Πώς το CleverControl βοήθησε στην αύξηση της παραγωγικότητας σε μια εταιρεία τεχνολογίας

Η κλοπή χρόνου, η έλλειψη λογοδοσίας, τα αναποτελεσματικά πρότυπα εργασίας και η αποζημίωση των τεμπέληδων συναδέλφων είναι μερικά μόνο από τα προβλήματα παραγωγικότητας που μαστίζουν τους σύγχρονους χώρους εργασίας. Τι θα γινόταν όμως αν μπορούσατε να έχετε σε πραγματικό χρόνο πληροφορίες για τη δραστηριότητα των εργαζομένων, να εντοπίζετε ή και να προλαμβάνετε εγκαίρως αυτά τα προβλήματα και να ενισχύετε την παραγωγικότητα της ομάδας σας; Σε αυτή τη μελέτη περίπτωσης της CleverControl, θα διερευνήσουμε πώς μια εταιρεία τεχνολογίας καταπολέμησε αυτές τις προκλήσεις και ενίσχυσε την παραγωγικότητα με λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων.
Η πρόκληση
Ο πελάτης μας είναι μια ταχέως αναπτυσσόμενη μεσαίου μεγέθους εταιρεία ανάπτυξης λογισμικού με 47 υπαλλήλους. Η εταιρεία ειδικεύεται στη δημιουργία προσαρμοσμένων λύσεων λογισμικού, συμπεριλαμβανομένων εφαρμογών για κινητά, εσωτερικών εταιρικών πλατφορμών και συστημάτων CRM για μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις. Η εταιρεία ξεκίνησε ως μια μικρή νεοφυής επιχείρηση και στην αρχή βασίστηκε στην άμεση προβολή ως κύρια μέθοδο διαχείρισης της παρουσίας και της απόδοσης. Καθώς το προσωπικό αυξανόταν, ο επικεφαλής του οργανισμού δεν μπορούσε να ελέγχει άμεσα όλους τους υπαλλήλους και τις διαδικασίες.
Η εταιρεία αντιμετώπιζε προκλήσεις όσον αφορά την παρακολούθηση του χρόνου εργασίας, τη μέτρηση της παραγωγικότητας και την ορατότητα του έργου. Οι παραδοσιακές μέθοδοι παρακολούθησης του χρόνου ήταν αναξιόπιστες. Οι εργαζόμενοι συχνά ξεχνούσαν να συμπληρώσουν εγκαίρως τα φύλλα εργασίας και, ως αποτέλεσμα, παρέδιδαν ανακριβή, κατά προσέγγιση δεδομένα. Επιπλέον, ο επικεφαλής ανακάλυψε ακόμη και αρκετές περιπτώσεις κλοπής χρόνου.
Η παρατήρηση των διαδικασιών εργασίας μέσω της εποπτείας και των τακτικών ομαδικών και ατομικών συναντήσεων ήταν χρονοβόρα, υποκειμενική και ανακριβής. Αυτή η έλλειψη αξιόπιστων δεδομένων εμπόδιζε τις ακριβείς εκτιμήσεις του έργου και καθιστούσε δύσκολο τον εντοπισμό των χρονοβόρων εργασιών.
Η ομάδα έχασε τις προθεσμίες: περίπου το 15% των έργων υπερέβη τις αρχικές προθεσμίες, γεγονός που δυσαρέστησε τους πελάτες και έβλαψε τη φήμη της εταιρείας. Ήταν δύσκολο να εντοπιστούν οι πραγματικοί λόγοι για τις αποτυχίες: κακή διαχείριση, αναποτελεσματικές διαδικασίες ή προσωπική αντιπαραγωγικότητα. Κάθε εργαζόμενος έδινε μια διαφορετική οπτική για το πρόβλημα.
Εξάλλου, ο επικεφαλής δεν είχε τη δυνατότητα να παρακολουθεί άμεσα τα 12 απομακρυσμένα μέλη της ομάδας και δεν μπορούσε να βασίζεται αποκλειστικά στις αναφορές τους. Ήθελε περισσότερη ορατότητα σε πραγματικό χρόνο για να εντοπίζει τα προβλήματα επί τόπου και να παρέχει έγκαιρη ανατροφοδότηση.
