Έλεγχος και κίνητρα: Τι κάνει τους εργαζόμενους να εργάζονται καλά

A 2021 study on the impact of COVID-19-induced remote work on motivation revealed that employees find it harder to "focus" and keep their working "routine" intact. This was very much in line with a range of surveys carried out between 2010 and 2015 to draw on the difference in motivation between working remotely and working in-house.

While this was way before the advent of the pandemic, the surveys did show remote work in a bad light - pointing at a stark 17-point gap between motivational factors. In fact, the authors went on to say that this was the "equivalent of moving from one of the best to the most miserable cultures."

Σήμερα, ωστόσο, διαφορετικά μοντέλα εργασίας (εσωτερικά, υβριδικά, απομακρυσμένα) καλύπτουν τις ανάγκες του εργασιακού χώρου παγκοσμίως. Και είναι φυσικό, καθώς οι επιχειρήσεις προσαρμόζονται στους νέους τρόπους πρόσληψης, να επινοήσουν και τρόπους για τη βελτίωση των κινήτρων των εργαζομένων στο σύγχρονο εργασιακό περιβάλλον.

Όπως είναι φυσικό, οι εταιρείες που μπορούν να διαχειρίζονται αποτελεσματικά τους εργαζομένους έχουν περισσότερες πιθανότητες να τους κρατήσουν να εργάζονται σκληρότερα και περισσότερο, με μεγαλύτερη συγκέντρωση και αποφασιστικότητα. Αυτό εξηγεί γιατί έχει αυξηθεί σταθερά η χρήση εργαλείων παρακολούθησης της απόδοσης με την πάροδο των ετών - ένας σίγουρος τρόπος παρακολούθησης και βελτίωσης των αποτελεσμάτων των εργαζομένων. Αυτά τα συστήματα ελέγχου γίνονται επίσης όλο και πιο πολύπλοκα, προσφέροντας περισσότερες πληροφορίες που μπορούν να βοηθήσουν στη βελτίωση των αποτελεσμάτων των επιδόσεων των εργαζομένων.

Μια πρόσφατη μελέτη της Top10VPN ανέφερε αύξηση 54% στην τάση για λύσεις παρακολούθησης των εργαζομένων - με την πανδημία να αποτελεί τον κύριο παράγοντα πίσω από αυτή την αύξηση. Στην πραγματικότητα, ακόμη και στην προ της πανδημίας εποχή, η έρευνα της Gartner σε 239 μεγάλες επιχειρήσεις επιβεβαίωσε τη ζήτηση για καλύτερα εργαλεία ελέγχου. Η ανάλυση ανέφερε ότι πάνω από το 50% των οργανισμών χρησιμοποιούσαν διαφορετικούς τύπους συστημάτων διαχείρισης επιδόσεων - από 30% που είχε καταγραφεί το 2015.

Ίσως δεν αποτελεί έκπληξη το γεγονός ότι το 32% των απομακρυσμένων εργαζομένων στο Ηνωμένο Βασίλειο, σε έρευνα της Opinium, ανέφερε ότι παρακολουθείται. Πρόσφατα, η Capterra παρουσίασε μια έρευνα για το εργατικό δυναμικό του Καναδά, αποκαλύπτοντας πώς παρακολουθούνται διάφορες λειτουργίες (παρουσία των εργαζομένων, διαχείριση του χρόνου, διαχείριση του φόρτου εργασίας, δραστηριότητα στον υπολογιστή και ψηφιακές επικοινωνίες) με σκοπό τη βελτίωση της απόδοσης. Μια παρόμοια μελέτη είχε ως στόχο τη Νοτιοανατολική Ασία και τόνισε ότι το 78% των επιχειρήσεων χρησιμοποιεί συστήματα παρακολούθησης της απόδοσης για την ενίσχυση του υβριδικού χώρου εργασίας.

