Λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων στο Τέξας: και ομοσπονδιακούς νόμους: Συμμόρφωση με τους πολιτειακούς και ομοσπονδιακούς νόμους

Σε ομοσπονδιακό επίπεδο, η κύρια νομοθεσία που διέπει την παρακολούθηση των ηλεκτρονικών επικοινωνιών είναι ο νόμος του 1986 για το απόρρητο των ηλεκτρονικών επικοινωνιών (ECPA). Απαγορεύει γενικά την εκούσια υποκλοπή ενσύρματων, προφορικών και ηλεκτρονικών επικοινωνιών. Ωστόσο, υπάρχουν εξαιρέσεις για τους εργοδότες. Οι εργοδότες είναι ελεύθεροι να παρακολουθούν τις ηλεκτρονικές επικοινωνίες σε συσκευές που ανήκουν στην εταιρεία κατά τη συνήθη πορεία της επιχείρησης ή με τη συγκατάθεση του εργαζομένου. Η παρακολούθηση ιδιωτικών συνομιλιών γενικά απαγορεύεται.

Όσον αφορά τους πολιτειακούς νόμους, οι εργοδότες του Τέξας θα πρέπει να εξετάσουν το νόμο του 2019 για την προστασία της ιδιωτικής ζωής στο Τέξας. Σύμφωνα με αυτόν, οι εργοδότες πρέπει να ενημερώνουν τους εργαζομένους πότε και πώς παρακολουθούνται οι δραστηριότητές τους. Με άλλα λόγια, αν και η παρακολούθηση επιτρέπεται, οι εργαζόμενοι πρέπει να ενημερώνονται για τη φύση και την έκταση των πρακτικών παρακολούθησης.

Οι πρακτικές που μπορεί να θεωρηθούν παρεμβατικές, δηλαδή η παρακολούθηση με βίντεο και ήχο, επιτρέπονται αλλά με περιορισμούς. Ενώ η νομοθεσία του Τέξας επιτρέπει γενικά τη βιντεοεπιτήρηση σε δημόσιους χώρους εργασίας χωρίς τη συγκατάθεση του εργαζομένου, η ηχογράφηση απαιτεί τουλάχιστον την άδεια ενός μέρους (δηλαδή ο καταγραφέας πρέπει να συμμετέχει στη συνομιλία ή να έχει τη συγκατάθεση ενός συμμετέχοντος). Η παρακολούθηση ιδιωτικών χώρων ή προσωπικών συσκευών/λογαριασμών απαιτεί τη ρητή συγκατάθεση του εργαζομένου.

Το Τέξας αναγνωρίζει επίσης το δικαίωμα του κοινού δικαίου στην ιδιωτική ζωή και την αδικοπραξία της παραβίασης της ιδιωτικής ζωής, συγκεκριμένα την "εισβολή στην απομόνωση". Για να επικαλεστεί παραβίαση, ο εργαζόμενος πρέπει να αποδείξει μια σκόπιμη και άκρως προσβλητική εισβολή σε ιδιωτικές υποθέσεις όπου υπάρχει εύλογη προσδοκία ιδιωτικότητας. Για παράδειγμα, χώροι όπως τα αποδυτήρια και οι τουαλέτες εμπίπτουν στην κατηγορία των εύλογων προσδοκιών ιδιωτικότητας. Ταυτόχρονα, οι προσωπικές συνομιλίες σε συσκευές που ανήκουν στην εταιρεία δεν ανήκουν.

Οι συγκεκριμένες πρακτικές παρακολούθησης συνοψίζονται στον ακόλουθο πίνακα:

Λαμβάνοντας υπόψη τους πολιτειακούς και ομοσπονδιακούς κανονισμούς, οι βέλτιστες πρακτικές για τους οργανισμούς του Τέξας που χρησιμοποιούν λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων θα είναι:

