Κλοπή εργαζομένων: Δισεκατομμύρια.

Φανταστείτε έναν αόρατο κλέφτη να αποστραγγίζει σιωπηλά εκατομμύρια από τα ταμεία της εταιρείας σας. Η κλοπή από υπαλλήλους, μια διάχυτη απειλή που συχνά παραβλέπεται, είναι ακριβώς αυτό.

Σύμφωνα με το Exploding Topics, ένα εντυπωσιακό ποσό ύψους 50 δισεκατομμυρίων δολαρίων κλέβεται από τις αμερικανικές επιχειρήσεις ετησίως από τους ίδιους τους υπαλλήλους τους. Οι εταιρείες χάνουν περίπου το 5% των εσόδων τους εξαιτίας των εργαζομένων που κλέβουν χρήματα, υλικά αγαθά ή διενεργούν οικονομικές απάτες.

Πέρα από τις οικονομικές απώλειες, οι κλοπές των εργαζομένων υπονομεύουν την εμπιστοσύνη, πλήττουν το ηθικό και θέτουν σε κίνδυνο τη φήμη της εταιρείας σας. Η αλήθεια είναι ότι οι κλοπές στον χώρο εργασίας δεν αποτελούν μεμονωμένο πρόβλημα - είναι μια απειλή που διατρέχει όλους τους κλάδους και επηρεάζει επιχειρήσεις κάθε μεγέθους.

Αυτό το άρθρο θα λειτουργήσει ως οδηγός σας, φωτίζοντας τις διάφορες μορφές που μπορεί να λάβει η κλοπή από υπαλλήλους, τις εκτεταμένες συνέπειές της και, κυρίως, τα συγκεκριμένα βήματα που μπορείτε να λάβετε για την πρόληψη και τον εντοπισμό της κλοπής στον οργανισμό σας.

Η κλοπή εργαζομένων δεν είναι ένα μεμονωμένο έγκλημα- εκδηλώνεται με διάφορες παραπλανητικές συμπεριφορές, μικρές ή μεγάλες, ανάλογα με τον κλάδο και τη θέση του εργαζομένου. Η αφαίρεση ενός μπλοκ αυτοκόλλητων σημειώσεων ή ενός στυλό μπορεί να μη φαίνεται μεγάλη υπόθεση - αλλά, τεχνικά, ακόμη και αυτό αποτελεί κλοπή που ροκανίζει τους πόρους της εταιρείας σας.

Ας δούμε σε ποιες μορφές κλοπής είναι πιο επιρρεπείς οι διάφοροι κλάδοι.

Το λιανικό εμπόριο είναι ένα εύφορο πεδίο για κάθε είδους απάτη. Για παράδειγμα, τα αμερικανικά καταστήματα λιανικής πώλησης χάνουν έως και το 43% των εσόδων τους λόγω κλοπής από υπαλλήλους.

Η κλοπή σε αυτόν τον κλάδο περιλαμβάνει:

• Κλοπή ταμειακής μηχανής: οι εργαζόμενοι μπορεί να διαχειρίζονται καθημερινά μεγάλα ποσά μετρητών, γεγονός που τους αφήνει περιθώρια για ύποπτες συναλλαγές. Σε αυτά περιλαμβάνονται η αποκοπή κεφαλαίων πριν καταγραφούν στο σύστημα, συχνά μέσω δόλιων συναλλαγών ή η τσέπη πληρωμών σε μετρητά.

