Πώς οι τακτικές συνεδριάσεις μπορούν να επηρεάσουν την παραγωγικότητα

Τα κίνητρα και η αίσθηση ευθύνης δεν είναι οι μόνοι παράγοντες που καθορίζουν την παραγωγικότητα του προσωπικού σας. Η οργάνωση της εργασίας, όσο δομημένη και λογική και αν είναι, μπορεί να αποβεί επιζήμια αν δεν λαμβάνει υπόψη την προσωπικότητα του εργαζομένου.

Η εταιρεία σχεδιασμού ιστοσελίδων από τη σημερινή μας περίπτωση είναι μακροχρόνιος πελάτης μας. Ξεκίνησαν να χρησιμοποιούν το CleverControl το 2017, όταν η ομάδα τους αποτελούνταν μόνο από πέντε άτομα, συμπεριλαμβανομένου του διευθυντή. Έκτοτε, η νεοσύστατη επιχείρησή τους έχει εξελιχθεί σε μια μικρή εταιρεία, όπως αυξήθηκε και το πελατολόγιό τους, η πολυπλοκότητα των παραγγελιών και, κατά συνέπεια, το προσωπικό. Εάν προηγουμένως ο εργαζόμενος μπορούσε να συζητήσει γρήγορα το τρέχον έργο με τον διευθυντή ή τον συνάδελφο δίπλα στον διανομέα νερού ή κατά τη διάρκεια του διαλείμματος, η μεγαλύτερη ομάδα απαιτούσε άλλες μορφές οργάνωσης. Ο διευθυντής αποφάσισε υποχρεωτικές καθημερινές ενημερώσεις και μηνιαίες συσκέψεις- εκτός αυτού, οι εργαζόμενοι κανόνιζαν τις δικές τους συσκέψεις όταν χρειαζόταν να συζητήσουν το τρέχον έργο. Στο τέλος, ο εργαζόμενος μπορούσε να έχει δύο-τρεις συναντήσεις την ημέρα. Για ορισμένους υπαλλήλους, η ευκαιρία να παρουσιάζουν τα αποτελέσματα της εργασίας τους, να συμμετέχουν σε ζωντανές συζητήσεις και να αισθάνονται μέρος της ομάδας αποτελούσε τεράστιο κίνητρο και έμπνευση. Άλλοι, αντίθετα, δεν καλωσόρισαν τη νέα ροή εργασίας.

Ο διευθυντής παρατήρησε ότι ένας από τους ανώτερους υπαλλήλους που ήταν εκεί από την πρώτη ημέρα παρουσίαζε χαμηλότερη παραγωγικότητα από ό,τι συνήθως. Ο διευθυντής επιθεώρησε τα αρχεία καταγραφής που συγκεντρώθηκαν στον υπολογιστή του υπαλλήλου από το CleverControl και διαπίστωσε ένα απογοητευτικό μοτίβο. Σημαντικές περίοδοι αδράνειας ή μη παραγωγικής δραστηριότητας ακολουθούσαν κάθε συνάντηση στην οποία έπρεπε να συμμετάσχει ο υπάλληλος. Ο υπάλληλος περιεργαζόταν ειδησεογραφικούς ιστότοπους και φόρουμ ή έπαιζε μικρά παιχνίδια πριν επιστρέψει στη δουλειά του περίπου μία ώρα μετά τη συνάντηση.

Ο εργαζόμενος ήταν εσωστρεφής, επικοινωνούσε ελάχιστα με τους συναδέλφους του για θέματα εκτός της εργασίας και προτιμούσε να εργάζεται μόνος του. Ομολόγησε ότι κάθε συνάντηση, ειδικά μια αυθόρμητη, τον εξαντλούσε και τον εκτροχίαζε και ο εργαζόμενος χρειαζόταν χρόνο για να ανακτήσει την αυτοσυγκέντρωση του. Η περίπτωση αυτή έκανε τον διευθυντή να επανεξετάσει τη ροή εργασίας ώστε να λαμβάνει υπόψη τις προσωπικότητες των εργαζομένων. Στον εσωστρεφή υπάλληλο επετράπη να επισκέπτεται μόνο τις υποχρεωτικές συσκέψεις όπου η παρουσία και η τεχνογνωσία του ήταν απολύτως απαραίτητες. Επίσης, ο διευθυντής εργάστηκε προς την κατεύθυνση της μείωσης του αριθμού των σύντομων αναφορών.

• Παρακολούθηση δραστηριότητας

  Οι μεγάλες περίοδοι αδράνειας προσέλκυσαν την προσοχή του διευθυντή στην έλλειψη συγκέντρωσης του εργαζομένου κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας.
• Παρακολούθηση επισκεπτόμενων ιστότοπων

  Οι μη παραγωγικοί ιστότοποι ήταν ένα άλλο ανησυχητικό σημάδι της έλλειψης δέσμευσης των εργαζομένων.
• Ημερολόγιο συμβάντων

  Η ανάλυση της δραστηριότητας του εργαζομένου στον υπολογιστή βοήθησε να αποκαλυφθεί ο λόγος της μη παραγωγικότητάς του.