• Οι εργοδότες θα πρέπει να καθορίσουν τον στόχο της παρακολούθησης και το εύρος των δραστηριοτήτων που θα παρακολουθούνται για την επίτευξη του στόχου αυτού. Η παρακολούθηση θα πρέπει να περιορίζεται σε αυτές τις συγκεκριμένες δραστηριότητες.
• Οι εργοδότες θα πρέπει να εξετάζουν προσεκτικά την παρακολούθηση σε περιπτώσεις όπου τα όρια μεταξύ εργασίας και ιδιωτικής ζωής είναι δυσδιάκριτα, όπως για παράδειγμα, στα γραφεία στο σπίτι ή στις πολιτικές για τη μεταφορά των δικών σας συσκευών.
• Οι οργανισμοί θα πρέπει να χρησιμοποιούν λιγότερο παρεμβατικές μεθόδους παρακολούθησης, όπου αυτό είναι δυνατόν. Για παράδειγμα, οι διευθυντές μπορούν να ρυθμίσουν λογισμικό παρακολούθησης για να αποκλείουν ανεπιθύμητους ιστότοπους και μέσα κοινωνικής δικτύωσης αντί να παρακολουθούν σχολαστικά το ιστορικό του διαδικτύου και των συνομιλιών.
• Οι εργοδότες θα πρέπει να δημιουργούν λεπτομερείς πολιτικές παρακολούθησης και να τις θέτουν στη διάθεση όλων των εργαζομένων που επηρεάζονται. Τα έγγραφα αυτά θα πρέπει να περιγράφουν ποια δεδομένα συλλέγονται, τους όρους αποθήκευσης, τους σκοπούς της παρακολούθησης και τα άτομα που μπορούν να έχουν πρόσβαση στα δεδομένα. Οι οργανισμοί θα πρέπει να επανεξετάζουν τακτικά τις πολιτικές παρακολούθησης, με διαβούλευση μεταξύ των επαγγελματιών του ανθρώπινου δυναμικού και των νομικών, ώστε να διασφαλίζουν ότι συμμορφώνονται με την ισχύουσα νομοθεσία.
• Οι εργοδότες του Τέξας θα πρέπει να ενημερώνουν τους εργαζομένους για τις πρακτικές παρακολούθησης και, ιδανικά, να λαμβάνουν τη γραπτή συγκατάθεσή τους. Παρόλο που η συγκατάθεση δεν είναι πάντα απαραίτητη, η λήψη της βοηθά στη διαχείριση των προσδοκιών των εργαζομένων και ενισχύει τη νομική υπεράσπιση του εργοδότη έναντι αξιώσεων προστασίας της ιδιωτικής ζωής.
• Το δίκαιο του Τέξας, όπως και το ομοσπονδιακό δίκαιο, αναγνωρίζει ότι ορισμένοι τομείς είναι εγγενώς ιδιωτικοί. Οι χώροι όπου οι εργαζόμενοι έχουν υψηλές προσδοκίες ιδιωτικότητας, όπως τα αποδυτήρια ή οι τουαλέτες, είναι παράνομο να παρακολουθούνται. Ενώ οι εργοδότες μπορεί να επιτρέπεται να παρακολουθούν σε αίθουσες διαλείμματος ή κοινόχρηστους χώρους με ειδοποίηση, θα πρέπει να διασφαλίζουν ότι η παρακολούθηση δεν είναι υπερβολικά παρεμβατική ή ενοχλητική.
• Οι υπάλληλοι του Τέξας δεν πρέπει να έχουν πρόσβαση ή να παρακολουθούν τις προσωπικές συσκευές των υπαλλήλων, όπως φορητούς υπολογιστές ή τηλέφωνα, χωρίς τη ρητή συγκατάθεση του ιδιοκτήτη, ακόμη και αν η συσκευή χρησιμοποιείται για την εργασία. Ομοίως, δεν επιτρέπεται η παρακολούθηση των προσωπικών λογαριασμών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μέσων κοινωνικής δικτύωσης ενός υπαλλήλου, ακόμη και αν ο υπάλληλος έχει πρόσβαση σε αυτά από υπολογιστή της εταιρείας.
• Οι εργοδότες μπορούν να παρακολουθούν τη θέση των οχημάτων και των συσκευών που ανήκουν στην εταιρεία, εφόσον ενημερώνουν τους εργαζομένους για την παρακολούθηση και αποκτούν τη συγκατάθεσή τους.
• Πριν από την εφαρμογή νέων εντύπων παρακολούθησης, οι εργοδότες θα πρέπει να αξιολογούν τις πιθανές επιπτώσεις τους και να διαβουλεύονται με τις ρυθμιστικές αρχές προστασίας της ιδιωτικής ζωής και τα συμβούλια εργασίας.

Εάν οι εργοδότες του Τέξας εξετάσουν προσεκτικά τόσο τους ομοσπονδιακούς όσο και τους πολιτειακούς νόμους και εφαρμόσουν σαφώς καθορισμένες, διαφανείς πολιτικές παρακολούθησης, το λογισμικό παρακολούθησης των εργαζομένων θα γίνει ο ισχυρός σύμμαχός τους στην ενίσχυση της παραγωγικότητας και της ασφάλειας της εταιρείας.