Τάσεις παρακολούθησης εργαζομένων το 2024

2023 has been quite a ride for technology enthusiasts, with AI dominating a good amount of debates and conversations. It has also been a year where organisations have looked to improve upon their operational workflows in the backdrop of different working setups.

Ένα πράγμα όμως που παρέμεινε το ίδιο, ή ίσως έγινε ακόμη πιο βαθύ σε όλες τις συζητήσεις, είναι η έννοια της διασφάλισης άριστης παραγωγικότητας της εργασίας. Εδώ είναι που η χρήση των σωστών λύσεων παρακολούθησης των εργαζομένων γίνεται συνετή.

As enterprises strive to improve workplace productivity, they must be aware of what's transpiring in the employee monitoring space going into 2024.

Τα πράγματα εξελίσσονται για τα καλά!

According to Gartner, large organisations will dedicate more than $2.5 million annually to ensure privacy in the face of evolving regulations. The consulting giant also predicts that privacy regulations will guard 75% of the world population's personal data by 2024.

In the employee monitoring space, this has a significant bearing. The concept of employee surveillance has always been a matter of profound discourse across continents. That's why we see various regulations like GDPR in Europe and CCPA in the USA governing how organisations use employees' data. And this is understandable, considering the several security implications associated with the housing of sensitive data. There's also the "employee consent" element that needs to be considered here.

Επομένως, τι μπορεί να αναμένεται στο χώρο της παρακολούθησης των εργαζομένων, καθώς οι κανονισμοί για τα δεδομένα γίνονται μάλλον διαδεδομένοι και πιο αυστηροί; Λοιπόν, υπάρχουν δύο τρόποι να το δούμε:

• The strategic perspective in how organisations go about their employee monitoring activities

• The technology perspective that takes into account the underlying technical infrastructure and how it lends security support to the surveillance initiatives

Στρατηγική προοπτική

Από την πλευρά της επιχειρησιακής στρατηγικής, περισσότεροι οργανισμοί θα τείνουν προς:

• Ολοκληρωμένη ανάπτυξη πολιτικής που λαμβάνει υπόψη τους νομικούς και ηθικούς περιορισμούς της επιτήρησης των εργαζομένων

• Involving employees in discussions about monitoring productivity. Fostering trust and transparency will be key here because employees would want their personal data to be private, and understandably so. In a recent survey, about 93% of employees displayed concern about their personal data in the face of distributed working models. Although this survey was specific to India, it would be safe to assume that this is, in fact, a reflection of what's ahead for the world.

• αναζήτηση εξωτερικών συμβουλών από εμπειρογνώμονες για την αξιολόγηση των πρακτικών παρακολούθησης των εργαζομένων και για να διαπιστωθεί αν αυτές είναι σύμφωνες με τους εξελισσόμενους κανονισμούς

• Τακτική επανεξέταση των βελτιώσεων της παραγωγικότητας σε όλους τους τομείς για να κατανοηθεί αν η πρακτική λειτουργεί και τι πρέπει να βελτιωθεί για να διασφαλιστεί το απόρρητο των δεδομένων

Τεχνολογική προοπτική

Η συζήτηση για το σύννεφο έναντι της επιτόπιας χρήσης μαίνεται εδώ και χρόνια. Ως επί το πλείστον, οι on-premise λύσεις έχουν περάσει σε δεύτερη μοίρα λόγω των πολλαπλών πλεονεκτημάτων όσον αφορά την ευελιξία, την επεκτασιμότητα, την προσβασιμότητα κ.λπ. που προσφέρει το cloud.

However, there's a growing trend of organisations now preferring on-premise solutions for use cases where sensitive data is involved. To substantiate this further, we've seen some of our clients and potential clients inclining towards CleverControl On-Premise — a full-blown employee monitoring platform with all the functionalities of its cloud counterpart.

Αυτή η τάση μπορεί να αποδοθεί στο γεγονός ότι οι επιτόπιες εφαρμογές επιτρέπουν στις επιχειρήσεις να αποθηκεύουν τα δεδομένα στο εσωτερικό τους και να χαράζουν μια συγκεκριμένη στρατηγική για το χειρισμό των πληροφοριών. Συνήθως είναι καλύτερα εξοπλισμένες με μια τέτοια λύση όταν δραστηριοποιούνται σε ιδιαίτερα ρυθμιζόμενους τομείς, όπως η υγειονομική περίθαλψη, η χρηματοοικονομική κ.λπ.

