Δεοντολογία της παρακολούθησης των εργαζομένων: Τι πρέπει να εξετάσει κάθε επιχείρηση

Είναι Δευτέρα, 9 π.μ. Ανοίγετε τον υπολογιστή της δουλειάς σας και ένας αόρατος παρατηρητής ανοίγει το εικονικό ημερολόγιό του. Από τότε, κάθε πληκτρολόγηση, ηλεκτρονικό μήνυμα, επίσκεψη σε ιστότοπο ή αναζήτηση θα καταγράφεται και θα εξετάζεται μεθοδικά. Ένας αδιάφορος ηλεκτρονικός δικαστής θα αποφασίσει πόσο παραγωγική είναι η καθημερινή σας δραστηριότητα και θα αναφέρει στον προϊστάμενό σας ότι έχετε καθυστερήσει έστω και ένα λεπτό από το μεσημεριανό σας διάλειμμα. Το σκέφτεστε και ανατριχιάζετε. Ίσως, δεν θα κάνετε διάλειμμα σήμερα και αντ' αυτού θα κάνετε αυτή την επιπλέον εργασία. Πιθανότατα θα σας κάνει να αργήσετε στη δουλειά, αλλά η ανησυχητική αίσθηση αυτών των ηλεκτρονικών ματιών που παρακολουθούν κάθε σας ενέργεια σας ωθεί προς τα εμπρός, χωρίς να σας αφήνει ποτέ να χαλαρώσετε.

Μια σκηνή από μια εταιρική ταινία τρόμου; Δυστυχώς, είναι η πραγματικότητα για εκατομμύρια εργαζόμενους παγκοσμίως, των οποίων οι εργοδότες δεν ασχολούνται με την ηθική της παρακολούθησης των εργαζομένων.

Σύμφωνα με πρόσφατες έρευνα, Το 78% των εργοδοτών χρησιμοποιούν λογισμικό παρακολούθησης για την παρακολούθηση της εργασιακής δραστηριότητας των εργαζομένων. Η πανδημία COVID-19 εκτόξευσε στα ύψη τη δημοτικότητα των προγραμμάτων παρακολούθησης. Όταν οι επιχειρήσεις έπρεπε να μεταβούν σε απομακρυσμένες και οι συνήθεις μέθοδοι παρακολούθησης της απόδοσης δεν εφαρμόζονταν πλέον, οι διευθυντές ανακάλυψαν τα αναμφισβήτητα οφέλη του λογισμικού παρακολούθησης.

Τα πλεονεκτήματα του λογισμικού παρακολούθησης είναι δύσκολο να υποτιμηθούν.

Σε ανάλογες εποχές, ένας διευθυντής έπρεπε να ελέγχει χειροκίνητα τα δελτία χρόνου και τις αναφορές της εκτελεσθείσας εργασίας και να λαμβάνει αποφάσεις, συχνά μεροληπτικές, σχετικά με το πόσο παραγωγικός ήταν ο κάθε εργαζόμενος. Αυτές οι ευθύνες αφαιρούσαν σημαντικό μέρος του χρόνου εργασίας τους.

Οι εργαζόμενοι έπρεπε επίσης να αφιερώσουν χρόνο στη συμπλήρωση αυτών των εκθέσεων, και ανάλογα με το στυλ διαχείρισης στην εταιρεία, οι εκθέσεις αυτές θα μπορούσαν να είναι αρκετά εκτενείς.

Το σύγχρονο λογισμικό μπορεί να το κάνει αυτόματα σε δευτερόλεπτα, με ελάχιστη συμμετοχή των εργαζομένων και των εργοδοτών.

Η ενίσχυση της παραγωγικότητας είναι ένας από τους πρωταρχικούς στόχους του λογισμικού παρακολούθησης των εργαζομένων. Το πρόγραμμα συλλέγει και συνοψίζει δεδομένα δραστηριότητας, όπως ο ενεργός/ανενεργός χρόνος, η έναρξη και το τέλος της εργάσιμης ημέρας, οι επισκέψεις σε ιστότοπους, η χρήση εφαρμογών και πολλά άλλα. Αυτές οι πληροφορίες αποκαλύπτουν πρότυπα εργασίας, αναποτελεσματικότητα, τομείς που πρέπει να βελτιωθούν και εργαζόμενους που μπορεί να χρειάζονται επιπλέον υποστήριξη.

