Λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων στην Καλιφόρνια: Καλιφόρνια: Νομικές απαιτήσεις και βέλτιστες πρακτικές

Το άρθρο Ι, παράγραφος 1 του Συντάγματος της Καλιφόρνιας δηλώνει ότι η ιδιωτική ζωή αποτελεί αναφαίρετο δικαίωμα όλων των ανθρώπων. Ωστόσο, τα δικαιώματα προστασίας της ιδιωτικής ζωής δεν είναι τόσο απόλυτα στον εργασιακό χώρο, διότι μπορεί να επικαλύπτονται με τα νόμιμα συμφέροντα της επιχείρησης, όπως η διατήρηση της παραγωγικότητας και της ασφάλειας.

Αυτές οι συγκρούσεις συμφερόντων ρυθμίζονται από τα εξής:

• Νόμος της Καλιφόρνιας για την παραβίαση του απορρήτου (CIPA). Η CIPA απαγορεύει την υποκλοπή ή την καταγραφή εμπιστευτικών συνομιλιών σε όλες τις μορφές τους χωρίς τη συγκατάθεση όλων των μερών. Στις μορφές αυτές περιλαμβάνονται οι τηλεφωνικές κλήσεις, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τα άμεσα μηνύματα. Ο CIPA απαγορεύει στους οργανισμούς να καταγράφουν κρυφά ακόμη και συνομιλίες που σχετίζονται με την εργασία (π.χ. τηλεφωνικές κλήσεις με πελάτες) χωρίς τη συγκατάθεση του εργαζομένου και του πελάτη. Η συγκατάθεση αυτή πρέπει να είναι ρητή και να τεκμηριώνεται. Η απλή αναφορά σε μια γενική πολιτική ότι μπορεί να υπάρξει παρακολούθηση ενδέχεται να μην είναι επαρκής για τη διαπίστωση έγκυρης συγκατάθεσης σε όλες τις περιπτώσεις.

• Τμήμα 435 του Εργατικού Κώδικα της Καλιφόρνιας απαγορεύει στους εργοδότες να ζητούν πληροφορίες από τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης των εργαζομένων ή των υποψηφίων.

• Νόμος της Καλιφόρνιας για το απόρρητο των καταναλωτών (CCPA) και Νόμος της Καλιφόρνιας για τα δικαιώματα απορρήτου (CPRA) επικεντρώνονται κυρίως στα δεδομένα των καταναλωτών, αλλά επεκτείνουν ορισμένα δικαιώματα στους εργαζόμενους ως κατοίκους της Καλιφόρνιας. Συγκεκριμένα, οι επιχειρήσεις πρέπει να ενημερώνουν τους εργαζομένους σχετικά με το ποιες πληροφορίες τους συλλέγονται, γιατί, πώς χρησιμοποιούνται, καθώς και για τα δικαιώματά τους να έχουν πρόσβαση, να διαγράφουν και να μην χρησιμοποιούν τις προσωπικές τους πληροφορίες.

• Εύλογη προσδοκία ιδιωτικότητας υποδηλώνει ότι η νομιμότητα της παρακολούθησης εξαρτάται συχνά από το κατά πόσον ο εργαζόμενος αναμένει εύλογα την προστασία της ιδιωτικής ζωής στο χώρο ή σε μια μέθοδο επικοινωνίας. Μια σαφώς κοινοποιούμενη πολιτική παρακολούθησης μπορεί να μειώσει ελαφρώς αυτή την προσδοκία. Ωστόσο, ακόμη και μια τέτοια πολιτική δεν μπορεί να επιτρέψει στους εργοδότες να παρακολουθούν χώρους όπου οι εργαζόμενοι αναμένουν πάντα την ιδιωτικότητα, όπως οι τουαλέτες ή οι αίθουσες διαλείμματος.

Οι εύλογες προσδοκίες ιδιωτικότητας μπορεί να διαφέρουν σημαντικά ανάλογα με την παρακολουθούμενη συσκευή και την περιοχή. Για παράδειγμα, οι εργαζόμενοι αναμένουν φυσικά λιγότερη ιδιωτικότητα σε κοινούς ανοικτούς χώρους, όπως οι θέσεις εργασίας ή οι αίθουσες συσκέψεων, ιδίως όταν ο εργοδότης παρέχει διαφανή πολιτική παρακολούθησης. Αντίθετα, τα προσωπικά γραφεία, οι προσωπικές θυρίδες και, φυσικά, οι τουαλέτες και τα αποδυτήρια είναι οι περιοχές όπου οι εργαζόμενοι αναμένουν υψηλό επίπεδο ιδιωτικότητας.

Παρόμοια αρχή ισχύει και για τις συσκευές παρακολούθησης. Η παρακολούθηση φορητών υπολογιστών, τηλεφώνων και άλλων συσκευών που ανήκουν στην εταιρεία είναι γενικά πιο αναμενόμενη και νομικά υπερασπίσιμη. Ταυτόχρονα, η παρακολούθηση προσωπικών συσκευών, ειδικά εκτός ωραρίου εργασίας ή με τη συμμετοχή προσωπικών λογαριασμών, θεωρείται στις περισσότερες περιπτώσεις "όχι".

