6 τρόποι για να αυξήσετε την παραγωγικότητα στο χώρο εργασίας με το λογισμικό παρακολούθησης

Η παραγωγικότητα των εργαζομένων αποτελεί βασικό παράγοντα για την επιτυχία κάθε οργανισμού. Οι αφοσιωμένοι, εστιασμένοι και αποτελεσματικοί εργαζόμενοι συμβάλλουν σημαντικά στην ανάπτυξη και την κερδοφορία της εταιρείας. Έρευνα της Gallup διαπιστώνει ότι οι αφοσιωμένοι εργαζόμενοι παρουσιάζουν 23% μεγαλύτερη κερδοφορία, 18% υψηλότερη παραγωγικότητα στις πωλήσεις και 10% υψηλότερη αφοσίωση στους πελάτες. Ωστόσο, μόνο το 23% των εργαζομένων παγκοσμίως μπορεί να χαρακτηριστεί "αφοσιωμένο"

Οι επιχειρήσεις αναζητούν συνεχώς αποτελεσματικούς τρόπους για να αυξήσουν την παραγωγικότητα και τη δέσμευση των εργαζομένων, από τη δημιουργία διαφόρων κινήτρων έως την εφαρμογή λογισμικού παρακολούθησης. Αυτό το άρθρο θα διερευνήσει τρόπους χρήσης προγραμμάτων παρακολούθησης για την ενίσχυση της παραγωγικότητας.

Το λογισμικό παρακολούθησης των εργαζομένων είναι μία από τις πιο ευρέως χρησιμοποιούμενες μεθόδους παρακολούθησης της παραγωγικότητας και κέρδισε την εύνοια κατά τη διάρκεια της πανδημίας COVID-19. Παρά τη δημοτικότητά του, υπάρχουν εκτεταμένες συζητήσεις σχετικά με την αποτελεσματικότητα και την ηθικότητά του. Οι επικριτές λένε ότι η συνεχής παρακολούθηση δημιουργεί αίσθημα δυσπιστίας και δυσαρέσκειας προς τον εργοδότη. Εκτός αυτού, αυξάνει τα επίπεδα άγχους των εργαζομένων και μειώνει τη συνολική ικανοποίηση από την εργασία. Ωστόσο, είναι σημαντικό να κατανοήσουμε ότι οι αρνητικές επιπτώσεις προκύπτουν από τη λανθασμένη εφαρμογή λογισμικού παρακολούθησης.

Η καταπιεστική παρακολούθηση των βημάτων κάθε εργαζομένου ή οι επιπλήξεις για ένα επιπλέον λεπτό στην τουαλέτα θα προκαλέσουν άγχος και θα κάνουν τον εργαζόμενο να σκεφτεί να αλλάξει δουλειά.

Αντίθετα, όταν η παρακολούθηση χρησιμοποιείται με ηθικό και διαφανή τρόπο για τη βελτιστοποίηση των εργασιακών διαδικασιών και τη βοήθεια του προσωπικού, ενισχύει την παραγωγικότητα και συμβάλλει σε μια υποστηρικτική εργασιακή ατμόσφαιρα. Ελέγξτε το αυτό το άρθρο για να μάθετε περισσότερα σχετικά με την ψηφιακή ηθική στην παρακολούθηση των εργαζομένων.

Το λογισμικό παρακολούθησης μπορεί να γίνει ένα ισχυρό στοιχείο του συστήματος για την αύξηση της παραγωγικότητας του χώρου εργασίας με πολλούς τρόπους. Ακολουθεί ο τρόπος με τον οποίο μπορεί να βοηθήσει να γίνει η ομάδα σας πιο αποτελεσματική.

Η παρακολούθηση της παρουσίας είναι μια κουραστική διαδικασία τόσο για τους διευθυντές όσο και για τους υπαλλήλους. Η συμπλήρωση και η εξέταση ατελείωτων χάρτινων φύλλων εργασίας και ο υπολογισμός των υπερωριών, των αναρρωτικών αδειών και των διακοπών απαιτεί πολύτιμο χρόνο και είναι επιρρεπής σε ανθρώπινα λάθη.

