Οδηγός βήμα προς βήμα για την εφαρμογή ενός συστήματος ελέγχου εργαζομένων

Η εφαρμογή ενός αποτελεσματικού συστήματος παρακολούθησης είναι πιο σύνθετη από την απλή αγορά του πιο ισχυρού λογισμικού παρακολούθησης και την εγκατάστασή του στους υπολογιστές του γραφείου.

Το πρώτο κρίσιμο βήμα είναι να καθορίσετε γιατί το σύστημα ελέγχου των εργαζομένων είναι απαραίτητο στον οργανισμό σας. Για να προσδιορίσετε καλύτερα την αναγκαιότητα του ελέγχου, αναρωτηθείτε:

• Ποια προβλήματα προσπαθούμε να απαλύνουμε;
• Οι εργαζόμενοι τηρούν με συνέπεια τις προθεσμίες;
• Ανησυχούμε για τη δέσμευση και τα κίνητρα των εργαζομένων;
• Υπάρχουν κίνδυνοι παραβίασης δεδομένων ή μη εξουσιοδοτημένης πρόσβασης σε ευαίσθητες πληροφορίες;
• Απαιτείται από τον οργανισμό μας να παρακολουθεί τη δραστηριότητα των εργαζομένων για λόγους νομικής ή κανονιστικής συμμόρφωσης;
• Τι θέλουμε να επιτύχουμε με την παρακολούθηση; (για παράδειγμα, βελτίωση της παραγωγικότητας, αύξηση της ικανοποίησης των εργαζομένων, διασφάλιση της συμμόρφωσης κ.λπ.)

Οι απαντήσεις σε αυτές τις ερωτήσεις θα καθορίσουν τα χαρακτηριστικά που θα πρέπει να έχει το μελλοντικό σας σύστημα ελέγχου.

Τώρα που έχετε καθορίσει τι θα θέλατε να επιτύχετε με την παρακολούθηση, μπορείτε να δώσετε προτεραιότητα στα πιο ζωτικά χαρακτηριστικά του συστήματός σας. Γενικά, τα συστήματα ελέγχου εργαζομένων μπορούν να έχουν τις ακόλουθες ομάδες χαρακτηριστικών:

• Παρακολούθηση χρόνου:ρολόι εισόδου/εξόδου, χειροκίνητα ή αυτοματοποιημένα φύλλα εργασίας, υπολογισμός υπερωριών, διαχείριση και έγκριση αδειών διακοπών και αναρρωτικών αδειών κ.λπ.
• Προγραμματισμός:τη διαχείριση των προγραμμάτων των εργαζομένων, την παρακολούθηση της διαθεσιμότητας των εργαζομένων, την εναλλαγή/ανταλλαγή βάρδιας, καθώς και τις υπενθυμίσεις και ειδοποιήσεις βάρδιας.
• Παρακολούθηση παρουσιών:παρακολούθηση των απουσιών των εργαζομένων, των αιτήσεων απουσίας και των εγκρίσεων, των εκθέσεων σχετικά με τα πρότυπα παρουσίας και τα ποσοστά απουσιών.
• Παρακολούθηση δραστηριότητας στον υπολογιστή:στιγμιότυπα οθόνης, καταγραφή οθόνης, παρακολούθηση ιστορικού περιήγησης, καταγραφή πληκτρολογίου, έλεγχος δραστηριότητας εκτυπωτή, παρακολούθηση εξωτερικών συσκευών αποθήκευσης, καταγραφή ενεργού/ενεργού χρόνου κ.λπ.
• Διαχείριση επιδόσεων:προσδιορισμός παραγωγικών/μη παραγωγικών δραστηριοτήτων, στατιστικά στοιχεία για τις πιο συχνά χρησιμοποιούμενες εφαρμογές και ιστότοπους, υπολογισμός ατομικών βαθμολογιών παραγωγικότητας κ.λπ.
• Διαχείριση έργων:τη δημιουργία έργων, τη διάσπασή τους σε εργασίες και την ανάθεσή τους σε υπαλλήλους, την παρακολούθηση του χρόνου που δαπανάται για μια εργασία, την παρακολούθηση των ορόσημων και των προϋπολογισμών κ.λπ.