  Περίπτωση 1. Ορισμένοι εργαζόμενοι είναι εξαιρετικά δημιουργικοί σε τέτοια σχέδια. Η CleverControl συνεργάστηκε με έναν μικρό λιανοπωλητή εκτός σύνδεσης που προσέφερε ένα πρόγραμμα καρτών μπόνους για τους πιστούς πελάτες. Ένας αδίστακτος ταμίας επινόησε ένα σχέδιο για να εκμεταλλευτεί αυτό το σύστημα. Αφαιρούσε διακριτικά μπόνους από τις κάρτες των πελατών για να καλύψει ένα μέρος ή ακόμη και ολόκληρη την τιμή αγοράς. Ωστόσο, εξακολουθούσε να χρεώνει τον πελάτη με την πλήρη τιμή σε μετρητά. Με αυτόν τον τρόπο, τσέπωνε τη διαφορά μεταξύ του πραγματικού κόστους και του ποσού που είχε καταβληθεί με τη χρήση μπόνους.

• Κλοπή εμπορευμάτων είναι η κλοπή προϊόντων για προσωπική χρήση ή μεταπώληση. Οι επιχειρήσεις λιανικού εμπορίου είναι ιδιαίτερα ευάλωτες σε αυτό το είδος κλοπής: οι εργαζόμενοι έχουν πολλές ευκαιρίες να τσεπώνουν μικροαντικείμενα, ρούχα, τρόφιμα, ακόμη και τεχνολογικές συσκευές.

• Χειρισμός αποθεμάτων περιλαμβάνει παραπλανητικές πρακτικές που διαστρεβλώνουν τα αρχεία απογραφής. Οι εργαζόμενοι μπορεί να πλαστογραφήσουν αναφορές ζημιών για να διεκδικήσουν ανύπαρκτα προϊόντα για προσωπικό όφελος. Οι ταμίες μπορεί επίσης να ακυρώνουν νόμιμες συναλλαγές πώλησης, προσποιούμενοι ότι ο πελάτης άλλαξε γνώμη. Στη συνέχεια θα μπορούσαν να κρατήσουν τα μετρητά ή να χρησιμοποιήσουν την ακυρωμένη απόδειξη για να διεκπεραιώσουν μια δόλια επιστροφή για τους ίδιους ή για κάποιον συνεργό τους. Αυτό το σχέδιο μπορεί επίσης να γίνει με επιστροφές εμπορευμάτων - επεξεργασία μιας επιστροφής χωρίς να παραλάβουν στην πραγματικότητα τα προϊόντα.

Τα οικονομικά είναι ένας άλλος τομέας που είναι πιο ευάλωτος στην κλοπή. Τα συστήματα απάτης εδώ είναι τα εξής: Η απάτη μπορεί να είναι η μεγαλύτερη απάτη που έχει συμβεί σε ένα κράτος μέλος:

• Κατάχρηση αναφέρεται στην υπεξαίρεση εμπιστευμένων κεφαλαίων ή περιουσιακών στοιχείων για προσωπικό όφελος. Ένας έμπιστος υπάλληλος μπορεί να εκτρέψει κεφάλαια της εταιρείας για δική του χρήση.

• Απάτη σε λογαριασμούς εξόδων περιλαμβάνει την υποβολή διογκωμένων ή πλαστών εκθέσεων εξόδων από τους υπαλλήλους για να διεκδικήσουν προσωπικά έξοδα ως επαγγελματικές δαπάνες.

• Χειραγώγηση οικονομικών αρχείων Οι εργαζόμενοι ενδέχεται να αλλοιώσουν τα οικονομικά αρχεία για να αποκρύψουν υπεξαιρέσεις ή άλλες μορφές κλοπής. Αυτές οι παραποιήσεις μπορεί να δυσχεράνουν τον εντοπισμό δόλιων δραστηριοτήτων και να έχουν σοβαρές νομικές συνέπειες.

  Περίπτωση 2. Μια θρασύτατη πράξη εσωτερικής κλοπής ήρθε στο φως της δημοσιότητας σε υποκατάστημα εταιρείας, όταν ένας πρώην υπάλληλος επικοινώνησε με τα κεντρικά γραφεία. Ο άνδρας διερωτήθηκε γιατί εξακολουθούσε να λαμβάνει φορολογικά έντυπα W-2 και να οφείλει φόρους για μισθούς που δεν απέκτησε ποτέ. Η έρευνα ανακάλυψε ότι ο γενικός διευθυντής είχε προσθέσει με δόλιο τρόπο τον πρώην υπάλληλο στο σύστημα μισθοδοσίας επί δύο χρόνια. Στη συνέχεια τσέπωσε το μισθό που καταβαλλόταν με το όνομα του ψεύτικου υπαλλήλου.

