Παρακολούθηση εργαζομένων: Πώς να αποφύγετε νομικές παγίδες

Τον τελευταίο καιρό η τεχνολογία έχει βελτιωθεί αλματωδώς. Όλο και περισσότεροι άνθρωποι δραστηριοποιούνται σήμερα στις πλατφόρμες κοινωνικής δικτύωσης. Ταυτόχρονα, το νομικό πλαίσιο δεν έχει κινηθεί με τον ίδιο ρυθμό, δημιουργώντας έτσι ένα τεράστιο χάσμα που διευρύνεται μέρα με τη μέρα. Η εύκολη πρόσβαση σε ηλεκτρονικά μέσα όπως τα κινητά τηλέφωνα, τα tablet και οι φορητοί υπολογιστές καθώς και το διαδίκτυο έχει ως αποτέλεσμα τη συρρίκνωση του χώρου μεταξύ της επίσημης αλληλογραφίας και των μέσων κοινωνικής δικτύωσης. Αυτό αποτελεί φυσικά αιτία ανησυχίας για τους εργοδότες, καθώς έχουν την ανησυχία ότι η ασφάλεια των επίσημων δεδομένων μπορεί να τεθεί σε κίνδυνο.

Αυτός είναι ένας κίνδυνος που οι εργοδότες θα πρέπει να προσπαθήσουν να αντιμετωπίσουν. Ένας τρόπος αντιμετώπισης αυτού του προβλήματος είναι να τεθούν όρια και να διατυπωθούν κανόνες που πρέπει να τηρούνται από τους εργαζόμενους. Ο εργοδότης έχει επίσης τη δυνατότητα να παρακολουθεί τη χρήση των συστημάτων ΤΠ από τους υπαλλήλους του. Ωστόσο, υπάρχουν ορισμένα δικαιώματα που έχουν στη διάθεσή τους οι εργαζόμενοι και τα οποία οι εργοδότες θα πρέπει να γνωρίζουν. Οι παραβιάσεις αυτών των δικαιωμάτων θα μπορούσαν να έχουν νομικές επιπτώσεις για τον εργοδότη.

Θα πρέπει να οριοθετείται σαφώς τι είναι κατάλληλο και τι όχι. Ο εργοδότης θα πρέπει να είναι σαφής στη σκέψη του σχετικά με αυτόν τον παράγοντα. Θα πρέπει επίσης να αποφασίσει αν η συμπεριφορά του εργαζομένου σε αυτό το θέμα θα πρέπει να παρακολουθείται ή όχι. Θα πρέπει επίσης να είναι ξεκάθαρος ως προς τον τρόπο με τον οποίο θα πρέπει να προχωρήσει σε αυτή τη διαδικασία. Υπάρχουν πολλές μέθοδοι για την πραγματοποίηση αυτών των ελέγχων.

Ο εργοδότης θα πρέπει επίσης να εξετάσει αν η παρακολούθηση ολόκληρης της χρήσης ΤΠ του εργαζομένου είναι απαραίτητη ή όχι. Θα πρέπει επίσης να σταθμίσει ποιες θα ήταν οι επιπτώσεις που θα μπορούσε να έχει στον εργαζόμενο. Ο εργοδότης θα πρέπει επίσης να διερευνήσει λιγότερο παρεμβατικές μεθόδους προτού διαμορφώσει οποιεσδήποτε κατευθυντήριες γραμμές στο θέμα αυτό. Τα σημεία αυτά θα πρέπει να τεκμηριώνονται από αυτούς κατά τη διάρκεια των συζητήσεών τους.

Μόλις διαμορφωθούν οι κανόνες, ο εργοδότης οφείλει να τους κοινοποιήσει στους εργαζομένους. Είναι πάντα καλύτερο να γνωρίζουν οι εργαζόμενοι τι πρέπει να κάνουν και τι δεν μπορούν να κάνουν. Αυτό είναι επίσης προς όφελος του εργοδότη, καθώς ο εργαζόμενος δεν μπορεί αργότερα να επικαλεστεί ότι αγνοεί τους κανόνες. Αυτό το έγγραφο πολιτικής πρέπει να κοινοποιείται λεπτομερώς στους εργαζομένους.

Η παράλειψη αυτή μπορεί να οδηγήσει σε νομικές επιπλοκές για τον εργοδότη. Το γεγονός ότι ο εργαζόμενος μπορεί να παρακολουθείται θα πρέπει να είναι γνωστό στον εργαζόμενο. Μάλιστα θα πρέπει να του δοθεί αντίγραφο του εγγράφου της πολιτικής και να του παρασχεθεί επίσης εκπαίδευση.

Τώρα που η πολιτική έχει τεθεί σε εφαρμογή, ο εργοδότης έχει την ευθύνη του εντοπισμού ειδικών ατόμων για τη συγκεκριμένη θέση εργασίας. Οι πληροφορίες που συλλέγονται με αυτόν τον τρόπο από τους εργαζομένους θα πρέπει να αποθηκεύονται σύμφωνα με τις διατάξεις του νόμου. Είναι λογικό για τον εργοδότη να διατηρήσει τη δύναμη αυτού του ειδικού προσωπικού στο ελάχιστο. Οι εξουσίες παρακολούθησης των εν λόγω υπαλλήλων θα πρέπει επίσης να περιορίζονται, ώστε να αποφεύγεται κάθε περίπτωση παράνομης κατασκοπείας.

