Ανίχνευση εξαπάτησης στον εργασιακό χώρο

Δεν είναι όλα τα εργαλεία παρακολούθησης του χρόνου εξίσου αποτελεσματικά κατά της αντιπαραγωγικότητας των εργαζομένων, και η σημερινή περίπτωση πελάτη χρησιμεύει ως απόδειξη.

Μια νεοσύστατη εταιρεία ανάπτυξης εφαρμογών για κινητά έφτασε σε εμάς με το εξής πρόβλημα: η υποστήριξη πελατών της παρουσίαζε χαμηλή παραγωγικότητα. Όταν η εταιρεία ξεκινούσε, μόνο ένας υπάλληλος ήταν υπεύθυνος για την υποστήριξη. Ήταν ένας από τους τεχνικούς που ανέπτυσσαν την εφαρμογή- χειριζόταν τα αιτήματα των πελατών ανάμεσα στα καθήκοντα του προγραμματιστή του. Καθώς η εφαρμογή τους γινόταν όλο και πιο δημοφιλής και ο αριθμός των αιτημάτων των πελατών αυξανόταν, η εταιρεία προσέλαβε δύο υπαλλήλους τεχνικής υποστήριξης. Δεδομένου ότι οι πράκτορες επρόκειτο να εργάζονται εξ αποστάσεως, ο επικεφαλής της εταιρείας τους υποχρέωσε να εγκαταστήσουν μια λύση παρακολούθησης του χρόνου για λόγους λογοδοσίας. Το επιλεγμένο εργαλείο παρακολούθησης χρόνου ήταν απλό και δεν μπορούσε να υπερηφανεύεται για τη μεγάλη ποικιλία χαρακτηριστικών, αλλά ο διευθυντής θεώρησε ότι θα ήταν αρκετό για το σκοπό αυτό.

Η πρακτική έδειξε ότι η επιλεγμένη λύση ήταν αναποτελεσματική. Το εργαλείο κατέγραφε πάντα 100% παραγωγικότητα, αλλά όταν ο επικεφαλής έλεγχε την κατάσταση των εισιτηρίων, παρατήρησε ότι ορισμένα παρέμεναν ανοιχτά και αναπάντητα για μέρες. Ο συνολικός αριθμός των κλειστών εισιτηρίων άφηνε πολλά περιθώρια. Πριν προσλάβει επιπλέον προσωπικό υποστήριξης, ο επικεφαλής αποφάσισε να παρακολουθεί πιο στενά την παραγωγικότητα των εργαζομένων.

Η παρακολούθηση με το CleverControl αποκάλυψε ότι οι πράκτορες υποστήριξης εξαπατούσαν την πρώτη λύση παρακολούθησης του χρόνου. Άνοιγαν το Microsoft Word, τοποθετούσαν ένα βαρύ αντικείμενο, όπως ένα βιβλίο ή μια κούπα, στο πληκτρολόγιο και συνέχιζαν τη δουλειά τους. Δεδομένου ότι το Word θεωρούνταν παραγωγική εφαρμογή από ένα εργαλείο παρακολούθησης χρόνου, τα στατιστικά στοιχεία παραγωγικότητας ήταν πάντα υψηλά, αλλά η πραγματική αξία των υπαλλήλων για την εταιρεία έτεινε προς το μηδέν. Η λύση παρακολούθησης χρόνου δεν επέτρεπε να δει κανείς τι πληκτρολογούσαν οι υπάλληλοι στο Word.

Το CleverControl δεν ήταν τόσο εύκολο να εξαπατηθεί. Το λογισμικό κατέγραφε όλες τις πληκτρολογήσεις και τις εφαρμογές που χρησιμοποιούνταν στον υπολογιστή. Οι ανούσιες γραμμές καταγραφής πλήκτρων και οι πέντε ώρες χρήσης του Microsoft Word την ημέρα, ενώ ο υπάλληλος δεν έπρεπε να εργάζεται στο Word, τράβηξαν αμέσως την προσοχή του διευθυντή. Τα αρχεία καταγραφής δραστηριοτήτων και ο έλεγχος του Live Viewing σε τυχαίες ώρες της ημέρας τον βοήθησαν να καταλάβει ότι οι υπάλληλοι υποστήριξης εργάζονταν μόνο τρεις με τέσσερις ώρες το πρωί στην καλύτερη περίπτωση. Όταν ο διευθυντής παρέδωσε αυτά τα αρχεία καταγραφής στους υπαλλήλους και ζήτησε εξηγήσεις, εκείνοι ομολόγησαν ότι ξεγελούσαν το σύστημα παρακολούθησης. Φυσικά, μια τέτοια συμπεριφορά ήταν απαράδεκτη και οι δύο πράκτορες υποστήριξης απολύθηκαν.

Η εταιρεία συνέχισε να χρησιμοποιεί το CleverControl για την παρακολούθηση του απομακρυσμένου προσωπικού της: τους νέους πράκτορες υποστήριξης και τον προγραμματιστή Android.

• Keylogging

  Η καταγραφή των πληκτρολογήσεων αποκάλυψε ότι οι υπάλληλοι προσπαθούσαν να εξαπατήσουν το σύστημα παρακολούθησης αντί να εργάζονται.
• Δραστηριότητα προγραμμάτων

  Η CleverControl κατέγραψε ότι οι υπάλληλοι χρησιμοποιούσαν το Word τον περισσότερο χρόνο, αν και υποτίθεται ότι εργάζονταν στο σύστημα εισιτηρίων και σε άλλες εφαρμογές. Ήταν άλλη μια απόδειξη της εξαπάτησης.
• Ζωντανή προβολή

  Ελέγχοντας τις ζωντανές ροές των οθονών των εργαζομένων, ο διευθυντής έμαθε ότι οι εργαζόμενοι απουσίαζαν από τους υπολογιστές τους το μεγαλύτερο μέρος της εργάσιμης ημέρας.