Η εργασία στον τομέα της φιλοξενίας συνδέεται συχνά με χαμηλές αποδοχές, κακές συνθήκες εργασίας, υπερβολικό άγχος και εξουθένωση από την επικοινωνία με τους πελάτες. Σε αυτές τις συνθήκες, ο εργαζόμενος μπορεί να μην αντισταθεί στον πειρασμό όταν παρουσιαστεί η ευκαιρία, όπως ένα ξεχασμένο πράγμα ή ένα ανοιχτό συρτάρι μετρητών.

Οι πιο συχνές κλοπές στη φιλοξενία περιλαμβάνουν:

• Κλοπή μετρητών από ταμεία είναι όταν οι υπάλληλοι μπορεί να κλέψουν μετρητά απευθείας από τα ταμεία εστιατορίων ή τα γραφεία υποδοχής ξενοδοχείων.

• Τσέπημα συμβουλών που προορίζονται για συναδέλφους: οι εργαζόμενοι που συγκεντρώνουν τα φιλοδωρήματα μπορεί να κλέψουν ένα μέρος που προορίζεται για τους συναδέλφους τους. Μια τέτοια συμπεριφορά δεν βλάπτει μόνο την επιχείρηση αλλά δημιουργεί επίσης ένταση και δυσπιστία μεταξύ του προσωπικού.

• Υπερχρέωση πελατών: οι υπάλληλοι ενδέχεται να προσθέσουν μη εξουσιοδοτημένα στοιχεία στους λογαριασμούς ή να διογκώσουν τις τιμές για προσωπικό όφελος.

  Περίπτωση 3. Τα εγκληματικά μυαλά εμφανίζονται στον κλάδο της φιλοξενίας, όπως ακριβώς και στο λιανικό εμπόριο, επινοώντας πολύπλοκα σχέδια με σκοπό το κέρδος, όπως στην ακόλουθη περίπτωση.

  Ο γενικός διευθυντής του ξενοδοχείου έλαβε ένα τηλεφώνημα παραπόνων από έναν επισκέπτη σχετικά με μια προηγούμενη διαμονή, ζητώντας επιστροφή χρημάτων. Μετά από μια σύντομη έρευνα, ανακάλυψε ότι η διαμονή του επισκέπτη έλειπε από το σύστημα, με το εν λόγω δωμάτιο να έχει επισημανθεί ως εκτός λειτουργίας λόγω καθαρισμού χαλιών εκείνη την ημέρα.

  Περαιτέρω έρευνα αποκάλυψε μια εντυπωσιακή ανακάλυψη: το προσωπικό του νυχτερινού ελέγχου και μια οικονόμος, που διατηρούσαν στενή σχέση, είχαν συνωμοτήσει για να τσεπώνουν πληρωμές από επισκέπτες που πλήρωναν μετρητά και έκαναν check in τη νύχτα για διαμονή μίας νύχτας. Ο νυχτερινός έλεγχος δεχόταν πληρωμές σε μετρητά, έκανε check in στους επισκέπτες και σημείωνε τα δωμάτια ως "εκτός λειτουργίας". Το πρωί, η καθαρίστρια καθάρισε το δωμάτιο και επανέφερε την κατάστασή του σε κενό/καθαρό.

  Αυτό το δόλιο σχέδιο συνεχίστηκε για πέντε χρόνια, χωρίς να εντοπιστεί από τη διοίκηση, και είχε ως αποτέλεσμα μια εκτιμώμενη απώλεια περίπου 100.000 δολαρίων.