Ένα πράγμα που οι εργοδότες πρέπει πάντα να έχουν κατά νου είναι ότι κάθε εργαζόμενος έχει δικαίωμα στην ιδιωτική του ζωή. Σήμερα έχει παρατηρηθεί ότι οι εργαζόμενοι επιτρέπεται να φέρνουν τις δικές τους συσκευές στο χώρο εργασίας. Ο εργοδότης θα πρέπει να έχει μια σαφή ιδέα ως προς το τι συνιστά δικαίωμα του εργαζομένου στην ιδιωτική ζωή και τι όχι. Θα πρέπει να διασφαλίσει ότι το δικαίωμα αυτό δεν καταπατείται σε καμία περίπτωση. Έχει παρατηρηθεί ότι τα δικαστήρια αντιμετωπίζουν σοβαρά τέτοιες παραβιάσεις. Υπάρχει μια πολύ λεπτή γραμμή που διαχωρίζει τι πρέπει να αντιμετωπίζεται ως ιδιωτικό και τι όχι.

Ο εργοδότης θα πρέπει να γνωρίζει πώς να ισορροπήσει μεταξύ αυτών των σημείων και να καταλήξει σε μια αυστηρή αλλά αποτελεσματική και απολύτως νομικά αποδεκτή πολιτική παρακολούθησης. Ο εργοδότης θα πρέπει να βεβαιωθεί ότι δεν παραβιάζεται η ιδιωτική ζωή του εργαζομένου και ταυτόχρονα να διασφαλίσει ότι δεν διακυβεύεται η ασφάλεια των υπηρεσιακών δεδομένων. Πρόκειται για μια δύσκολη εργασία εξισορρόπησης που πρέπει να γίνει.

Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι οι κύριοι τρόποι επικοινωνίας μέσω των οποίων μπορούν να διαρρεύσουν εμπιστευτικά δεδομένα. Ωστόσο, θα ήταν ανέφικτο εκ μέρους των εργοδοτών να περιορίσουν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Θα μπορούσε επίσης να υπάρξει πρόβλημα παρακολούθησης κάθε επικοινωνίας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Υπάρχουν ορισμένοι ρυθμιστικοί φορείς που έχουν το δικαίωμα να ζητούν πληροφορίες σύμφωνα με τις διατάξεις του νόμου. Υπό αυτές τις συνθήκες ο εργοδότης είναι υποχρεωμένος να παρέχει τις απαιτούμενες πληροφορίες.

Ο εργοδότης θα πρέπει να προσέχει αυτές τις διατάξεις κατά τη διαμόρφωση των πολιτικών. Ο εργοδότης θα πρέπει να φροντίζει ώστε η συγκεκριμένη ρήτρα γνωστοποίησης να περιλαμβάνεται στο έγγραφο της πολιτικής, διαφορετικά θα μπορούσε να ερμηνευθεί ως παράβαση.

Η εκπαίδευση των εργαζομένων είναι υψίστης σημασίας

Είναι αυτονόητο ότι πρέπει να διαμορφώνονται και να τηρούνται πολιτικές παρακολούθησης. Ωστόσο, η εκπαίδευση του εργαζομένου σχετικά με τις επιπτώσεις της πολιτικής θα πρέπει να είναι υψίστης σημασίας. Η πολιτική παρακολούθησης θα πρέπει να υπάρχει σε ισχύ, χωρίς αμφιβολία, αλλά θα πρέπει να χρησιμοποιείται ως το τελευταίο ατού. Θα πρέπει να υπάρχει τέλειος συντονισμός μεταξύ αυτής της πολιτικής και άλλων πολιτικών του οργανισμού. Στην πραγματικότητα, είναι προτιμότερο οι ρήτρες της πολιτικής παρακολούθησης να αποτελούν μέρος της ίδιας της σύμβασης εργασίας.

Οι πολιτικές πρέπει να διαμορφώνονται και να ακολουθούνται για την επιτυχή λειτουργία ενός οργανισμού. Είναι καθήκον του εργαζομένου να φροντίζει για την αυστηρή τήρηση αυτών των πολιτικών. Ταυτόχρονα, είναι καθήκον του εργοδότη να διασφαλίζει ότι τα δικαιώματα του εργαζομένου δεν παραβιάζονται σε καμία στιγμή. Ο εργαζόμενος πρέπει επίσης να κατανοήσει ότι πρέπει να τηρείται ορισμένη ευπρέπεια και ότι δεν κάνει τίποτα που να θέτει σε κίνδυνο την ασφάλεια των επίσημων δεδομένων σε καμία περίπτωση. Για την αποτελεσματική λειτουργία του οργανισμού στο σύνολό του απαιτείται η διατήρηση μιας τέλειας ισορροπίας.