Λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων στο Ντέλαγουερ: Χειρισμός εμπιστευτικών δεδομένων σε χρηματοπιστωτικές εταιρείες

Οι χρηματοπιστωτικές εταιρείες διαχειρίζονται όχι μόνο κεφάλαια αλλά και τεράστιους όγκους ευαίσθητων δεδομένων, από εκτελέσεις συναλλαγών και χαρτοφυλάκια πελατών έως εμπιστευτικές επικοινωνίες μέσω email. Η ασφάλεια αυτών των δεδομένων αποτελεί κρίσιμη απαίτηση συμμόρφωσης και επιτακτική ανάγκη διαχείρισης κινδύνου. Το Λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων είναι μια από τις καλύτερες μεθόδους για την προστασία εμπιστευτικών πληροφοριών, αλλά πώς το επιλέγετε και το εφαρμόζετε;

Η επιτυχία απαιτεί μια προσεκτική στρατηγική δύο μερών. Πρώτον, πρέπει να επιλέξετε ένα ολοκληρωμένο λογισμικό με ισχυρή ασφάλεια τραπεζικού επιπέδου για να προστατεύσετε τα ίδια τα δεδομένα παρακολούθησης. Δεύτερον, θα πρέπει να παρακολουθείτε τη δραστηριότητα των εργαζομένων σύμφωνα με τους ομοσπονδιακούς νόμους και τους νόμους περί απορρήτου του Ντέλαγουερ. Ένα αποτελεσματικό σύστημα ασφάλειας δεδομένων προστατεύει τους πελάτες σας, την εταιρεία σας και τη φήμη σας. Ένα λάθος σύστημα μπορεί να οδηγήσει σε καταστροφικές συνέπειες.

Σε αυτό το άρθρο, θα εξετάσουμε τις τεχνικές απαιτήσεις για το λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων σε χρηματοπιστωτικές εταιρείες, το νομικό τοπίο και θα σκιαγραφήσουμε έναν οδικό χάρτη για την εφαρμογή της παρακολούθησης εντός μιας χρηματοπιστωτικής εταιρείας.

Η παρακολούθηση των εργαζομένων μπορεί να είναι ολισθηρό έδαφος εάν εφαρμοστεί απρόσεκτα. Οι πρακτικές παρακολούθησης που εφαρμόζετε χρειάζονται μια σταθερή νομική βάση. Πριν ξεκινήσετε να επιλέγετε το λογισμικό παρακολούθησης και να εξετάζετε τις μεθόδους, πρέπει να κατανοήσετε τους ομοσπονδιακούς και τοπικούς νόμους του Ντέλαγουερ που διέπουν την παρακολούθηση.

Ομοσπονδιακοί φορείς όπως η Επιτροπή Κεφαλαιαγοράς (SEC) και η Ρυθμιστική Αρχή Χρηματοπιστωτικού Κλάδου (FINRA) θεσπίζουν τα πρότυπα και τους κανόνες για τον χειρισμό ευαίσθητων δεδομένων πελατών σε χρηματοπιστωτικές εταιρείες.

Σύμφωνα με τον Κανόνα 3110 της FINRA (Εποπτεία), πρέπει να εφαρμόζετε και να συντηρείτε συστήματα για την εποπτεία των δραστηριοτήτων των εργαζομένων, συμπεριλαμβανομένων σύγχρονων ψηφιακών καναλιών επικοινωνίας όπως το Slack, το Teams ή το email.

Δεν μπορείτε να εκπληρώσετε αξιόπιστα αυτήν την απαίτηση, εκτός εάν έχετε ορατότητα σε αυτά τα κανάλια. Εδώ, το λογισμικό παρακολούθησης είναι μια πρακτική αναγκαιότητα για την εκπλήρωση των εποπτικών σας καθηκόντων. Με αυτό, μπορείτε να επιβλέπετε τις εσωτερικές επικοινωνίες και τις αλληλεπιδράσεις με τους πελάτες και να έχετε το ίχνος ελέγχου που αναμένουν οι ρυθμιστικές αρχές. Η FINRA επιβάλλει επίσης την τήρηση αρχείων μέσω του Κανόνα 4511

και τις απαιτήσεις δημόσιας επικοινωνίας βάσει του Κανόνα 2210, καθιστώντας την εποπτεία και τη διατήρηση αναπόσπαστα μέρη της συμμόρφωσης.

