Ποιοι από τους υπαλλήλους σας μπορούν να απολυθούν χωρίς καμία απώλεια για την επιχείρηση;

Πώς μπορεί το αυτοματοποιημένο σύστημα παρακολούθησης εργαζομένων να βοηθήσει στη διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού σε μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις και να εξοικονομήσει χρήματα, καθορίζοντας ποιοι από τους υπαλλήλους σας είναι περιττοί.

Φαίνεται ότι το δυσκολότερο μέρος της απόλυσης υπαλλήλων είναι να ενημερώσεις ένα ανυποψίαστο άτομο ότι οι υπηρεσίες του δεν χρειάζονται πλέον. Στην πραγματικότητα η απόλυση είναι μια διαδικασία που είναι εξίσου πολύπλοκη και δαπανηρή με την πρόσληψη.

Ένας φίλος μου που είναι επιχειρηματίας δεν τα πήγαινε καλά με τον νέο του υφιστάμενο και έξι μήνες αργότερα τον απέλυσε εξηγώντας του ότι ο υπάλληλος "δεν καταλάβαινε τη δομή της επιχείρησης". Ένα μήνα αργότερα ο απολυμένος υπάλληλος προσλήφθηκε από έναν ανταγωνιστή και μετά από λίγο καιρό κατάφερε να επιτύχει εξαιρετικά αποτελέσματα στη νέα του εταιρεία. Έτσι, ο φίλος μου αντί να παραδεχτεί το λάθος του (και σίγουρα ήταν λάθος) βρήκε μια άλλη εξήγηση: οι ανταγωνιστές πληρώνουν περισσότερο.

Για να αποφευχθούν τέτοιες καταστάσεις, οι διευθυντές πρέπει να αξιολογούν την αποτελεσματικότητα των εργαζομένων βασιζόμενοι σε αντικειμενικά κριτήρια και όχι σε κάποια έμμεσα στοιχεία όπως "η κατανόηση της δομής μιας επιχείρησης". Η εστίαση στις προσωπικές αντιλήψεις ενός αφηρημένου καλού υπαλλήλου είναι ένας άμεσος δρόμος προς τη διάλυση της εταιρείας.

Για να βελτιστοποιήσετε σωστά το προσωπικό σας, πρέπει να καθορίσετε ακριβώς ποιες ενέργειες πρέπει να γίνουν για την εκπλήρωση κάθε εργασίας. Με την αυτοματοποιημένη παρακολούθηση του χρόνου και της παρουσίας, όταν ο καθένας στην εταιρεία έχει ένα καθιερωμένο σύνολο εφαρμογών και ιστότοπων που χρησιμοποιεί για την εκτέλεση των καθηκόντων του, η δέσμη "εργαζόμενος - λειτουργία - εργαλείο" λειτουργεί άψογα. Έτσι όσοι πέφτουν έξω από αυτή τη δέσμη μπορείτε να τους απολύσετε σχετικά απροβλημάτιστα.

Οι περισσότερες εταιρείες που χρησιμοποιούν αυτοματοποιημένα συστήματα παρακολούθησης του χρόνου και της παρουσίας εντοπίζουν τέσσερις τύπους "περιττών υπαλλήλων".

Λόγος απόλυσης: δεν κάνουν τίποτα

Η παρακολούθηση της δραστηριότητας του υπολογιστή δίνει μια πλήρη εικόνα του τρόπου με τον οποίο περνάει η εργάσιμη ημέρα κάθε εργαζομένου. Η εμπειρία των χρηστών μας με 40 ή περισσότερα μέλη του προσωπικού δείχνει ότι σε κάθε ομάδα εργασίας υπάρχουν τουλάχιστον δύο εργαζόμενοι που είναι μεν φυσικά παρόντες στο χώρο εργασίας, αλλά δεν εκτελούν καμία χρήσιμη λειτουργία.

Είναι απολύτως εντάξει αν ένας εργαζόμενος συνδεθεί σε ένα κοινωνικό δίκτυο για 15 λεπτά πριν από την έναρξη της εργάσιμης ημέρας. Αλλά αν αντί γι' αυτό παίζει πέντε ώρες την ημέρα διαδικτυακά παιχνίδια, έχετε κάθε λόγο να επανεξετάσετε αν χρειάζεστε καθόλου αυτό το μέλος του προσωπικού.

Η εμφάνιση των επίμονων τεμπέληδων σε μια επιχείρηση είναι δυνατή εάν ο διευθυντής της επιχείρησης θεωρεί το πρόβλημα της οργάνωσης της εργασίας ως "λυμένο μια για πάντα" και δεν ελέγχει την εργασιακή διαδικασία με μια ορισμένη περιοδικότητα. Ακόμη και οι καλύτεροι από εμάς τείνουν να χαλαρώνουν λίγο όταν ο έλεγχος αποδυναμώνεται.

Ο αποχωρισμός των "τεμπέληδων" συνήθως δεν εγκυμονεί κινδύνους, όπως δείχνει το πραγματικό παράδειγμα ενός από τους χρήστες μας: ένας από τους τμηματάρχες της εταιρείας έμαθε για την απόλυση ενός υφισταμένου του μόλις δύο ημέρες αφότου ο τελευταίος σταμάτησε να εμφανίζεται στο γραφείο.

Λόγος απόλυσης: κάνουν τη δουλειά κάποιου άλλου

Εάν ένας εργαζόμενος χρησιμοποιεί συχνά προγράμματα ή ιστότοπους που δεν προορίζονται να τον βοηθήσουν να εκτελέσει τις προσωπικές του επαγγελματικές υποχρεώσεις, αυτό μπορεί να σημαίνει ότι το άτομο αυτό κάνει τη δουλειά κάποιου άλλου. Στην πραγματικότητα, οι εργαζόμενοι αυτοί μπορεί να μην έχουν καθόλου δικά τους καθήκοντα ή έργα και όλος ο χρόνος τους να αναλώνεται σε εργασίες που δεν μπορούν να επαληθευτούν ή να αξιολογηθούν με καμία αντικειμενική κλίμακα.

