Αποκάλυψη της ακατάλληλης χρήσης του εξοπλισμού που ανήκει στην εταιρεία με το CleverControl

Το CleverControl ελέγχει τι κάνουν οι εργαζόμενοι στους υπολογιστές τους, πόσο πειθαρχημένοι είναι και τι εκτυπώνουν στους εκτυπωτές του γραφείου. Αυτή η λειτουργία είναι ιδιαίτερα χρήσιμη για εταιρείες όπως τα στούντιο εκτυπώσεων και σχεδιασμού, όπου οι εργαζόμενοι συχνά κάνουν κατάχρηση της θέσης τους για να εκτυπώνουν δωρεάν πράγματα για τον εαυτό τους, τους συγγενείς ή τους φίλους τους. Αυτό μπορεί να κοστίσει στην εταιρεία σημαντικά χρηματικά ποσά, γι' αυτό και η παρακολούθηση του τρόπου με τον οποίο χρησιμοποιούνται οι πόροι της εταιρείας είναι ζωτικής σημασίας.

Η εγκατάσταση του CleverControl στους υπολογιστές του γραφείου βοήθησε ένα στούντιο εκτυπώσεων να εξοικονομήσει αναλώσιμα υλικά. Μέσα σε τρεις μήνες από την εγκατάσταση, τα έξοδα για αναλώσιμα υλικά μειώθηκαν κατά 12%.

Ο ιδιοκτήτης του στούντιο υποπτευόταν ότι οι υπάλληλοί του χρησιμοποιούσαν τον εξοπλισμό γραφείου για να εκτυπώνουν τις προσωπικές μας φωτογραφίες και κάρτες ενάντια στην πολιτική της εταιρείας. Έτσι, στην αρχή εγκατέστησε κρυφά το CleverControl στους υπολογιστές τους για να πάρει αποδείξεις για τις υποψίες του. Δεν ενθαρρύνουμε την κρυφή εγκατάσταση, αλλά σε περιπτώσεις όπως αυτή, μπορεί να δικαιολογηθεί αν δεν παραβιάζει τους τοπικούς και πολιτειακούς νόμους. Εκτός από την παρακολούθηση των εκτυπωτών, ο ιδιοκτήτης ενεργοποίησε τα στιγμιότυπα οθόνης και την καταγραφή οθόνης - με αυτόν τον τρόπο, μπορούσε να καταγράψει την ενέργεια κάθε υπαλλήλου και να λάβει τις απαιτούμενες αποδείξεις. Η παρακολούθηση αποκάλυψε ότι οι υπάλληλοι χρησιμοποιούσαν πράγματι τον εξοπλισμό γραφείου για προσωπικούς σκοπούς. Μία από τις σχεδιάστριες δημιούργησε και εκτύπωσε επαγγελματικές κάρτες για τη φίλη της που είχε ιδρύσει πρόσφατα τη νεοσύστατη επιχείρησή της. Κρίνοντας από το γεγονός ότι δεν υπήρχαν τέτοιες εντολές στην τεκμηρίωση του στούντιο, ο ιδιοκτήτης κατέληξε στο συμπέρασμα ότι η σχεδιάστρια το έκανε δωρεάν για να βοηθήσει τη φίλη της.

Το CleverControl κατέγραψε πολλαπλές περιπτώσεις όπου οι υπάλληλοι εκτύπωσαν βιβλία και εργασίες για τα παιδιά τους, αντέγραψαν έγγραφα και άλλα.

Μετά από τρεις εβδομάδες παρακολούθησης και συλλογής πληροφοριών σχετικά με την κατάσταση, ο ιδιοκτήτης ανακοίνωσε την επίσημη έναρξη της παρακολούθησης. Η ανακοίνωση είχε το αποτέλεσμα που περίμενε. Τις επόμενες εβδομάδες, δεν υπήρξαν περιπτώσεις χρήσης εκτυπωτών για προσωπικούς σκοπούς και η παραγωγικότητα των εργαζομένων αυξήθηκε. Γνωρίζοντας ότι παρακολουθούνταν, οι εργαζόμενοι προσπάθησαν να καταβάλουν την καλύτερη δυνατή προσπάθεια στην εργασία τους. Ο ιδιοκτήτης παραδέχτηκε επίσης μείωση των δαπανών για υλικά.

• Παρακολούθηση εκτυπωτή

  Το CleverControl καταχωρίζει την περίπτωση εκτύπωσης με την ακριβή ώρα και ημερομηνία. Αυτή η αναφορά σας επιτρέπει να δείτε πώς το προσωπικό χρησιμοποιεί τους πόρους της εταιρείας.
• Στιγμιότυπα οθόνης

  Τα στιγμιότυπα της οθόνης αποτυπώνουν τη δραστηριότητα του εργαζομένου κατά τη διάρκεια της ημέρας και ενδέχεται να αποτυπώνουν το εκτυπωμένο έγγραφο.
• Εγγραφή οθόνης

  Το CleverControl καταγράφει συνεχώς την οθόνη του υπολογιστή και καταγράφει όλα τα έγγραφα που ανοίγονται και εκτυπώνονται. Είναι ο ασφαλέστερος τρόπος για να ελέγξετε τι εκτυπώνει ο εργαζόμενος.