Πολιτική παρακολούθησης των εργαζομένων για την αποφυγή παραβίασης των νόμων περί παρακολούθησης των εργαζομένων

Για την αποτελεσματική λειτουργία των οργανισμών, οι εργοδότες επιτρέπεται να συλλέγουν και να χρησιμοποιούν τις πληροφορίες των εργαζομένων. Ωστόσο, ο νόμος ορίζει με μεγάλη σαφήνεια ότι δεν πρέπει να υπάρχει καμία περίπτωση παρενόχλησης ή στοιχείο εκδικητικότητας. Ο εργοδότης επιτρέπεται να συλλέγει μόνο τα δεδομένα που είναι σχετικά με την περίσταση. Θα πρέπει να δικαιολογείται από την κατάλληλη χρήση. Ο εργοδότης έχει ορισμένες ευθύνες που του επιβάλλει ο νόμος όσον αφορά τη συλλογή και τη χρήση δεδομένων, συμπεριλαμβανομένων των πληροφοριών που συλλέγονται από τρίτους.

Υπάρχουν διάφοροι τρόποι με τους οποίους μπορεί να παρακολουθείται η συμπεριφορά των εργαζομένων. Κανονικά κάθε οργανισμός εγκαθιστά και χρησιμοποιεί CCTV για την ανίχνευση εγκλημάτων. Αυτό μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για την ανίχνευση εγκλημάτων που διαπράττονται και από εργαζόμενους. Η πιο συνηθισμένη μορφή παραβίασης της ασφάλειας στους οργανισμούς συμβαίνει μέσω της διαρροής δεδομένων μέσω ηλεκτρονικών μηνυμάτων. Ο εργοδότης έχει το δικαίωμα να εγκαταστήσει σαρώσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ώστε να αποκλειστεί αυτός ο τομέας διαρροής. Ορισμένα μέτρα που λαμβάνει ο οργανισμός για την προστασία των δικών του περιουσιακών στοιχείων είναι πάντα επιτρεπτά σύμφωνα με το νόμο της χώρας.

Η παρακολούθηση και η εισβολή συνήθως συμβαδίζουν. Ο εργοδότης θα πρέπει απλώς να φροντίζει να διατηρείται η ισορροπία και να μην παραβιάζονται τα δικαιώματα της ιδιωτικής ζωής. Κάθε εργαζόμενος έχει δικαίωμα στην ιδιωτική ζωή και αυτό του το παρέχει ο νόμος. Δεν υπάρχει περίπτωση ο εργοδότης να είναι υπεράνω του νόμου. Το νόμιμο δικαίωμα του εργαζομένου στην ιδιωτική ζωή δεν μπορεί να παραβιάζεται από κανέναν. Μόνο οι νομοθέτες έχουν το δικαίωμα να αναζητούν τέτοιες ιδιωτικές πληροφορίες και μόνο βάσει των οδηγιών τους ο εργοδότης μπορεί να συλλέγει και να αποκαλύπτει αυτές τις πληροφορίες.

Υπάρχει νομική διάταξη που επιτρέπει στον εργαζόμενο να γνωρίζει ότι παρακολουθείται από τον εργοδότη του. Ο εργοδότης υποχρεούται να ειδοποιεί επαρκώς (εκτός από εξαιρετικές περιπτώσεις) τον εργαζόμενο και να τον ενημερώνει σχετικά. Αναμένεται πάντα από τον εργοδότη να διασφαλίσει ότι τοποθετούνται πινακίδες που να αναφέρουν ότι υπάρχει παρακολούθηση με CCTV στους χώρους που καλύπτονται από τις εν λόγω κάμερες CCTV. Ο εργοδότης θα μπορούσε επίσης κάθε τόσο να στέλνει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον εργαζόμενο σχετικά με τη δραστηριότητα στον υπολογιστή. Αυτό θα μπορούσε να ενημερώσει τον εργαζόμενο ότι οι δραστηριότητες αυτές παρακολουθούνται και ως εκ τούτου θα πρέπει να είναι προσεκτικός.

Ο εργοδότης οφείλει να διασφαλίσει την ορθή τεκμηρίωση όσον αφορά τη διαμόρφωση της πολιτικής παρακολούθησης. Τα έγγραφα θα πρέπει να αναφέρουν με σαφήνεια τι μπορεί να κάνει ο εργαζόμενος και τι δεν πρέπει να κάνει. Ο εργοδότης θα πρέπει επίσης να διασφαλίσει ότι τηρεί τη δική του πλευρά της σύμβασης προτού αναμένει από τον εργαζόμενο να τηρήσει τη δική του. Ο εργοδότης θα πρέπει επίσης να φροντίζει να μην γίνονται υπερβολές από την πλευρά του. Η ανάδειξη αυτού του γεγονότος σε τεκμηριωμένη μορφή μπορεί να είναι επωφελής και για τα δύο μέρη.