Εξάλλου, ορισμένα συστήματα ελέγχου εργαζομένων διαθέτουν δυνατότητες ενσωμάτωσης. Μπορούν να ενσωματωθούν με την τρέχουσα μισθοδοσία, τη διαχείριση έργων ή τα συστήματα πληροφοριών ανθρώπινου δυναμικού (HRIS). Η ενσωμάτωση συμβάλλει στον εξορθολογισμό των υπολογισμών μισθοδοσίας, στην αξιολόγηση των επιδόσεων και στην απλούστευση των διοικητικών διαδικασιών.

Οι δραστηριότητες των εργαζομένων που θέλετε να παρακολουθείτε μπορεί να είναι παράνομες στο πλαίσιο της δικαιοδοσίας σας. Γι' αυτό είναι απαραίτητο να μελετήσετε τους ισχύοντες κανονισμούς περί προστασίας της ιδιωτικής ζωής και της εργασίας. Συνιστούμε να συμβουλευτείτε τον νομικό σας σύμβουλο πριν εφαρμόσετε την παρακολούθηση των εργαζομένων στον οργανισμό σας.

Στο πρώτο στάδιο, έχετε αναπτύξει την ιδέα για το ποια προβλήματα θα πρέπει να επιλύει το μελλοντικό εργαλείο παρακολούθησης και ποια χαρακτηριστικά θα πρέπει να έχει ιδανικά. Τώρα, ήρθε η ώρα να εξερευνήσετε την αγορά και να επιλέξετε τη λύση που ταιριάζει καλύτερα στις απαιτήσεις σας.

Εκτός από τα χαρακτηριστικά και τις δυνατότητες ενσωμάτωσης, λάβετε υπόψη τους ακόλουθους παράγοντες κατά την επιλογή του εργαλείου:

• Ο προϋπολογισμός σας για λογισμικό, υλικό, υλοποίηση και συντήρηση,
• Επεκτασιμότητα: η ιδανική λύση θα πρέπει να μπορεί να αναπτυχθεί μαζί με την επιχείρησή σας,
• Φιλικότητα προς το χρήστη,
• Υποστήριξη πελατών,
• Χαρακτηριστικά ασφάλειας δεδομένων και προστασίας της ιδιωτικής ζωής,
• Συμμόρφωση με τους σχετικούς κανονισμούς εργασίας και προστασίας της ιδιωτικής ζωής.

Ανάλογα με τις ανάγκες σας, μπορείτε να επιλέξετε επιλογές παρακολούθησης λογισμικού ή υλικού.

Το λογισμικό ελέγχου εργαζομένων διαφέρει ανάλογα με το μοντέλο ανάπτυξης: on-premise ή cloud-based.

Λογισμικό βασισμένο στο σύννεφο φιλοξενείται από τον προγραμματιστή του λογισμικού σε απομακρυσμένους διακομιστές και η πρόσβαση γίνεται μέσω του Διαδικτύου. Αυτό σημαίνει ότι δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για την αγορά και τη συντήρηση διακομιστών. Το λογισμικό που βασίζεται στο νέφος είναι συνήθως πιο φιλικό και απαιτεί μόνο τρία βήματα για την εφαρμογή: δημιουργία λογαριασμού, εγκατάσταση ενός πράκτορα παρακολούθησης και σύνδεση για την παρακολούθηση των αποτελεσμάτων. Το εν λόγω λογισμικό συνδέεται με χαμηλότερο αρχικό κόστος και αυξημένη προσβασιμότητα και επεκτασιμότητα. Μπορείτε να ελέγχετε τη δραστηριότητα των εργαζομένων ακόμη και αν βρίσκεστε εκτός του δικτύου της εταιρείας. Το λογισμικό που βασίζεται στο cloud είναι ιδανικό για εταιρείες με απομακρυσμένους υπαλλήλους ή που επιθυμούν αυξημένη ευκολία.