Σύμφωνα με τον Κανόνα 17a-4 της Επιτροπής Κεφαλαιαγοράς (SEC) (Τήρηση Αρχείων) [17 C.F.R. § 240.17a‑4], πρέπει να καταγράφετε, να διατηρείτε και να διαφυλάσσετε βασικά επιχειρηματικά αρχεία, συμπεριλαμβανομένων των ηλεκτρονικών επικοινωνιών, σε μορφή που δεν μπορεί να ξαναγραφεί ή να διαγραφεί. Αυτό είναι κοινώς γνωστό ως συμμόρφωση με το WORM. Οι χρηματιστές-διαπραγματευτές πρέπει να είναι σε θέση να ανακτούν αρχεία εντός 24 ωρών και να τα διατηρούν για τρία έως έξι χρόνια, ανάλογα με τον τύπο.

Πρόσφατες ενέργειες επιβολής του νόμου από την Επιτροπή Κεφαλαιαγοράς (SEC) έχουν επιβάλει κυρώσεις σε δεκάδες εταιρείες επειδή δεν κατάφεραν να καταγράψουν σωστά τις ηλεκτρονικές επικοινωνίες σε προσωπικές συσκευές και εφαρμογές εκτός καναλιού, όπως το WhatsApp, το iMessage ή το Signal. Τα διακυβεύματα για αυτό το λάθος είναι υψηλά, με περισσότερα από 600 εκατομμύρια δολάρια σε πρόστιμα που επιβλήθηκαν σε υποθέσεις τήρησης αρχείων μόνο κατά τη διάρκεια του 2024.

Ο Κανόνας Διασφαλίσεων του Νόμου Gramm-Leach-Bliley (GLBA) [16 C.F.R. Μέρος 314] σας υποχρεώνει να προστατεύετε την ασφάλεια και την εμπιστευτικότητα των μη δημόσιων προσωπικών πληροφοριών (NPI) των πελατών. Οι ενημερώσεις του 2023 απαιτούν από τα χρηματοπιστωτικά ιδρύματα να εφαρμόζουν συνεχή παρακολούθηση ή ετήσιες δοκιμές διείσδυσης και εξαμηνιαίες αξιολογήσεις ευπάθειας. Το λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο συμμόρφωσης σε αυτόν τον τομέα, καθώς βοηθά στην ανίχνευση τυχαίων διαρροών, επικίνδυνης συμπεριφοράς, μη εξουσιοδοτημένης πρόσβασης και σκόπιμης κακής χρήσης δεδομένων πελατών.

Ο κανονισμός SEC S-P [17 C.F.R. Part 248] τροποποιήθηκε το 2024 για να απαιτήσει από τις χρηματοπιστωτικές εταιρείες να θεσπίσουν προγράμματα αντιμετώπισης περιστατικών και διαδικασίες ειδοποίησης παραβίασης 72 ωρών για μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση σε δεδομένα πελατών. Ιδανικά, η λύση παρακολούθησης που διαθέτετε θα πρέπει να ενσωματωθεί σε αυτά τα προγράμματα, ώστε να διασφαλίζεται ο άμεσος εντοπισμός και ο περιορισμός πιθανών παραβιάσεων.

Ο Νόμος περί Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων στις Ηλεκτρονικές Επικοινωνίες (ECPA) γενικά απαγορεύει την παρακολούθηση των επικοινωνιών, αλλά προβλέπει δύο βασικές εξαιρέσεις: (1) παρακολούθηση από τον εργοδότη με σαφή, ενημερωμένη συγκατάθεση (συχνά λαμβάνεται κατά την πρόσληψη και τεκμηριώνεται στο εγχειρίδιο του εργαζομένου σας) και (2) παρακολούθηση κατά τη συνήθη πορεία των εργασιών για νόμιμους επιχειρηματικούς σκοπούς, όπως η εποπτεία της συμμόρφωσης ή η ασφάλεια. Ο κανόνας ειδοποίησης του Ντέλαγουερ έχει σχεδιαστεί ειδικά για να υποστηρίζει τη συμμόρφωση με τον ECPA.