Η ψηφιοποίηση των αρχείων παρουσίας επιταχύνει τη διαδικασία μερικές φορές και εξαλείφει την ανάγκη για έντυπα χρονολόγια, βελτιώνοντας την αποδοτικότητα και μειώνοντας τις περιβαλλοντικές επιπτώσεις. Οι εργαζόμενοι μπορούν εύκολα να καταχωρούν και να αποχωρούν χρησιμοποιώντας τον υπολογιστή τους ή την κινητή συσκευή τους. Σε ορισμένες περιπτώσεις, δεν χρειάζεται καν να το κάνουν χειροκίνητα - λογισμικό παρακολούθησης όπως το CleverControl καταγράφει αυτόματα την έναρξη και το τέλος της εργασιακής δραστηριότητας. Ορισμένα συστήματα επιτρέπουν στους εργαζόμενους να υποβάλλουν αιτήσεις για άδειες online και οι διευθυντές μπορούν να τις εξετάζουν και να τις εγκρίνουν γρήγορα.

Τα προγράμματα παρακολούθησης υπολογίζουν τις ώρες εργασίας κάθε εργαζομένου, καταγράφουν πότε αργεί ή φεύγει νωρίτερα και σημειώνουν αυτόματα τις απουσίες. Οι διευθυντές μπορούν να έχουν πρόσβαση σε αυτές τις αναφορές σχετικά με την παρουσία των εργαζομένων, συμπεριλαμβανομένων των ωρών εργασίας, των υπερωριών και των υπολοίπων αδειών, και να λαμβάνουν ακόμη και υπολογισμένη μισθοδοσία.

Εκτός αυτού, το λογισμικό παρακολούθησης των εργαζομένων αποκαλύπτει την απάτη με τον χρόνο - ένα σύστημα που προβλέπει την καταχώρηση περιττών ωρών στα φύλλα εργασίας. Το σύστημα θα δείξει αν υπάρχει πραγματική δραστηριότητα εργασίας στον υπολογιστή του εργαζομένου όταν αυτός ισχυρίζεται ότι εργάζεται.

Ως αποτέλεσμα, τα προγράμματα παρακολούθησης εξοικονομούν χρόνο και προσπάθεια για την αναφορά παρουσιών και τον υπολογισμό της μισθοδοσίας, απελευθερώνοντας πολύτιμο χρόνο για σημαντικά καθήκοντα για τους διευθυντές και τους υπαλλήλους.

Μερικές φορές, η απλή εγκατάσταση λογισμικού παρακολούθησης είναι αρκετή για να αυξηθεί η παραγωγικότητα. Όταν οι εργαζόμενοι γνωρίζουν ότι παρακολουθούνται, τείνουν να αυτορρυθμίζουν την απόδοσή τους: γίνονται πιο υπεύθυνοι, πιο υπεύθυνοι και λιγότερο επιρρεπείς στην παραβίαση των πολιτικών εργασίας.

Μιλήσαμε με τον Mark, τον ιδιοκτήτη ενός ηλεκτρονικού καταστήματος αθλητικών ειδών, για την εμπειρία του από τη χρήση του CleverControl. Κατά τη διάρκεια της πανδημίας, το προσωπικό του στράφηκε στην απομακρυσμένη εργασία, οπότε χρειαζόταν ένα εργαλείο για να διασφαλίσει ότι οι εργαζόμενοι παρέμεναν το ίδιο αποτελεσματικοί όπως ήταν στο γραφείο. "Ειλικρινά, σπάνια ελέγχω τις αναφορές παρακολούθησης, ίσως μία ή δύο φορές το μήνα", λέει ο Mark. "Η ομάδα μου γνωρίζει ότι παρακολουθείται, γεγονός που τους κάνει να παραμένουν παραγωγικοί. Όταν ελέγχω το ταμπλό, παρακολουθώ κυρίως ζωντανές ροές από τις οθόνες των υπολογιστών για να δω αν οι εργαζόμενοι είναι συγκεντρωμένοι στη δουλειά".

Οι ζωντανές αναφορές είναι ένα ισχυρό χαρακτηριστικό που μπορεί να βελτιώσει τις ροές εργασίας. Βλέποντας σε πραγματικό χρόνο τι κάνει η ομάδα σας, εντοπίζοντας ανεπάρκειες και παρέχοντας έγκαιρη ανατροφοδότηση, οι διαδικασίες εργασίας θα γίνουν πιο αποτελεσματικές, ενισχύοντας την παραγωγικότητα.

Το λογισμικό παρακολούθησης των εργαζομένων παρέχει πολύτιμες πληροφορίες για τις συνήθειες και τα πρότυπα εργασίας των εργαζομένων, επιτρέποντάς τους να αποκαλύψουν ανεπάρκειες και να βελτιώσουν την παραγωγικότητα.