On-premise λογισμικό εγκαθίσταται και λειτουργεί εντός της φυσικής τοποθεσίας ενός οργανισμού. Αυτός ο τύπος λογισμικού απαιτεί υψηλότερο αρχικό κόστος (υλικό, άδειες λογισμικού και εγκατάσταση) και αποκλειστικούς πόρους πληροφορικής για τη συντήρηση και τις ενημερώσεις. Σε αντάλλαγμα, λαμβάνετε πλήρη έλεγχο του συστήματος, των συλλεγόμενων δεδομένων και των ενημερώσεων. Το επιτόπιο λογισμικό έχει δυνητικά μεγαλύτερη ευελιξία για προσαρμογή και αυξημένη ασφάλεια. Ωστόσο, ενδέχεται να μην είναι τόσο επεκτάσιμο και προσβάσιμο όσο το επιτόπιο λογισμικό. Το on-premise λογισμικό είναι ιδανικό για κλάδους με αυστηρές κανονιστικές απαιτήσεις.

Τα συστήματα ελέγχου εργαζομένων μπορεί να είναι αυτόνομα ή να αποτελούν ένα ολοκληρωμένο σύστημα HRIS.

Το αυτόνομο λογισμικό επικεντρώνεται σε μια συγκεκριμένη λειτουργία ή σε έναν συνδυασμό λειτουργιών: παρακολούθηση χρόνου, παρακολούθηση χρόνου & αξιολόγηση απόδοσης, διαχείριση έργου κ.λπ. Το HRIS προσφέρει μια ολοκληρωμένη σουίτα λειτουργιών ανθρώπινου δυναμικού, συμπεριλαμβανομένων του χρόνου και της παρουσίας, της μισθοδοσίας, των παροχών και άλλων. Τα αυτόνομα συστήματα είναι συχνά πιο προσιτά, αλλά ενδέχεται να μην διαθέτουν τις δυνατότητες ολοκλήρωσης των πιο ολοκληρωμένων λύσεων.

Τέλος, μπορείτε να παραγγείλετε μια προσαρμοσμένη λύση, προσαρμοσμένη στις ανάγκες και τις ροές εργασίας του οργανισμού σας. Ωστόσο, τέτοιες λύσεις είναι συνήθως πιο δαπανηρές και χρονοβόρες για την ανάπτυξη και τη συντήρηση, γι' αυτό και είναι λιγότερο δημοφιλείς από τα έτοιμα εργαλεία.

CleverControl είναι ένα ισχυρό λογισμικό ελέγχου εργαζομένων Παρακολουθεί όλες τις δραστηριότητες στον υπολογιστή, συμπεριλαμβανομένων των πληκτρολογημένων και αντιγραμμένων κειμένων, της δραστηριότητας σε ιστότοπους και μέσα κοινωνικής δικτύωσης, του χρόνου αδράνειας, της δραστηριότητας εκτυπωτή και πολλά άλλα. Η πλατφόρμα προσφέρει επίσης δυνατότητες ζωντανής παρακολούθησης: ροή σε πραγματικό χρόνο των οθονών των εργαζομένων και ζωντανή κάμερα web. Το CleverControl καταγράφει την έναρξη και το τέλος της εργάσιμης ημέρας και τον ενεργό/ανενεργό χρόνο, καθιστώντας την παρακολούθηση του χρόνου εργασίας αυτοματοποιημένη και εύκολη. Η ισχυρή λειτουργία AI Scoring παρέχει ατομικές βαθμολογίες παραγωγικότητας και σύντομα σχόλια σχετικά με τη δραστηριότητα των εργαζομένων, αφαιρώντας το διοικητικό φορτίο των αξιολογήσεων απόδοσης.