Η παρακολούθηση των εργαζομένων υποστηρίζει τη λογοδοσία και τη διαφάνεια. Όταν οι εργαζόμενοι γνωρίζουν ότι η εργασία τους παρακολουθείται, έχουν συνήθως μεγαλύτερη τάση να παραμένουν συγκεντρωμένοι και να τηρούν τις προθεσμίες. Επιπλέον, τα δεδομένα παρακολούθησης μπορούν να βοηθήσουν στην επίλυση διαφορών και στην αποσαφήνιση των προσδοκιών.

Ορισμένα λογισμικά παρακολούθησης εργαζομένων μπορούν να βοηθήσουν στον εντοπισμό ύποπτων δραστηριοτήτων, όπως μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση σε ευαίσθητα δεδομένα, ανεπιθύμητες εγκαταστάσεις εφαρμογών ή ασυνήθιστες λήψεις. Χάρη στην παρακολούθηση, οι εταιρείες μπορούν να εντοπίζουν έγκαιρα πιθανούς κινδύνους και να προστατεύουν προληπτικά τα συστήματα και τις πολύτιμες πληροφορίες τους.

Όπως βλέπουμε, το λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων παρέχει πράγματι πολύτιμα οφέλη στις επιχειρήσεις. Ωστόσο, θαμπωμένοι από αυτά τα οφέλη και την επιτυχημένη εμπειρία άλλων εταιρειών, οι εργοδότες συχνά παραβλέπουν την ηθική της παρακολούθησης των εργαζομένων και τα σχετικά πιθανά μειονεκτήματα.

Η ηθική εφαρμογή της παρακολούθησης των εργαζομένων μπορεί να μοιάζει με τεντωμένο σχοινί. Ανατρέψτε την ισορροπία και τα μειονεκτήματα θα αντισταθμίσουν τα οφέλη που μπορεί να φέρει το λογισμικό παρακολούθησης. Κατά την εφαρμογή της παρακολούθησης, οι επιχειρήσεις θα πρέπει να εξετάζουν ζητήματα όπως η νομική συμμόρφωση, η προστασία της ιδιωτικής ζωής, οι πιθανές προκαταλήψεις και το αυξημένο άγχος.

Είναι ευθύνη των επιχειρήσεων να μελετούν τους ισχύοντες νόμους και κανονισμούς περί απορρήτου και να διασφαλίζουν ότι οι πρακτικές παρακολούθησης συμμορφώνονται με αυτούς. Ο ακατάλληλος χειρισμός των δεδομένων των εργαζομένων μπορεί να οδηγήσει σε σοβαρές νομικές συνέπειες.

Το απόρρητο αποτελεί ακρογωνιαίο λίθο της δεοντολογίας παρακολούθησης των εργαζομένων. Το λογισμικό μπορεί να παρακολουθεί ένα ευρύ φάσμα δραστηριοτήτων, από τις πληκτρολογήσεις και τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μέχρι το ιστορικό περιήγησης σε ιστότοπους και ακόμη και το υλικό από κάμερες web. Ακόμη και αν τέτοιες πρακτικές συμμορφώνονται με τους τοπικούς κανονισμούς, μπορούν να διαβρώσουν την εμπιστοσύνη των εργαζομένων και να δημιουργήσουν την αίσθηση του συνεχούς ελέγχου. Στο μέλλον, αυτό θα οδηγήσει σε μειωμένη εργασιακή ικανοποίηση και αυξημένο άγχος.

Εάν αναλυθούν χωρίς προσεκτική εξέταση, τα δεδομένα παρακολούθησης μπορεί να παρερμηνευθούν για να στοχοποιηθούν αθέμιτα συγκεκριμένοι εργαζόμενοι για την ταυτότητα ή τις πεποιθήσεις τους.