Πρώτον, το πρόγραμμα παρακολουθεί τα επίπεδα δραστηριότητας καθ' όλη τη διάρκεια της ημέρας, αποκαλύπτοντας τις ώρες μέγιστης απόδοσης. Γνωρίζοντας τις πιο παραγωγικές ώρες τους, οι εργαζόμενοι μπορούν να προγραμματίσουν συναντήσεις ή εργασίες που απαιτούν μεγαλύτερη εστίαση κατά τη διάρκεια αυτών των περιόδων. Από την άλλη πλευρά, οι περίοδοι αδράνειας μπορούν να αποκαλύψουν πιθανούς περισπασμούς, επιτρέποντας στους διευθυντές να λάβουν τα απαραίτητα μέτρα.

Ορισμένες λύσεις παρακολούθησης διαθέτουν ενσωματωμένη λειτουργία διαχείρισης εργασιών. Χάρη σε αυτήν, οι διαχειριστές μπορούν να παρακολουθούν πόσο χρόνο ξοδεύουν οι εργαζόμενοι σε διάφορες εργασίες και να εντοπίζουν τις εργασίες που διαρκούν σταθερά περισσότερο από το αναμενόμενο. Αυτές οι πληροφορίες θα τους επιτρέψουν να αξιολογήσουν τις προτεραιότητες των εργασιών, να εντοπίσουν τομείς στους οποίους η διαχείριση του χρόνου θα μπορούσε να βελτιωθεί και να παρέχουν στοχευμένη υποστήριξη.

Τέλος, το λογισμικό παρακολούθησης των εργαζομένων αποτελεί πολύτιμη πηγή πληροφοριών σχετικά με την εργασιακή δραστηριότητα των απομακρυσμένων εργαζομένων. Ο έλεγχος των απομακρυσμένων εργαζομένων είναι ένα δύσκολο καρύδι για πολλούς διευθυντές, καθώς δεν γνωρίζουν πώς να το κάνουν σωστά. Τα εργαλεία παρακολούθησης λύνουν αυτό το πρόβλημα - παρέχουν λεπτομερείς αναφορές σχετικά με τη δραστηριότητα κάθε εργαζομένου χωρίς την ανάγκη για συνεχείς ελέγχους. Με την ανάλυση των προτύπων εργασίας εξ αποστάσεως, οι διευθυντές μπορούν να εντοπίσουν πιθανές προκλήσεις, όπως τεχνικές δυσκολίες ή έλλειψη επικοινωνίας, και να τις αντιμετωπίσουν αναλόγως.

Το λογισμικό παρακολούθησης συλλέγει αντικειμενικά δεδομένα σχετικά με την απόδοση των εργαζομένων, όπως ο χρόνος ενασχόλησης με τα καθήκοντα, τα επίπεδα απόδοσης, οι περισπασμοί και η τήρηση των προθεσμιών. Τα δεδομένα αυτά μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την παροχή προσωπικής, συγκεκριμένης και αξιοποιήσιμης ανατροφοδότησης.

Βασιζόμενοι σε δεδομένα και όχι σε υποκειμενικές εντυπώσεις, οι διευθυντές μπορούν να μειώσουν την προκατάληψη στις αξιολογήσεις της απόδοσής τους, οδηγώντας σε δικαιότερη και ακριβέστερη ανατροφοδότηση. Εκτός αυτού, μπορούν να προτείνουν εξατομικευμένα σχέδια ανάπτυξης που απευθύνονται σε συγκεκριμένες ανάγκες και βοηθούν τους εργαζόμενους να αξιοποιήσουν πλήρως τις δυνατότητές τους.

Η ανατροφοδότηση δεν θα πρέπει να αφορά μόνο τη διαπίστωση της ανεπάρκειας ενός εργαζομένου - η διοίκηση θα πρέπει επίσης να αναγνωρίζει τα επιτεύγματά του. Υπάρχει σαφής σύνδεση μεταξύ της αναγνώρισης και της παραγωγικότητας. 37% των εργαζομένων παραδέχονται ότι θα ενθαρρύνονταν περισσότερο να βελτιώσουν την απόδοσή τους αν λάμβαναν περισσότερη αναγνώριση. Το λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων βοηθά στον εντοπισμό των εργαζομένων με υψηλές επιδόσεις και στην αναγνώριση των επιτευγμάτων τους - γεγονός που με τη σειρά του ενισχύει τα κίνητρά τους για περαιτέρω ανάπτυξη.

