Εξασφάλιση της παραγωγικότητας με λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων στη Γεωργία: Γεωργία: Βασικά χαρακτηριστικά και περιπτώσεις χρήσης

Τα logistics, οι αγροτικές επιχειρήσεις και το λιανικό εμπόριο αποτελούν τρεις βασικούς πυλώνες της οικονομίας της Γεωργίας. Ο τομέας της εφοδιαστικής στη Γεωργία απασχολεί μεγάλο εργατικό δυναμικό, με πάνω από 177.000 θέσεις εργασίας στον ιδιωτικό τομέα θέσεις εργασίας μόνο στις μεταφορές και επιπλέον δεκάδες χιλιάδες στις υπηρεσίες παράδοσης και αποθήκευσης. Το λιανικό εμπόριο είναι ένας άλλος κρίσιμος κλάδος που στηρίζει περίπου το 28% των θέσεων εργασίας της πολιτείας. Η γεωργία, η οποία είναι ο κορυφαίος κλάδος της Γεωργίας από άποψη οικονομικού αντίκτυπου, απασχολεί πάνω από 769.000 άτομα. Η συνδυασμένη συνεισφορά των τριών αυτών κλάδων στην οικονομία της Γεωργίας υπερβαίνει τα 565 δισεκατομμύρια δολάρια. Φυσικά, η παραγωγικότητα των εργαζομένων, η ασφάλεια και η αποδοτικότητα είναι σημαντικές σε τόσο μεγάλους και επιδραστικούς τομείς. Οι οργανισμοί αντιμετωπίζουν πολυποίκιλες προκλήσεις σε αυτούς τους τομείς, οι οποίες είναι αδύνατο να καλυφθούν σε ένα μικρό άρθρο. Εδώ, θα επικεντρωθούμε σε συγκεκριμένες από αυτές που μπορούν να επιλυθούν με το λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων.

Κάθε κλάδος αντιμετωπίζει τις δικές του προκλήσεις, και το λιανικό εμπόριο, η αγροτική βιομηχανία και τα logistics δεν αποτελούν εξαίρεση. Ας προσδιορίσουμε αυτές τις προκλήσεις.

Η γεωργία, η μεταποίηση, η διανομή και άλλες διαδικασίες στον τομέα της αγροτικής βιομηχανίας δεν είναι πάντα εύκολο να παρακολουθούνται, ιδίως με λογισμικό. Ενώ τα προγράμματα παρακολούθησης δεν μπορούν να αξιολογήσουν την ποιότητα μιας εργασίας όπως η φύτευση, υπάρχουν αρκετές προκλήσεις στις οποίες μπορούν να βοηθήσουν σημαντικά:

1. Παρακολούθηση της παρουσίας και της θέσης των εργαζομένων στο πεδίο, διασφαλίζοντας ότι βρίσκονται στο χώρο κατά τις ώρες εργασίας και στις καθορισμένες περιοχές για συγκεκριμένες εργασίες,

2. Ακριβής καταγραφή των ωρών εργασίας των εργατών πεδίου, ιδίως εκείνων που αμείβονται με ωριαία αμοιβή,

3. Παρακολούθηση της χρήσης και της κίνησης των μηχανημάτων,

4. Παρακολούθηση του προσωπικού που διαχειρίζεται γεωργικές εργασίες, απογραφές, πωλήσεις ή υλικοτεχνική υποδομή από ένα περιβάλλον γραφείου με τη χρήση υπολογιστών. Η παρακολούθηση της δραστηριότητας για αυτούς τους ρόλους εξασφαλίζει την αποτελεσματική χρήση του χρόνου εργασίας και αποτρέπει πιθανά ζητήματα όπως η απάτη.

Ο τομέας της εφοδιαστικής αποτελεί τη γέφυρα μεταξύ παραγωγών και καταναλωτών και το θεμέλιο του εμπορίου. Συχνά αντιμετωπίζει πολυπλοκότητες που σχετίζονται με τη μετακίνηση, το χρονοδιάγραμμα και τη διαχείριση των πόρων.