Οι κλοπές γραφείου μπορεί να παίρνουν απροσδιόριστες μορφές και μερικές φορές να φαίνονται ασήμαντες- ωστόσο, μπορεί να οδηγήσουν σε σοβαρές συνέπειες για την επιχείρησή σας. Ακολουθούν τα πράγματα που συνήθως κλέβουν οι υπάλληλοι γραφείου:

• Προμήθειες γραφείου: Αν και φαινομενικά ασήμαντη, η συσσώρευση κλεμμένων προμηθειών γραφείου, όπως χαρτί, στυλό ή κασέτες τόνερ, μπορεί να οδηγήσει σε σημαντικό κόστος με την πάροδο του χρόνου. Ναι, η χρήση εκτυπωτών γραφείου για προσωπικούς σκοπούς θεωρείται επίσης κλοπή.

• Εξοπλισμός: Η κλοπή εξοπλισμού, όπως φορητοί υπολογιστές, ταμπλέτες ή εξειδικευμένα εργαλεία, μπορεί να διαταράξει τις λειτουργίες και να οδηγήσει σε παραβιάσεις δεδομένων.

• Παραβιάσεις δεδομένων: Οι εργαζόμενοι με πρόσβαση σε ευαίσθητες πληροφορίες ενδέχεται να κλέψουν δεδομένα πελατών, εμπορικά μυστικά ή πνευματική ιδιοκτησία. Αυτό μπορεί να έχει σοβαρές νομικές και οικονομικές επιπτώσεις για τις εταιρείες όλων των κλάδων, ιδίως για τις εταιρείες του χρηματοπιστωτικού και τεχνολογικού τομέα.

• Κλοπή χρόνου: Οι εργαζόμενοι που σπαταλούν χρόνο κατά τη διάρκεια της εργασίας τους, όπως τα υπερβολικά μεγάλα διαλείμματα ή οι προσωπικές τους δουλειές, ουσιαστικά κλέβουν τον εργοδότη τους. Η κλοπή χρόνου μπορεί να αποτελέσει πρόβλημα σε περιβάλλοντα όπου οι ώρες εργασίας δεν παρακολουθούνται αυστηρά.

Όπως και στο λιανικό εμπόριο και στα γραφεία, οι εργαζόμενοι στη μεταποίηση κλέβουν υλικά, εργαλεία ή τελικά προϊόντα για προσωπική χρήση ή μεταπώληση. Αυτές οι κλοπές μπορούν να διαταράξουν τα χρονοδιαγράμματα παραγωγής και να προκαλέσουν σημαντικές οικονομικές απώλειες.

Η κλοπή από υπαλλήλους μπορεί να επηρεάσει σημαντικά την επιχείρησή σας με διάφορους τρόπους, πολύ πέρα από τις προφανείς οικονομικές συνέπειες.

Σύμφωνα με την TechJury, το 75% των εργαζομένων έχουν κλέψει από τον εργοδότη τους τουλάχιστον μία φορά- πάνω από το 37% το έκαναν τουλάχιστον δύο φορές. Τρεις στους δέκα κλέφτες υπαλλήλους το κάνουν εδώ και χρόνια.

Ως αποτέλεσμα, η κλοπή από υπαλλήλους αφαιρεί από τις επιχειρήσεις το εκπληκτικό ποσό των 50 δισεκατομμυρίων δολαρίων ετησίως και προκαλεί πάνω από το 30% των πτωχεύσεων στις ΗΠΑ.

Η κλοπή από τους υπαλλήλους είναι η αιτία για το 28% των απωλειών αποθεμάτων και το 43% των χαμένων εσόδων στο λιανικό εμπόριο, ενώ κάθε ανέντιμος υπάλληλος κοστίζει στην επιχείρηση κατά μέσο όρο 1.551,66 δολάρια.

