Μελέτη περίπτωσης: Ο ρόλος του CleverControl στην ενίσχυση της συνεργασίας ομάδας εξ αποστάσεως

Οι σύγχρονες εταιρείες ευδοκιμούν στην ευελιξία και για τον πελάτη του CleverControl, μια μικρή εταιρεία ανάπτυξης λογισμικού με έδρα τις ΗΠΑ, σήμαινε τη μετάβαση σε ένα πλήρως απομακρυσμένο μοντέλο εργασίας. Η εταιρεία απασχολούσε 32 προγραμματιστές, δοκιμαστές και διαχειριστές έργων σε διαφορετικές ζώνες ώρας, επομένως αυτή η ευελιξία ήταν μια νίκη. Αλλά στην πράξη, τα πράγματα δεν κυλούσαν τόσο ομαλά όσο φαινόταν.

Η ομάδα είχε τα συνηθισμένα εργαλεία: Jira για εργασίες, εσωτερική συνομιλία για μηνύματα και άλλα. Όμως κάτι έλειπε. Οι υπεύθυνοι του έργου γνώριζαν αόριστα τη διαδικασία εργασίας. Ποιος κόλλησε σε τι; Γιατί κάποια σπριντ έμειναν πίσω; Και γιατί ορισμένα μέλη της ομάδας φάνηκαν υπερφορτωμένα ενώ άλλα είχαν χρόνο διακοπής λειτουργίας;

Δεν είχαν να κάνουν με την τεμπελιά - είχαν να κάνουν με την αφάνεια. Τότε ήταν που το CleverControl έπαιξε τον ρόλο του. Δεν είχε σκοπό να αστυνομεύσει την ομάδα τους, αλλά να δει επιτέλους πώς γινόταν η δουλειά και να βελτιώσει την απομακρυσμένη συνεργασία της ομάδας.

Η ανάπτυξη λογισμικού παρακολούθησης μπορεί να έχει γρήγορα μπούμερανγκ αν μοιάζει με κατασκοπεία. Έτσι, αντί να γυρίσει ήσυχα έναν διακόπτη, η ηγεσία της εταιρείας είχε μια ανοιχτή συνομιλία με την ομάδα.

"We explained to the team," the company CEO said, "That we were going to use CleverControl to understand how we work, not to spy. We wanted to know why we often fall behind schedules, and if the workload is spread fairly across the team."

Η διαχείριση ήταν συγκεκριμένη σχετικά με τα δεδομένα που θα συλλέγονταν: χρήση της εφαρμογής, χρόνος που αφιερώθηκε σε εργαλεία εργασίας, περιοδικά στιγμιότυπα οθόνης και περίοδοι ενεργών/αδράνειας. Το κατέστησαν επίσης σαφές: καμία καταγραφή πληκτρολόγησης και καμία κρυφή παρακολούθηση. Και το πιο σημαντικό, οι εργαζόμενοι θα μπορούσαν επίσης να δουν τα δικά τους δεδομένα.

Αυτή η διαφάνεια άλλαξε το παιχνίδι. Αντί για καχυποψία, πήραν την αποδοχή.

Μόλις τα δεδομένα άρχισαν να ρέουν, δεν χρειάστηκε πολύς χρόνος για να εντοπιστούν μοτίβα που ήταν αόρατα στο παρελθόν.

1. Η επικοινωνία έκανε κύκλους

   Η εταιρεία υπέθεσε ότι ο εσωτερικός αγγελιοφόρος ήταν ο βασικός προορισμός για οτιδήποτε σχετίζεται με το έργο, αλλά αποδείχθηκε ότι πολλές ενημερώσεις εργασιών εξακολουθούσαν να γίνονται μέσω email. Ακόμη χειρότερα, οι διαχειριστές έργων εναλλάσσονταν συνεχώς μεταξύ Jira και email, έλειπαν ενημερώσεις και αντιγράφουαν εργασίες. Ως αποτέλεσμα, η απομακρυσμένη ομαδική συνεργασία ήταν αναποτελεσματική και καθυστερημένη.

   Η λύση: Η διοίκηση έθεσε έναν σαφή κανόνα - όλη η επικοινωνία που σχετίζεται με τις εργασίες γίνεται στο Jira. Το εσωτερικό messenger είναι για γρήγορες ερωτήσεις και ενημερώσεις ομάδας. Απλό, αλλά μείωσε τον θόρυβο και έκανε πιο ομαλές τις μεταδόσεις.