Το πρώτο πρόβλημα είναι ο σχεδιασμός των αποδοτικότερων διαδρομών μεταφοράς και η βελτιστοποίησή τους, εάν χρειάζεται. Δεν είναι εύκολη υπόθεση, αν λάβετε υπόψη σας την κυμαινόμενη κυκλοφορία, τις οδικές συνθήκες και τα χρονοδιαγράμματα παράδοσης. Ένα μικροσκοπικό λάθος μπορεί να οδηγήσει σε χάσιμο χρόνου, αυξημένα έξοδα καυσίμων και καθυστερημένες παραδόσεις.

Ο έλεγχος των χρονοδιαγραμμάτων παράδοσης είναι ένα άλλο σημαντικό πρόβλημα. Δεν μπορείτε να οικοδομήσετε ισχυρές σχέσεις με τους πελάτες σας αν οι παραδόσεις σας καθυστερούν πάντα, ανεξάρτητα από το αν αυτό οφείλεται σε απρόβλεπτες περιστάσεις ή σε ανεπάρκεια στον προγραμματισμό ή την εκτέλεση.

Ωστόσο, μπορεί να σχεδιάζετε σχολαστικά τη διαδρομή και να λαμβάνετε υπόψη σας και τα μικρότερα πιθανά προβλήματα, ωστόσο η παράδοση μπορεί να αποτύχει εξαιτίας της κακής συμπεριφοράς του οδηγού. Η υπερβολική ταχύτητα, οι μη εξουσιοδοτημένες παρακάμψεις, ο υπερβολικός χρόνος αδράνειας και ο ακατάλληλος χειρισμός του οχήματος είναι πιο συνηθισμένα προβλήματα απ' ό,τι νομίζει κανείς. Ως αποτέλεσμα, έχετε υψηλότερο λειτουργικό κόστος, προβλήματα συντήρησης, πιθανούς κινδύνους για την ασφάλεια και νομικούς κινδύνους και δυσαρεστημένους πελάτες.

Μιλώντας για λειτουργικό κόστος, τα καύσιμα αποτελούν ένα σημαντικό λειτουργικό κόστος. Για το λόγο αυτό, η παρακολούθηση και η διαχείριση της κατανάλωσης καυσίμων, ο εντοπισμός σπάταλων οδηγικών συνηθειών και η ανίχνευση πιθανής κλοπής καυσίμων είναι πράγματα που πρέπει να εξετάζονται και να παρακολουθούνται.

Η ανάρμοστη συμπεριφορά ή η αναποτελεσματικότητα του οδηγού μπορεί όχι μόνο να αυξήσει το λειτουργικό κόστος αλλά και να θέσει σε κίνδυνο ολόκληρο το φορτίο. Η πρόληψη της κλοπής, της ζημιάς ή της μη εξουσιοδοτημένης πρόσβασης στα φορτία είναι υψίστης σημασίας.

Η τελευταία αλλά όχι λιγότερο σημαντική παράμετρος είναι η κανονιστική συμμόρφωση. Ο κλάδος της εφοδιαστικής υπόκειται σε πολυάριθμους κανονισμούς σχετικά με τις ώρες εργασίας των οδηγών, τη συντήρηση των οχημάτων, τη διαχείριση των φορτίων και τις τελωνειακές διαδικασίες. Η συμμόρφωση απαιτεί επιμελή παρακολούθηση και τήρηση αρχείων.

Οι λειτουργίες λιανικής πώλησης, είτε εντός του καταστήματος είτε για την υποστήριξη των ηλεκτρονικών πωλήσεων, βασίζονται στην αποτελεσματική απόδοση του προσωπικού και στην ακεραιότητα των συναλλαγών. Το λογισμικό παρακολούθησης μπορεί να βοηθήσει σημαντικά στην αντιμετώπιση των ακόλουθων προκλήσεων σε αυτόν τον τομέα:

1. Ακριβής καταγραφή του χρόνου εργασίας και αποκάλυψη των συνήθων αργοπορημένων ή πρόωρα αποχωρούντων.