Το CleverControl θα είναι μια τέλεια λύση για οργανισμούς που θέλουν να παρακολουθούν την καθημερινή ροή εργασιών, να παρακολουθούν τον χρόνο εργασίας και να διασφαλίζουν ότι οι εργαζόμενοι επικεντρώνονται σε παραγωγικές δραστηριότητες. Μάθετε περισσότερα για τα χαρακτηριστικά του CleverControl εδώ.

Για τους σκοπούς της παρακολούθησής σας ενδέχεται να απαιτείται η χρήση συστημάτων ελέγχου υπαλλήλων υλικού. Σε αυτά περιλαμβάνονται βιομετρικοί σαρωτές, αναγνώστες καρτών, εφαρμογές για κινητά τηλέφωνα για την απομακρυσμένη καταχώρηση/αποχώρηση, συστήματα ελέγχου πρόσβασης, βιντεοεπιτήρηση κ.λπ.

το πρόσφατο άρθρο μας

Ξεκινήστε με τη δημιουργία μιας λεπτομερούς πολιτικής παρακολούθησης. Η πολιτική αυτή θα πρέπει να αναφέρει τους σκοπούς της παρακολούθησης και να καθορίζει το πεδίο εφαρμογής της: ποιες δραστηριότητες θα παρακολουθούνται, ποια δεδομένα θα συλλέγονται και πώς θα χρησιμοποιούνται. Θα πρέπει επίσης να περιγράφει τα μέτρα προστασίας της ιδιωτικής ζωής και της ασφάλειας των δεδομένων και να επιτρέπει την πρόσβαση των εργαζομένων στα δεδομένα που συλλέγουν.

Ανεξάρτητα από το αν η δικαιοδοσία σας σας υποχρεώνει να ενημερώνετε τους υπαλλήλους σας σχετικά με την παρακολούθηση, η ειλικρίνεια είναι πάντα η καλύτερη πολιτική. Ενημερώστε την ομάδα σας για την επικείμενη παρακολούθηση και κοινοποιήστε την προαναφερθείσα πολιτική σε όλους τους υπαλλήλους. Βεβαιωθείτε ότι όλοι κατανοούν τα δικαιώματα και τις ευθύνες τους όσον αφορά την παρακολούθηση. Μπορείτε επίσης να παρέχετε στους υπαλλήλους αντίγραφο της πολιτικής για το αρχείο τους.

Σε ορισμένες δικαιοδοσίες, απαιτείται η άδεια των εργαζομένων για ορισμένους τύπους παρακολούθησης, όπως η καταγραφή του πληκτρολογίου ή η παρακολούθηση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Στην περίπτωση αυτή, θα πρέπει να λάβετε γραπτή ή ηλεκτρονική συγκατάθεση από τους υπαλλήλους πριν από την εφαρμογή οποιασδήποτε μεθόδου παρακολούθησης.

Η διαφάνεια θα βοηθήσει στη διατήρηση της εμπιστοσύνης των εργαζομένων και στην έγκαιρη αντιμετώπιση πιθανών ανησυχιών και παραπόνων.

Οι εργαζόμενοι, οι επικεφαλής των ομάδων και οι διευθυντές θα πρέπει να γνωρίζουν πώς να χρησιμοποιούν το σύστημα παρακολούθησης των εργαζομένων πιο αποτελεσματικά. Τα ολοκληρωμένα εγχειρίδια χρήσης, τα σεμινάρια, οι παρουσιάσεις και η πρακτική εκπαίδευση θα βοηθήσουν την ομάδα να κατανοήσει πώς λειτουργεί το σύστημα και να λάβει απαντήσεις σε πιθανές ερωτήσεις.