Αυτό δεν σημαίνει ότι οι εφαρμογές νέφους είναι λιγότερο σημαντικές. Στην πραγματικότητα, είναι οι λύσεις που επιλέγονται εδώ και αρκετά χρόνια και το εμπόδιο εισόδου για τη χρήση ενός προγράμματος παρακολούθησης υπαλλήλων που τροφοδοτείται από το σύννεφο είναι αρκετά χαμηλό. Όμως, ορισμένοι οργανισμοί έχουν επίσης αρχίσει να διερευνούν τις επιλογές στο on-premise κομμάτι, και αυτό θα μπορούσε να σημάνει μια σαφή τάση στις υποδομές πληροφορικής για το 2024.

This year, Microsoft announced the integration of Copilot (the Generative AI solution) with the Microsoft Power Platform. The Power Platform constitutes a variety of apps associated with coding, website creation, etc.

Αλλά για να κρατήσουμε την τρέχουσα συζήτηση συγκεκριμένη, ας επικεντρωθούμε σε μία από τις εφαρμογές, δηλαδή στο Power BI. Πρόκειται για μια δημοφιλή λύση επιχειρηματικής ευφυΐας. Η εισαγωγή του Copilot στο Power BI σήμαινε δύο πράγματα:

• Οι χρήστες μπορούν απλώς να περιγράψουν τις πληροφορίες που αναζητούν μέσω δηλώσεων/ερωτήσεων και το Power BI θα παρουσιάσει αμέσως τα πιο συναφή δεδομένα.
• Το Copilot θα δημιουργήσει εξαιρετικά εξατομικευμένες περιλήψεις και αναφορές των πρωτοβουλιών ανάλυσης που έχει αναλάβει μια επιχείρηση.

Τώρα, σκεφτείτε το πεδίο της επιτήρησης των εργαζομένων. Οι οργανισμοί επιδιώκουν πάντοτε να βελτιώσουν τη λειτουργική αποδοτικότητα, μειώνοντας τη σπατάλη χρόνου και προσπάθειας. Έχουν θέσει σε εφαρμογή λύσεις παρακολούθησης των εργαζομένων που δημιουργούν πληροφορίες με βάση τα πρότυπα παραγωγικότητας. Αλλά τώρα, μπορούν να κάνουν περισσότερα με λιγότερα.

Οι οργανισμοί θα μπορούν πλέον να αλληλεπιδρούν με το εργαλείο σε φυσική γλώσσα, να αναζητούν πολύ συγκεκριμένες γνώσεις (με τη μορφή οπτικοποιήσεων) και να κάνουν καταιγισμό ιδεών με το εργαλείο για να καταστρώσουν ένα στρατηγικό σχέδιο για, ας πούμε, να ενισχύσουν ακόμη περισσότερο την παραγωγικότητα των εργαζομένων.

Υπό αυτό το πρίσμα, παραθέτουμε ορισμένα παραδείγματα σεναρίων που μπορεί να συμβούν πολύ σύντομα:

• Imagine engaging with the employee monitoring tool in natural language and being very specific with your queries—for example—"What are the productivity improvements for Team A in October as compared to September and August?"
• Φανταστείτε τη λύση παρακολούθησης να ειδοποιεί αυτόματα για αιχμές παραγωγικότητας ή κλοπή χρόνου, παράλληλα με μια λογική που θα μπορούσε να αφήσει κάτι τέτοιο να συμβεί. Δεν απαιτείται χειροκίνητη διαμόρφωση!
• Φανταστείτε τη δημιουργία υπερ-εξατομικευμένων αναφορών παραγωγικότητας για διαφορετικά τμήματα με το πάτημα ενός κουμπιού.

Πράγματι, οι δυνατότητες είναι πολλαπλές. Φυσικά, αυτό δεν σημαίνει ότι ο χώρος θα εξελιχθεί ακριβώς όπως περιγράφουν τα σενάρια. Τα πάντα θα εξαρτηθούν από το τι αναζητούν οι χρήστες και πώς η ένταξη της Gen AI είναι σε θέση να το αντιμετωπίσει αυτό, λειτουργώντας παράλληλα εντός της υφιστάμενης τεχνολογικής εγκατάστασης. Ωστόσο, ένα πράγμα είναι σαφές: θα υπάρξει μεγάλη προστιθέμενη αξία.