Ένας προϊστάμενος με προκαταλήψεις απέναντι σε έναν εργαζόμενο μπορεί να θεωρήσει την εκτεταμένη χρήση των μέσων κοινωνικής δικτύωσης ως τεμπελιά και αντιπαραγωγικότητα. Στην πραγματικότητα, ο εργαζόμενος μπορεί να χρησιμοποιεί τις συνομιλίες για σκοπούς που σχετίζονται με την εργασία.

Ορισμένες φορές οι εργοδότες κάνουν κατάχρηση των δεδομένων παρακολούθησης για τη μικροδιοίκηση των εργαζομένων ή για άδικες κρίσεις σχετικά με την απόδοσή τους.

Για παράδειγμα, ένας προϊστάμενος μπορεί να χρησιμοποιήσει το ιστορικό περιήγησης του εργαζομένου για να τον κατηγορήσει για χαλαρότητα, χωρίς να λάβει υπόψη του παράγοντες όπως η έρευνα ή οι προσωπικές έκτακτες ανάγκες.

Το αίσθημα ότι παρακολουθούνται συνεχώς μπορεί να αυξήσει το άγχος και την πίεση των εργαζομένων. Οι εργαζόμενοι θα αισθάνονται άβολα με την ιδέα ότι κάθε τους κίνηση παρακολουθείται. Μπορεί να μην κάνουν τα απαραίτητα διαλείμματα ή να μην κάνουν λάθη από φόβο ότι αυτό θα υποβαθμίσει το ρεκόρ παραγωγικότητάς τους. Εκτός αυτού, οι εργαζόμενοι θα ανησυχούν ότι αν δεν ανταποκριθούν στις προσδοκίες, μπορεί να τιμωρηθούν ή να απολυθούν. Όλοι αυτοί οι παράγοντες θα ελαχιστοποιήσουν τη θετική επίδραση της παρακολούθησης. Αντί για ένα παραγωγικό και αποδοτικό εργατικό δυναμικό, θα έχετε αγχωμένους, εξαντλημένους υπαλλήλους που δεν θα είναι ικανοποιημένοι από τη δουλειά τους.

Όταν οι εργαζόμενοι δεν γνωρίζουν ποιες πληροφορίες συλλέγετε και για ποιο σκοπό, ή -ακόμη χειρότερα- δεν έχουν ενημερωθεί για την παρακολούθηση, θα αισθάνονται ότι κατασκοπεύονται. Η εμπιστοσύνη και η αφοσίωσή τους θα καταστραφούν, γεγονός που θα οδηγήσει σε ένα τοξικό εργασιακό περιβάλλον και σε αυξημένο κύκλο εργασιών.

Η προσοχή σε αυτά τα πιθανά ηθικά ζητήματα αποτελεί ευθύνη της επιχείρησης. Η παρακολούθηση δεν πρέπει απαραίτητα να είναι αγχωτική. Ο αντίκτυπός της εξαρτάται από διάφορους παράγοντες: τον τύπο της παρακολούθησης, το επίπεδο διαφάνειας, την πολιτική παρακολούθησης και την εταιρική κουλτούρα.

Πώς λοιπόν εξισορροπούμε την αποτελεσματική παρακολούθηση με τη δεοντολογία και τον σεβασμό της ιδιωτικής ζωής; Συνιστούμε την υιοθέτηση των ακόλουθων βέλτιστων πρακτικών.

1. Μελέτη των εφαρμοστέων νόμων και κανονισμών περί προστασίας της ιδιωτικής ζωής

   Είναι ευθύνη της επιχείρησης να συμμορφώνεται με τους κρατικούς και τοπικούς νόμους περί απορρήτου και εργασίας. Εάν η ομάδα σας είναι γεωγραφικά κατανεμημένη, θα πρέπει να δώσετε προσοχή στους κανονισμούς όχι μόνο στην περιοχή των κεντρικών σας γραφείων αλλά και στις περιοχές όπου ζουν οι υπάλληλοί σας. Συμβουλευτείτε έναν νομικό εμπειρογνώμονα για να βεβαιωθείτε ότι οι πρακτικές παρακολούθησης που εφαρμόζετε δεν παραβιάζουν τους περιορισμούς συλλογής δεδομένων.

