Απάτες στο χώρο εργασίας

Οι απάτες με τις λειτουργίες της αποθήκης, τη λογιστική των εμπορευμάτων ή την εφοδιαστική είναι μερικές από τις πιο δημοφιλείς στον τομέα του λιανικού εμπορίου και των υπηρεσιών. Κοστίζουν στις εταιρείες περισσότερο από το ένα τρίτο όλων των χαμένων συναλλαγών, ωστόσο πολύ συχνά περνούν απαρατήρητες. Ορισμένα από τα πιο διαδεδομένα συστήματα απάτης είναι τα ακόλουθα:

• Ένας εργαζόμενος στην αποθήκη καταγράφει λιγότερα εμπορεύματα από όσα δέχονται και τσεπώνει τη διαφορά.

• Ένας εργαζόμενος στην αποθήκη διαγράφει ένα μέρος των ποιοτικών προϊόντων ως ελαττωματικά και τα κλέβει.

• Ένας εργαζόμενος στην αποθήκη διαγράφει ένα μέρος των ποιοτικών προϊόντων ως ελαττωματικά και τα κλέβει.

  Μοιράζονται τη διαφορά μεταξύ της πραγματικής και της φουσκωμένης τιμής.

Προσκαλέσαμε την Katherine, ιδιοκτήτρια μιας αλυσίδας κομμωτηρίων ομορφιάς, να δοκιμάσει τη λύση μας και να δει πώς μπορεί να ωφελήσει την αναπτυσσόμενη επιχείρησή της. Όπως η πλειονότητα των ιδιοκτητών επιχειρήσεων, η Katherine χρησιμοποιούσε συστήματα βιντεοεπιτήρησης στα κομμωτήριά της. Έψαχνε όμως τρόπους για να παρακολουθεί από πιο κοντά τους υπαλλήλους της, ιδίως τους διαχειριστές, τους λογιστές και τους διευθυντές των κομμωτηρίων.

Η εταιρεία χρησιμοποιούσε ήδη το CleverControl εδώ και ένα χρόνο για την αξιολόγηση της ποιότητας της εξυπηρέτησης των πελατών και τη διατήρηση της εργασιακής πειθαρχίας. Οι διευθυντές χρησιμοποιούσαν τις συγκεντρωμένες αναφορές κυρίως για να παρακολουθούν την αρχή και το τέλος της εργάσιμης ημέρας και να βλέπουν στιγμιότυπα οθόνης για να βλέπουν πώς εργάζονται οι εργαζόμενοι και πώς επικοινωνούν με τους πελάτες.

Το CleverControl επέτρεψε στην Katherine να ελέγχει την ποιότητα της εξυπηρέτησης των πελατών. Μπορούσε να διαβάζει τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τα αρχεία καταγραφής συνομιλιών του ιστότοπου με τους πελάτες. "Ανακάλυψα μια περίεργη συνήθεια ενός από τους διαχειριστές", λέει η Katherine. Όταν ο διαχειριστής έπρεπε να αντιμετωπίσει την αρνητική στάση ενός πελάτη στη συνομιλία και άρχισε να χάνει την υπομονή του, πληκτρολόγησε μια πολύ συναισθηματική και μάλιστα αγενή απάντηση, αλλά δεν την έστειλε. Στη συνέχεια διέγραψε την πρώτη απάντηση και έγραψε μια ευγενική και επαγγελματική. "Υποθέτω ότι τη βοηθάει να εκτονώνει τα συναισθήματά της", παραδέχεται η Κάθριν. "Αλλά ένα τυχαίο άγγιγμα του δακτύλου μπορεί να καταστρέψει τη φήμη μας, οπότε προειδοποίησα τον διαχειριστή για το απαράδεκτο μιας τέτοιας συμπεριφοράς".

Η παρακολούθηση με το CleverControl αποκάλυψε επίσης ένα πολύ πιο σοβαρό πρόβλημα. Η Katherine είχε μια αόριστη υποψία ότι ο διευθυντής ενός από τα κομμωτήρια έκλεβε προϊόντα περιποίησης. Τα έγγραφα και το απόθεμα ήταν πάντα σε τάξη κατά την απογραφή και ο ιδιοκτήτης του κομμωτηρίου δεν είχε καμία απόδειξη κλοπής.

Η CleverControl βοήθησε την Katherine να αποκαλύψει το ακόλουθο σχέδιο απάτης. Για παράδειγμα, ο προμηθευτής έστειλε το τιμολόγιο για δέκα βαζάκια ενυδατικής κρέμας στον λογιστή της Κάθριν. Αφού έλαβε την πληρωμή, ο προμηθευτής παρέδωσε την παραγγελία στο κομμωτήριο, αλλά ο διευθυντής του κομμωτηρίου καταχώρησε μόνο εννέα βαζάκια στο λογιστικό πρόγραμμα και έκλεψε το δέκατο. Διέπραττε αυτές τις απάτες τακτικά με άλλα προϊόντα περιποίησης υψηλής ποιότητας. Η απάτη αποκαλύφθηκε όταν η Katherine συνέκρινε στιγμιότυπα οθόνης και keylogs από τον υπολογιστή της διευθύντριας με τα τιμολόγια του προμηθευτή. Η διευθύντρια καυχιόταν επίσης σε συζητήσεις με τους φίλους της ότι δεν είχε αγοράσει ούτε ένα μπουκάλι σαμπουάν από τότε που άρχισε να εργάζεται στο κομμωτήριο. Τα στιγμιότυπα οθόνης αυτών των συνομιλιών καταγράφηκαν επίσης από το CleverControl στον υπολογιστή εργασίας της. Η Katherine απέλυσε τη διευθύντρια και επέβαλε κυρώσεις στον λογιστή για αμέλεια. Η λογίστρια ήταν υπεύθυνη για τη σύγκριση του αριθμού των παραγγελθέντων, παραδοθέντων και καταχωρημένων προμηθειών, αλλά ποτέ δεν το έκανε.

Το CleverControl ξεπέρασε τις προσδοκίες μου", παραδέχεται η Katherine. "Είναι πολύ φιλικό προς το χρήστη και καταγράφει πραγματικά ό,τι κάνουν οι εργαζόμενοί μου στους υπολογιστές τους. Χωρίς αυτό, ίσως να μην έπαιρνα ποτέ αποδείξεις για την απάτη του διευθυντή. Υπέδειξε επίσης ορισμένα αδύναμα σημεία στην εργασία που χρειάζονταν βελτίωση.

• Keylogging

  Το χαρακτηριστικό αυτό έδειξε τις περιπτώσεις ακατάλληλης επικοινωνίας με τους πελάτες και παρείχε αποδείξεις για την απάτη του διαχειριστή.
• Στιγμιότυπα οθόνης και καταγραφή οθόνης

  Αυτά τα ημερολόγια χρησίμευσαν ως πρόσθετη απόδειξη της απάτης του διαχειριστή.
• Ζωντανή προβολή

  Η ζωντανή ροή των οθονών των υπαλλήλων επέτρεψε στην Katherine μεγαλύτερο έλεγχο της διαδικασίας εργασίας.