Τέλος, ο επικεφαλής αναζήτησε έναν τρόπο να ξοδεύει λιγότερο χρόνο για την παρακολούθηση της παραγωγικότητας και να έχει πιο αντικειμενικά αποτελέσματα.
Η λύση
Για να λύσει αυτές τις προκλήσεις, η εταιρεία αποφάσισε να δοκιμάσει λογισμικό παρακολούθησης των εργαζομένων και επέλεξε το CleverControl. Το CleverControl παρακολουθούσε αυτόματα την αρχή και το τέλος της εργάσιμης ημέρας, γεγονός που επέτρεψε στην εταιρεία να καταργήσει εντελώς τα φύλλα εργασίας. Οι αναφορές παρακολούθησης περιλάμβαναν επίσης ενεργές και ανενεργές περιόδους κατά τη διάρκεια της ημέρας, οι οποίες θα μπορούσαν να αποκαλύψουν τους συνήθεις τεμπέληδες.
Η λειτουργία Live Viewing του CleverControl παρείχε στον επικεφαλής της εταιρείας την επιθυμητή ορατότητα σε πραγματικό χρόνο. Ο επικεφαλής μπορούσε να δει την οθόνη οποιουδήποτε εργαζομένου και να δει σε ποιο στάδιο βρισκόταν η εργασία κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας.
Οι λεπτομερείς αναφορές δραστηριότητας και τα στατιστικά στοιχεία σχετικά με τις εφαρμογές και τους ιστότοπους που χρησιμοποιούνται συχνότερα, επέτρεψαν την ανάλυση του χρόνου που αφιέρωσαν οι εργαζόμενοι στις εργασίες τους και του χρόνου που θα μπορούσε να βελτιωθεί.
Το αποτέλεσμα
Τα πρώτα αποτελέσματα της παρακολούθησης δεν εξέπληξαν: τα περισσότερα μέλη της ομάδας παρουσίασαν υψηλά επίπεδα παραγωγικότητας και δέσμευσης. Η αύξηση της παραγωγικότητας προκλήθηκε από την ίδια την παρακολούθηση. Γνωρίζοντας ότι όλες οι ενέργειές τους παρακολουθούνται, οι εργαζόμενοι ήταν λιγότερο πιθανό να ξοδέψουν χρόνο σε μη παραγωγικές ή μη σχετικές με την εργασία δραστηριότητες.
Καθώς οι εργαζόμενοι εξοικειώθηκαν με την παρακολούθηση, επέστρεψαν σταδιακά στις συνήθεις εργασιακές τους συνήθειες. Η παρακολούθηση αυτών των μοτίβων έδωσε πολύ πιο ενδιαφέροντα αποτελέσματα. Ως εκ τούτου, με το CleverControl, ο επικεφαλής αποκάλυψε αρκετές αναποτελεσματικότητες, για παράδειγμα:
Ένας από τους προγραμματιστές λογισμικού περνούσε ώρες καταγράφοντας σχολαστικά κάθε μικρή εργασία και δημιουργώντας υπερβολικές αναφορές. Παρόλο που η τεκμηρίωση είναι ζωτικής σημασίας στην ανάπτυξη λογισμικού, ο υπάλληλος αυτοδιαχειριζόταν τον εαυτό του σε σημείο που εμπόδιζε την πραγματική πρόοδο.
Ένας από τους διευθυντές προγραμμάτιζε πολυάριθμες συνεδριάσεις για κάθε μικρό ζήτημα. Ενώ ο σκοπός του ήταν να ενημερώνει την ομάδα, οι περισσότερες από αυτές τις συχνές συναντήσεις ήταν αντιπαραγωγικές, χρονοβόρες και κατέστρεφαν τη ροή εργασίας της ημέρας για τα άλλα μέλη της ομάδας. Οι αναφορές έδειχναν αύξηση κατά 15% του ανενεργού χρόνου, της προσωπικής περιήγησης και των λιγότερο παραγωγικών δραστηριοτήτων τις ημέρες που τα μέλη της ομάδας έπρεπε να παρευρεθούν σε πολλές τέτοιες συσκέψεις.
