CleverControl για απομακρυσμένους εργαζόμενους: Το κλειδί για διαφανή διαχείριση ομάδας

Ο τρόπος που δουλεύουμε έχει αλλάξει. Η απομακρυσμένη εργασία, που κάποτε ήταν ένα ζουμερό μπόνους που απολάμβαναν λίγοι, έχει γίνει ζωτικό μέρος του τρόπου λειτουργίας των εταιρειών. Σκεφτείτε το εξής: 3 στους 10 υπαλλήλους πλήρους απασχόλησης εργάζονται πλέον πλήρως εξ αποστάσεως και περισσότεροι από τους μισούς έχουν υβριδικές ρυθμίσεις. Μόνο μεταξύ 2019 και 2021, ο αριθμός των ανθρώπων που εργάζονται εξ αποστάσεως τριπλασιάστηκε, με τις προβλέψεις να υποδηλώνουν ότι οι ΗΠΑ θα έχουν 36,2 εκατομμύρια απομακρυσμένους εργαζομένους έως το 2025 — μια εκπληκτική αύξηση 417% από τα επίπεδα πριν από την πανδημία. Για τους σύγχρονους ανθρώπους, οι ευέλικτες ρυθμίσεις εργασίας έχουν γίνει τόσο σημαντικές που το 23% των εργαζομένων θεωρούν ότι είναι ο λόγος για να παραμείνουν ή να εγκαταλείψουν την τρέχουσα εργασία τους. Και το 76% θα σκεφτεί ακόμη και να παραιτηθεί εάν το αφεντικό του αφαιρέσει την ευκαιρία να εργαστεί εξ αποστάσεως. Έτσι, η απομακρυσμένη ευελιξία δεν είναι πλέον μπόνους ή πείραμα - είναι πραγματικότητα και οι επιχειρήσεις πρέπει να προσαρμοστούν σε αυτήν εάν θέλουν να διατηρήσουν το προσωπικό τους.

Αλλά εδώ είναι που γίνεται δύσκολο. Πώς ελέγχετε την παραγωγικότητα όταν ο εργαζόμενος μπορεί να βρίσκεται σε άλλη πόλη, χώρα ή ακόμα και ήπειρο; Πώς λογοδοτείτε την ομάδα; Πώς διασφαλίζετε την ασφάλεια των εμπιστευτικών δεδομένων όταν οι εργαζόμενοι χρησιμοποιούν δεκάδες δίκτυα και προσωπικές συσκευές για την εργασία τους; Πώς να μην μετατρέψετε τον έλεγχο σε μικροδιαχείριση;

Το CleverControl, μια ισχυρή και περιεκτική λύση παρακολούθησης εργαζομένων, σχεδιάστηκε ως απάντηση σε αυτές και πολλές άλλες προκλήσεις. Σε αυτό το άρθρο, θα διερευνήσουμε πώς το CleverControl μπορεί να σας βοηθήσει να παρακολουθείτε την παραγωγικότητα, να διατηρήσετε τη λογοδοσία και να βελτιώσετε την ασφάλεια των δεδομένων, με σεβασμό των προσωπικών ορίων των εργαζομένων.

Η παρακολούθηση συνδέεται συχνά με την κατασκοπεία και τη μέτρηση των λεπτών που αφιερώνει ένας υπάλληλος σε ένα διάλειμμα για καφέ. Και σε λάθος χέρια, μπορεί να είναι αλήθεια. Ωστόσο, η σωστά εφαρμοσμένη παρακολούθηση των εργαζομένων υπερβαίνει την απλή κατασκοπεία. Γίνεται ένας τρόπος για να ελέγξετε τις διαδικασίες εργασίας, να παρατηρήσετε εμπόδια και πιθανούς κινδύνους, να ανακαλύψετε παραγωγικά μοτίβα και να εξαλείψετε τα μη παραγωγικά όταν οι περιστασιακές αλληλεπιδράσεις στο γραφείο και τα check-in εξαφανίζονται σε μια απομακρυσμένη εγκατάσταση.