2. Τα εργαλεία σπαταλήθηκαν (και δεν κατανεμήθηκαν σωστά)

   Ορισμένες ομάδες είχαν άδειες για ακριβά εργαλεία προγραμματισμού που μόλις και μετά βίας χρησιμοποιούσαν, ενώ άλλες περίμεναν εβδομάδες για να αποκτήσουν πρόσβαση. Ο ρόλος του CleverControl ήταν να συλλέγει αναφορές σχετικά με τη χρήση εφαρμογών και ιστότοπου. Δεν επρόκειτο για προϋπολογισμό - ήταν για προβολή.

   Η λύση: Με τις αναφορές χρήσης του CleverControl, το ΙΤ μπορούσε να δει ποιος πραγματικά χρειαζόταν τι. Ανακατανείμησαν τις άδειες βάσει πραγματικής χρήσης, όχι υποθέσεων.

3. Οι ανώτεροι προγραμματιστές έκαναν νεώτερες δουλειές

   Τα δεδομένα έδειξαν ότι οι κορυφαίοι προγραμματιστές ξόδευαν ώρες απαντώντας σε ερωτήσεις ρουτίνας υποστήριξης - χρόνο που θα έπρεπε να ξοδεύουν σε περίπλοκη αρχιτεκτονική και αναθεωρήσεις κώδικα.

   Η λύση: Δημιούργησαν έναν εναλλασσόμενο ρόλο υποστήριξης για τα κατώτερα μέλη της ομάδας. Απελευθέρωσε τους ανώτερους προγραμματιστές και έδωσε στους νέους πρακτική εμπειρία. Όλοι μεγάλωσαν, η απομακρυσμένη ομαδική συνεργασία βελτιώθηκε και τα έργα προχώρησαν πιο γρήγορα.

4. Οι βέλτιστες πρακτικές κρύβονταν σε κοινή θέα

   Μια ομάδα παρέδωσε σταθερά νωρίτερα από το χρονοδιάγραμμα. Όταν έσκαψαν τα δεδομένα, διαπίστωσαν ότι αυτοί οι υψηλές επιδόσεις χρησιμοποιούσαν ένα συγκεκριμένο σύνολο εσωτερικών εγγράφων και πόρων τρίτων περισσότερο από άλλους.

   Η λύση: Δεν κράτησαν αυτή τη γνώση για τον εαυτό τους. Ενημέρωσαν το εσωτερικό wiki, πραγματοποίησαν μερικές σύντομες προπονήσεις και μοιράστηκαν το βιβλίο με όλη την εταιρεία. Ξαφνικά, οι βέλτιστες πρακτικές έγιναν κοινές πρακτικές.

Τα έργα άρχισαν να προχωρούν πιο γρήγορα και ο σχεδιασμός πόρων έγινε πιο αποτελεσματικός. Αλλά οι βαθύτερες νίκες ήταν πολιτιστικές:

• Η επικοινωνία έγινε πιο ξεκάθαρη - λιγότερες αναπάντητες ενημερώσεις, λιγότερη απογοήτευση.

• Ο φόρτος εργασίας φάνηκε πιο δίκαιος - οι διευθυντές θα μπορούσαν να εντοπίσουν ανισορροπίες πριν ξεκινήσει η επαγγελματική εξουθένωση.

• Η απομακρυσμένη ομαδική συνεργασία έγινε πιο σκόπιμη - επειδή είδαν πώς κυλούσε η δουλειά, μπορούσαν να τη διαμορφώσουν.

• Το ηθικό της ομάδας βελτιώθηκε - οι άνθρωποι ένιωσαν υποστήριξη, όχι παρακολούθηση.

Ο ρόλος του CleverControl ήταν σημαντικός. Αν και δεν αντικατέστησε τα υπάρχοντα εργαλεία τους, τα έκανε να λειτουργούν καλύτερα. Έδωσε στην εταιρεία τη διορατικότητα που χρειαζόταν για να σταματήσει να μαντεύει και να αρχίσει να βελτιστοποιεί - όχι ελέγχοντας τους ανθρώπους, αλλά κατανοώντας τη ροή εργασίας τους.

Για ένα λογισμικό απομακρυσμένης δημιουργίας ομάδας για πελάτες σε όλο τον κόσμο, αυτή η σαφήνεια δεν ήταν απλώς ωραίο να υπάρχει. Ήταν η διαφορά μεταξύ της επιβίωσης της απομακρυσμένης εργασίας και της πραγματικής ευημερίας σε αυτήν.