επιδιώκουμε οι απολυμένοι υπάλληλοι να θέλουν να επιστρέψουν; Απαντήσεις σε αυτές και άλλες ερωτήσεις πήρε το CleverContol από τον Daniel Lewis, διευθυντή ανθρώπινου δυναμικού στο Resort Mind.

Ο Daniel, ο υπεύθυνος για τη βελτιστοποίηση, έχει μια καταπληκτική ευκαιρία να απαλλαγεί από τους "ανεπιθύμητους" υπαλλήλους.

Διαφωνώ έντονα με τη διατύπωση αυτού του κειμένου: "ανεπιθύμητη" για ποιον και γιατί; Αυτού του είδους η συζήτηση δίνει λάθος τόνο και δημιουργεί την ευκαιρία για υποκειμενικότητα και προκατάληψη.

Πώς να μην πέσουμε σε τέτοια ακραία σημεία και να μην αρχίσουμε να απολύουμε ανθρώπους εξαιτίας κάποιων υποκειμενικών παραμέτρων;

Οι παράμετροι βάσει των οποίων γίνεται η αξιολόγηση πρέπει να ανακοινώνονται εκ των προτέρων σε όλους, αρχής γενομένης από τη διοίκηση. Θα πρέπει να συμφωνηθούν και να γίνουν αποδεκτές για την αξιολόγηση. Τυχόν αλλαγές ή ερμηνείες των παραμέτρων δεν είναι αποδεκτές κατά τη διαδικασία αξιολόγησης, εκτός από την περίπτωση πτώχευσης.

Είναι σημαντικό οι διευθυντές (ηγέτες) να κατανοήσουν ότι θα πρέπει να εξηγήσουν λεπτομερώς τους λόγους, επισημαίνοντας συγκεκριμένες παραμέτρους που αξιολογήθηκαν για κάθε εργαζόμενο/υπόλογο.

Πώς θα πρέπει τα στελέχη να το ελέγχουν αυτό;

Τα στελέχη δεν πρέπει να ελέγχουν αυτή τη διαδικασία, αλλά πρέπει να την υποστηρίζουν και να την καθοδηγούν. Ο έλεγχος της ποιότητας της αξιολόγησης είναι δουλειά του τμήματος Ανθρώπινου Δυναμικού ως διαιτητή. Η ίδια η αξιολόγηση είναι δουλειά των διευθυντών γραμμής και όχι το αντίστροφο. Ο καθένας πρέπει να κάνει τη δουλειά του.

Ο έλεγχος της αξιολόγησης αποτελεί καθήκον των επιχειρηματικών εταίρων ανθρώπινου δυναμικού και/ή του επικεφαλής του τμήματος ανθρώπινου δυναμικού, ελλείψει ειδικά διορισμένου σε κάθε μονάδα/τμήμα της εταιρείας μέλους του προσωπικού ανθρώπινου δυναμικού.

Ειδικά για το προσωπικό ανθρώπινου δυναμικού υπάρχει μια ποικιλία διαφορετικά εργαλεία να αξιολογεί τη ροή εργασίας των εργαζομένων και να καθιστά την παρουσία τους στην εργασία πιο παραγωγική.

Ποια κύρια εκδήλωση της ανάγκης για βελτιστοποίηση μπορείτε να αναφέρετε;

Η αντικειμενική αναγκαιότητα της μείωσης του κόστους, ιδίως του κόστους προσωπικού.

Αναδιάρθρωση και οργανωτικές αλλαγές:

• η βελτιστοποίηση συνδέεται με μια αλλαγή στην εταιρική κουλτούρα της εταιρείας: νέες επιχειρηματικές συνθήκες, συγχώνευση ή εξαγορά,

• βελτιστοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών και ανακατανομή των καθηκόντων των εργαζομένων, η οποία οδηγεί σε αλλαγή του αριθμού των εργαζομένων.

Εντόπισε αναποτελεσματικότητα στην εργασία για τους ακόλουθους λόγους:

• αδικαιολόγητα μεγάλο αριθμό προσωπικού στον τομέα της διαχείρισης,

• η δομή της εταιρείας οικοδομήθηκε χαοτικά, κατά την περίοδο ανάπτυξης δεν αναθεωρήθηκε, οι ρόλοι στην οργανωτική δομή δεν ανακατανεμήθηκαν,

• η εταιρεία δεν έχει προγραμματισμό ανθρώπινου δυναμικού, οι προσλήψεις γίνονται αυθόρμητα (συχνά μέσω νεποτισμού ή ευνοιοκρατίας και με την έλλειψη ικανοτήτων, οι νέες θέσεις εργασίας δημιουργούνται για ένα άτομο και όχι για στόχους ή λειτουργίες εργασίας),

• δεν υπάρχει σαφής περιγραφή των λειτουργικών λειτουργιών και του διαχωρισμού των αρμοδιοτήτων των ειδικών και των υπηρεσιών,

• επικάλυψη των διοικητικών λειτουργιών των υποκαταστημάτων και της εταιρείας διαχείρισης, ένα μείγμα αυτονομίας και κεντρικού ελέγχου,

Οι εργαζόμενοι προσλήφθηκαν με σύμβαση εργασίας αορίστου χρόνου, ενώ στην πραγματικότητα θα έπρεπε να είχαν προσληφθεί ως εργαζόμενοι ορισμένου χρόνου. Και τώρα το έργο τους έχει ολοκληρωθεί.

Αυτοματοποίηση των θέσεων εργασίας ή εισαγωγή νέου εξοπλισμού/τεχνολογιών/διαδικασιών, ώστε να καθίσταται αδύνατη η εκπαίδευση των εργαζομένων σε σύντομο χρονικό διάστημα.

Η ανακατανομή της εργασίας των απολυμένων υπαλλήλων μεταξύ των εναπομεινάντων είναι μια συνήθης πρακτική, τι γνώμη έχετε γι' αυτό;

Η πρακτική αυτή είναι συνηθισμένη αλλά αναποτελεσματική. Ξεκάθαρα σχέδια, μια πραγματική σύνδεση μεταξύ της επίτευξης και της ανταμοιβής, μια καλή εκστρατεία δημοσίων σχέσεων, υποστηριζόμενη από τακτικές εκθέσεις σχετικά με τα επιτεύγματα, είναι οι καλύτερες συμβουλές για τον χειρισμό της βελτιστοποίησης.

Πώς να απολύσετε τους υπαλλήλους έτσι ώστε να εξακολουθούν να θέλουν να επαναπροσληφθούν;

Αυτή είναι μια επιλογή μόνο εάν η πολιτική της εταιρείας επιτρέπει στους εργαζόμενους να επιστρέψουν. Συνήθως, αυτή η πρακτική είναι κακή για τα κίνητρα των άλλων μελών της ομάδας. Ή η αφοσίωση δεν αποτελεί μεγάλη αξία στην εταιρεία, πράγμα που είναι πολύ ασυνήθιστο!