Τα εργαλεία παρακολούθησης όπως το CleverControl έχουν σχεδιαστεί για να γεφυρώνουν το χάσμα μεταξύ των διαχειριστών και των κατανεμημένων ομάδων. Ωστόσο, η γέφυρα θα είναι σταθερή μόνο εάν χτιστεί στα θεμέλια της διαφάνειας και των σαφών προσδοκιών. Οι οργανισμοί μπορούν να επιτύχουν αμοιβαία κατανόηση για το επίμαχο θέμα της παρακολούθησης, εάν είναι ανοιχτοί και ξεκάθαροι σχετικά με τη συνεχιζόμενη παρακολούθηση, τους σκοπούς της και τα αποτελέσματα που περιμένουν από τους υπαλλήλους τους.

Το CleverControl παρέχει ένα ολοκληρωμένο σύνολο λειτουργιών που, όταν χρησιμοποιούνται με σύνεση, επιτρέπουν στις εταιρείες να νικήσουν τις προκλήσεις που αντιμετωπίζουν στη διαχείριση των διάσπαρτων ομάδων.

Στον πυρήνα του, το CleverControl φωτίζει τον τρόπο με τον οποίο ξοδεύεται ο χρόνος. Η ομάδα σας ασχολείται πραγματικά με τα καθήκοντά της;

Πρώτον, το λογισμικό παρακολουθεί τη χρήση της εφαρμογής και του ιστότοπου, παρέχοντας μια λεπτομερή προβολή της δραστηριότητας ενός υπαλλήλου. Οι αναφορές βοηθούν να διακρίνουμε ποιες είναι παραγωγικές και ποιες θα μπορούσαν να αποσπάσουν την προσοχή και πόσος χρόνος αφιερώνεται σε κάθε κατηγορία.

Για παράδειγμα, μπορείτε απροσδόκητα να παρατηρήσετε πτώση της εστίασης κατά τη διάρκεια συγκεκριμένων τμημάτων της ημέρας ή να ανακαλύψετε πόρους που δεν χρησιμοποιούνται ελάχιστα. Οι πληροφορίες από τις αναφορές δραστηριότητας βελτιώνουν τις αξιολογήσεις παραγωγικότητας, βοηθούν να γίνουν τα σχόλια πιο συγκεκριμένα και λειτουργικά, αποκαλύπτουν τις ανάγκες εκπαίδευσης και οδηγούν ακόμη και σε αναπροσαρμογές του φόρτου εργασίας.

Τα επόμενα πολύτιμα χαρακτηριστικά είναι τα στιγμιότυπα οθόνης και η ζωντανή ροή της οθόνης του υπαλλήλου. Μια εικόνα μπορεί πραγματικά να πει πολλά. Τα στιγμιότυπα οθόνης προσφέρουν οπτικό πλαίσιο στα αρχεία καταγραφής δραστηριοτήτων, ενώ η ζωντανή προβολή της οθόνης επιτρέπει γρήγορο check-in σε συνεχή εργασία χωρίς να ενοχλεί τον εργαζόμενο.

Τα στιγμιότυπα οθόνης και η ροή της οθόνης δεν στοχεύουν στο να πιάνουν άτομα να κάνουν πράγματα που δεν σχετίζονται με την εργασία. Αφορούν περισσότερο την κατανόηση του τρόπου με τον οποίο πηγαίνει η εργασία, τη βοήθεια στην αντιμετώπιση προβλημάτων ή την επιβεβαίωση ότι έχουν επιτευχθεί ορόσημα. Φυσικά, είναι σημαντικό να χρησιμοποιείτε αυτές τις λειτουργίες με υπευθυνότητα: τα στιγμιότυπα οθόνης πρέπει να λαμβάνονται μόνο κατά τις ώρες εργασίας για την προστασία του απορρήτου.

Τέλος, υπάρχει παρακολούθηση δραστηριότητας. Το CleverControl καταγράφει περιόδους δραστηριότητας και αδράνειας και τις παρουσιάζει ως αρχείο καταγραφής ή βολικό διάγραμμα. Αυτά τα δεδομένα επιτρέπουν τον προσδιορισμό των ωρών αιχμής της παραγωγικότητας και τον προγραμματισμό της εργασίας ανάλογα.