Οι ομοσπονδιακοί κανόνες δημιουργούν τη βάση, αλλά το Ντέλαγουερ προσθέτει ένα κρίσιμο επίπεδο. Σύμφωνα με τον Τίτλο 19, Κεφάλαιο 7, Άρθρο 705 του Κώδικα του Ντέλαγουερ [Κώδικας Ντέλαγουερ τίτλος 19, § 705], οι ιδιώτες εργοδότες πρέπει να παρέχουν γραπτή ή ηλεκτρονική ειδοποίηση στους εργαζομένους πριν από την παρακολούθηση ή την υποκλοπή της χρήσης τηλεφώνου, ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή διαδικτύου. Μπορείτε:

• Να εκδώσετε μια εφάπαξ ειδοποίηση κατά την πρόσληψη (γραπτή ή ηλεκτρονική), η οποία πρέπει να επιβεβαιωθεί από τον εργαζόμενο, ή
• Παρέχετε καθημερινή ειδοποίηση κάθε φορά που ο εργαζόμενος αποκτά πρόσβαση στο email ή στο διαδίκτυο της εταιρείας, αν και οι περισσότερες εταιρείες χρησιμοποιούν ένα διαρκές σύστημα αρχικής ειδοποίησης και επιβεβαίωσης.

Η ειδοποίηση πρέπει να περιγράφει τους τύπους παρακολούθησης που διεξάγονται και δεν αποτελεί απλώς βέλτιστη πρακτική - είναι υποχρεωτική. Αυτός ο νόμος δεν απαγορεύει την παρακολούθηση, ούτε απαιτεί επαναλαμβανόμενες ειδοποιήσεις για συνεχή παρακολούθηση βάσει πολιτικής, αλλά απαγορεύει οποιαδήποτε μυστική παρακολούθηση. Η παρακολούθηση για τη συντήρηση του συστήματος ή τον όγκο (π.χ. προστασία δικτύου, όχι προσωπική επιτήρηση) εξαιρείται, αλλά η στοχευμένη αναθεώρηση της μεμονωμένης δραστηριότητας των εργαζομένων απαιτεί πάντα ειδοποίηση.

Ο νόμος του Ντέλαγουερ το κατατάσσει σε μια μικρή ομάδα πολιτειών (μαζί με τη Νέα Υόρκη και το Κονέκτικατ) που επιβάλλουν διαφάνεια στην ηλεκτρονική παρακολούθηση. Οι παραβιάσεις επιφέρουν αστικές κυρώσεις ύψους 100 δολαρίων ανά περιστατικό, επομένως η ισχυρή διαχείριση της πολιτικής είναι απαραίτητη.

Η δημιουργία μιας πολιτικής παρακολούθησης των εργαζομένων που συμμορφώνεται με τις απαιτήσεις μιας χρηματοοικονομικής εταιρείας στο Ντέλαγουερ σημαίνει ενσωμάτωση ομοσπονδιακών και πολιτειακών απαιτήσεων στο εσωτερικό πλαίσιο διακυβέρνησής σας.

• Start by explaining the "why." Your policy should openly state that monitoring is in place for regulatory compliance, asset protection, and cybersecurity - not for micromanagement.
• Καθορίστε ποιες συσκευές και κανάλια επικοινωνίας καλύπτονται. Συνήθως, πρόκειται για υπολογιστές, τηλέφωνα και το εταιρικό δίκτυο που ανήκουν σε εταιρείες.
• Περιγράψτε ποιος έχει πρόσβαση στα συλλεγόμενα δεδομένα, για πόσο χρονικό διάστημα αποθηκεύονται (σύμφωνα με τις περιόδους διατήρησης της Επιτροπής Κεφαλαιαγοράς των ΗΠΑ) και τις διαδικασίες για την αναθεώρησή τους. Η πρόσβαση στα δεδομένα πρέπει να συμμορφώνεται με την αρχή των ελαχίστων προνομίων και η διατήρησή τους πρέπει να σέβεται το πρότυπο ελαχιστοποίησης που ορίζεται στους κανόνες GLBA και SEC.
• Συμπεριλάβετε μια δήλωση απορρήτου που να δείχνει τη συμμόρφωση με τις απαιτήσεις απόκρισης σε περιστατικά και ειδοποίησης παραβίασης του Κανονισμού S-P. Η συμμόρφωση με τον κανόνα γραπτής ειδοποίησης του Delaware, συμπεριλαμβανομένου ενός αντιγράφου της πολιτικής παρακολούθησης και της επιβεβαίωσης του εργαζομένου που υπάρχει στο αρχείο, είναι υποχρεωτική.

