Όλοι έχουν γνωρίσει ένα αφεντικό που θέλει να συμμετέχει, να θέτει τους δικούς του κανόνες και να συμμετέχει στην επίλυση κάθε προβλήματος. Αυτό έχει ως αποτέλεσμα οι εργαζόμενοι να αποθαρρύνονται και να μην αναλαμβάνουν πρωτοβουλίες, να μην αισθάνονται πλέον προσωπικά υπεύθυνοι για το αποτέλεσμα και να μην πιστεύουν στο έργο. Πρώτα απ' όλα, πρέπει να διδάξετε στους συναδέλφους να είναι όσο το δυνατόν πιο αυτόνομοι. Το αφεντικό περιμένει ότι η ομάδα τους δεν θα εκτελεί απλώς θελήματα, αλλά θα καθορίζει την πορεία επίλυσης του έργου βασιζόμενη στην εμπειρία, την εξειδίκευσή της και σχεδιάζοντας έναν ορισμένο αριθμό πιθανών σεναρίων εξέλιξης της κατάστασης. Αυτό επιτρέπει στα μέλη της ομάδας να κατανοήσουν ότι η απόφαση ελήφθη από τους ίδιους, τους εμπλέκει στη διαδικασία, τους κάνει να πιστεύουν σε αυτήν και να είναι πλήρως προσωπικά υπεύθυνοι για αυτήν. Αναμφίβολα, μια τέτοια προσέγγιση απαιτεί τη συγκεκριμένη ισορροπία και το ταλέντο από τον διευθυντή: πώς να καθοδηγήσετε τον υπάλληλο αν αυτό που προτείνει δεν είναι σαφώς αυτό που χρειάζεστε; Είναι ακόμη καλύτερο να τους καθοδηγήσει με τέτοιο τρόπο ώστε να είναι σίγουροι ότι πρόκειται για δική τους απόφαση. Τότε το αποτέλεσμα δεν θα αργήσει να έρθει - το άτομο θα ριζώσει για το έργο, θα το ζήσει, θα είναι υπεύθυνο γι' αυτό. Όταν ένα άτομο έρχεται στην εταιρεία, στην αρχή θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε τη μέθοδο της "χειροκίνητης διαχείρισης": να ελέγχετε τον νέο υπάλληλο και να του λέτε τι και πώς να κάνει. Αφού επιβλέψετε πώς αντιμετωπίζει την εργασία, αν μπορεί να παράγει ιδέες και να εκπληρώνει τα καθήκοντα που έχουν τεθεί, μπορείτε να τον αφήσετε να "αιωρείται ελεύθερα".
Η σημαντική ισορροπία
Όσον αφορά την ισορροπία, πρόκειται για την ισορροπία μεταξύ του "εγώ είμαι το αφεντικό" και του "εγώ είμαι ο ηγέτης". Ένας σπάνιος διευθυντής θα αρνηθεί στον εαυτό του την ευχαρίστηση να είναι "αφεντικό", αλλά είναι σημαντικό να ελέγχετε αυτή τη διαδικασία. Είναι συχνά απαραίτητο όταν το έργο βρίσκεται στο στάδιο της κρίσης, απαιτείται η ανάλυση αριθμών και δεδομένων και η ροή εργασιών έχει επιδεινωθεί, αλλά ο υπεύθυνος δεν αντιδρά στο πρόβλημα. Σε αυτή την περίπτωση πρέπει να πάρετε τη διαχείριση του έργου στα χέρια σας και να το "τακτοποιήσετε": κάνετε αυτό, κάνετε εκείνο και εκείνο. Ωστόσο, σε αυτές τις στιγμές η ομάδα δεν ανησυχεί γιατί γνωρίζει ότι αν το αφεντικό αναλάβει τη διαχείριση της διαδικασίας, υπάρχουν σοβαροί λόγοι γι' αυτό. Σε λιγότερο κρίσιμες καταστάσεις μπορεί να εφαρμοστεί το μοντέλο "ο ηγέτης - η ομάδα", όταν το αφεντικό και οι υφιστάμενοι συζητούν, συμφωνούν, κάνουν καταιγισμό ιδεών κ.λπ. Ο καθορισμός προτεραιοτήτων δεν είναι λιγότερο σημαντικός. Όταν υπάρχει μια εργασία που απαιτεί πλήρη συμμετοχή, προφανώς, άλλες εργασίες λαμβάνουν πολύ λιγότερη προσοχή και χρόνο. Για να αποφύγουν οι εργαζόμενοι την κρίση των άλυτων καθηκόντων και την ανάγκη να υπερασπιστούν τον εαυτό τους, είναι σημαντικό για εσάς να καθορίσετε ποια εργασία πρέπει να εκπληρωθεί τώρα και ποια αναβάλλεται για μικρό χρονικό διάστημα. Αυτό είναι χρήσιμο και για εσάς ως προϊστάμενο: οι υφιστάμενοι θα δουν ότι το αφεντικό δεν "κόβει" απλώς τα καθήκοντα, αλλά καταλαβαίνει πραγματικά ποιος κάνει τι. Η εργάσιμη ημέρα δεν είναι ατελείωτη και ο καθορισμός προτεραιοτήτων παίζει πράγματι μεγάλο ρόλο.