Η παραγωγική και εποικοδομητική επικοινωνία είναι ζωτικής σημασίας για την ομαδική εργασία, αλλά σε απομακρυσμένες ρυθμίσεις, είναι δέκα φορές πιο σημαντική. Και ας μην ξεχνάμε την επικοινωνία με τους πελάτες. Οι εργαζόμενοι που εργάζονται απευθείας με πελάτες είναι το πρόσωπο της εταιρείας. Το πώς οι εργαζόμενοι αντιμετωπίζουν τα αιτήματά τους, το πόσο ευγενικοί είναι και το πόσο καλά τηρούν τα πρότυπα επικοινωνίας είναι το πώς βλέπουν οι πελάτες την εταιρεία. Είναι το θεμέλιο της εμπιστοσύνης τους σε αυτό.

Οι δυνατότητες παρακολούθησης του CleverControl διασφαλίζουν ότι η επικοινωνία παραμένει παραγωγική και οι πελάτες λαμβάνουν την καλύτερη εξυπηρέτηση.

Η παρακολούθηση συνομιλιών και email συμβάλλει στη διασφάλιση ότι όλες οι ψηφιακές αλληλεπιδράσεις παραμένουν επαγγελματικές. Μπορεί επίσης να βοηθήσει στην αντιμετώπιση προβλημάτων επικοινωνίας εντός της ομάδας ή στην καταγραφή πιθανών απειλών ασφαλείας, όπως ύποπτα αρχεία ή μη εξουσιοδοτημένη κοινή χρήση εταιρικών δεδομένων.

Το πρόσθετο Call Recording βοηθά στη διατήρηση του επαγγελματισμού και της παραγωγικότητας στις κλήσεις που γίνονται μέσω δημοφιλών εφαρμογών όπως το WhatsApp, το Zoom, το Discord και πολλές άλλες.

Η παρακολούθηση χρόνου μπορεί να είναι δύσκολη σε απομακρυσμένες ρυθμίσεις, αλλά είναι ζωτικής σημασίας για τη δικαιοσύνη, την υπευθυνότητα, την ακριβή τιμολόγηση πελατών και την ακριβή μισθοδοσία. Εξασφαλίζει ότι ο χρόνος όλων καταγράφεται σωστά, βοηθά στην αποκάλυψη απουσιών ή όσων ξεκινούν τη δουλειά τους αργά ή τελειώνουν νωρίς. Επιπλέον, μπορεί να βρείτε υπαλλήλους που εργάζονται υπερβολικά και κινδυνεύουν να εξουθενωθούν.

Η παρακολούθηση χρόνου δημιουργεί ένα δίκαιο σύστημα όπου κάθε ώρα μετράει και αναγνωρίζεται.

Το CleverControl δεν είναι μόνο για διευθυντές - μπορεί επίσης να βοηθήσει τους υπαλλήλους να πάρουν τον έλεγχο της παραγωγικότητάς τους.

Ένα ξεχωριστό χαρακτηριστικό του CleverControl είναι η αυτο-παρακολούθηση: ένας εξατομικευμένος πίνακας εργαλείων διαθέσιμος σε κάθε εργαζόμενο. Τους επιτρέπει να δουν ακριβώς ποια δεδομένα συλλέγονται και πώς αποδίδουν. Οι εργαζόμενοι μπορούν να μάθουν για τα εργασιακά τους πρότυπα, να ανακαλύψουν τις πιο παραγωγικές ώρες τους και να δουν πού μπορούν να βελτιωθούν. Μετατρέπει την παρακολούθηση σε εργαλείο προσωπικής ανάπτυξης και όχι απλώς σε απαίτηση διαχείρισης.

Η πραγματική δύναμη του CleverControl εξαρτάται από τον τρόπο εισαγωγής και χρήσης του.

Αυτό το σημείο δεν μπορεί να τονιστεί αρκετά - η ειλικρίνεια πάει πολύ μακριά.