Η δημιουργία αυτής της πολιτικής μπορεί να απαιτήσει χρόνο, αλλά αποτελεί απαραίτητη προϋπόθεση για την τήρηση των ομοσπονδιακών και πολιτειακών προτύπων συμμόρφωσης. Επιπλέον, προωθεί τη διαφάνεια, την λογοδοσία και μια κουλτούρα προσανατολισμένη στην ασφάλεια, την οποία εμπιστεύονται τόσο οι εργαζόμενοι όσο και οι ρυθμιστικές αρχές.

Η παρακολούθηση των εργαζομένων δημιουργεί ένα παράδοξο. Εφαρμόζετε λογισμικό παρακολούθησης για να ενισχύσετε την ασφάλεια, αλλά με αυτόν τον τρόπο, δημιουργείτε μια νέα, συγκεντρωμένη ροή απίστευτα ευαίσθητων δεδομένων. Αυτή η ροή δεν περιέχει μόνο πιθανά στοιχεία για παράνομη συμπεριφορά, αλλά συχνά και τα ίδια τα μη κερδοσκοπικά στοιχεία του πελάτη, τα εμπορικά μυστικά και τα στρατηγικά σχέδια που προσπαθείτε να προστατεύσετε. Εάν αυτά τα αρχεία καταγραφής παρακολούθησης διαρρεύσουν, η ζημιά μπορεί να είναι τόσο καταστροφική όσο η ίδια η διαρροή εμπιστευτικών δεδομένων της εταιρείας.

Το λογισμικό παρακολούθησης που επιλέγετε πρέπει να διαθέτει ενσωματωμένα εργαλεία ασφαλείας για την προστασία των δεδομένων που συλλέγονται. Τι πρέπει λοιπόν να αναζητήσετε σε ένα εργαλείο παρακολούθησης;

Τα δεδομένα είναι ευάλωτα τόσο όταν μετακινούνται όσο και όταν βρίσκονται σε αποθήκευση. Ένα καλό λογισμικό παρακολούθησης καλύπτει και τις δύο αυτές καταστάσεις.

Η κρυπτογράφηση κατά τη μεταφορά προστατεύει τις πληροφορίες κατά τη μεταφορά τους από τη συσκευή ενός υπαλλήλου στους διακομιστές της εταιρείας σας ή του παρόχου λογισμικού. Το χρυσό πρότυπο εδώ είναι το TLS 1.2 ή νεότερο. Πρόκειται για το ίδιο πρωτόκολλο ασφαλείας που προστατεύει τις συνεδρίες online τραπεζικών συναλλαγών σας. Εάν το λογισμικό παρακολούθησης που έχετε επιλέξει χρησιμοποιεί TLS, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι τα δεδομένα κωδικοποιούνται κατά τη διάρκεια της διαδρομής τους και είναι άχρηστα για πιθανούς χάκερ.

Όταν τα δεδομένα φτάνουν στη βάση δεδομένων τους, πρέπει επίσης να προστατεύονται. Το βιομηχανικό πρότυπο που θα πρέπει ιδανικά να αναζητήσετε είναι η κρυπτογράφηση AES-256. Αυτός ο τύπος κρυπτογράφησης χρησιμοποιείται από χρηματοπιστωτικά ιδρύματα και κυβερνήσεις παγκοσμίως για την προστασία των πιο πολύτιμων πληροφοριών. Ακόμα κι αν ένας δράστης παραβιάσει τη βάση δεδομένων αποθήκευσης ή κλέψει φυσικά έναν διακομιστή, θα λάβει μόνο ένα κρυπτογραφημένο, δυσανάγνωστο συνονθύλευμα χωρίς το μοναδικό κλειδί.

Ο έλεγχος του ποιος μπορεί να έχει πρόσβαση στα δεδομένα παρακολούθησης είναι εξίσου κρίσιμος με την προστασία των ίδιων των δεδομένων. Δείτε τι πρέπει να έχει το λογισμικό παρακολούθησης.

Έλεγχος πρόσβασης βάσει ρόλων (RBAC)

The team leader needs access only to their team’s data, while the department manager should see the work of all employees in the department. RBAC allows you to grant access permissions to monitoring data based on job function. This principle of "least privilege" minimizes internal risk and contains potential exposure.

