Νόμοι περί απορρήτου του Ιλινόις και λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων: Τι πρέπει να γνωρίζουν οι εργοδότες

Η τάση για παρακολούθηση των εργαζομένων αυξάνεται μαζί με την τάση για εξ αποστάσεως και υβριδική εργασία. Πράγματι, αυτά τα εργαλεία είναι ωφέλιμα για τις επιχειρήσεις με πολλούς τρόπους: βοηθούν στην αντικειμενική παρακολούθηση της παραγωγικότητας, μειώνουν τους κινδύνους ασφαλείας, παρακολουθούν τον χρόνο εργασίας και πολλά άλλα. Ωστόσο, η εφαρμογή λογισμικού παρακολούθησης απαιτεί προσεκτικές προετοιμασίες. Ένα από τα βασικά ζητήματα εδώ είναι το απόρρητο των εργαζομένων και η συμμόρφωση με τους ισχύοντες κανονισμούς. Αυτοί οι κανονισμοί δεν είναι καθολικοί: διαφέρουν όχι μόνο από χώρα σε χώρα αλλά και από πολιτεία σε πολιτεία εντός μιας χώρας. Σήμερα, θα διερευνήσουμε τους κανονισμούς που πρέπει να θυμούνται οι εργοδότες του Ιλινόις και πώς να μην παραβιάζουν τα δικαιώματα των εργαζομένων με την παρακολούθηση.

Αποποίηση ευθύνης: Αυτό το άρθρο παρέχει μόνο τις γενικές πληροφορίες και δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως νομική οδηγία.

Όπως και άλλες πολιτείες των ΗΠΑ, το Ιλινόις συμμορφώνεται με τους ομοσπονδιακούς νόμους και έχει τους δικούς του κανονισμούς σχετικά με το απόρρητο. Αν και είναι γενικά και όχι ειδικά για την παρακολούθηση των εργαζομένων, οι επιχειρήσεις πρέπει να τα ερμηνεύουν για τις πρακτικές παρακολούθησης και να συμμορφώνονται.

Σε ομοσπονδιακό επίπεδο, υπάρχει ο Electronic Communications Privacy Act (ECPA). Προστατεύει το απόρρητο των ενσύρματων, προφορικών και ηλεκτρονικών επικοινωνιών κατά την πραγματοποίηση, τη μεταφορά και την αποθήκευση. Όταν το ερμηνεύουμε για την παρακολούθηση εργαζομένων, μπορούμε να πούμε ότι απαγορεύεται στους εργοδότες να υποκλοπούν ή να παρακολουθούν σκόπιμα τις επικοινωνίες των εργαζομένων χωρίς εξουσιοδότηση.

Υπάρχουν δύο σημαντικές εξαιρέσεις εδώ:

1. Οι εταιρείες μπορούν να παρακολουθούν τους υπαλλήλους τους κατά τη συνήθη επιχειρηματική δραστηριότητα και για νόμιμους επιχειρηματικούς λόγους, όπως ο έλεγχος της παραγωγικότητας ή η προστασία πολύτιμων περιουσιακών στοιχείων.
2. Οι εργοδότες μπορούν να παρακολουθούν τις επικοινωνίες εάν οι εργαζόμενοι δώσουν τη συγκατάθεσή τους. Συχνά γίνεται μέσω ειδικών πολιτικών ή εγχειριδίων εργαζομένων.

Σύμφωνα με το ECPA, οι εργοδότες μπορούν επίσης να παρακολουθούν τις επικοινωνίες σε συσκευές και δίκτυα που ανήκουν στην εταιρεία, όπου οι εργαζόμενοι έχουν γενικά μειωμένες προσδοκίες για το απόρρητο.

Μπορούν όμως οι εργαζόμενοι να περιμένουν καθόλου ιδιωτικότητα στον χώρο εργασίας; Ναί. Ο υπάλληλος δεν απορρίπτει όλα τα δικαιώματα απορρήτου κατά την είσοδό του στο γραφείο ή τη σύνδεση σε ένα εταιρικό δίκτυο. Για παράδειγμα, το απόρρητο των εργαζομένων εξακολουθεί να προστατεύεται σε ορισμένους τομείς, όπως οι τουαλέτες και τα αποδυτήρια, επειδή οι εργαζόμενοι διατηρούν εύλογες προσδοκίες για το απόρρητο εκεί.

Εκτός από το ECPA, το Ιλινόις έχει εισαγάγει τους δικούς του κανονισμούς που σχετίζονται με το απόρρητο με τους οποίους πρέπει να συμμορφώνονται οι εργοδότες: Νόμος για το δικαίωμα στην ιδιωτικότητα στον εργασιακό χώρο (IRPWA), τον νόμο περί υποκλοπής του Ιλινόις (νόμος υποκλοπής) και τον νόμο περί απορρήτου των βιομετρικών πληροφοριών (BIPA).