Along those lines, Mark Turner, CEO of Instant Group, said that the strategic use of "monitoring" can help "identify resourcing issues, streamline processes and identify gaps" while aiding employees in prioritising and managing workloads.

Οι εργαζόμενοι που εργάζονται στο πλαίσιο ενός συστήματος στρατηγικού ελέγχου είναι πιο πιθανό να ευθυγραμμιστούν με τους σκοπούς, τους στόχους και τις αξίες του οργανισμού. Αντί να αποσπώνται από εξωτερικές πληροφορίες ή επιρροές, θα είναι πιο συγκεντρωμένοι στη δουλειά τους. Επιπλέον, όταν οι υπάλληλοί σας γνωρίζουν ότι ενδιαφέρεστε για το πώς αποδίδουν στην εργασία τους, είναι πιο πιθανό να έχουν κίνητρα.

Αυτό, ωστόσο, εγείρει το ερώτημα - είναι η παρακολούθηση της δραστηριότητας πραγματικά ωφέλιμη; Η απάντηση είναι, στην πραγματικότητα, ναι. Μπορεί να βοηθήσει στην ποσοτικοποίηση του πραγματικού αντίκτυπου των διαφόρων στρατηγικών, έτσι ώστε οι περιορισμένοι πόροι να μπορούν να κατευθύνονται με μεγαλύτερη ακρίβεια για να δίνουν τα καλύτερα αποτελέσματα. Αλλά το πιο σημαντικό είναι ότι αποτελεί κλειδί για τη μείωση των περισπασμών στον χώρο εργασίας, ειδικά στις εποχές που το εργατικό δυναμικό είναι κατανεμημένο σε όλο τον κόσμο και εργάζεται εξ αποστάσεως.

Τούτου λεχθέντος, ακολουθούν πέντε τρόποι με τους οποίους οι λύσεις παρακολούθησης εργαζομένων μπορούν να βοηθήσουν στον περιορισμό των περισπασμών στον χώρο εργασίας και στη βελτίωση της απόδοσης των εργαζομένων.

1. Διαχείριση της χρήσης του Διαδικτύου.

   Το διαδίκτυο είναι μια σπουδαία πηγή πληροφοριών- ωστόσο, μπορεί επίσης να είναι μια μεγάλη πηγή απόσπασης της προσοχής. Για παράδειγμα, όποιος έχει κολλήσει ποτέ για ώρες στο Facebook ή το Instagram, γνωρίζει πόσο κακοί μπορεί να είναι οι αλγόριθμοι πώλησης άμεσης ικανοποίησης. Αυτό το cyberslacking έχει ως αποτέλεσμα τη σπατάλη χρόνου και παραγωγικότητας.

   Το ανησυχητικό είναι ότι περίπου το 40% της δραστηριότητας των εργαζομένων στο διαδίκτυο δεν σχετίζεται με τη δουλειά τους. Το πρόβλημα επιδεινώνεται σε απομακρυσμένες ρυθμίσεις όταν οι εργαζόμενοι χρησιμοποιούν τις προσωπικές τους συσκευές σε τακτική βάση. Με απλά λόγια, πρόκειται για έναν ακριβό περισπασμό που τρώει τον πυρήνα της παραγωγικότητας της εταιρείας.

   Για να αποφευχθεί αυτό, είναι σημαντικό οι εργοδότες να αναπτύξουν μια πολιτική σχετικά με τη χρήση του διαδικτύου, η οποία να καλύπτει βασικούς τομείς όπως:

   • τις ώρες χρήσης του διαδικτύου (κατά προτίμηση κατά τη διάρκεια προγραμματισμένων διαλειμμάτων)

   • Διάθεση συγκεκριμένων συσκευών και συνδέσεων για την εργασία, αντί να βασίζονται σε προσωπικές συσκευές.

