Αντιπροσωπεία: Εκτελέστε το 100% των καθηκόντων

Τι είναι η ανάθεση;

Η ανάθεση είναι η διαδικασία ανάθεσης καθηκόντων που πρέπει να γίνουν από έναν ανώτερο μαζί με την απαραίτητη διακριτική ευχέρεια σε έναν υφιστάμενο.

Ναι, αυτή είναι μια διοικητική ενέργεια που πολλοί διευθυντές εύλογα πιστεύουν ότι είναι το μυστικό της επιτυχίας. Οι άνθρωποι που γνωρίζουν πώς να αναθέτουν καθήκοντα φτάνουν πιο γρήγορα στα ύψη της επιχείρησης και οι υπάλληλοί τους γίνονται πιο αποτελεσματικοί. Οι μάνατζερ που γνωρίζουν πώς να χρησιμοποιούν την ανάθεση, έχουν κάθε λόγο να αποκαλούνται καλοί οργανωτές: δεν ζητούν θέσεις - τους ζητούνται.

Η ανάθεση είναι η οργάνωση της εργασίας κατά την οποία ο ηγέτης κατανέμει ορισμένα καθήκοντα μεταξύ των υφισταμένων του. Μπορείτε να το αποκαλέσετε διαφορετικά: ανάθεση είναι η διαδικασία ανάθεσης καθηκόντων που πρέπει να γίνουν από έναν προϊστάμενο μαζί με την απαραίτητη διακριτική ευχέρεια σε έναν υφιστάμενο.

Πώς να μάθετε να αναθέτετε καθήκοντα με προθυμία, χωρίς να σκέφτεστε ότι είναι καλύτερα να το κάνετε μόνοι σας παρά να το ξανακάνετε 10 φορές; Εξάλλου, δεν μπορείτε να κερδίσετε όλα τα χρήματα και δεν μπορείτε να ολοκληρώσετε όλες τις εργασίες.

Ποιες εργασίες να αναθέσετε;

Υπάρχουν 3 τύποι εργασιών που σχεδόν πάντα πρέπει να αναθέτετε σε άλλους:

  1. Περιπτώσεις ρουτίνας. Η γνώμη μου είναι ότι για την αποτελεσματική ανάπτυξη επιχειρήσεων οι διευθυντές θα πρέπει να επικεντρώνονται στα κύρια μέρη των έργων, χωρίς να υπεισέρχονται σε λεπτομέρειες. Η σχολαστική προσέγγιση του ελέγχου, η επιθυμία να ελέγχει κανείς τα πάντα και να γνωρίζει τα πάντα οδηγεί σε υπερβολική απώλεια χρόνου. Η παρακολούθηση των πάντων είναι αδύνατη. Κανένας διευθυντής δεν θα μπορέσει να κάνει όλη τη δουλειά μόνος του.

  2. Συγκεκριμένη εργασία. Υπάρχουν πάντα εργασίες που μπορούν να γίνουν καλά μόνο από επαγγελματίες. Ναι, αφήστε τον προγραμματιστή να προγραμματίσει, αφήστε τον τεχνικό διαχειριστή να διαχειριστεί τη διεκπεραίωση νέων επιχειρήσεων και αφήστε τον διευθυντή γραφείου να ελέγξει τη ροή των εγγράφων και των ηλεκτρονικών μηνυμάτων. Χτίστε τη ροή εργασίας έτσι ώστε κάθε εργαζόμενος να κατανοεί και να εκτελεί καλά τα καθήκοντά του, ώστε να μην χρειάζεται να τον ελέγχετε.

  3. Πράγματα που δεν σας αρέσουν. Ναι, σωστά. Αν δεν σας αρέσει αυτό που κάνετε αυτή τη στιγμή, έχετε δύο επιλογές: να συνεχίσετε να το κάνετε ή να το αναθέσετε σε ένα άτομο που ενδεχομένως θα του αρέσει να το κάνει. Και αν όχι, τότε προσφέρετε σε αυτό το άτομο χρήματα ή κάποια εναλλακτική λύση κατά το πρότυπο "εσύ με βοηθάς - εγώ σε βοηθάω".

Συνήθη προβλήματα με την ανάθεση

Η αντιπροσωπεία αποτελείται από διάφορα μέρη: Ανάθεση = Ανάθεση + Εξουσία + Εμπιστοσύνη.

Ίσως έχετε κάνει σκέψεις όπως: "ή "Είμαι ο μόνος άνθρωπος στον οποίο μπορεί να εμπιστευτεί κανείς να το κάνει αυτό." ή "Κανείς δεν θα δουλέψει καλύτερα από μένα." ή "Είμαι απαραίτητος.".

Σε γενικές γραμμές, ωστόσο, πρόκειται για κλασικές παρανοήσεις, οι οποίες μπορούν να εκφραστούν με σύντομους ορισμούς:

  • "Εγωμανία" (κανείς δεν μπορεί να κάνει αυτή τη δουλειά καλύτερα από εμένα),

  • "Διαστροφή" (είναι ευκολότερο να κάνω τη δουλειά μόνος μου παρά να εξηγήσω πώς να την κάνω σε άλλους)

  • "Αυτοεξαπάτηση" (εργάζομαι τόσο καιρό και τόσο καλά που δεν κάνω λάθη),

  • "Φόβος της υποτίμησης" (αν κάποιος κάνει τη δουλειά καλύτερα από μένα, θα φανώ κακός),

  • "Απλότητα" (μπορώ να κάνω όλη τη δουλειά μόνος μου, δεν χρειάζομαι βοήθεια),

  • "Χαρακτήρας" (η συνεργασία με άλλους είναι πολύ δύσκολη για μένα).