Το δικαίωμα στην ιδιωτική ζωή στο Νόμο για το Χώρο Εργασίας και οι τροποποιήσεις του αποτελούν τα κύρια νομικά πλαίσια που ρυθμίζουν τον τρόπο με τον οποίο οι εργοδότες μπορούν να παρακολουθούν τους εργαζομένους. Ακολουθούν τα βασικά σημεία αυτού του κανονισμού:

1. Οι εργοδότες πρέπει να ενημερώνουν εγγράφως τους εργαζομένους για οποιαδήποτε μορφή ηλεκτρονικής παρακολούθησης. Η ειδοποίηση πρέπει να δοθεί κατά την πρόσληψη ή πριν από την έναρξη της παρακολούθησης.
2. Οι εταιρείες μπορούν να παρακολουθούν τους υπαλλήλους χωρίς προειδοποίηση μόνο όταν πιστεύουν ότι ο εργαζόμενος εμπλέκεται σε παράνομη δραστηριότητα και η παρακολούθηση μπορεί να δώσει στοιχεία για μια τέτοια δραστηριότητα.
3. Οι εργοδότες δεν μπορούν να ζητήσουν από τους υπαλλήλους ή τους υποψηφίους να παρέχουν ονόματα χρήστη, κωδικούς πρόσβασης ή άλλες πληροφορίες λογαριασμού για προσωπικούς διαδικτυακούς λογαριασμούς.
4. Οι εργοδότες δεν μπορούν να κάνουν τους εργαζόμενους να δέχονται φίλους ή να ακολουθούν αιτήματα ή να απαιτούν πρόσβαση σε ιδιωτικό περιεχόμενο κοινωνικής δικτύωσης. Ωστόσο, μπορούν να δουν δημόσιες αναρτήσεις ή να λάβουν πληροφορίες που είναι ήδη διαθέσιμες στο κοινό.
5. Το IRPWA προστατεύει τους εργαζόμενους από τις διακρίσεις στον τρόπο ζωής. Έχουν το δικαίωμα να κάνουν νόμιμες δραστηριότητες εκτός εργασίας, για παράδειγμα, να κάνουν χρήση αλκοόλ ή καπνού και οι εργαζόμενοι δεν μπορούν να αρνηθούν να τους προσλάβουν, να τους απολύσουν ή να τους πειθαρχήσουν για τέτοιες δραστηριότητες.

Σύμφωνα με τον Νόμο περί υποκλοπής του Ιλινόις, είναι παράνομη η εγγραφή ιδιωτικών συνομιλιών χωρίς τη συγκατάθεση όλων των μερών. Η κρυφή καταγραφή τους στο χώρο εργασίας μπορεί να είναι κακούργημα.

Το BIPA είναι ένας από τους αυστηρότερους νόμους περί απορρήτου στις ΗΠΑ. Σύμφωνα με αυτόν, οι εργοδότες πρέπει να λάβουν τη γραπτή συγκατάθεση των εργαζομένων πριν συλλέξουν ή χρησιμοποιήσουν τα βιομετρικά τους δεδομένα, για παράδειγμα, σαρώσεις προσώπου ή δακτυλικά αποτυπώματα. Αυτά τα δεδομένα δεν μπορούν να πωληθούν ή να αποκαλυφθούν. Οι εργοδότες πρέπει να έχουν μια πολιτική για τη διατήρηση και την καταστροφή βιομετρικών δεδομένων η οποία θα πρέπει να είναι δημόσια διαθέσιμη.

Συνοψίζοντας, το επαναλαμβανόμενο θέμα της νομοθεσίας του Ιλινόις είναι η ρητή συγκατάθεση και ειδοποίηση.

Η εύρεση μιας ισορροπίας μεταξύ των επιχειρηματικών αναγκών και των δικαιωμάτων των εργαζομένων μπορεί να φαίνεται δύσκολη, αλλά είναι απολύτως εφικτή εάν ακολουθείτε τις αρχές της δεοντολογίας και της νομικής συμμόρφωσης.

Το πρώτο βήμα είναι η δημιουργία μιας πολιτικής παρακολούθησης. Αυτή η πολιτική θα πρέπει να περιγράφει τις μεθόδους παρακολούθησης που χρησιμοποιείτε, το εύρος των συλλεγόμενων δεδομένων, την περίοδο διατήρησής τους και το ποιος έχει πρόσβαση στα δεδομένα. Αλλά δεν είναι μόνο αυτό. Δεδομένου ότι πολλοί κανονισμοί προστατεύουν τις ιδιωτικές δραστηριότητες και συνομιλίες, αξίζει να περιγράψουμε ποιες δραστηριότητες στο χώρο εργασίας θεωρούνται ιδιωτικές. Το ίδιο ισχύει και για τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, καθώς μπορεί να μην είναι πάντα σαφές πότε ο εργαζόμενος χρησιμοποιεί έναν λογαριασμό ως άτομο ή ως εκπρόσωπος εταιρείας.