   • Ανατροφοδότηση σχετικά με τη χρήση του διαδικτύου για την κατανόηση της αποτελεσματικότητας και των τομέων για βελτιώσεις

   Ευνοϊκά, όλοι αυτοί οι τομείς μπορούν να παρακολουθούνται και να ρυθμίζονται μέσω ενός εργαλείου παρακολούθησης του διαδικτύου. Για παράδειγμα, χαρακτηριστικά όπως φίλτρα URL, αποκλειστές εφαρμογών, αποκλεισμός ιστότοπων και αυτόματες αναφορές μπορούν να βοηθήσουν στον εντοπισμό προβλημάτων σε πραγματικό χρόνο για προληπτική επίλυση.

   Πώς σχετίζεται αυτό με την παρακίνηση των εργαζομένων; Αντί να αφήνουν τους περισπασμούς να παρεισφρήσουν, οι εργοδότες μπορούν να δημιουργήσουν χώρο για την παιχνιδοποίηση, να δώσουν στους εργαζομένους ένα κίνητρο για να είναι παραγωγικοί και να παραμείνουν σε επαφή με τους στόχους της εταιρείας.

2. Παρακολούθηση και διαχείριση χρόνου

   A recent study by researchers at the University of North Dakota found a positive correlation between effective time management and the nurturing of self-motivation. The research further elaborated on the fact that time management reinforces the "perceived success."

   Στο ίδιο μήκος κύματος, μια μελέτη του 2019 τεκμηρίωσε μια θετική σχέση μεταξύ της διαχείρισης του χρόνου και του καθορισμού στόχων, της ιεράρχησης προτεραιοτήτων, της διαχείρισης των διακοπών και του προγραμματισμού. Ενώ και οι δύο αυτές μελέτες θέτουν την ακαδημαϊκή κοινότητα στην πρώτη γραμμή της έρευνάς τους, οι τάσεις στον επιχειρηματικό κόσμο έχουν επίσης επικυρώσει την παρακολούθηση δραστηριοτήτων και την παρακολούθηση χρόνου ως τρόπο βελτίωσης των κινήτρων των εργαζομένων.

   Πώς υλοποιείται μια αποτελεσματική πρακτική παρακολούθησης και διαχείρισης του χρόνου;

   • Παρακολουθώντας τις ώρες εισόδου και εξόδου από το ρολόι, οι εργοδότες μπορούν να τεκμηριώνουν το χρόνο που δαπανάται τόσο για προκαθορισμένες όσο και για επείγουσες εργασίες. Μπορούν επίσης να διασφαλίσουν ότι κανείς δεν είναι υπερεργασμένος.

   • By keeping tabs on the inactivity time, employers can identify "downtime" in their employees' day and take necessary steps to curb productivity-sapping distractions.

   • Η παρακολούθηση ανά ώρα μπορεί να διασφαλίσει περαιτέρω τη βέλτιστη συμμετοχή και να αντιμετωπίσει την ανάγκη για βραχυπρόθεσμα ή μακροπρόθεσμα διαλείμματα.

   Πώς σχετίζεται αυτό με την παρακίνηση των εργαζομένων; Η παρακολούθηση και ο έλεγχος βοηθούν στον εντοπισμό τόσο των περιόδων αιχμής όσο και των περιόδων χαμηλής δραστηριότητας των εργαζομένων. Μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για τον εντοπισμό ευκαιριών που αυξάνουν την παραγωγικότητα, όπως αυτές που προκύπτουν κατά τη διάρκεια των διαλειμμάτων και των ωρών μετά την εργασία. Πιο βαθιά, μια τέτοια παρακολούθηση σε πραγματικό χρόνο μπορεί να βοηθήσει:

   • Ιεράρχηση επειγουσών εργασιών

   • Προγραμματίστε διαλείμματα και ανταμοιβές

   • Εντοπίστε τους περισπασμούς και δώστε σχετικές λύσεις για τον περιορισμό τους

   • Προληπτική προσαρμογή του φόρτου εργασίας κ.λπ.