2. Κάντε την παρακολούθηση σκόπιμη

   Καθορίστε σαφείς στόχους για την παρακολούθηση των εργαζομένων, όπως η βελτίωση της παραγωγικότητας, η ενίσχυση της ασφάλειας ή η διασφάλιση της συμμόρφωσης. Περιορίστε το πεδίο εφαρμογής της παρακολούθησης στις δραστηριότητες που είναι απολύτως απαραίτητο να παρακολουθούνται για την επίτευξη του καθορισμένου στόχου. Αποφύγετε τη συλλογή περιττών δεδομένων ή τη διατήρησή τους για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα από αυτό που απαιτεί ο σκοπός σας.

3. Ανάπτυξη λεπτομερούς και διαφανούς πολιτικής παρακολούθησης

   Η πολιτική παρακολούθησης των εργαζομένων είναι ένα σύνολο κανονισμών και κατευθυντήριων γραμμών που περιγράφουν τις πρακτικές παρακολούθησης στον οργανισμό σας. Θα πρέπει να ορίζει τις ακόλουθες πτυχές:

   • Ποιος είναι ο σκοπός της παρακολούθησης των εργαζομένων;

   • Ποιος παρακολουθείται;

   • Ποιες δραστηριότητες θα παρακολουθούνται;

   • Πόσο καιρό θα διατηρηθούν τα δεδομένα;

   • Πώς θα χρησιμοποιηθούν τα δεδομένα παρακολούθησης; (π.χ. αξιολόγηση επιδόσεων, ασφάλεια, εκπαίδευση)

   • Ποιος θα έχει πρόσβαση στα δεδομένα παρακολούθησης;

   • Πώς θα προστατεύονται τα δεδομένα που συλλέγονται;

   • Ποια είναι τα δικαιώματα των εργαζομένων όσον αφορά τα δεδομένα που συλλέγονται;

   • Πώς θα χειριστεί η εταιρεία τα παράπονα ή τις ανησυχίες σχετικά με την παρακολούθηση;

   Η πολιτική θα πρέπει να είναι άμεσα διαθέσιμη στους εργαζόμενους. Η εταιρεία είναι υπεύθυνη για την έγκαιρη ενημέρωση των εργαζομένων για τυχόν αλλαγές στο έγγραφο αυτό.

4. Να καταστήσει τις πρακτικές παρακολούθησης ανοικτές και διαφανείς

   Ενημερώστε το προσωπικό σχετικά με το λογισμικό παρακολούθησης και τις πολιτικές παρακολούθησης. Εξηγήστε τον σκοπό της παρακολούθησης, για παράδειγμα, την αξιολόγηση της απόδοσης, την ασφάλεια ή την ενίσχυση της παραγωγικότητας. Γνωστοποιήστε το πεδίο εφαρμογής της παρακολούθησης: ποια δεδομένα θα συλλέγονται, ποιες συσκευές και δραστηριότητες θα παρακολουθούνται και πώς θα χρησιμοποιούνται τα δεδομένα.

   Λάβετε υπόψη σας ότι οι εργαζόμενοι μπορεί να μην αρέσκονται στην αρχή στην ιδέα της παρακολούθησης. Φροντίστε να αντιμετωπίσετε τις ανησυχίες και τις πιθανές αντιρρήσεις τους.

5. Λήψη συγκατάθεσης των εργαζομένων

   Οι περισσότερες δικαιοδοσίες απαιτούν να λαμβάνετε τη ρητή συγκατάθεση των εργαζομένων για την παρακολούθηση, ιδίως για τις πιο παρεμβατικές μορφές της, όπως η καταγραφή πληκτρολόγησης ή η παρακολούθηση μέσω κάμερας. Η υπογραφή γραπτής συμφωνίας για την παρακολούθηση είναι η πιο βολική μορφή απόκτησης συγκατάθεσης.