1. Συζήτηση πριν από την υλοποίηση: Βεβαιωθείτε ότι όλοι γνωρίζουν για το λογισμικό πριν το ενεργοποιήσετε. Σε κανέναν δεν αρέσουν οι εκπλήξεις όσον αφορά την παρακολούθηση.
2. Εξηγήστε το "Γιατί:" Να είστε εκ των προτέρων σχετικά με το γιατί χρησιμοποιείτε την παρακολούθηση. Είναι για να κατανοήσουμε καλύτερα την παραγωγικότητα; Να κατανεμηθεί δίκαια η εργασία; Για να κρατήσω τα πράγματα ασφαλή; Δώστε έμφαση σε αυτούς τους στόχους και εξηγήστε ότι η παρακολούθηση δεν είναι τιμωρία.
3. Καθορίστε με σαφήνεια τις πολιτικές: Εξηγήστε ακριβώς τι θα παρακολουθείται, πότε και πώς θα χρησιμοποιηθούν τα δεδομένα. Ποιος έχει πρόσβαση; Πόσο καιρό θα διατηρηθεί; Η ασάφεια εδώ μπορεί να βλάψει γρήγορα την εμπιστοσύνη.

Τα δεδομένα πρέπει να καθοδηγούν τις αποφάσεις, όχι να τροφοδοτούν την κριτική.

1. Αναζητήστε τάσεις: Χρησιμοποιήστε τα δεδομένα για να βρείτε μοτίβα σε ολόκληρη την ομάδα. Υπάρχουν επαναλαμβανόμενες φορές που η παραγωγικότητα πέφτει; Φαίνεται ότι ορισμένα εργαλεία ενισχύουν την απόδοση; Οι τάσεις που ανακαλύφθηκαν μπορούν να βοηθήσουν στη βελτίωση του τρόπου με τον οποίο γίνεται η εργασία, να παρέχουν στοχευμένη υποστήριξη ή να επανεξετάσουν τον τρόπο δομής των έργων.
2. Προσφέρετε υποστήριξη και καθοδήγηση: Η παρακολούθηση των δεδομένων είναι ένα εξαιρετικό σημείο εκκίνησης για μια υποστηρικτική συνομιλία με εργαζόμενους που αγωνίζονται.

Το απόρρητο είναι πρωταρχικής σημασίας, ειδικά εάν οι εργαζόμενοι χρησιμοποιούν προσωπικές συσκευές.

1. Παρακολούθηση μόνο κατά τις ώρες εργασίας: Το CleverControl έχει ένα ορατό κουμπί έναρξης/διακοπής όταν εγκαθίσταται σε κανονική (μη κρυφή) λειτουργία. Με αυτό, οι εργαζόμενοι μπορούν να ελέγχουν πότε αρχίζει και πότε τελειώνει η παρακολούθηση, είτε είναι η αρχή της εργάσιμης ημέρας είτε κατά τη διάρκεια των διαλειμμάτων. Αυτό το μικρό χαρακτηριστικό κάνει μεγάλη διαφορά στη διατήρηση της εμπιστοσύνης και στον διαχωρισμό της εργασίας από την προσωπική ζωή.
2. Προσωπικός έναντι χρόνου εργασίας: Θέστε σαφείς προσδοκίες σχετικά με την προσωπική χρήση συσκευών που ανήκουν στην εταιρεία. Εάν επιτρέπεται, φροντίστε να μην παρακολουθείτε τις ιδιωτικές τους δραστηριότητες. Αυτή η προσέγγιση ενισχύει τα όρια μεταξύ εργασίας και σπιτιού.

Αφήστε τα δεδομένα να υποστηρίζουν τη συνομιλία, όχι να την κυριαρχούν.