Συνοψίζοντας, οι εργοδότες της Καλιφόρνιας μπορούν να παρακολουθούν:

• Συσκευές και πλατφόρμες που ανήκουν στην εταιρεία και επικοινωνίες που σχετίζονται με την εργασία σε αυτές.

• Απόδοση των εργαζομένων εντός λογικών ορίων.

• Τοποθεσία οχημάτων ή συσκευών που ανήκουν στην εταιρεία.

• Συμμόρφωση με τις πολιτικές ασφαλείας, τον εταιρικό κώδικα συμπεριφοράς και τους νομικούς κανονισμούς.

• Χρήση του Διαδικτύου στα δίκτυα της εταιρείας.

• Πλάνα ασφαλείας εντός των εγκαταστάσεων της εταιρείας.

Οι οργανισμοί δεν πρέπει:

• Παρακολουθήστε τις προσωπικές επικοινωνίες στις προσωπικές συσκευές των εργαζομένων ή εκτός ωραρίου εργασίας.

• Παρακολουθήστε ιδιωτικούς χώρους με υψηλές προσδοκίες ιδιωτικότητας, όπως αποδυτήρια ή τουαλέτες.

• Χρησιμοποιούν πρακτικές παρακολούθησης που εισάγουν διακρίσεις με βάση το φύλο, την αναπηρία, τη θρησκεία ή άλλο προστατευόμενο χαρακτηριστικό.

• Χρήση κρυφής παρακολούθησης που υπονομεύει την αξιοπρέπεια των εργαζομένων.

• Χρήση της παρακολούθησης ως μεθόδου παρενόχλησης ή εκφοβισμού εναντίον εργαζομένων που δεν συμφωνούν.

Για να παραμείνετε στη σωστή πλευρά του νόμου και να σεβαστείτε το απόρρητο των εργαζομένων, συνιστούμε στους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων της Καλιφόρνια να ακολουθήσουν τις ακόλουθες αρχές:

• Να ενημερώνετε πάντα τους εργαζόμενους για κάθε μορφή παρακολούθησης.

• Λήψη συγκατάθεσης για παρακολούθηση, όπου είναι απαραίτητο.

• Έχουν νόμιμο επιχειρηματικό σκοπό, όπως ανησυχίες για την απόδοση ή την ασφάλεια.

• Παρακολουθήστε μόνο ό,τι είναι απαραίτητο για την επίτευξη του δηλωμένου επιχειρηματικού σκοπού. Αποφύγετε την υπερβολικά ευρεία ή παρεμβατική παρακολούθηση.

• Περιορίστε την παρακολούθηση σε επικοινωνίες και δραστηριότητες που σχετίζονται με την εργασία κατά τη διάρκεια των ωρών εργασίας.

• Όταν έχετε αμφιβολίες, συμβουλευτείτε έναν δικηγόρο που ειδικεύεται στο εργατικό δίκαιο της Καλιφόρνιας για να διασφαλίσετε ότι οι πρακτικές παρακολούθησης είναι συμβατές.

Η εφαρμογή μιας λύσης παρακολούθησης είναι μια πιο σύνθετη διαδικασία από την επιλογή της πιο ισχυρής λύσης της αγοράς και την τοποθέτησή της στους υπολογιστές των εργαζομένων. Προτείνουμε μια προσεκτική σταδιακή διαδικασία που αποτελείται από διάφορα βήματα.

Συνιστούμε να ξεκινήσετε με τον καθορισμό συγκεκριμένων επιχειρηματικών προβλημάτων που ελπίζετε να αντιμετωπίσετε με την παρακολούθηση. Ποια είναι αυτά: ασφάλεια, απόδοση, συμμόρφωση ή συνδυασμός τους; Η απάντηση σε αυτό το ερώτημα θα υπαγορεύσει τα χαρακτηριστικά που θα πρέπει να αναζητήσετε σε μια λύση παρακολούθησης.

Όταν εξερευνάτε τα εργαλεία παρακολούθησης, θα πρέπει να έχετε υπόψη σας ορισμένους ζωτικούς παράγοντες. Ο πρώτος είναι τα χαρακτηριστικά του λογισμικού. Αξιολογήστε τις προσφερόμενες δυνατότητες, όπως παρακολούθηση δραστηριοτήτων, παρακολούθηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, παρακολούθηση μεταφοράς αρχείων κ.λπ. Επιλέξτε αυτά που ευθυγραμμίζονται με τις καθορισμένες ανάγκες σας και είναι νομικά επιτρεπτά στην Καλιφόρνια.

Η ευκολία χρήσης και η ενσωμάτωση είναι εξίσου σημαντικοί παράγοντες. Μια τέλεια επιλογή είναι το φιλικό προς το χρήστη λογισμικό που ενσωματώνεται απρόσκοπτα στην υπάρχουσα υποδομή και τα συστήματα ΤΠ σας.