2. Παρακολούθηση της δραστηριότητας στον υπολογιστή των υπαλλήλων που είναι υπεύθυνοι για διοικητικά καθήκοντα, διαχείριση αποθεμάτων ή ηλεκτρονική επεξεργασία παραγγελιών. Βοηθά στον εντοπισμό του κατά πόσον ο χρόνος εργασίας δαπανάται παραγωγικά και αποτρέπει την απάτη και άλλα περιστατικά.

3. Αντιμετώπιση της κλοπής χρόνου.

4. Παρακολούθηση του απομακρυσμένου προσωπικού ή του προσωπικού παράδοσης για τη διασφάλιση της παρουσίας και της αποτελεσματικής χρήσης των ωρών εργασίας.

5. Παρακολούθηση των αλληλεπιδράσεων των υπαλλήλων με τους πελάτες για να διασφαλιστεί η υψηλή ποιότητα των υπηρεσιών.

6. Παρακολούθηση της δραστηριότητας στα σημεία πώλησης (POS): συναλλαγές, επιστροφές και αλληλεπιδράσεις εργαζομένων για πιθανά λάθη και ανέντιμες δραστηριότητες.

Τώρα που περιγράψαμε τις προκλήσεις σε αυτούς τους τομείς, ήρθε η ώρα να διερευνήσουμε πώς μπορεί να βοηθήσει το σύγχρονο λογισμικό παρακολούθησης των εργαζομένων. Αυτά τα εργαλεία προσφέρουν ορατότητα, υπευθυνότητα και πληροφορίες για τη λήψη τεκμηριωμένων αποφάσεων.

Υπάρχουν δεκάδες λύσεις παρακολούθησης στην αγορά και η επιλογή μιας και μόνο εξαρτάται από την πρόκληση του οργανισμού. Θα πρέπει να αναζητήσει κανείς χαρακτηριστικά που επιλύουν τα μοναδικά προβλήματα της επιχείρησής του. Ας αναλύσουμε τα κύρια χαρακτηριστικά του λογισμικού παρακολούθησης εργαζομένων και ποια προβλήματα μπορούν να λύσουν.

Σε κλάδους όπου το κόστος εργασίας μπορεί να αυξηθεί γρήγορα - ειδικά σε περιβάλλοντα με ωρομίσθιο, όπως η γεωργία και το λιανικό εμπόριο - η ακριβής παρακολούθηση του χρόνου είναι απαραίτητη και η λειτουργία παρακολούθησης του χρόνου είναι ενσωματωμένη σε πολλά εργαλεία παρακολούθησης εργαζομένων.

Πρώτον, το λογισμικό που έχει σχεδιαστεί για την παρακολούθηση της δραστηριότητας των εργαζομένων στον υπολογιστή διαθέτει συνήθως συσκευές παρακολούθησης των ωρών εργασίας που καταγράφουν τη συμμετοχή, την αρχή και το τέλος της εργάσιμης ημέρας, τις περιόδους αδράνειας και τις συνολικές ώρες εργασίας για οποιαδήποτε επιλεγμένη περίοδο. Ένα παράδειγμα τέτοιου λογισμικού είναι το CleverControl - μια ισχυρή και αξιόπιστη λύση για την παρακολούθηση των εργαζομένων.

Ορισμένα λογισμικά παρακολούθησης δραστηριοτήτων επιτρέπουν επίσης την καταγραφή του χρόνου που δαπανάται σε συγκεκριμένα έργα ή εργασίες, γεγονός που επιτρέπει στους διαχειριστές να αναλύουν τις διαδικασίες εργασίας και να σχεδιάζουν μελλοντικές προθεσμίες.

Το λογισμικό παρακολούθησης χρόνου είναι ιδανικό για την παρακολούθηση τυχόν διοικητικών ή άλλων υπαλλήλων που εργάζονται στους υπολογιστές.

Τι γίνεται όμως αν ο εργαζόμενος εργάζεται στο πεδίο ή στην παράδοση; Σε αυτή την περίπτωση, υπάρχουν εφαρμογές για κινητά με γεωγραφικό εντοπισμό και βιομετρική επαλήθευση (όπως αναγνώριση προσώπου ή εισαγωγή PIN). Εξασφαλίζουν ακριβείς εισόδους και εξόδους, ακόμη και σε απομακρυσμένες περιοχές.

