Ποιοι από τους υπαλλήλους σας μπορούν να απολυθούν χωρίς καμία απώλεια για την επιχείρηση;

Πώς μπορεί το αυτοματοποιημένο σύστημα παρακολούθησης εργαζομένων να βοηθήσει στη διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού σε μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις και να εξοικονομήσει χρήματα, καθορίζοντας ποιοι από τους υπαλλήλους σας είναι περιττοί.

Φαίνεται ότι το δυσκολότερο μέρος της απόλυσης υπαλλήλων είναι να ενημερώσεις ένα ανυποψίαστο άτομο ότι οι υπηρεσίες του δεν χρειάζονται πλέον. Στην πραγματικότητα η απόλυση είναι μια διαδικασία που είναι εξίσου πολύπλοκη και δαπανηρή με την πρόσληψη.

A friend of mine who is a businessman could not get on with his new subordinate and six months later fired him explaining that the employee "did not understand the structure of the business." A month later the fired employee got hired by a competitor and after a short time he managed to achieve outstanding results in his new company. So my friend rather than admit his mistake (and it certainly was a mistake) came up with another explanation: competitors pay more.

To avoid such situations managers have to evaluate the effectiveness of employees basing the evaluation on objective criteria and not on some circumstantial evidence like "understanding of the structure of a business". Focusing on personal perceptions of an abstract good employee is a direct path to company's break-up.

To properly optimize your staff you need to establish exactly which actions are required to be taken for each task’s fulfillment. With automated time and attendance tracking when everyone in the company has an established set of applications and sites which he or she uses to perform their duties the "employee - function - tool" bundle works flawlessly. So those who fall out of this bundle you can dismiss relatively trouble-free.

Most companies which use automated time and attendance tracking systems identify four types of "superfluous employees".

Λόγος απόλυσης: δεν κάνουν τίποτα

Η παρακολούθηση της δραστηριότητας του υπολογιστή δίνει μια πλήρη εικόνα του τρόπου με τον οποίο περνάει η εργάσιμη ημέρα κάθε εργαζομένου. Η εμπειρία των χρηστών μας με 40 ή περισσότερα μέλη του προσωπικού δείχνει ότι σε κάθε ομάδα εργασίας υπάρχουν τουλάχιστον δύο εργαζόμενοι που είναι μεν φυσικά παρόντες στο χώρο εργασίας, αλλά δεν εκτελούν καμία χρήσιμη λειτουργία.

Είναι απολύτως εντάξει αν ένας εργαζόμενος συνδεθεί σε ένα κοινωνικό δίκτυο για 15 λεπτά πριν από την έναρξη της εργάσιμης ημέρας. Αλλά αν αντί γι' αυτό παίζει πέντε ώρες την ημέρα διαδικτυακά παιχνίδια, έχετε κάθε λόγο να επανεξετάσετε αν χρειάζεστε καθόλου αυτό το μέλος του προσωπικού.

The emergence of inveterate idlers in a company is possible if the company manager sees the problem of organizing labor as "resolved once and for all" and does not control the working process with a certain periodicity. Even the best of us tend to loosen up a bit when control is weakened.

Parting with the "slackers" normally does not carry risks as the real example of one of our users shows: one of the company’s department heads found out about the dismissal of one of his subordinates only two days after the latter stopped showing up at the office.

Λόγος απόλυσης: κάνουν τη δουλειά κάποιου άλλου

Εάν ένας εργαζόμενος χρησιμοποιεί συχνά προγράμματα ή ιστότοπους που δεν προορίζονται να τον βοηθήσουν να εκτελέσει τις προσωπικές του επαγγελματικές υποχρεώσεις, αυτό μπορεί να σημαίνει ότι το άτομο αυτό κάνει τη δουλειά κάποιου άλλου. Στην πραγματικότητα, οι εργαζόμενοι αυτοί μπορεί να μην έχουν καθόλου δικά τους καθήκοντα ή έργα και όλος ο χρόνος τους να αναλώνεται σε εργασίες που δεν μπορούν να επαληθευτούν ή να αξιολογηθούν με καμία αντικειμενική κλίμακα.