Κάθε εργαζόμενος θα πρέπει να διαβάσει και να αποδεχτεί αυτήν την πολιτική κατά την πρόσληψη ή πριν ξεκινήσει η παρακολούθηση. Επιπλέον, αυτή η πολιτική θα πρέπει να είναι άμεσα διαθέσιμη στο προσωπικό ανά πάσα στιγμή.

Πριν αρχίσετε να παρακολουθείτε οποιαδήποτε δραστηριότητα, θα πρέπει να λάβετε γραπτή συγκατάθεση από τους υπαλλήλους. Μπορείτε να το κάνετε σε χαρτί ή ηλεκτρονικά.

Επιπλέον, μπορείτε να δημοσιεύετε εμφανείς ειδοποιήσεις σχετικά με την παρακολούθηση γύρω από το γραφείο.

Μην παρακολουθείτε σε περιοχές όπου οι εργαζόμενοι έχουν εύλογες προσδοκίες για το απόρρητο ή τις προσωπικές τους συσκευές και λογαριασμούς.

Παρακολουθήστε μόνο τις δραστηριότητες που σχετίζονται άμεσα με επιχειρηματικούς σκοπούς. Για παράδειγμα, εάν προσπαθείτε να εξαλείψετε τις καθυστερήσεις και να παρακολουθείτε τις ώρες εργασίας με μεγαλύτερη ακρίβεια, η επιπλέον παρακολούθηση του ιστορικού του προγράμματος περιήγησης (ακριβώς επειδή μπορείτε) μπορεί να είναι υπερβολική.

Αποφύγετε την περιττή ή υπερβολικά παρεμβατική επιτήρηση και αναθεωρήστε τακτικά τις πρακτικές παρακολούθησης για να βεβαιωθείτε ότι εξακολουθούν να είναι απαραίτητες και αναλογικές.

Βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα που συλλέγετε αποθηκεύονται με ασφάλεια και είναι προσβάσιμα μόνο από εξουσιοδοτημένο προσωπικό. Αναπτύξτε σαφείς πολιτικές διατήρησης και καταστροφής δεδομένων. Για λόγους λογοδοσίας, είναι υπέροχο να χρησιμοποιείτε ίχνη ελέγχου και να τεκμηριώνετε όλες τις δραστηριότητες παρακολούθησης.

Η εκπαίδευση βοηθάει να διασφαλιστεί ότι οι εργαζόμενοι κατανοούν τα δικαιώματα απορρήτου τους, τα όρια της νόμιμης παρακολούθησης, τις πολιτικές σε δράση στην εταιρεία και την αποδεκτή συμπεριφορά στο χώρο εργασίας.

Δημιουργήστε εσωτερικά συστήματα για την παρακολούθηση της συμμόρφωσης και την άμεση απόκριση σε παραβιάσεις ή ανησυχίες. Ελέγχετε τακτικά τις πολιτικές παρακολούθησης και πραγματοποιείτε αξιολογήσεις επιπτώσεων στο απόρρητο, ειδικά όταν αλλάζουν οι ισχύοντες κανονισμοί απορρήτου.

Οι νόμοι εξελίσσονται συνεχώς, γι' αυτό συνηθίστε να συμβουλεύεστε τακτικά τους δικηγόρους του εργατικού δικαίου σχετικά με τις αλλαγές. Με αυτόν τον τρόπο θα ενημερώνεστε πάντα και θα είστε σίγουροι ότι οι πρακτικές παρακολούθησης σας συμμορφώνονται.

Η αναζήτηση μιας ισορροπίας μεταξύ των επιχειρηματικών συμφερόντων και της προάσπισης των δικαιωμάτων απορρήτου των εργαζομένων μπορεί να φαίνεται τρομακτική, αλλά η εύρεση της είναι απολύτως εφικτή. Η προληπτική συμμόρφωση, που υπογραμμίζεται από τη διαφάνεια, δεν είναι απλώς ένα νομικό πλαίσιο ελέγχου. είναι το θεμέλιο για την αποφυγή πιθανών νομικών προκλήσεων, την καλλιέργεια μιας κουλτούρας εμπιστοσύνης και, τελικά, την οικοδόμηση ενός πιο ασφαλούς και παραγωγικού περιβάλλοντος εργασίας.