Η λειτουργία παρακολούθησης χρόνου εξασφαλίζει δίκαιη μισθοδοσία, μειώνει την κλοπή χρόνου και τις απουσίες και συμβάλλει στη διατήρηση της εργασιακής πειθαρχίας.

Εάν ο οργανισμός θέλει να γνωρίζει όχι μόνο πόσο εργάζονται οι υπάλληλοί του αλλά και πώς περνούν τον εργασιακό τους χρόνο, η λειτουργία παρακολούθησης δραστηριοτήτων είναι η λύση. Το λογισμικό με δυνατότητα παρακολούθησης δραστηριοτήτων καταγράφει σχεδόν όλα όσα κάνει ο εργαζόμενος στο σταθμό εργασίας του, παρέχοντας ένα λεπτομερές αρχείο καταγραφής της ημέρας του. Για παράδειγμα, το λογισμικό μπορεί να παρακολουθεί τη χρήση εφαρμογών και ιστότοπων κατά τη διάρκεια των ωρών εργασίας και να την κατηγοριοποιεί ως παραγωγική ή μη παραγωγική. Ή μπορεί να λαμβάνει στιγμιότυπα οθόνης και καταγραφές οθόνης που θα παρέχουν οπτικό πλαίσιο για τα αρχεία καταγραφής κειμένου. Τα προηγμένα προγράμματα παρακολούθησης δραστηριότητας μπορούν να καταγράφουν κλήσεις και συνομιλίες σε messengers και να μεταδίδουν ζωντανά την οθόνη του εργαζομένου, επιτρέποντας στον διευθυντή να ελέγξει αν ο εργαζόμενος είναι συγκεντρωμένος στις αρμοδιότητές του.

Τα λεπτομερή αρχεία καταγραφής δραστηριοτήτων βοηθούν να διασφαλιστεί ότι το προσωπικό επικεντρώνεται στις άμεσες αρμοδιότητές του και, σε πολλές περιπτώσεις, να αξιολογηθεί η ποιότητα της συμβολής του, για παράδειγμα, πόσο γρήγορα και καλά ο πράκτορας υποστήριξης ανταποκρίνεται στα αιτήματα των πελατών. Εκτός αυτού, αποτελούν ένα πρόσθετο μέτρο ασφαλείας έναντι πιθανής απάτης ή κατάχρησης των πόρων της εταιρείας.

Αυτή η λειτουργία θα είναι πολύτιμη για εταιρείες στις οποίες οι άνθρωποι και τα περιουσιακά στοιχεία βρίσκονται διαρκώς σε κίνηση - όπως οι εταιρείες εφοδιαστικής και παράδοσης. Οι συσκευές GPS εντός του οχήματος ή οι εφαρμογές για κινητά παρέχουν ζωντανές ενημερώσεις θέσης, παρακολούθηση της τήρησης της διαδρομής και ειδοποιήσεις απόκλισης. Ορισμένα εργαλεία ενσωματώνονται με διαγνωστικά οχήματα για την παρακολούθηση της ταχύτητας, της χρήσης καυσίμου και της κατάστασης του κινητήρα.

Για το προσωπικό παράδοσης λιανικής, οι εφαρμογές για κινητά με GPS και λειτουργίες υπογραφής πελατών επαληθεύουν την ολοκλήρωση της παράδοσης και βελτιστοποιούν τη μελλοντική δρομολόγηση.

Το GPS εξασφαλίζει έγκαιρες παραδόσεις και συμμόρφωση με τους κανονισμούς οδήγησης. Εκτός αυτού, υποστηρίζει αποτελεσματικές λειτουργίες παράδοσης του τελευταίου μιλίου.

Τα ακατέργαστα δεδομένα έχουν μικρή αξία αν δεν μπορείτε να εξάγετε σημαντικές πληροφορίες από αυτά. Ωστόσο, το να το κάνετε χειροκίνητα είναι χρονοβόρο και επιρρεπές σε λάθη και υποκειμενικά συμπεράσματα. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο το λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων περιλαμβάνει συνήθως αναφορές, αυτοματοποιημένα συνοπτικά διαγράμματα δραστηριοτήτων, ακόμη και Εργαλεία ανάλυσης με τεχνητή νοημοσύνη. Οι αναφορές μπορούν να αναδείξουν μοτίβα παρουσίας, τάσεις υπερωριών και αποκλίσεις παραγωγικότητας σε ομάδες ή τοποθεσίες.