Η τυχαία δειγματοληψία επιτρέπεται από το νόμο. Με τον όρο τυχαία δειγματοληψία εννοείται ότι ο εργοδότης έχει το δικαίωμα να συλλέγει τυχαία δείγματα από δεδομένα, όπως μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή αρχεία CCTV, προκειμένου να ελέγξει περιπτώσεις κλοπής, εάν υπάρχουν. Ο εργοδότης έχει επίσης το δικαίωμα να ελέγξει τα δεδομένα από έναν εργαζόμενο που θεωρεί ότι έχει ύποπτο χαρακτήρα.

Ο εργοδότης είναι υποχρεωμένος να διασφαλίζει ότι συλλέγονται μόνο οι κατάλληλες πληροφορίες που απαιτούνται για τη συγκεκριμένη περίπτωση. Ωστόσο, σε περίπτωση περαιτέρω ερευνών, εάν προκύψουν ορισμένα νέα πράγματα, ο εργοδότης έχει το δικαίωμα να συλλέξει περισσότερες πληροφορίες. Ο νόμος ορίζει επίσης ότι οι πληροφορίες που συλλέγονται με αυτόν τον τρόπο πρέπει να φυλάσσονται σε ασφαλές μέρος. Υπάρχει επίσης ένα χρονικό πλαίσιο μετά το οποίο τα δεδομένα δεν μπορούν πλέον να διατηρηθούν. Αυτές οι πτυχές πρέπει να ακολουθούνται λεπτομερώς από τον εργοδότη.

Πολλές φορές μπορεί να προκύψει μια περίπτωση κατά την οποία ο εργοδότης θα πρέπει να συλλέξει προσωπικές πληροφορίες σχετικά με την υγεία του εργαζομένου του. Αυτό μπορεί να οφείλεται στην τήρηση των κανόνων ασφαλείας, ιδίως σε χώρους όπου η φύση των θέσεων εργασίας είναι να εργάζονται σε επικίνδυνο περιβάλλον. Ωστόσο, ο εργαζόμενος θα πρέπει να ενημερώνεται και να γνωρίζει ότι συλλέγονται τέτοιες πληροφορίες. Ο εργοδότης θα πρέπει επίσης να είναι σε θέση να δικαιολογήσει την κλήση για τέτοιου είδους πληροφορίες. Οι κανόνες και οι κανονισμοί θα πρέπει να εξηγούνται με σαφήνεια στον εργαζόμενο. Είναι αυτονόητο ότι οι πληροφορίες αυτές θα πρέπει να αποθηκεύονται σε ασφαλές μέρος.

Μερικές φορές η ακεραιότητα του υπαλλήλου μπορεί να είναι ύποπτη. Υπό αυτές τις συνθήκες, ο εργοδότης έχει το δικαίωμα να διεξάγει μυστική έρευνα εν αγνοία του ενδιαφερόμενου εργαζομένου. Η ενημέρωση του εργαζομένου υπό αυτές τις συνθήκες θα αναιρούσε τον ίδιο τον σκοπό για τον οποίο διεξάγεται η έρευνα. Ωστόσο, ο νόμος ορίζει ότι η άδεια για την εν λόγω μυστική παρακολούθηση πρέπει να λαμβάνεται από την ανώτερη διοίκηση και ότι πρέπει να υπάρχει περιορισμός στον αριθμό των ατόμων που εκτελούν την ερευνητική εργασία.

Υπάρχει συγκεκριμένη περίοδος πριν από την οποία πρέπει να ολοκληρωθεί η παρακολούθηση. Είναι επίσης πολύ σαφώς τεκμηριωμένο ότι οι απόλυτοι ιδιωτικοί χώροι, όπως οι τουαλέτες, δεν πρέπει να αποτελούν μέρος της διαδικασίας παρακολούθησης, εκτός εάν το θέμα αφορά αστυνομική έρευνα. Σε περίπτωση που ο εργοδότης είναι πεπεισμένος για τις εγκληματικές προθέσεις του εργαζομένου, θα πρέπει επίσης να ενημερωθούν οι αστυνομικές αρχές.

Ο εργοδότης έχει το δικαίωμα να κινηθεί εναντίον του εργαζομένου σύμφωνα με τους κανόνες του οργανισμού. Ωστόσο, θα πρέπει να δοθεί στον εργαζόμενο πλήρης ευκαιρία να υπερασπιστεί την υπόθεσή του στην εν λόγω υπόθεση. Θα πρέπει να του δοθεί το δικαίωμα να σχολιάσει το πόρισμα και να το αμφισβητήσει, αν το θεωρεί εσφαλμένο. Ο εργοδότης δεν μπορεί να αποκρύψει καμία πληροφορία από τον εργαζόμενο, καθώς ο εργαζόμενος έχει προικιστεί με αυτά τα δικαιώματα από τον νόμο.

Η παρακολούθηση των εργαζομένων είναι απαραίτητη, αλλά θα πρέπει να γίνεται στο πλαίσιο των διατάξεων του νόμου.