Σε εταιρείες όπου οι προϊστάμενοι κατανέμουν ανεξάρτητα τις αρμοδιότητες μεταξύ των εργαζομένων και ελέγχουν τις εργασίες του τμήματός τους, υπάρχουν πάντα αρκετοί εργαζόμενοι στους οποίους μπορεί να ανατεθεί να υποστηρίξουν κάποιον ή να βοηθήσουν μια ομάδα έργου σε κάποιο συγκεκριμένο τομέα έργου.

Parting with an "assistant" will be virtually trouble-free for company’s staff as employees who had previously used his or her services will do the work themselves. This promotes even distribution of the workload for all employees and wage fund can be reallocated in favor of more productive workers.

Λόγος απόλυσης: μεταθέτουν την εργασία τους σε άλλους

Συχνά κατοικούν σε τμήματα όπου όλοι οι εργαζόμενοι έχουν παρόμοιες λειτουργίες. Συνήθως μια εργασία ανατίθεται σε ένα τμήμα στο σύνολό του και τα μέλη του προσωπικού κατανέμουν μεταξύ τους τις ευθύνες και το φόρτο εργασίας που απαιτούνται για την ολοκλήρωση της εργασίας.

Για παράδειγμα, τρεις υπάλληλοι ενός τμήματος logistics έπρεπε να εισάγουν 1.000 νέα αντικείμενα στη βάση δεδομένων σε μια εβδομάδα. Η εργασία θα μπορούσε να εκτελεστεί με ακρίβεια και στην ώρα της, αλλά αν εξετάσετε τον τρόπο με τον οποίο οι τρεις υπάλληλοι χρησιμοποιούσαν τους υπολογιστές για τη συγκεκριμένη εργασία, θα διαπιστώσετε ότι οι δύο από αυτούς περνούσαν το 95% του χρόνου εργασίας στις εταιρικές βάσεις δεδομένων και το Excel, αλλά ο τρίτος περνούσε μόνο το 35% του χρόνου εκεί. Αυτό σημαίνει ότι ολόκληρη η εργασία του τμήματος στην πραγματικότητα εκτελούνταν από δύο άτομα από τα τρία.

Σύμφωνα με την εμπειρία, αυτή η κατάσταση μπορεί να προκύψει ακόμη και σε μια εταιρεία με μόλις 10 άτομα προσωπικό. Υπάρχουν πάντα τρία ή τέσσερα άτομα που αναλαμβάνουν το μεγαλύτερο μέρος του φόρτου εργασίας και εξαιτίας αυτού οι υπόλοιποι εργαζόμενοι αποκτούν τη λανθασμένη αίσθηση ότι τα επιμέρους φορτία μπορούν να μεταφερθούν εν μέρει και σε αυτούς.

Λόγος απόλυσης: κάνουν πολλή δουλειά αλλά μάλλον εμποδίζουν παρά βοηθούν

Κάθε εργαζόμενος έχει ένα εύρος καθηκόντων που αντικατοπτρίζεται στη σύμβαση εργασίας και στην περιγραφή της θέσης εργασίας. Και οφείλει να τα εκτελεί. Ακόμη και αν οι εργαζόμενοι αποσπώνται από την εργασία τους όχι από προσωπικές υποθέσεις αλλά από την ανάγκη να βοηθήσουν έναν συνάδελφο, εξακολουθεί να αποτελεί πρόβλημα.

Τα στελέχη των επιχειρήσεων δεν έχουν τη δυνατότητα να κοιτάξουν στον υπολογιστή κάθε υπαλλήλου, οπότε είναι πιθανό να μην μάθουν ποτέ ότι, για παράδειγμα, ο διευθυντής πωλήσεων της εταιρείας χρησιμοποιεί το Word συχνότερα από ό,τι χρειάζεται (για τη σύνταξη επιχειρηματικών προτάσεων και ουσιαστικά κάνει τη δουλειά του τμήματος μάρκετινγκ) ή συμβουλεύεται συχνά τους πελάτες σχετικά με τις τεχνικές δυνατότητες ενός προϊόντος (που είναι δουλειά της τεχνικής υποστήριξης), παρόλο που η μοναδική λειτουργία του διευθυντή πωλήσεων είναι να πουλάει.

"Jacks of all trades" do a lot of things at once but either never bring any of them to the end or do all of them equally badly because they jump from task to task and are constantly distracted. Even if they are always heavily loaded with work and busy with something all the time it is impossible to measure their contribution into the cost of the product. And this is a reason enough to dismiss such employee.