Η αντιδραστικότητα συχνά σημαίνει ότι τα προβλήματα έχουν ήδη εμφανιστεί. Οι ειδοποιήσεις σε πραγματικό χρόνο επιτρέπουν την άμεση ανάληψη δράσης προτού τα προβλήματα κλιμακωθούν. Για παράδειγμα, οι διαχειριστές μεταφορών μπορούν να ειδοποιηθούν εάν ένας οδηγός υπερβεί ένα καθορισμένο όριο ταχύτητας, μείνει πολύ ώρα στο ρελαντί ή παρεκκλίνει από μια προγραμματισμένη διαδρομή.

Οι διευθυντές γραφείων μπορούν να ρυθμίσουν ειδοποιήσεις για προσπάθειες πρόσβασης των εργαζομένων σε ανεπιθύμητους ιστότοπους κατά τη διάρκεια της εργασίας (όπως αγορές ή μέσα κοινωνικής δικτύωσης) ή για λέξεις που πυροδοτούν.

Αυτές οι ειδοποιήσεις επιτρέπουν την άμεση διόρθωση της πορείας, βελτιώνοντας τόσο την παραγωγικότητα όσο και τη συμμόρφωση σε όλες τις λειτουργίες που παρακολουθούνται.

Χάρη στην παρακολούθηση των εργαζομένων, οι επιχειρήσεις στους βασικούς τομείς της Γεωργίας μπορούν να ξεπεράσουν τις εικασίες και να προχωρήσουν σε διαχείριση βάσει δεδομένων. Το λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων δεν είναι απλώς ένα εργαλείο - είναι ένα στρατηγικό περιουσιακό στοιχείο που, όταν χρησιμοποιείται υπεύθυνα και προσαρμόζεται σε συγκεκριμένους ρόλους, μπορεί να αυξήσει σημαντικά την αποδοτικότητα, να μειώσει το κόστος και να βελτιώσει τη συνολική απόδοση.

Ακολουθούν τρεις ενδεικτικές περιπτώσεις χρήσης που καταδεικνύουν πώς οι επιχειρήσεις στους βασικούς τομείς της Γεωργίας μπορούν να αξιοποιήσουν λύσεις παρακολούθησης για να αυξήσουν την παραγωγικότητα.

Μια μεσαίου μεγέθους εταιρεία logistics αντιμετωπίζει τακτικά προβλήματα με ασυνεχείς χρόνους παράδοσης και κόστος καυσίμων υψηλότερο από το αναμενόμενο. Η ανάλυση των χειροκίνητων αρχείων καταγραφής των οδηγών παρείχε κάποια δεδομένα, αλλά δεν διέθετε ακρίβεια σε πραγματικό χρόνο και λεπτομέρειες σχετικά με τις πραγματικές διαδρομές που ακολουθήθηκαν και τον χρόνο που δαπανήθηκε στους προορισμούς.

Η εταιρεία εφάρμοσε ένα σύστημα παρακολούθησης με εντοπισμό GPS και λεπτομερή αναφορά διαδρομής. Τα δεδομένα παρακολούθησης έδειξαν ότι οι οδηγοί συχνά ακολουθούσαν μακρύτερες, λιγότερο αποδοτικές διαδρομές και έκαναν στάσεις περισσότερο από το αναμενόμενο.

Ο διαχειριστής logistics επανασχεδίασε τις διαδρομές με βάση τις πραγματικές συνθήκες, καθιστώντας τες πιο αποτελεσματικές. Επίσης, παρείχε στοχευμένη καθοδήγηση στους οδηγούς σχετικά με την τήρηση της διαδρομής και τη μείωση του χρόνου αδράνειας. Ως αποτέλεσμα, ο μέσος χρόνος παράδοσης μειώθηκε κατά 15% και η δαπάνη καυσίμων μειώθηκε αισθητά μέσα σε τρεις μήνες.

