Βελτίωση των διαδικασιών εργασίας σε μια αναπτυσσόμενη ομάδα

Σήμερα μιλάμε με τον Daniel, ένα από τα κορυφαία στελέχη ενός μεσιτικού γραφείου στις ΗΠΑ. Το πρακτορείο του ήθελε να εφαρμόσει ένα σύστημα παρακολούθησης των εργαζομένων του για να αξιολογήσει την εργασία του αυξανόμενου προσωπικού του. "Δεν είχαμε δει σοβαρά προβλήματα πειθαρχίας ή παραγωγικότητας όταν είχαμε μια μικρή ομάδα", λέει ο Daniel, ένας από τους διευθυντές. "Καθώς όμως η ομάδα μας μεγάλωνε, γινόταν όλο και πιο δύσκολο να διασφαλίσουμε τη συμμετοχή κάθε εργαζομένου. Αναζητούσαμε ένα αποτελεσματικό εργαλείο για να αποτρέψουμε πιθανά πειθαρχικά προβλήματα στο μέλλον".

Η εταιρεία επέλεξε ένα τρίμηνο πρόγραμμα για να δοκιμάσει πώς θα ταίριαζε στο εργασιακό της περιβάλλον. Στην αρχή, το σύστημα παρακολούθησης προκάλεσε ανησυχίες στους εργαζομένους, αλλά ο διευθυντής τους παρουσίασε την ουσία. "Εξηγήσαμε ότι το CleverControl ήταν εκεί για να βελτιώσει το κλίμα στο γραφείο, όχι για να κατασκοπεύσει ή να δημιουργήσει περιττές εντάσεις", λέει ο Daniel. "Για παράδειγμα, θα τους γλίτωνε από ενοχλητικά καθήκοντα, όπως η χρονομέτρηση και η παρακολούθηση του χρόνου εργασίας τους". Η παρακολούθηση βοήθησε επίσης στη δίκαιη κατανομή του φόρτου εργασίας. Κάποιοι από τους πιο έμπειρους υπαλλήλους δεν ήταν ευχαριστημένοι που έπρεπε να κάνουν κάποιες εργασίες για τους νέους συναδέλφους τους που δεν ήταν αρκετά έμπειροι. Αναλύοντας τα αρχεία καταγραφής των συνομιλιών εργασίας που συγκεντρώθηκαν από το CleverControl, η διοίκηση διαπίστωσε τα κύρια σημεία συμφόρησης που αντιμετώπιζαν οι νέοι υπάλληλοι. Αυτό τους επέτρεψε να προσαρμόσουν το εισαγωγικό πρόγραμμα για τους νέους υπαλλήλους ώστε να επιλύσουν αυτά τα σημεία συμφόρησης πριν εμφανιστούν.

Ωστόσο, το πιο δύσκολο έργο ήταν η παρακολούθηση των πρακτόρων εκτός του γραφείου, για παράδειγμα, όταν έδειχναν διαμερίσματα στους πελάτες. Παρόλο που το CleverControl δεν προσφέρει ακόμη πολλές δυνατότητες για την παρακολούθηση των εργαζομένων στο πεδίο, κάποιες από τις υπάρχουσες επιλογές, όπως ο γεωγραφικός εντοπισμός σε υπολογιστές MacOS, ήταν χρήσιμες. Χάρη σε αυτό, ο διευθυντής έμαθε ότι ένας από τους πράκτορες είχε τη συνήθεια να περνάει 1-1,5 ώρα σε μια καφετέρια αδρανώς σερφάροντας στο διαδίκτυο μετά τη συνάντηση με τον πελάτη. Ο πράκτορας έλεγε πάντα στον διευθυντή ότι είχε ξοδέψει όλη αυτή την ώρα δείχνοντας το σπίτι στους πελάτες.

Τρεις μήνες χρήσης του CleverControl μας έδειξαν κάποιους τομείς που θα μπορούσαν να βελτιωθούν", λέει ο Daniel. "Θα παρατείνουμε την άδειά μας και θα δούμε πώς θα λειτουργήσουν αυτές οι βελτιώσεις.

• Παρακολούθηση δραστηριότητας χρήστη

  Αυτή η λειτουργία παρακολουθεί αυτόματα την έναρξη και τη λήξη του χρόνου εργασίας και του ενεργού χρόνου. Εξοικονομεί τους εργαζόμενους από την καταγραφή του χρόνου και την παρακολούθηση του χρόνου με το χέρι.
• Παρακολούθηση IM

  Οι συνομιλίες εργασίας μπορούν να χρησιμεύσουν ως πολύτιμη πηγή πληροφοριών σχετικά με τη ροή εργασιών στο γραφείο, ιδίως για τις δυσκολίες που αντιμετωπίζουν οι εργαζόμενοι.
• Γεωεντοπισμός

  Ο διαχειριστής μπορεί να δει τη θέση της συσκευής στον πίνακα ελέγχου και να διασφαλίσει ότι ο εργαζόμενος στο πεδίο παραμένει στην πορεία του.