Η ανάθεση δεν είναι απλώς η ανάθεση επειγόντων και δυσάρεστων καθηκόντων σε άλλους ή η απόρριψη υποχρεώσεων. Η εγκατάλειψη των υποχρεώσεών σας δεν σημαίνει ότι παραδίδετε και την ευθύνη. Η ευθύνη μπορεί να εκχωρηθεί, αλλά δεν μπορεί να μεταβιβαστεί, διότι ο έλεγχος εξακολουθεί να είναι δικός σας.

Για να μάθουμε πώς να αναθέτουμε, ας πάρουμε τον τύπο που ονομάζεται 5W1H ή μέθοδος Kipling. Σε ένα από τα ποιήματά του, "Κρατώ έξι έντιμους υπηρέτες...", περιέγραψε 6 απλές ερωτήσεις: Τι, πότε, γιατί, ποιος, πού και πώς.

Πώς να αναθέτετε με την τεχνική 5W1H;

Η τεχνική 5W1H περιλαμβάνει την άντληση νέων πληροφοριών μέσω της απάντησης σε έναν αριθμό ερωτήσεων διερεύνησης. Πρέπει να απαντήσετε σε όλες τις ερωτήσεις πριν από την ανάθεση. Αυτές είναι οι εξής: Τι πρέπει να γίνει; Γιατί είναι σημαντική αυτή η εργασία; Πού πρέπει να γίνει; Πότε πρέπει να ολοκληρωθεί αυτή η εργασία; Ποιος είναι υπεύθυνος για το αποτέλεσμα; Πώς να το κάνετε;

Για να μάθουμε πώς να αναθέτουμε, ας πάρουμε τον τύπο που ονομάζεται 5W1H ή μέθοδος Kipling. Σε ένα από τα ποιήματά του, "Κρατώ έξι έντιμους υπηρέτες...", περιέγραψε 6 απλές ερωτήσεις: Τι, πότε, γιατί, ποιος, πού και πώς.

Για να το απλοποιήσουμε, πρέπει να απαντήσετε σε τρία βασικά ερωτήματα πριν αναθέσετε την εργασία σας:

  1. Ποιος είναι ο σκοπός αυτής της εργασίας; Το πιο σημαντικό είναι ότι εσείς, ως ηγέτης, πρέπει να θέσετε με σαφήνεια έναν στόχο και να ορίσετε ένα συγκεκριμένο τελικό αποτέλεσμα.

  2. Συζητήστε την εργασία με τον εργαζόμενο και μάθετε τη στάση του απέναντί της. Αφήστε τον εργαζόμενο να σας πει πώς βλέπει το ρόλο του εκτελούντος αυτή την εργασία και τον τρόπο επίλυσής της. Από την εμπειρία μου, μπορώ να πω ότι η ανάθεση εξουσίας θα είναι πιο αποτελεσματική εάν πρόκειται για μια εταιρική σχέση αντί για μια σχέση αφεντικού-υφιστάμενου.

  3. Γιατί εσείς ή το άτομο που εμπιστεύεστε πρέπει να το κάνετε; Δεν μπορεί κάθε εργαζόμενος να εκτελέσει την εργασία με τον τρόπο που θα θέλατε. Ως εκ τούτου, σας συμβουλεύω να δώσετε ιδιαίτερη προσοχή στην επιλογή του ατόμου στο οποίο θα αναθέσετε. Για αρχή, πρέπει να εξετάσετε το επίπεδο των προσόντων και της εμπειρίας. Δώστε προσοχή στο φόρτο εργασίας του εργαζομένου. Θα πρέπει να θυμάστε ότι τα υπερβολικά καθήκοντα μειώνουν αναπόφευκτα την ποιότητα της εργασίας. Και τέλος, εξετάστε τα προσωπικά προσόντα του εργαζομένου. Διότι μόνο ο εργαζόμενος που θέλει να κάνει την εργασία την κάνει καλά. Η εργασία δεν πρέπει να βάζει τον εργαζόμενο σε άγχος- διαφορετικά, το πρόβλημα δεν θα επιλυθεί αποτελεσματικά.

  4. Πώς μπορώ να λύσω το πρόβλημα; Αναφέρετε το βαθμό ελευθερίας του εργαζομένου στις ενέργειες. Για παράδειγμα, θα είναι η εκπλήρωση αυστηρών απαιτήσεων στον κατάλογο, ή επαρκής ελευθερία στις ενέργειες και τις αποφάσεις του υπαλλήλου, ή πλήρης ελευθερία, το κυριότερο είναι ότι το αποτέλεσμα πρέπει να ανταποκρίνεται στις προσδοκίες και τις απαιτήσεις σας.

Θα πρέπει επίσης να θυμάστε ότι πρέπει να δώσετε στον εργαζόμενο όσες εξουσίες χρειάζεται για να ολοκληρώσει την εργασία του. Αν του δώσετε υπερβολικά πολλές, μπορεί να τις καταχραστεί, ενώ αν του δώσετε πολύ λίγες, μπορεί να μην επιτύχει τον στόχο.

Έτσι, η ανάθεση μπορεί να πραγματοποιηθεί με έναν απλό τύπο. Θυμηθείτε, το θεμέλιο κάθε επιτυχημένης επιχείρησης είναι η σωστή ανάθεση αρμοδιοτήτων. Μπορεί να είστε ιδιοφυΐα και ακούραστος εργασιομανής, αλλά αν δεν αναθέσετε καθήκοντα σε υφισταμένους, μπορεί να χάσετε όλα όσα έχετε δουλέψει τόσο σκληρά. Με την ανάθεση, κερδίζετε χρόνο.