Παρακολούθηση ή επιτήρηση εργαζομένων;

Η διαχείριση του χρόνου είναι ένα πολύ σημαντικό μέρος της οργάνωσης της διαδικασίας εργασίας σε κάθε εταιρεία. Ωστόσο, αν ορισμένοι διευθυντές τείνουν να κλείνουν τα μάτια στις ελευθερίες ορισμένων εργαζομένων, άλλοι χρησιμοποιούν τη μέθοδο του απόλυτου ελέγχου. Ποια προσέγγιση όμως είναι πιο παραγωγική και δεν πάει πολύ μακριά, μπορείτε να μάθετε από αυτό το άρθρο.

Σύμφωνα με τους ειδικούς, υπάρχουν τρεις τύποι εργαζομένων σε κάθε εταιρεία. Είναι οι ειδικοί με υψηλές επιδόσεις, οι μέτριοι υπάλληλοι που εκτελούν τα καθήκοντά τους "ΟΚ" και εκείνοι που δεν μπορούν να εκπληρώσουν τα σχέδια και παραβιάζουν τακτικά την πειθαρχία. Και σε κάθε έναν από αυτούς τους υπαλλήλους τα στελέχη πρέπει να έχουν διαφορετική προσέγγιση. "Είναι σαφές ότι μπορείτε να κάνετε τα στραβά μάτια σε σπάνιες περιπτώσεις αργοπορίας πολύτιμων επαγγελματιών υπαλλήλων", λέει η καθηγήτρια διοίκησης επιχειρήσεων Sara Ramos, "όσον αφορά τη δεύτερη κατηγορία πρέπει να παρακολουθείτε κάθε αργοπορία, να ανακαλύπτετε τον λόγο της και, ανάλογα με το πόσο σημαντικός είναι ο λόγος, να λαμβάνετε την κατάλληλη απόφαση. Η επίπληξη είναι δυνατή σε αυτές τις περιπτώσεις.

Εάν ο εργαζόμενος καθυστερεί επανειλημμένα και ο λόγος είναι ασήμαντος, η επίπληξη μπορεί να παρακινήσει τον εργαζόμενο να διορθώσει τη συμπεριφορά του και να βελτιώσει την ποιότητα της εργασίας του. Η αγνόηση αυτών των γεγονότων, αντίθετα, θα αποτελέσει το κίνητρο για περαιτέρω αμέλεια και την επακόλουθη αργοπορία. Εάν ο λόγος της αργοπορίας είναι βάσιμος, ο εργαζόμενος μπορεί να συγχωρεθεί". Θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε μια διαφορετική τακτική με τους συνεπείς παραβάτες της πειθαρχίας. Σε αυτή την περίπτωση, απαιτείται επίπληξη, αλλά με ανατροφοδότηση. "Ο επιτρεπόμενος αριθμός παραβιάσεων πειθαρχίας είναι διαφορετικός σε κάθε εταιρεία, πρέπει να διέπεται από τον Κώδικα Επιχειρηματικής Δεοντολογίας και τα εταιρικά πρότυπα", λέει η Sara Ramos, "Όσο περισσότερο υπάρχουν ατομικές ερμηνείες σχετικά με το θέμα αυτό, τόσο περισσότερο προκαλεί αμελείς υπαλλήλους".

Οι ειδικοί σημειώνουν ότι το ζητούμενο δεν είναι το χρονικό διάστημα για το οποίο ο εργαζόμενος καθυστερεί, αλλά η κανονικότητα της αργοπορίας. Αυτό είναι που τελικά οδηγεί σε μείωση της παραγωγικότητας. "Η αργοπορία μπορεί να είναι είτε συστηματική είτε μια σπάνια εξαίρεση στη συμπεριφορά του εργαζομένου", λέει ο blogger Jesse Allen, "Η τιμωρία γι' αυτήν είναι κατάλληλη όταν ο εργαζόμενος το κάνει επανειλημμένα και δεν έχει λάβει κανένα μέτρο για να εξαλείψει τους λόγους της αργοπορίας. Ωστόσο, συνιστάται μερικές φορές να βοηθήσετε τον εργαζόμενο να καταλάβει τους λόγους και να τον βοηθήσετε να βελτιώσει την ακρίβεια".

Εκτός από την αργοπορία, η παραγωγικότητα μπορεί να μειωθεί σημαντικά από το γεγονός ότι οι εργαζόμενοι αναφέρουν προσωπικά θέματα κατά τη διάρκεια του ωραρίου εργασίας. Όπως επισημαίνουν στελέχη, οι πιο "πολυμήχανοι" εργαζόμενοι μπορούν ακόμη και να ξεκινήσουν τη δική τους επιχείρηση και να αφαιρέσουν πόρους από την εταιρεία, όπως για παράδειγμα να κλέψουν πελάτες. "Η δραστηριότητα οποιουδήποτε εργαζομένου μπορεί να είναι τόσο παραγωγική όσο και μη παραγωγική", λέει ο επικεφαλής του έργου CleverControl, Christopher Hughes: "Αν ο υπεύθυνος SMM-marketing περνάει χρόνο στο Facebook, εργάζεται προς την κατεύθυνση της ανάπτυξης της εταιρείας. Και αν το ίδιο κάνει ένας προγραμματιστής, είναι προσωπικό θέμα. Με τον ίδιο τρόπο, οι ιστοσελίδες αναζήτησης εργασίας όταν τις επισκέπτεται ένας διευθυντής ανθρώπινου δυναμικού γίνονται εργαλείο για την επίλυση των προβλημάτων της εταιρείας, αλλά όταν τις επισκέπτεται ένας πωλητής γίνονται σημάδι της πρόθεσης του εργαζομένου να φύγει". Έτσι, για κάθε επάγγελμα υπάρχει ο δικός του κατάλογος παραγωγικών και μη παραγωγικών προγραμμάτων και ιστοσελίδων.