6. Διασφάλιση δίκαιης και συνεπούς παρακολούθησης

   Η δεοντολογία της παρακολούθησης των εργαζομένων απαιτεί να εφαρμόζετε τις πολιτικές παρακολούθησης με συνέπεια σε όλους τους εργαζομένους, αποφεύγοντας τις πρακτικές διακρίσεων. Εάν παρακολουθείτε μόνο συγκεκριμένους υπαλλήλους ή μια ομάδα, μπορεί να αισθανθούν ότι δεν τους εμπιστεύεστε και να κρατήσουν κακία σε εσάς ή σε άλλους υπαλλήλους που δεν παρακολουθούνται. Εκτός αυτού, οι συνάδελφοί τους μπορεί να αρχίσουν να τους αντιμετωπίζουν διαφορετικά, γεγονός που μπορεί να επιδεινώσει την ατμόσφαιρα στο χώρο εργασίας.

   Ακόμα και αν θέλετε να παρακολουθείτε μόνο τις επιδόσεις επιλεγμένων υπαλλήλων, εξακολουθεί να είναι καλύτερο να παρακολουθείτε ευρέως. Η ευρεία παρακολούθηση θα σας δώσει περισσότερες πληροφορίες για τη ροή εργασίας και μπορεί να αποκαλύψει ανεπάρκειες που δεν γνωρίζετε.

   Η παρακολούθηση θα πρέπει να χρησιμεύει για τον εντοπισμό τάσεων και τομέων προς βελτίωση, όχι για τη μικροδιαχείριση μεμονωμένων εργαζομένων. Να επανεξετάζετε τακτικά τις πρακτικές παρακολούθησης για να διασφαλίζετε ότι είναι δίκαιες, αποτελεσματικές και εξυπηρετούν τον καθορισμένο στόχο.

7. Προστασία της ιδιωτικής ζωής και της ασφάλειας των δεδομένων

   Καθορίστε το εύρος της συλλογής δεδομένων που είναι απαραίτητο για την επίτευξη του σκοπού σας και παραμείνετε εντός αυτού του περιορισμού. Αποφύγετε αυστηρά την παρακολούθηση των προσωπικών συσκευών των εργαζομένων ή της δραστηριότητάς τους πέραν του ωραρίου εργασίας. Εάν ένας εργαζόμενος χρησιμοποιεί την προσωπική του συσκευή για την εργασία του, το λογισμικό θα πρέπει είτε να διαθέτει επιλογή για να σταματήσει η παρακολούθηση χειροκίνητα, είτε να παρακολουθείται αυτόματα μόνο εντός των προκαθορισμένων ωρών εργασίας.

   Εάν είναι δυνατόν, αποφύγετε τη συλλογή εμπιστευτικών πληροφοριών. Διαφορετικά, χρησιμοποιήστε ανωνυμοποίηση των δεδομένων, ώστε τα δεδομένα να μην μπορούν να συσχετιστούν με συγκεκριμένους υπαλλήλους.

   Εφαρμόστε ισχυρά μέτρα ασφαλείας για τα δεδομένα παρακολούθησης που συλλέγονται. Χρησιμοποιήστε ισχυρούς κωδικούς πρόσβασης, έλεγχο ταυτότητας δύο παραγόντων και κρυπτογράφηση δεδομένων, όπου είναι δυνατόν. Περιορίστε την πρόσβαση στα δεδομένα παρακολούθησης σε εξουσιοδοτημένο προσωπικό με βάση την ανάγκη γνώσης.

Η δεοντολογική χρήση του λογισμικού παρακολούθησης των εργαζομένων μπορεί να μοιάζει με το περπάτημα σε τεντωμένο σχοινί, όπου ένα λάθος βήμα μπορεί να καταστρέψει την εμπιστοσύνη των εργαζομένων και να προκαλέσει νομικές επιπτώσεις. Ωστόσο, με μια υπεύθυνη και ισορροπημένη προσέγγιση, οι επιχειρήσεις μπορούν να απολαμβάνουν τα οφέλη της παρακολούθησης χωρίς να θέτουν σε κίνδυνο τις ηθικές αρχές. Είναι ευθύνη μιας επιχείρησης να δώσει προτεραιότητα στη διαφάνεια, τη δικαιοσύνη και τη συγκατάθεση των εργαζομένων, αν προσπαθεί να δημιουργήσει ένα εργασιακό περιβάλλον όπου η τεχνολογία χρησιμοποιείται για την ενίσχυση της παραγωγικότητας και της απόδοσης.