Οι υφιστάμενοι πρέπει να κάνουν τα πάντα και το αφεντικό θα πει "ναι" ή "όχι".
Αυτό συμβαίνει στους νεοδιορισθέντες διευθυντές: το άτομο μόλις ανέλαβε τα καθήκοντά του και αποφάσισε να αναθέσει όλα τα καθήκοντα στην ομάδα ταυτόχρονα και μάλιστα να στέλνει απαντήσεις στα εισερχόμενα μηνύματα στους υφισταμένους του με τη σημείωση FYI (for your information). Κατά κανόνα, αυτό προκαλεί μεγάλη αρνητική αντίδραση των υπαλλήλων, απροθυμία συμμετοχής στη διαδικασία, προβλήματα με τη διαχείριση του χρόνου και καθυστερήσεις. Η ανάθεση σημαίνει τη δημιουργία μιας ομάδας όπου κατανέμονται οι ευθύνες και οι ρόλοι, πρόκειται για την οργάνωση της διαδικασίας με υποδεικνυόμενα χρονικά πλαίσια, επιδόσεις, τον επικεφαλής και τους στόχους. Το νόημα της ανάθεσης είναι να δώσετε στο άτομο τον πρόσθετο τομέα ευθύνης για να το παρακινήσετε, όχι να απαλλαγείτε από την ευθύνη και να τη μεταθέσετε σε άλλο άτομο. Ταυτόχρονα, αυτό δεν σημαίνει ότι δεν διεισδύετε στο θέμα, αλλά αφιερώνετε λιγότερο χρόνο στις διαδικασίες εργασίας και κάνετε ένα άτομο υπεύθυνο για τα πάντα και αυτό το άτομο οργανώνει όλες τις απαραίτητες ενέργειες (συναντήσεις, τηλεφωνήματα, επικοινωνία με τις περιφέρειες κ.λπ.). Εξάλλου, είναι πολύ σημαντικό για εσάς να γνωρίζετε τα καθήκοντα του τμήματος που διαχειρίζεστε και να είστε έτοιμοι να απαντήσετε σε οποιαδήποτε ερώτηση. Για παράδειγμα, δεν ξαναστέλνω ποτέ επιστολές που έχουν γραφτεί από τους υπαλλήλους μου, όχι από εμένα: κανονίζουμε μια συνάντηση, προσπαθούμε να εμβαθύνουμε στο θέμα, κάνω κάποιες διορθώσεις. Το αφεντικό είναι ο τελικός κρίκος γι' αυτό είναι σημαντικό να αφιερώνετε χρόνο σε αυτό, να "συσκευάζετε το προϊόν" πριν το στείλετε περαιτέρω - "προς τα πάνω". Είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να θέσετε την πειθαρχία στην ομάδα - ξέρω ότι το προσωπικό μου δεν στέλνει ποτέ τίποτα χωρίς την αναθεώρησή μου και ξέρουν ότι ελέγχω τα πάντα και αν έχω απορίες, θα τις λύσουμε μαζί, θα διορθώσουμε κάτι αν χρειαστεί και θα διδάξω πώς πρέπει να γίνει. Το αφεντικό είναι επίσης προστάτης της ομάδας του. Μερικές φορές μπορείτε να δείτε έναν προϊστάμενο να λέει ότι για κάτι δεν έφταιγε ο ίδιος, αλλά ο υφιστάμενός του. Δεν λειτουργεί όμως έτσι. Ο προϊστάμενος πρέπει να ελέγχει τα πάντα μόνος του, να συζητά όλα τα πιθανά ερωτήματα και να διορθώνει όλα τα λάθη, με άλλα λόγια, να είναι εσωτερικός εμπειρογνώμονας. Μόνο σε αυτή την περίπτωση, μπορεί να αποκαλείται αφεντικό και όχι ταχυδρόμος που απλώς ξαναστέλνει τις πληροφορίες.
Παίρνοντας τα επιτεύγματα των εργαζομένων για τα δικά σας
In great wrap-up events, when the manager says “I” about the results of the work in the presence of the team, it appears unfair and wrong. In a moment like this, it is extremely important to emphasize the result of the teamwork, say “we” and point out certain people inside this “we” if it is necessary. Another case when the manager doesn’t invite the team to the meeting with the top management at all. The team doesn’t know what the point is, what priorities are set on higher levels. This also isn't good for the company on the whole: inner talents remain unrevealed, and they are unrevealed because of the boss of the department. Very often such actions are characteristic of insecure managers who are afraid of being surpassed. Recognizing the achievements of the team in front of the top management is a powerful motivation element - so why not using it? In my work, I always follow the rule: to begin or to end the presentation by introducing the employees who took part in the project. Also, it is customary for our company to hold briefings with the president during which we praise employees and their achievements. I try to involve my employees in such events. My team has already won several awards on the global level as well. And I always enjoy more seeing my 20 employees standing on the stage and receiving the recognition they deserved than I would enjoy standing there alone.