Για την παρακολούθηση των εργαζομένων τα στελέχη μπορούν να χρησιμοποιούν ειδικά συστήματα για τη συλλογή πληροφοριών σχετικά με τους υφισταμένους τους. Η μέθοδος αυτή είναι ιδιαίτερα σημαντική για τους υπαλλήλους των κλάδων πληροφορικής και SMM. "Οι ιδιαιτερότητες της εργασίας του SMM-manager είναι ότι το αποτέλεσμα κάθε βήματος μπορεί να παρακολουθείται αρκετά μπροστά", λέει ο Jesse Allen, "δεν χρειάζεται καν να αποσπάσετε την προσοχή του υπαλλήλου, επειδή τα στατιστικά στοιχεία είναι ανοιχτά και ενημερώνονται συνεχώς. Είναι σαφές πότε είναι πιο ενεργός καθώς και ανενεργός. Επιπλέον, το αποτέλεσμα είναι σαφώς ορατό, γεγονός που επιτρέπει την πραγματοποίηση προσαρμογών". Η ίδια η παρακολούθηση είναι αόρατη για τον εργαζόμενο, οπότε δεν μπορεί να πει σε ποιες ακριβώς στιγμές πραγματοποιήθηκε ο έλεγχος και υποθέτει ότι είναι συνεχής. Αυτό αποτελεί κίνητρο για να εργάζεται πάντα αποτελεσματικά.

"Σε συζητήσεις με τους πελάτες μας έχουμε προσδιορίσει ένα είδος ορίου - το 80% του χρόνου εργασίας θα πρέπει να δαπανάται για τα εργασιακά καθήκοντα", λέει ο Κρίστοφερ Χιουζ, "ο υπόλοιπος χρόνος μπορεί να δαπανάται για διαλείμματα, προσωπικά θέματα και αναψυχή. Παρεμπιπτόντως, είναι απαραίτητο να ενθαρρύνουμε τους εργαζόμενους να μην ξεκουράζονται μπροστά στους υπολογιστές τους. Είναι καλύτερο να βγαίνουν έξω και να παίρνουν καθαρό αέρα".

Για να μην το παρακάνετε με την παρακολούθηση των εργαζομένων και να μην θεωρηθείτε εκτελεστικός τύραννος, οι ειδικοί συνιστούν να χρησιμοποιείτε τα συστήματα παρακολούθησης μόνο για τη βελτιστοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών, αλλά όχι για να τιμωρείτε ή να κατηγορείτε τους εργαζομένους. "Εάν ένας υπάλληλος ξοδεύει πολύ χρόνο σε ιστότοπους ψυχαγωγίας, θα πρέπει να του δώσετε περισσότερα καθήκοντα εργασίας, - λέει ο ιδρυτής του StarrCounter Jacob Rogers. - Εάν ένας εργαζόμενος αργεί πάντα στη δουλειά, δεν μένει ποτέ μέχρι αργά στο γραφείο και δεν εκπληρώνει εγκαίρως τα καθήκοντα που του έχουν ανατεθεί, τότε είναι πολύ πίσω από τους συναδέλφους του και δεν αξίζει μπόνους. Και αν θα ειδοποιηθεί σχετικά στην αρχή του μήνα, τότε αυτός ο εργαζόμενος πιθανώς θα προσπαθήσει να μην κάνει λάθη. Επομένως, για να μην το παρακάνουμε με την παρακολούθηση, είναι απαραίτητο να απαλλάξουμε τους εργαζόμενους από όλους τους φόβους και τις παρεξηγήσεις στο στάδιο της εφαρμογής του συστήματος, ώστε να καθιερωθούν σαφείς κανόνες και σκοπός της χρήσης αυτής της παρακολούθησης". Σε κάθε περίπτωση, τα πρότυπα παρακολούθησης των εργαζομένων που υιοθετεί η εταιρεία δεν πρέπει να προκαλούν διαμαρτυρίες στην ομάδα.

"Ένας εργαζόμενος πρέπει να το μάθει κατά τη διαδικασία πρόσληψης και, ως εκ τούτου, να αποδεχτεί τους κανόνες. Δεν υπάρχει παραγωγικότητα χωρίς έλεγχο, και αυτός πρέπει να διαμορφώνεται λεπτομερώς για να εξοικονομείται χρόνος. Η τιμωρία για μια παραβίαση πρέπει να είναι αναπόφευκτη, καθώς και η ανταμοιβή για την καλή απόδοση", λέει ο Jesse Allen.