Διαμόρφωση πιο διαφανών και αποδοτικών διαδικασιών εργασίας

Η περίπτωση αυτή μοιράστηκε από μια εταιρεία πληροφορικής από τον Καναδά. Η εταιρεία παρέχει υπηρεσίες ανάπτυξης λογισμικού κατά παραγγελία, όπως δοκιμές QA, επιχειρηματικές λύσεις, μετανάστευση, ανάπτυξη εφαρμογών και συντήρηση εφαρμογών. Οι πελάτες χρεώνονται σε ωριαία βάση, οπότε η ακριβής παρακολούθηση του χρόνου εργασίας είναι ζωτικής σημασίας. Η εταιρεία διαθέτει πολυεθνική ομάδα, μέρος της οποίας εργάζεται εξ αποστάσεως από άλλες χώρες. Δεδομένου ότι αυτοί οι εργαζόμενοι ζουν σε διαφορετικές ζώνες ώρας και το πρόγραμμα είναι ευέλικτο για όλους τους εργαζόμενους, η χειροκίνητη παρακολούθηση των ωρών εργασίας αποτελούσε πρόκληση για τους διευθυντές. Επιπλέον, πρέπει να παρακολουθούν τη δραστηριότητα των εργαζομένων στην εργασία τους, ώστε να διασφαλίζουν ότι ο ενεργός χρόνος είναι και παραγωγικός.

Έχοντας κατά νου αυτές τις προκλήσεις, η εταιρεία επικοινώνησε με την CleverControl με τις ακόλουθες απαιτήσεις. Το εργαλείο παρακολούθησης έπρεπε να έχει τη δυνατότητα ενεργοποίησης/απενεργοποίησης της παρακολούθησης, ώστε κάθε εργαζόμενος να μπορεί να την ενεργοποιεί στην αρχή της εργάσιμης ημέρας και να την απενεργοποιεί κατά τη διάρκεια του μεσημεριανού διαλείμματος. Οι διευθυντές χρειάζονταν επίσης ακριβείς αναφορές του ενεργού χρόνου, αρχεία καταγραφής της δραστηριότητας των εργαζομένων κατά τη διάρκεια της ημέρας και αξιολογήσεις της παραγωγικότητας.

Η εταιρεία αποφάσισε να εφαρμόσει το CleverControl για έξι μήνες και να δει πώς θα ωφελήσει την εταιρεία.

Οι επικεφαλής των ομάδων είδαν τα πλεονεκτήματα του συστήματος παρακολούθησης από την πρώτη κιόλας εβδομάδα. Το CleverControl τους απάλλαξε από τα καθήκοντα ρουτίνας της συλλογής αρχείων του χρόνου εργασίας κάθε υπαλλήλου. Μπορούσαν επίσης να κοιτάξουν τα αρχεία καταγραφής δραστηριοτήτων και να δουν αν ο ειδικός εργαζόταν στο έργο ή αν έκανε κύλιση στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Η ζωντανή προβολή των οθονών των εργαζομένων επέτρεψε όχι μόνο την αναδρομική παρακολούθηση αλλά και την παρακολούθηση της διαδικασίας εργασίας σε πραγματικό χρόνο. Χάρη στα αρχεία καταγραφής, η καταμέτρηση του χρόνου που δαπανήθηκε για το έργο και η τιμολόγηση του πελάτη έγινε πιο εύκολη υπόθεση. Εκτός αυτού, η αυτοματοποιημένη παρακολούθηση εξοικονόμησε καθημερινά 30-60 λεπτά του χρόνου των επικεφαλής της ομάδας.

Η συνεχής παρακολούθηση επί μερικές εβδομάδες βοήθησε να παραμείνει στην εταιρεία ένας πολύτιμος τεχνικός. Ο επικεφαλής της ομάδας παρατήρησε ότι ο ειδικός περιεργαζόταν ιστοσελίδες εργασίας κατά τη διάρκεια της εργασίας του. Ο επικεφαλής το συζήτησε μαζί του και έμαθε ότι ο ειδικός έψαχνε για μια νέα πιο καλοπληρωμένη δουλειά. Ο ειδικός αισθάνθηκε προσβεβλημένος που ο νέος συνάδελφός του, ο οποίος προσλήφθηκε πρόσφατα σε παρόμοια θέση, πήρε υψηλότερο μισθό αλλά είχε χαμηλότερα προσόντα. Η περίπτωση αυτή έκανε τη διοίκηση να επανεξετάσει το σύστημα μισθών και μπόνους στην εταιρεία.

Συνοψίζοντας την εξάμηνη εμπειρία τους με το CleverControl, η διοίκηση παραδέχτηκε ότι οι διαδικασίες εργασίας έγιναν πιο διαφανείς και αποτελεσματικές. Η εταιρεία ανανέωσε τη σύμβασή της με την CleverControl για ένα ακόμη έτος.

• Έλεγχος

  Ο εργαζόμενος μπορεί να ξεκινήσει και να διακόψει την παρακολούθηση χειροκίνητα, γεγονός που επιτρέπει την ακριβέστερη παρακολούθηση του ενεργού χρόνου εργασίας.
• Παρακολούθηση χρόνου

  Η αυτοματοποιημένη παρακολούθηση του ενεργού χρόνου των εργαζομένων απλοποιεί την τιμολόγηση των πελατών σε ωριαία βάση.
• Παρακολούθηση δραστηριότητας

  Η παρακολούθηση του τι κάνει ένας εργαζόμενος κατά τη διάρκεια των ωρών εργασίας βοηθά να διασφαλιστεί ότι ο ενεργός χρόνος του είναι επίσης παραγωγικός.