3. Διαχείριση επιδόσεων

   Μια μελέτη που αξιολόγησε 800.000 εργαζόμενους για δύο χρόνια μετά την εμφάνιση της πανδημίας επιβεβαίωσε ότι η εργασία εξ αποστάσεως συμβάλλει στην αύξηση της παραγωγικότητας. Στην πραγματικότητα, σε μια έκθεση που δημοσιεύθηκε από την Prodoscore, αποκαλύφθηκε ότι η παραγωγικότητα YoY αυξήθηκε κατά 47% από το 2020.

   Ωστόσο, η τελευταία έρευνα υποστηρίζει επίσης ότι όσοι εργάζονται από το σπίτι είναι κατά 70% λιγότερο παραγωγικοί από τους συναδέλφους τους. Λοιπόν, τι να πιστέψουμε; Είναι φυσικό να υποθέσουμε ότι η εργασία εξ αποστάσεως ή σε μια υβριδική ρύθμιση θα πρόσθετε στην ευκολία και θα αύξανε την παραγωγικότητα, αλλά, τελικά, είναι ένα δίκοπο μαχαίρι. Για να γίνω πιο συγκεκριμένος, όσο κι αν η απομακρυσμένη εργασία ενισχύει την παραγωγικότητα, αποτελεί επίσης πρόσφορο έδαφος για περισπασμούς και αναβλητικότητα.

   Και σε αυτό το σημείο τα συστήματα ελέγχου είναι χρήσιμα - μπορούν να βοηθήσουν να διατηρηθούν οι μετρήσεις απόδοσης ανέπαφες με την εφαρμογή ενός keylogger, τη λήψη στιγμιότυπων οθόνης της δραστηριότητας σε πραγματικό χρόνο, την καθιέρωση ελέγχου της εκτύπωσης και την προώθηση της καταγραφής βίντεο και ήχου με κάμερα και μικρόφωνο, κ.λπ. Οι πληροφορίες από αυτά τα δεδομένα μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τη διαχείριση του φόρτου εργασίας, την ανακατανομή καθηκόντων και την άμεση ανατροφοδότηση των εργαζομένων.

   Πιο βαθιά, τα δεδομένα αυτά μπορούν να βοηθήσουν:

   • Επανεξέταση των μοτίβων δραστηριότητας των εργαζομένων και εντοπισμός διαταραχών στην παραγωγικότητα

   • Δημιουργία ουσιαστικών στόχων και σημείων αναφοράς για βελτιωμένη απόδοση

   • Παροχή διαδραστικής πλατφόρμας για καθοδήγηση και ανατροφοδότηση σε πραγματικό χρόνο

   • Λάβετε τεκμηριωμένες αποφάσεις όσον αφορά τον προγραμματισμό διαδοχής και τις προσλήψεις.

   Για να λάβετε ακόμη πιο λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με τα διάφορα εργαλεία παρακολούθησης, θα σας συνιστούσαμε να διαβάσετε το άρθρο σχετικά με το 20 πιο δημοφιλές λογισμικό παρακολούθησης το 2022.

4. Ανάλυση και διαχείριση της συμπεριφοράς

   Θέματα όπως ο διαδικτυακός εκφοβισμός, οι εσωτερικές απειλές και η σεξουαλική παρενόχληση βρίσκονται συνεχώς στις ειδήσεις τον τελευταίο καιρό. Και αυτά είναι ακριβώς τα είδη των προβλημάτων που θα έπρεπε να εξετάζουν οι διευθυντές ανθρώπινων πόρων.

   Σύμφωνα με την παγκόσμια έκθεση 2022 Cost of Insider Threats του Ινστιτούτου Ponemon, οι οργανισμοί χρηματοπιστωτικών υπηρεσιών αντιμετώπισαν αύξηση 47% στο κόστος διαχείρισης των εσωτερικών απειλών. Δεν είναι ότι οι περιπτώσεις είναι πιο σοβαρές ή οξείες, αλλά οι κίνδυνοι είναι σίγουρα υψηλότεροι.