Ένα διαδικτυακό κατάστημα λιανικής πώλησης δέχτηκε όλο και περισσότερα παράπονα πελατών σχετικά με την υπηρεσία. Τα ερωτήματα και τα προβλήματά τους αντιμετωπίζονταν αργά και όχι πάντα αποτελεσματικά. Η διοίκηση έπρεπε να κατανοήσει πού συνέβαιναν οι καθυστερήσεις στην ομάδα εξυπηρέτησης πελατών.

Λύση: Η εταιρεία εφάρμοσε λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων για τους εκπροσώπους εξυπηρέτησης πελατών της. Παρακολουθούσε το χρόνο που δαπανάται σε πλατφόρμες επικοινωνίας (email, chat), επισκέψεις σε ιστότοπους και χρήση εργαλείων CRM.

Τα δεδομένα παρακολούθησης αποκάλυψαν ότι ορισμένοι υπάλληλοι ξόδευαν υπερβολικό χρόνο σε εφαρμογές και ιστότοπους που δεν σχετίζονταν με την εργασία ή δυσκολεύονταν με το σύστημα CRM, γεγονός που οδηγούσε σε αργές αποκρίσεις. Χρησιμοποιώντας αυτές τις πληροφορίες, η εταιρεία επανεκπαίδευσε το προσωπικό στην αποτελεσματική χρήση του CRM και στη διαχείριση του χρόνου. Μέσα σε δύο μήνες, τα παράπονα των πελατών σχετικά με την ταχύτητα εξυπηρέτησης και την επίλυση μειώθηκαν κατά 20%.

Ένα αγρόκτημα στη Νότια Γεωργία δυσκολευόταν να παρακολουθεί με ακρίβεια τις ώρες εργασίας των εποχικών εργατών. Οι εργάτες ήταν διασκορπισμένοι σε τεράστιους οπωρώνες κατά τη διάρκεια της περιόδου συγκομιδής και η παρακολούθηση της παρουσίας και των ωρών εργασίας κάθε εργαζομένου με το χέρι ήταν σχεδόν αδύνατη. Ήταν δύσκολο να εκτιμηθεί πόσος χρόνος δαπανήθηκε πραγματικά σε παραγωγικές εργασίες σε συγκεκριμένες περιοχές.

Λύση: Το αγρόκτημα άρχισε να χρησιμοποιεί ένα σύστημα παρακολούθησης χρόνου με εντοπισμό θέσης GPS και γεωεντοπισμό. Χάρη σε αυτό, οι επόπτες μπορούσαν να διασφαλίσουν ότι οι εργαζόμενοι βρίσκονταν στην ιδιοκτησία και στις καθορισμένες ζώνες εργασίας.

Το νέο σύστημα καταγραφής χρόνου εξάλειψε την πιθανή κλοπή χρόνου και τα λάθη στις αναφερόμενες ώρες εργασίας και εξασφάλισε την ακριβή μισθοδοσία του εργατικού δυναμικού. Εκτός αυτού, οι διαχειριστές των γεωργικών εκμεταλλεύσεων απέκτησαν καλύτερες γνώσεις σχετικά με τον πραγματικό χρόνο που απαιτείται για τη συγκομιδή των διαφόρων τεμαχίων. Ως αποτέλεσμα, μπορούσαν να προγραμματίσουν και να αξιοποιήσουν τους πόρους με μεγαλύτερη ακρίβεια τις επόμενες εποχές.

Οι βασικοί κλάδοι της Γεωργίας - logistics, λιανικό εμπόριο και αγροτικές επιχειρήσεις - είναι θεμελιώδεις για την οικονομία της πολιτείας. Όπως κάθε άλλος κλάδος, αντιμετωπίζουν παραγωγικότητα και άλλες προκλήσεις που απορρέουν από την έλλειψη ορατότητας των καθημερινών εργασιών και των δραστηριοτήτων των εργαζομένων. Το λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων προσφέρει μια πρακτική και αποτελεσματική λύση για την απόκτηση αυτής της απαραίτητης πληροφόρησης.