Οι περισπασμοί στην εργασία δεν είναι σπάνιοι, αλλά η υπερβολική ενασχόληση με την περιήγηση στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης ή τις διαδικτυακές αγορές δεν συμβάλλει στην παραγωγικότητα ή την επαγγελματική ανάπτυξη.

Με τα προγράμματα παρακολούθησης, οι διευθυντές και οι εργαζόμενοι μπορούν να παρακολουθούν το χρόνο που αφιερώνουν σε διάφορες εφαρμογές και ιστότοπους και να εντοπίζουν τους μεγαλύτερους σπαταλητές χρόνου. Τα προγράμματα παρακολούθησης μπορούν επίσης να ρυθμιστούν ώστε να μπλοκάρουν συγκεκριμένους ιστότοπους ή εφαρμογές, αποτρέποντας τους υπαλλήλους από το να αποσυντονίζονται και προωθώντας ένα πιο συγκεντρωμένο και παραγωγικό περιβάλλον εργασίας.

Η επαγγελματική εξουθένωση στον εργασιακό χώρο έχει γίνει μια κοινή αλλά ανησυχητική τάση και η κατάσταση επιδεινώνεται. Έρευνα της Ψυχική υγεία των εργαζομένων του SHRM 2024 διαπίστωσε ότι το 44% των εργαζομένων βιώνει επαγγελματική εξουθένωση και το 45% αισθάνεται συναισθηματική εξάντληση στην εργασία. Η επαγγελματική εξουθένωση έχει βαθιές σωματικές και συναισθηματικές επιπτώσεις στους εργαζόμενους, συμπεριλαμβανομένης της μειωμένης απόδοσης.

Τα καλά νέα είναι ότι μπορεί να εντοπιστεί έγκαιρα με τη βοήθεια λογισμικού παρακολούθησης. Μπορεί να ανιχνεύσει τους εργαζόμενους που εργάζονται σταθερά υπερωρίες ή ξεκινούν την εργάσιμη ημέρα τους πολύ νωρίς, τα οποία μπορεί να είναι σημάδια υπερκόπωσης και εξουθένωσης. Τα σπάνια και σύντομα διαλείμματα μπορούν να σηματοδοτήσουν ότι οι εργαζόμενοι παραμελούν την αυτοφροντίδα και πιέζουν υπερβολικά τον εαυτό τους.

Ένα άλλο σημάδι επαγγελματικής εξουθένωσης μπορεί να είναι η μακροχρόνια αδράνεια και η μείωση της παραγωγικότητας, όπως λιγότερες εργασίες που ολοκληρώνονται ή χαμηλότερη ποιότητα εργασίας.

Τα προγράμματα παρακολούθησης μπορούν να εντοπίσουν έγκαιρα αποκλίσεις στα πρότυπα εργασίας του εργαζομένου. Αναλύοντας τις αναφορές παρακολούθησης, οι διευθυντές μπορούν να εντοπίσουν τους υπαλλήλους που κινδυνεύουν να εξουθενωθούν και να λάβουν προληπτικά μέτρα για την αντιμετώπιση του προβλήματος, όπως πρόσθετη υποστήριξη, προσαρμογή του φόρτου εργασίας ή προσφορά ευκαιριών διακοπών.

Παρά τη διαμάχη γύρω από το λογισμικό παρακολούθησης των εργαζομένων, μπορεί να αποτελέσει ένα ισχυρό εργαλείο για την ενίσχυση της παραγωγικότητας στο χώρο εργασίας. Κάνει τη ρουτίνα της διαχείρισης - την παρακολούθηση της παρουσίας, την ανάλυση των προτύπων εργασίας, την παροχή εξατομικευμένης ανατροφοδότησης και τον αποκλεισμό των περισπασμών - ευκολότερη, αποτελεσματικότερη και εξατομικευμένη. Εξοικονομεί πολύτιμο χρόνο και συμβάλλει στη δημιουργία ενός πιο αποτελεσματικού και παραγωγικού εργασιακού περιβάλλοντος. Ωστόσο, είναι σημαντικό να επιτευχθεί ισορροπία μεταξύ παρακολούθησης και εμπιστοσύνης, διασφαλίζοντας ότι η τεχνολογία χρησιμοποιείται για την υποστήριξη των εργαζομένων και όχι για την παρακολούθησή τους.