   Επιπλέον, η βιντεοεπιτήρηση μπορεί να βοηθήσει περαιτέρω στον εντοπισμό και τη σύλληψη εσωτερικών απειλών. Για παράδειγμα, ο εξ αποστάσεως εγκατεστημένος εξοπλισμός επιτήρησης μπορεί να παρακολουθεί διαδικτυακές κινήσεις που μπορεί να υποδεικνύουν επικείμενη παραβίαση ή κλοπή.

   Πώς σχετίζεται αυτό με την παρακίνηση των εργαζομένων; Η παρακολούθηση της συμπεριφοράς των εργαζομένων και ο εντοπισμός μιας πιθανής απειλής μπορεί να συμβάλει στη δημιουργία ενός αποτελεσματικού συστήματος διαχείρισης της συμπεριφοράς, το οποίο με τη σειρά του συμβάλλει στην προστασία της εταιρείας από μια σειρά κακοτυχιών και ζητημάτων.

   Εκτός από όλα τα μοντέλα που αναπτύχθηκαν παραπάνω, πτυχές όπως η διαχείριση της μισθοδοσίας, η διαχείριση της πρόσβασης κ.λπ. μπορούν επίσης να συνδεθούν χέρι-χέρι με την παρακίνηση των εργαζομένων. Και αυτό επιτυγχάνεται καλύτερα με τη χρήση ενός ολιστικού προγράμματος παρακολούθησης των εργαζομένων.

Στην CleverControl, έχουμε δημιουργήσει μια σειρά εργαλείων που έχουν ως στόχο να κάνουν την παρακολούθηση των εργαζομένων όσο το δυνατόν πιο εύκολη. Το τελικό αποτέλεσμα είναι μια ισχυρή πλατφόρμα αναφορών και αναλύσεων που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την επιδίωξη των στόχων παρακολούθησης - αυξημένη παραγωγικότητα, βελτιωμένος χρόνος λειτουργίας, καλύτερο ηθικό και πάνω απ' όλα, εργατικό δυναμικό με κίνητρα.

Ακολουθούν δύο μελέτες περιπτώσεων που δείχνουν πώς οι λύσεις μας μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την αντιμετώπιση διαφορετικών επιχειρηματικών στόχων.

Μελέτη περίπτωσης 1: Αντιμετώπιση απειλών εκ των έσω

Ένας οργανισμός αντιμετώπιζε ένα ιδιαίτερο πρόβλημα εντοπισμού του υπαλλήλου που είχε παράνομη πρόσβαση σε δεδομένα και έκλεβε άκρως εμπιστευτικές πληροφορίες από την εταιρεία. Αυτό αποτελούσε θέμα σοβαρής ανησυχίας επειδή ο οργανισμός εργαζόταν σε ορισμένα ευαίσθητα έργα. Η εταιρεία προσπάθησε να θέσει σε εφαρμογή και να επιβάλει έναν κώδικα δεοντολογίας- ωστόσο, αυτός είχε πολύ αντιδραστικό χαρακτήρα.

Ευνοϊκά, χρησιμοποιώντας το CleverControl πλατφόρμα, μπόρεσαν να εντοπίσουν τον ένοχο αρκετά γρήγορα. Ο ένοχος ήταν ένας γνωστός υπάλληλος μερικής απασχόλησης, ο οποίος εργαζόταν επίσης σε διάφορα άλλα έργα στην εταιρεία. Οι ενέργειες του υπαλλήλου καταγράφηκαν και αναρτήθηκαν ως αποδεικτικά στοιχεία για να υποστηρίξουν τους ισχυρισμούς τους. Για να προστεθεί σε αυτό, η λύση, με βάση τα στιγμιότυπα οθόνης, βοήθησε επίσης να αποκαλυφθεί το γεγονός ότι το μισό γραφείο χρησιμοποιούσε τους υπολογιστές της εταιρείας για εξόρυξη.