Ένα περιστατικό υπεξαίρεσης οδηγεί σε απώλειες 357.650 δολαρίων κατά μέσο όρο. Το ποσό αυτό περιλαμβάνει όχι μόνο άμεσες απώλειες από απάτη αλλά και έμμεσες, όπως έξοδα για απολύσεις και προσλήψεις υπαλλήλων, αυξημένες δαπάνες για ελέγχους και ασφάλεια και χαμένους πελάτες.

Η κλοπή χρόνου είναι ανεπαίσθητη και αθώα με την πρώτη ματιά, ωστόσο οδηγεί σε απτές απώλειες - περίπου 400 δισεκατομμύρια δολάρια ετησίως, επηρεάζοντας το 75% των επιχειρήσεων. Περισσότερο από το 40% των εργαζομένων διαπράττει μία ή άλλη μορφή κλοπής χρόνου, από τη διόγκωση των ωρών εργασίας τους έως τη λήψη συχνών διαλειμμάτων ενώ έχουν χρονομετρηθεί.

Η κλοπή από υπαλλήλους μπορεί να υπονομεύσει την εμπιστοσύνη των πελατών και να βλάψει τη φήμη της εταιρείας σας. Όταν οι πελάτες ανακαλύπτουν ότι οι υπάλληλοι κλέβουν, ανησυχούν για την ασφάλεια των πληροφοριών τους ή για τη συνολική ακεραιότητα της εταιρείας. Οι συνέπειες για τη φήμη περιλαμβάνουν επίσης χαμένους πελάτες, δυσπιστία των μετόχων και χαμηλότερα κέρδη.

Η εσωτερική κλοπή μπορεί να δημιουργήσει καχυποψία και δυσπιστία στο προσωπικό. Οι έντιμοι υπάλληλοι που ανακαλύπτουν την κλοπή μπορεί να αισθάνονται αποθαρρυμένοι και να αμφισβητούν τη δέσμευση της εταιρείας για δίκαιη μεταχείριση. Η κλοπή μπορεί να επηρεάσει αρνητικά το ηθικό και την εργασιακή κουλτούρα, να οδηγήσει σε αυξημένη αποχώρηση εργαζομένων και ακόμη και σε υψηλότερο κόστος πρόσληψης για να αντισταθμίσει τη χαλασμένη φήμη της εταιρείας.

Η καταπολέμηση της κλοπής εργαζομένων απαιτεί μια ολοκληρωμένη προσέγγιση που συνδυάζει προληπτικά μέτρα με αποτελεσματικές στρατηγικές ανίχνευσης. Ακολουθούν ορισμένα βασικά μέτρα που μπορείτε να λάβετε:

• Καθιέρωση σαφών και συνοπτικών εταιρικών πολιτικών που περιγράφουν την αποδεκτή και μη αποδεκτή συμπεριφορά. Θα πρέπει να αντιμετωπίζουν ρητά την κλοπή των εργαζομένων και τις συνέπειές της.
• Εφαρμογή συστήματος διαχωρισμού των καθηκόντων. Αυτό σημαίνει διαχωρισμό κρίσιμων καθηκόντων, όπως η έγκριση πληρωμών, ο χειρισμός μετρητών και η συμφωνία λογαριασμών, ώστε να ελαχιστοποιούνται οι ευκαιρίες ενός υπαλλήλου να διαπράξει και να αποκρύψει κλοπή.
• Διενέργεια τακτικών εσωτερικών ελέγχων για τον εντοπισμό τυχόν αποκλίσεων ή ύποπτων δραστηριοτήτων.