For the sake of optimism, this prediction from McKinsey is one to abide by:

"Generative AI could add the equivalent of $2.6 trillion to $4.4 trillion annually across the 63 use cases we analysed—by comparison, the United Kingdom's entire GDP in 2021 was $3.1 trillion."

The good thing about employee surveillance today is that it's not just about bringing forth a set of performance metrics and basing every decision on that. In our conversations with C-level executives, we have seen them realise and relay that there may be different reasons for low productivity—professional and personal. They also consider how the workplace models have changed over the past two or three years. And so, not everything needs to be the same.

Πώς μπορεί λοιπόν να εξελιχθεί η προοδευτική παρακολούθηση στο μέλλον;

Ανταλλαγή ανατροφοδότησης σε πραγματικό χρόνο

Safe to say, the annual, bi-annual, and even quarterly reviews are losing their sheen in the face of real-time feedback mechanisms. The employee monitoring solutions today facilitate extensive data analysis. Through the help of AI, they can also aid in predictive analytics. Such insights can easily inform what improvements need to be made and where employees have performed well.

Η χρήση αυτών των πληροφοριών για να διεξάγεται διάλογος σε πραγματικό χρόνο με τους εργαζομένους είναι το κλειδί για την εισαγωγή ενός κλίματος διαφάνειας και κινήτρων. Με αυτόν τον τρόπο, η παρακολούθηση των εργαζομένων δεν φαίνεται να είναι μια προβληματική προσπάθεια στα μάτια των εργαζομένων. Αντίθετα, τη βλέπουν ως μια βιώσιμη παρέμβαση για την ανάδειξη του καλύτερου εαυτού τους.

Πειραματισμός με μη παραδοσιακές μεθόδους

At the start of this year, we published a study about an extra day off helped increase employee productivity by 5%. We surveyed several of our clients who experimented with the 4-day workweek to understand if they had seen any potential improvements that the media has been raving about. The findings were intriguing. In fact, one of the clients reported the active time to have increased to 79% from 71% within one week of implementation.

Το CleverControl ήταν σημαντικός παράγοντας καθ' όλη τη διάρκεια αυτού του πειράματος, επειδή οι πελάτες μας τεκμηρίωναν όλες τις βελτιώσεις της παραγωγικότητας αναλύοντας τον ενεργό και ανενεργό χρόνο που καταγραφόταν στη λύση.

Στο τέλος του πειράματος, πολλές επιχειρήσεις σημείωσαν σημαντική βελτίωση της παραγωγικότητας. Ο πειραματισμός, υποστηριζόμενος από μια λύση παρακολούθησης, άνοιξε το δρόμο για πρωτοφανείς γνώσεις σχετικά με το τι θα μπορούσε να λειτουργήσει καλά για το εργατικό δυναμικό.

Στο μέλλον, καθώς οι λύσεις παρακολούθησης των εργαζομένων θα γίνονται πιο εξελιγμένες, οι οργανισμοί θα έχουν μεγαλύτερη ελευθερία κινήσεων για να δουν αν διαφορετικές ρυθμίσεις θα μπορούσαν να λειτουργήσουν καλά για την εμπλοκή και την παρακίνηση των εργαζομένων. Για εκείνους που θα αναλάβουν την πρωτοβουλία αυτού του πειραματισμού, θα ανοίξει ο δρόμος για την προοδευτική παρακολούθηση το 2024 και μετά.

A lot can be thought of in terms of the employee monitoring trends that can transpire over the next few years. Technological interventions like predictive analytics, Generative AI, facial recognition, and more are already making their way into surveillance solutions. But there is also the qualitative side, where organisations need to ensure that their internal policies are in line with what their employees expect, especially in the face of distributed working models.

Striking a balance between the two will help enterprises leverage the potential of new-age employee monitoring solutions in amplifying productivity to a great extent.

Interested in learning more? Book a strategy call with our experts today.

Already decided on adopting an employee monitoring solution? Sign up for a free trial of CleverControl.