Αποτέλεσμα:

Η εταιρεία μπόρεσε να μετριάσει τον κίνδυνο ενός άλλου παρόμοιου περιστατικού και επέβαλε μια σειρά μέτρων ασφαλείας. Τα νέα μέτρα περιλάμβαναν υποχρεωτικούς ελέγχους, τακτικές συνεδρίες ευαισθητοποίησης των εργαζομένων, ελέγχους ιστορικού απασχόλησης κ.λπ. Κατάφεραν επίσης να εξοικονομήσουν σχεδόν 500 ώρες χρόνου του διαχειριστή πληροφορικής μέσω της αυτοματοποιημένης διαχείρισης πρόσβασης και χιλιάδες δολάρια ετησίως.

Μελέτη περίπτωσης 2: Μείωση της φθοράς των εργαζομένων

Αυτή η εταιρεία πάλευε να βρει λύση στο πρόβλημα της αποχώρησης των εργαζομένων. Κάθε χρόνο, το συγκεκριμένο τμήμα είχε πολλούς υπαλλήλους που τερμάτιζαν τις υπηρεσίες τους και έφευγαν από τον οργανισμό. Οι περισσότεροι ειδικοί πληροφορικής έπαιρναν μαζί τους όλη την πρόσβαση, γεγονός που επιδείνωνε το πρόβλημα.

Η εταιρεία έπρεπε να εντοπίσει την αιτία της φθοράς και να την αποτρέψει από το να ξανασυμβεί. Εγκατέστησε το CleverControl για να παρακολουθεί όλους τους υπαλλήλους και να διατηρεί επίσης τον έλεγχο πρόσβασης. Άρχισαν να παρακολουθούν τις μετρήσεις για να βρουν κάποια κοινά σημεία στα δεδομένα των εργαζομένων.

Αποτέλεσμα:

Η εταιρεία μπόρεσε να εντοπίσει πιθανά προβλήματα και να τα αντιμετωπίσει πριν αυτά εμφανιστούν. Μερικά από τα ζητήματα που αποκαλύφθηκαν ήταν: μισθός, παροχές, εργασιακή κουλτούρα, έλεγχος πρόσβασης κ.λπ. Μάλιστα, μέσω του εργαλείου διαδικτυακής αναζήτησης, μπόρεσαν να εντοπίσουν έναν λογιστή που αναζητούσε νέα θέση εργασίας. Η εταιρεία του προσέφερε καλύτερο μισθό και συναφή οφέλη, τα οποία δέχτηκε με χαρά.

"Είτε πρόκειται για τον εντοπισμό μιας εσωτερικής απειλής είτε για την παρακολούθηση της παραγωγικότητας των εργαζομένων, οι παραπάνω μελέτες περιπτώσεων δείχνουν σαφώς ότι η παρακολούθηση των εργαζομένων είναι ένα ισχυρό εργαλείο που μπορεί να αξιοποιηθεί για την επίλυση σύνθετων επιχειρηματικών προβλημάτων".

"Σε αυτή την κατεύθυνση, είναι σημαντικό να κατανοήσουμε ότι η παρακίνηση των εργαζομένων αποτελεί βασικό παράγοντα για τη διασφάλιση της μακροζωίας ενός οργανισμού. Στην CleverControl, φροντίζουμε ώστε καμία εταιρεία να μην στερείται αποτελεσματικής παρακολούθησης των εργαζομένων, η οποία αποτελεί βασικό στοιχείο για τη βελτίωση του ηθικού των εργαζομένων".

Για να μάθετε περισσότερα για τις λύσεις μας και πώς μπορούν να βοηθήσουν στην ενίσχυση των κινήτρων των εργαζομένων, επικοινωνήστε μαζί μας σήμερα!