• Χρησιμοποιήστε κάμερες ασφαλείας σε στρατηγικά σημεία για την αποτροπή κλοπών και την παρακολούθηση της δραστηριότητας των εργαζομένων.
• Εφαρμογή συστημάτων ελέγχου πρόσβασης για τον περιορισμό της πρόσβασης σε ευαίσθητες περιοχές και πληροφορίες με βάση τους ρόλους και τις αρμοδιότητες εργασίας.
• Επενδύστε σε σύγχρονα συστήματα POS (Point-of-sale) με χαρακτηριστικά που παρακολουθούν τις μεμονωμένες συναλλαγές των εργαζομένων και αποτρέπουν μη εξουσιοδοτημένες ακυρώσεις ή εκπτώσεις.
• Το λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων, όπως το CleverControl, μπορεί να αποτελέσει ένα ακόμη εργαλείο για την άμυνά σας κατά της κλοπής από τους εργαζομένους. Αν και δεν πρέπει να αποτελεί τη μοναδική λύση, μπορεί να παρέχει πολύτιμες πληροφορίες σχετικά με τη δραστηριότητα των εργαζομένων. Παρακολουθώντας τη χρήση του υπολογιστή, το ιστορικό περιήγησης στο διαδίκτυο, τις πληκτρολογήσεις, τα στιγμιότυπα οθόνης και χρησιμοποιώντας την αναγνώριση προσώπου, μπορείτε να εντοπίσετε ύποπτη συμπεριφορά που μπορεί να δικαιολογεί περαιτέρω έρευνα. Επιπλέον, η επίγνωση της παρακολούθησης μπορεί να αποτρέψει όσους σκέφτονται να κλέψουν εξαρχής. Το λογισμικό που παρακολουθεί την παραγωγικότητα των εργαζομένων είναι επίσης ιδανικό για την καταπολέμηση της κλοπής χρόνου. Είναι ζωτικής σημασίας να εφαρμόζετε σαφείς πολιτικές και να λαμβάνετε τη συγκατάθεση των εργαζομένων πριν από τη χρήση τέτοιου λογισμικού.

• Προωθήστε μια εταιρική κουλτούρα που δίνει έμφαση στην ειλικρίνεια, την ακεραιότητα και τη δεοντολογική συμπεριφορά.
• Δώστε το παράδειγμα - επιδείξτε ηθική συμπεριφορά από την κορυφή προς τα κάτω.
• Δημιουργήστε κανάλια ανώνυμης αναφοράς για να ενθαρρύνετε τους εργαζόμενους να αναφέρουν ύποπτες παραβάσεις χωρίς το φόβο αντιποίνων.

• Διεξαγωγή τακτικών εκπαιδευτικών προγραμμάτων για την εκπαίδευση των εργαζομένων σχετικά με τις πολιτικές της εταιρείας όσον αφορά την κλοπή και την απάτη.
• Ενημερώστε τους εργαζόμενους για τους διάφορους τύπους κλοπής εργαζομένων και τις συνέπειές τους.
• Υπογραμμίστε τη σημασία της διαφύλαξης των περιουσιακών στοιχείων της εταιρείας και της προστασίας των ευαίσθητων πληροφοριών.

Εφαρμόζοντας αυτά τα προληπτικά και ανιχνευτικά μέτρα, μπορείτε να μειώσετε σημαντικά την ευπάθειά σας στην κλοπή από υπαλλήλους και να προστατεύσετε την επιχείρησή σας από τις καταστροφικές οικονομικές συνέπειες και τις συνέπειες για τη φήμη σας.

Η κλοπή εργαζομένων, αν και συχνά κρυφή, μπορεί να προκαλέσει σημαντική ζημία στην επιχείρησή σας. Οι οικονομικές απώλειες, η βλάβη της φήμης και η διάβρωση του ηθικού των εργαζομένων υπογραμμίζουν την κρίσιμη ανάγκη για προληπτικά μέτρα. Τα καλά νέα είναι ότι δεν είστε ανίσχυροι. Εφαρμόζοντας τις στρατηγικές που περιγράφονται σε αυτό το άρθρο, μπορείτε να οικοδομήσετε μια ενισχυμένη άμυνα κατά της κλοπής εργαζομένων.