Ίσως να θέλετε να διεξάγετε ένα πιλοτικό πρόγραμμα προτού επεκτείνετε το σύστημα σε ολόκληρο τον οργανισμό. Επιλέξτε μια μικρή ομάδα εργαζομένων ή ένα συγκεκριμένο τμήμα και εγκαταστήστε τον πράκτορα παρακολούθησης στους υπολογιστές τους. Ελέγξτε αν το σύστημα λειτουργεί όπως προβλέπεται και εξυπηρετεί τους στόχους παρακολούθησης και συλλέξτε ανατροφοδότηση από τους συμμετέχοντες στην πιλοτική εφαρμογή και τους διευθυντές. Εάν προκύψουν προβλήματα, η πραγματοποίηση των απαραίτητων προσαρμογών θα είναι ευκολότερη σε μια μικρότερη ομάδα από ό,τι σε ολόκληρο τον οργανισμό.

Όταν βεβαιωθείτε ότι το σύστημα ελέγχου εργαζομένων λειτουργεί όπως επιθυμείτε, μπορείτε να το εφαρμόσετε σταδιακά σε όλα τα τμήματα ή τις ομάδες εργαζομένων. Συνιστούμε να παρακολουθείτε στενά το σύστημα σε αυτό το στάδιο για τεχνικά ζητήματα ή απροσδόκητα προβλήματα.

Εάν θέλετε το σύστημα ελέγχου των εργαζομένων σας να είναι πραγματικά αποτελεσματικό, δεν πρέπει να σταματήσετε στο στάδιο της υλοποίησης. Το λογισμικό παρακολούθησης μπορεί να απαιτεί πρόσθετες βελτιώσεις- οι κανονισμοί εργασίας και προστασίας της ιδιωτικής ζωής αλλάζουν και εμφανίζονται νέες τεχνολογίες παρακολούθησης. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο η συνεχής παρακολούθηση και βελτιστοποίηση είναι ζωτικής σημασίας για τη διασφάλιση της μακροπρόθεσμης επιτυχίας του συστήματος ελέγχου των εργαζομένων σας.

Παράλληλα με την παρακολούθηση της απόδοσης των εργαζομένων, συνιστούμε την παρακολούθηση της απόδοσης του συστήματος για τεχνικά ζητήματα ή πιθανές βελτιώσεις.

Μια άλλη αποτελεσματική μέθοδος είναι η συλλογή ανατροφοδότησης των εργαζομένων σχετικά με τις εμπειρίες τους με το σύστημα. Εάν υπάρχουν ανησυχίες ή παράπονα, θα πρέπει να τα αντιμετωπίσετε και να προσαρμόσετε τις ρυθμίσεις του συστήματος, τις ροές εργασίας ή την εκπαίδευση με βάση τα σχόλια των εργαζομένων.

Η ενημέρωση σχετικά με τις νέες τεχνολογίες, τις βέλτιστες πρακτικές και τις κανονιστικές αλλαγές που σχετίζονται με την παρακολούθηση των εργαζομένων είναι ζωτικής σημασίας. Εάν οι πρακτικές παρακολούθησης που εφαρμόζετε έρχονται σε αντίθεση με τις τελευταίες ενημερώσεις της νομοθεσίας, θα πρέπει να τις αλλάξετε το συντομότερο δυνατό για να αποφύγετε τις νομικές συνέπειες.

Μην ξεχνάτε να ενημερώνετε τακτικά το λογισμικό παρακολούθησης για να βελτιώνετε την απόδοσή του, να ενισχύετε την ασφάλεια των δεδομένων ή να προσθέτετε νέα χαρακτηριστικά.

Ελπίζουμε ότι αυτός ο αναλυτικός οδηγός θα σας βοηθήσει να απαντήσετε στο ερώτημα: "Πώς μπορώ να ελέγξω τους υπαλλήλους μου;". Η επιτυχής εφαρμογή ενός συστήματος ελέγχου των εργαζομένων απαιτεί συνεχή προσπάθεια και προσοχή. Χρειάζεται προσεκτικός σχεδιασμός, καθορισμός στόχων, επιλογή και τελειοποίηση, ώστε να διασφαλιστεί ότι ανταποκρίνεται στις εξελισσόμενες επιχειρηματικές σας ανάγκες, βελτιώνει την παραγωγικότητα των εργαζομένων και ενισχύει τη συνολική οργανωτική απόδοση.