Η παρακολούθηση βοήθησε επίσης την εταιρεία να ανακαλύψει τα αίτια της συνήθους αντιπαραγωγικότητας ορισμένων εργαζομένων:
Ένας από τους ειδικούς πληροφορικής θεωρήθηκε συνήθης τεμπέλης μέχρι που ο διευθυντής ανέλυσε την αναφορά δραστηριοτήτων της. Αποδείχθηκε ότι η υπάλληλος περνούσε σημαντικό μέρος της εργάσιμης ημέρας της βοηθώντας τους συναδέλφους της ή ολοκληρώνοντας εργασίες που της ανέθεταν. Φυσικά, έχανε τις προθεσμίες της και δεν μπορούσε να επικεντρωθεί σωστά στις άμεσες αρμοδιότητές της.
Το AI Scoring της CleverControl εντόπισε μερικούς απομακρυσμένους υπαλλήλους που έκαναν ελάχιστη δραστηριότητα που σχετιζόταν με την εργασία και περνούσαν αρκετό χρόνο σε προσωπική περιήγηση.
Ο υπεύθυνος δημοσίων σχέσεων αποδείχθηκε μια πραγματική "κοινωνική πεταλούδα". Η χρήση των αγγελιοφόρων έφτασε σχεδόν στο 40% της εργάσιμης ημέρας. Συχνά διέκοπτε την εργασία των συναδέλφων του με μακροσκελείς και άσχετες συζητήσεις ή μηνύματα, δυσκολεύοντάς τους να συγκεντρωθούν και να ολοκληρώσουν τα καθήκοντά τους.
Ο εντοπισμός αυτών και ορισμένων άλλων ανεπαρκειών επέτρεψε στην εταιρεία να εργαστεί για την εξάλειψή τους και την αύξηση της παραγωγικότητας. Με την ακριβή παρακολούθηση του χρόνου και την παρακολούθηση σε πραγματικό χρόνο, οι διευθυντές μπορούσαν να αξιολογούν με μεγαλύτερη ακρίβεια τις προθεσμίες των έργων, με αποτέλεσμα περισσότερα έργα και εργασίες να παραδίδονται εγκαίρως. Επιπλέον, μπορούσαν να ανακατανείμουν ορισμένους πόρους και υπαλλήλους, διασφαλίζοντας ότι οι σωστοί άνθρωποι εργάζονταν στις σωστές εργασίες τη σωστή στιγμή.
Η εταιρεία αποφάσισε να εκμεταλλευτεί τη δυνατότητα αυτοελέγχου. Οι εργαζόμενοι μπορούσαν να έχουν πρόσβαση και να αναλύουν τις αναφορές των δραστηριοτήτων τους, γεγονός που αύξησε τη λογοδοσία τους και ενίσχυσε τη δέσμευσή τους κατά 7%.
Ως αποτέλεσμα της παρακολούθησης, η έγκαιρη παράδοση του έργου έφτασε το 96% εντός των πρώτων έξι μηνών της υλοποίησης. Η διοίκηση μείωσε τις περιττές συνεδριάσεις, αφήνοντας μόνο εβδομαδιαίες και μηνιαίες συναντήσεις ελέγχου.
Σε γενικές γραμμές, η εταιρεία είδε αύξηση της παραγωγικότητας κατά 11% μέσα σε έξι μήνες από την εφαρμογή.
Ανακεφαλαιώνοντας
Η παρακολούθηση των εργαζομένων βοήθησε την εταιρεία να μετασχηματίσει την προσέγγισή της στη διαχείριση της εργασίας. "Πριν από το CleverControl, πετούσαμε στα τυφλά", λέει ο επικεφαλής της εταιρείας, "στηριζόμασταν σε μεγάλο βαθμό στο ένστικτο και στις υποκειμενικές εκτιμήσεις. Με τις αναφορές παρακολούθησης και τα στατιστικά στοιχεία δραστηριότητας, βλέπουμε τώρα μια πιο ξεκάθαρη εικόνα και μπορούμε να λαμβάνουμε τεκμηριωμένες αποφάσεις".
Αυτή η μελέτη περίπτωσης του CleverControl καταδεικνύει ότι το λογισμικό βοήθησε την εταιρεία να βελτιώσει τις διαδικασίες εργασίας της και να προωθήσει μια κουλτούρα διαφάνειας και λογοδοσίας.
Θέλετε να μάθετε περισσότερα για το CleverControl; Επισκεφθείτε το σελίδα προϊόντος ή επικοινωνήστε μαζί μας.