1. Βρόχος σχολίων: Χρησιμοποιήστε τα δεδομένα ως αρχή συνομιλίας κατά τη διάρκεια των αξιολογήσεων. Πλαισιώστε το ως έναν τρόπο για να βοηθήσετε τους υπαλλήλους να κατανοήσουν τις δικές τους εργασιακές συνήθειες και να βρουν τομείς για να αναπτυχθούν.
2. Ενθαρρύνετε τη συμβολή των εργαζομένων: Αφήστε τους υπαλλήλους να ελέγξουν και τα δικά τους δεδομένα. Ζητήστε τους να εξηγήσουν τυχόν ασυνήθιστα μοτίβα ή να μοιραστούν τις σκέψεις τους. Αυτή η συλλογική προσέγγιση οικοδομεί ιδιοκτησία και υπευθυνότητα.

Οι πρακτικές παρακολούθησης που επιλέγετε να χρησιμοποιήσετε ενδέχεται να είναι παράνομες στην περιοχή σας. Επομένως, πριν ξεκινήσετε την παρακολούθηση, μελετήστε τη νομοθεσία περί απορρήτου και την εργατική νομοθεσία στη χώρα και την πολιτεία σας και βεβαιωθείτε ότι συμμορφώνονται οι πρακτικές που έχετε επιλέξει. Ακόμα καλύτερα, μπορείτε να συμβουλευτείτε έναν νομικό εμπειρογνώμονα και να τον ζητήσετε να ελέγξει τις μεθόδους σας.

Αλλά οι νομικές απαιτήσεις δεν είναι το παν. Σημασία έχει και η ηθική. Θέστε εσωτερικά πρότυπα για υπεύθυνη χρήση δεδομένων και βεβαιωθείτε ότι ό,τι κάνετε σέβεται τα ατομικά δικαιώματα και διατηρεί την αξιοπρέπεια.

Όταν γίνει σωστά, το CleverControl φέρνει μια σειρά από οφέλη.

Πρώτον, έχετε μια σαφέστερη εικόνα του τρόπου με τον οποίο γίνεται η εργασία και μπορείτε να λάβετε μέτρα για τη βελτίωση της διαδικασίας. Επιπλέον, τα δεδομένα που συλλέγονται από το CleverControl βοηθούν στην καλύτερη κατανομή των πόρων. Βοηθά στην πιο αποτελεσματική κατανομή του φόρτου εργασίας και διασφαλίζει ότι κανείς δεν αισθάνεται καταπονημένος ή δεν έχει τίποτα να κάνει.

Αν και δεν είναι πλήρως εργαλείο πρόληψης διαρροής δεδομένων, το CleverControl εξακολουθεί να συμβάλλει στην καλύτερη ασφάλεια των ευαίσθητων δεδομένων.

Στη συνέχεια, οι δυνατότητες αυτοελέγχου του CleverControl και ο έλεγχος του πότε γίνεται η παρακολούθηση επιτρέπουν στις εταιρείες να σέβονται το απόρρητο των εργαζομένων, ειδικά σε προσωπικές συσκευές.

Και πάνω από όλα, αυτό το είδος ανοιχτής, ειλικρινούς προσέγγισης βοηθά στη οικοδόμηση μιας ισχυρής κουλτούρας εμπιστοσύνης, όπου οι προσδοκίες είναι σαφείς, οι συνεισφορές φαίνονται και η δικαιοσύνη αποτελεί προτεραιότητα.

Το CleverControl είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο για την αποτελεσματική διαχείριση κατανεμημένων ομάδων. Παρέχει τις απαραίτητες πληροφορίες για τη βελτίωση των λειτουργιών, τη διατήρηση της λογοδοσίας και τη διαφύλαξη των πόρων της εταιρείας. Με ενσωματωμένες λειτουργίες διαφάνειας, όπως η αυτο-παρακολούθηση και οι ρυθμίσεις ελεγχόμενες από τον χρήστη, ξεπερνά την απλή επίβλεψη και γίνεται εργαλείο αμοιβαίου σεβασμού και αυξημένης αποτελεσματικότητας. Ωστόσο, ενώ η τεχνολογία παρέχει τα δεδομένα, η επιτυχημένη απομακρυσμένη ηγεσία εξαρτάται από την καλή επικοινωνία, την ισχυρή ηγεσία και τη γνήσια δέσμευση για την οικοδόμηση εμπιστοσύνης.