Εκτός αυτού, μπορεί να θέλετε να αναζητήσετε λογισμικό με δυνατότητα προσαρμογής. Θα σας επιτρέπει να αλλάζετε τις ρυθμίσεις παρακολούθησης και να τις εφαρμόζετε μεμονωμένα σε συγκεκριμένους ρόλους, τμήματα ή υπαλλήλους. Μια τέτοια προσέγγιση θα σας βοηθήσει να αποκτήσετε πολύτιμες γνώσεις, ενώ παράλληλα θα ελαχιστοποιήσετε τη συλλογή δεδομένων και θα συμμορφωθείτε με τους κανονισμούς περί απορρήτου.

Ένας άλλος σημαντικός παράγοντας είναι η επεκτασιμότητα. Η επιχείρησή σας αναπτύσσεται και η λύση παρακολούθησης θα πρέπει να μπορεί να αναπτυχθεί μαζί της.

Τέλος, ερευνήστε τη φήμη του προμηθευτή. Δεδομένου ότι θα συλλέγετε δυνητικά ευαίσθητες πληροφορίες, ο πάροχος του λογισμικού σας θα πρέπει να έχει αξιόπιστη φήμη, πιστοποιήσεις ασφαλείας και ισχυρά πρωτόκολλα προστασίας δεδομένων.

Μια ξαφνική, εταιρική εξάπλωση του λογισμικού παρακολούθησης μπορεί να αποκαλύψει απρόβλεπτα προβλήματα και δυσλειτουργίες που θα είναι δύσκολο να επιλυθούν σε μια τέτοια κλίμακα. Αντ' αυτού, συνιστούμε να ξεκινήσετε με ένα πιλοτικό πρόγραμμα που αφορά ένα μόνο τμήμα ή μια ομάδα εργαζομένων. Αυτό σας επιτρέπει να δοκιμάσετε το λογισμικό, να αξιολογήσετε την αποτελεσματικότητά του, να συγκεντρώσετε σχόλια και να εντοπίσετε απροσδόκητα προβλήματα.

Αφού ολοκληρώσετε την πιλοτική φάση και κάνετε τις απαραίτητες προσαρμογές στο λογισμικό, το επεκτείνετε σε ολόκληρη την εταιρεία.

Η αποτελεσματική εφαρμογή του λογισμικού παρακολούθησης των εργαζομένων δεν συνίσταται μόνο στην εγκατάστασή του και στην επίλυση τεχνικών ζητημάτων, αλλά και στην εκπαίδευση των διευθυντών και του προσωπικού για τον αποτελεσματικό τρόπο χρήσης του.

Η εκπαίδευση αυτή πρέπει να διδάσκει στους διευθυντές πώς να χρησιμοποιούν το λογισμικό, να ερμηνεύουν τις αναφορές του, να τηρούν τις πολιτικές παρακολούθησης της εταιρείας και να αντιμετωπίζουν τα ζητήματα που ενδέχεται να προκύψουν.

Όσον αφορά τους εργαζόμενους, θα πρέπει να κατανοήσουν τι παρακολουθείται, πώς θα χρησιμοποιηθούν τα δεδομένα, ποια είναι η πολιτική παρακολούθησης της εταιρείας και να απαντήσουν σε τυχόν ερωτήσεις ή ανησυχίες που μπορεί να έχουν.

Η εφαρμογή μιας λύσης παρακολούθησης των εργαζομένων δεν είναι μια εφάπαξ διαδικασία. Οι κανονισμοί περί απορρήτου αλλάζουν, το λογισμικό αναπτύσσει νέα χαρακτηριστικά και οι στόχοι σας για την παρακολούθηση μπορεί να εξελίσσονται με την πάροδο του χρόνου. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο η τακτική επανεξέταση των πρακτικών και των πολιτικών παρακολούθησης της εταιρείας είναι ζωτικής σημασίας για να παραμείνετε συμβατοί και να διασφαλίσετε ότι εξακολουθούν να είναι συναφείς με τους στόχους σας.

Οι κανονισμοί της Καλιφόρνιας είναι αυστηροί όσον αφορά το προσωπικό απόρρητο. Ως ιδιοκτήτης επιχείρησης ή διευθυντής που επιθυμεί να χρησιμοποιήσει μια λύση παρακολούθησης εργαζομένων, θα πρέπει να αναζητήσετε μια ισορροπία μεταξύ των νόμιμων συμφερόντων του οργανισμού σας και της συμμόρφωσης με τους ισχύοντες νόμους. Η ισορροπία αυτή έγκειται στη στέρεη γνώση των κανονισμών περί προστασίας της ιδιωτικής ζωής, στις διαφανείς, δικαιολογημένες και αναλογικές πρακτικές και στην προσεκτική επιλογή του λογισμικού παρακολούθησης.