Σε εταιρείες όπου οι προϊστάμενοι κατανέμουν ανεξάρτητα τις αρμοδιότητες μεταξύ των εργαζομένων και ελέγχουν τις εργασίες του τμήματός τους, υπάρχουν πάντα αρκετοί εργαζόμενοι στους οποίους μπορεί να ανατεθεί να υποστηρίξουν κάποιον ή να βοηθήσουν μια ομάδα έργου σε κάποιο συγκεκριμένο τομέα έργου.

Ο αποχωρισμός ενός "βοηθού" θα είναι σχεδόν απροβλημάτιστος για το προσωπικό της εταιρείας, καθώς οι υπάλληλοι που είχαν προηγουμένως χρησιμοποιήσει τις υπηρεσίες του θα κάνουν οι ίδιοι τη δουλειά. Αυτό προάγει την ομοιόμορφη κατανομή του φόρτου εργασίας για όλους τους εργαζόμενους και το μισθολογικό ταμείο μπορεί να ανακατανεμηθεί υπέρ των πιο παραγωγικών εργαζομένων.

Λόγος απόλυσης: μεταθέτουν την εργασία τους σε άλλους

Συχνά κατοικούν σε τμήματα όπου όλοι οι εργαζόμενοι έχουν παρόμοιες λειτουργίες. Συνήθως μια εργασία ανατίθεται σε ένα τμήμα στο σύνολό του και τα μέλη του προσωπικού κατανέμουν μεταξύ τους τις ευθύνες και το φόρτο εργασίας που απαιτούνται για την ολοκλήρωση της εργασίας.

Για παράδειγμα, τρεις υπάλληλοι ενός τμήματος logistics έπρεπε να εισάγουν 1.000 νέα αντικείμενα στη βάση δεδομένων σε μια εβδομάδα. Η εργασία θα μπορούσε να εκτελεστεί με ακρίβεια και στην ώρα της, αλλά αν εξετάσετε τον τρόπο με τον οποίο οι τρεις υπάλληλοι χρησιμοποιούσαν τους υπολογιστές για τη συγκεκριμένη εργασία, θα διαπιστώσετε ότι οι δύο από αυτούς περνούσαν το 95% του χρόνου εργασίας στις εταιρικές βάσεις δεδομένων και το Excel, αλλά ο τρίτος περνούσε μόνο το 35% του χρόνου εκεί. Αυτό σημαίνει ότι ολόκληρη η εργασία του τμήματος στην πραγματικότητα εκτελούνταν από δύο άτομα από τα τρία.

Σύμφωνα με την εμπειρία, αυτή η κατάσταση μπορεί να προκύψει ακόμη και σε μια εταιρεία με μόλις 10 άτομα προσωπικό. Υπάρχουν πάντα τρία ή τέσσερα άτομα που αναλαμβάνουν το μεγαλύτερο μέρος του φόρτου εργασίας και εξαιτίας αυτού οι υπόλοιποι εργαζόμενοι αποκτούν τη λανθασμένη αίσθηση ότι τα επιμέρους φορτία μπορούν να μεταφερθούν εν μέρει και σε αυτούς.

Λόγος απόλυσης: κάνουν πολλή δουλειά αλλά μάλλον εμποδίζουν παρά βοηθούν

Κάθε εργαζόμενος έχει ένα εύρος καθηκόντων που αντικατοπτρίζεται στη σύμβαση εργασίας και στην περιγραφή της θέσης εργασίας. Και οφείλει να τα εκτελεί. Ακόμη και αν οι εργαζόμενοι αποσπώνται από την εργασία τους όχι από προσωπικές υποθέσεις αλλά από την ανάγκη να βοηθήσουν έναν συνάδελφο, εξακολουθεί να αποτελεί πρόβλημα.

Τα στελέχη των επιχειρήσεων δεν έχουν τη δυνατότητα να κοιτάξουν στον υπολογιστή κάθε υπαλλήλου, οπότε είναι πιθανό να μην μάθουν ποτέ ότι, για παράδειγμα, ο διευθυντής πωλήσεων της εταιρείας χρησιμοποιεί το Word συχνότερα από ό,τι χρειάζεται (για τη σύνταξη επιχειρηματικών προτάσεων και ουσιαστικά κάνει τη δουλειά του τμήματος μάρκετινγκ) ή συμβουλεύεται συχνά τους πελάτες σχετικά με τις τεχνικές δυνατότητες ενός προϊόντος (που είναι δουλειά της τεχνικής υποστήριξης), παρόλο που η μοναδική λειτουργία του διευθυντή πωλήσεων είναι να πουλάει.

Οι "πολυπράγμονες" κάνουν πολλά πράγματα ταυτόχρονα, αλλά είτε δεν φέρνουν ποτέ κανένα από αυτά στο τέλος είτε τα κάνουν όλα εξίσου άσχημα, επειδή μεταπηδούν από εργασία σε εργασία και αποσπούν συνεχώς την προσοχή τους. Ακόμη και αν είναι πάντα βαριά φορτωμένοι με δουλειά και απασχολούνται με κάτι όλη την ώρα είναι αδύνατο να μετρηθεί η συμβολή τους στο κόστος του προϊόντος. Και αυτός είναι ένας επαρκής λόγος για να απολυθεί ένας τέτοιος εργαζόμενος.