Πολυπαραγοντικός Έλεγχος Αυθεντικοποίησης (MFA)

Ένας μόνο κωδικός πρόσβασης μπορεί να μην είναι αρκετός για την προστασία τέτοιων ευαίσθητων δεδομένων. Το MFA είναι το δεύτερο επίπεδο επαλήθευσης. Συνήθως, πρόκειται για έναν κωδικό SMS μίας χρήσης ή μια εφαρμογή ελέγχου ταυτότητας. Ανεξάρτητα από την απλότητά του, μειώνει σημαντικά τον κίνδυνο παραβίασης, ακόμη και αν ο κωδικός πρόσβασης έχει παραβιαστεί. Το MFA θα πρέπει να αποτελεί απαράβατο κανόνα για την πλατφόρμα παρακολούθησής σας.

Ας περάσουμε από τη θεωρία στην πράξη. Από πού πρέπει να ξεκινήσετε εάν θέλετε να εφαρμόσετε την παρακολούθηση των εργαζομένων στην χρηματοοικονομική σας εταιρεία;

Εσωτερική αξιολόγηση κινδύνου

Σκεφτείτε ποια είναι τα μεγαλύτερα τρωτά σας σημεία. Πρόκειται για κίνδυνο εμπιστευτικής διακίνησης δεδομένων; Τυχαία διαρροή δεδομένων από έναν καλοπροαίρετο υπάλληλο; Ή κλοπή πνευματικής ιδιοκτησίας; Αντιμετωπίστε αυτούς τους πραγματικούς κινδύνους μαζί με τις νομικές απαιτήσεις στις μελλοντικές σας πρακτικές παρακολούθησης.

Μια σαφής πολιτική παρακολούθησης

Θυμάστε την απαίτηση ειδοποίησης του Ντέλαγουερ; Δημιουργήστε μια σαφή, ολοκληρωμένη πολιτική παρακολούθησης που να καλύπτει τι παρακολουθείται, γιατί και πώς. Παρουσιάστε την στην ομάδα σας, ορίζοντας την ως μέτρο για την προστασία της εταιρείας, των πελατών και των θέσεων εργασίας τους από απειλές ασφαλείας και κανονιστικά λάθη. Οι εργαζόμενοι θα πρέπει να υπογράψουν το έγγραφο.

Λίστα ελέγχου συμμόρφωσης και ασφάλειας σε επίπεδο ελέγχου.

Όταν ξεκινήσετε να μιλάτε με παρόχους λογισμικού, να είστε οπλισμένοι με άμεσες ερωτήσεις όχι μόνο σχετικά με τα χαρακτηριστικά του προϊόντος τους, αλλά και σχετικά με τη δέσμευσή τους στις κανονιστικές ανάγκες.

Για παράδειγμα, μπορείτε να ρωτήσετε:

• Προσφέρετε ελέγχους πρόσβασης βάσει ρόλων; Τι είναι αυτοί;
• Περιγράψτε τα πρότυπα κρυπτογράφησης δεδομένων που χρησιμοποιείτε για δεδομένα τόσο κατά τη μεταφορά όσο και κατά την ακινησία.
• Μπορείτε να μας δώσετε τα πιστοποιητικά ασφαλείας σας;

Ένας αξιόπιστος προμηθευτής θα έχει σαφείς και σίγουρες απαντήσεις σε αυτά τα ερωτήματα.

Ασφάλεια έναντι επιτήρησης

Ο τρόπος με τον οποίο οι εργαζόμενοί σας θα βλέπουν την παρακολούθηση εξαρτάται από τον τρόπο που την τοποθετείτε εντός της εταιρείας σας. Στόχος είναι να δημιουργηθεί ένα ασφαλές περιβάλλον όπου οι εργαζόμενοι μπορούν να κάνουν την καλύτερη δυνατή δουλειά και να γνωρίζουν ότι τα δεδομένα τους, τα δεδομένα των πελατών και τα περιουσιακά στοιχεία της εταιρείας προστατεύονται. Παρουσιάστε το λογισμικό παρακολούθησης ως απαραίτητο εργαλείο για τη συμμόρφωση, την ειλικρίνεια και την ασφάλεια σε έναν κλάδο με υψηλά διακυβεύματα.

Λαμβάνοντας αυτά τα μετρημένα, διαφανή βήματα, προχωράτε πέρα ​​από την απλή εγκατάσταση λογισμικού. Υλοποιείτε ένα στρατηγικό πλεονέκτημα - ένα πλεονέκτημα που χτίζει μια πιο ανθεκτική, συμμορφούμενη και αξιόπιστη εταιρεία.