Βελτίωση της ροής εργασίας

Στις αρχές του 2020, όταν η πανδημία του Covid-19 κέρδιζε έδαφος, ένα πρακτορείο μάρκετινγκ από το Leeds, όπως και πολλές άλλες επιχειρήσεις, αναγκάστηκε να στραφεί στο μοντέλο της απομακρυσμένης εργασίας.

Μετά την άρση των περιορισμών, ορισμένοι υπάλληλοι ρώτησαν αν μπορούσαν να συνεχίσουν να εργάζονται εξ αποστάσεως. Η διοίκηση συμφώνησε να επιτρέψει ένα μοντέλο απομακρυσμένης εργασίας μετά την εγκατάσταση λογισμικού παρακολούθησης των εργαζομένων. Ο διευθυντής το εξήγησε ως μέτρο για να διασφαλιστεί η δέσμευση των εργαζομένων εξ αποστάσεως. Ο διευθυντής εξήγησε επίσης ποια δεδομένα μπορούν να συλλεχθούν και πώς θα χρησιμοποιηθούν.

Η εταιρεία επέλεξε το CleverControl για λόγους ευελιξίας και δυνατότητας ελέγχου. Οι εργαζόμενοι επρόκειτο να χρησιμοποιούν τους προσωπικούς τους υπολογιστές για την εργασία τους, οπότε χρειάζονταν τη δυνατότητα να απενεργοποιούν την παρακολούθηση στο τέλος της εργάσιμης ημέρας. Η ασφάλεια των δεδομένων που συλλέγονταν αποτελούσε επίσης ύψιστη προτεραιότητα για τον ίδιο λόγο, καθώς το πρόγραμμα θα μπορούσε περιστασιακά να καταγράφει κάποια προσωπικά δεδομένα. Η εταιρεία απαιτούσε επίσης τη δυνατότητα να βλέπει την εργασία του προσωπικού σε πραγματικό χρόνο για να διασφαλίσει τη δέσμευση.

Οι εργαζόμενοι εγκατέστησαν οι ίδιοι το CleverControl, γεγονός που τους έκανε να αισθάνονται ότι έχουν μεγαλύτερο έλεγχο της διαδικασίας εισαγωγής. Χάρη στη φιλικότητα προς το χρήστη και την απλότητα, η εγκατάσταση δεν απαιτούσε γνώσεις πληροφορικής και μπορούσε να πραγματοποιηθεί από λιγότερο εξοικειωμένους με την τεχνολογία υπαλλήλους. Μόνο μια χούφτα στελέχη είχαν πρόσβαση στα συγκεντρωμένα αρχεία καταγραφής για την προστασία της ιδιωτικής ζωής του προσωπικού.

Η παρακολούθηση αποκάλυψε ότι ο ενεργός χρόνος των απομακρυσμένων υπαλλήλων στους υπολογιστές τους ήταν μικρότερος από οκτώ εργάσιμες ώρες. Ωστόσο, τηρούσαν όλες τις προθεσμίες και εκτιμούνταν ιδιαίτερα από τους συναδέλφους τους και τη διοίκηση. Κατά τη διάρκεια της συζήτησης με τον επικεφαλής του τμήματος, ένας από τους απομακρυσμένους εργαζόμενους εξομολογήθηκε ότι ο φόρτος εργασίας του ήταν μικρός και ότι είχε πολύ ελεύθερο χρόνο στο γραφείο. Είχε ζητήσει να εργάζεται εξ αποστάσεως για να περάσει κρυφά αυτόν τον ελεύθερο χρόνο με την οικογένειά του ή με τα χόμπι του.

Η διοίκηση ανέλυσε την εργασία άλλων εργαζομένων και διαπίστωσε ότι ο φόρτος εργασίας ήταν άνισα κατανεμημένος. Προσφέροντας πρόσθετη εκπαίδευση και επαναπροσδιορίζοντας ορισμένους εργαζόμενους, η εταιρεία κατάφερε να επιτύχει υψηλότερα επίπεδα συμμετοχής και παραγωγικότητας. Τα βήματα αυτά βοήθησαν επίσης να ενισχυθεί ο ενθουσιασμός των εργαζομένων προσφέροντάς τους νέα ενδιαφέροντα καθήκοντα.

• Ενεργός παρακολούθηση χρόνου

  Η παρακολούθηση του χρόνου που ο εργαζόμενος εργάζεται ενεργά στον υπολογιστή του βοηθά στην αποκάλυψη των τεμπέληδων και των προβλημάτων και στην κατανομή των αρμοδιοτήτων.
• Έλεγχος

  Οι εργαζόμενοι που χρησιμοποιούν προσωπικές συσκευές για την εργασία τους μπορούν να απενεργοποιήσουν την παρακολούθηση μετά το τέλος της εργάσιμης ημέρας και να μην ανησυχούν για την ασφάλεια των προσωπικών τους δεδομένων.
• Παρακολούθηση σε πραγματικό χρόνο

  Η παρακολούθηση των εργαζομένων σε πραγματικό χρόνο επιτρέπει στους διευθυντές να βλέπουν πάνω σε τι εργάζονται και να εντοπίζουν μειώσεις της παραγωγικότητας.