5 σημάδια ότι η εταιρεία σας χρειάζεται λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων

Η μείωση των δεικτών απόδοσης είναι η πρώτη και η πιο φυσική αιτία ανησυχίας, όταν πρόκειται για κάτι περισσότερο από μια περιστασιακή ή εποχιακή πτώση. Εάν παρατηρείτε συνεχή μείωση της συνολικής απόδοσης και παραγωγικότητας της εταιρείας σας, είναι καιρός να ερευνήσετε βαθύτερα τους ακόλουθους παράγοντες.

Κοιτάξτε τα ακριβή στοιχεία. Είναι ξαφνικά πιο δύσκολο να επιτύχετε τα συνήθη σημεία αναφοράς σας; Οι πωλήσεις υπολείπονται σταθερά των προβλέψεων; Μειώνεται ο αριθμός των μονάδων που παράγονται ανά ημέρα; Όταν οι βασικοί δείκτες παραγωγικότητας πέφτουν σταθερά και οι εξωτερικές δυνάμεις της αγοράς δεν μπορούν να το εξηγήσουν, είναι ένα ανησυχητικό σημάδι ότι κάτι δεν πάει καλά.

Οι χαμένες προθεσμίες έχουν γίνει κανόνας και όχι εξαίρεση; Τα έργα που βρίσκονται συνεχώς πίσω από το χρονοδιάγραμμα αποτελούν σοβαρό ζήτημα. Οι χαμένες προθεσμίες μπερδεύουν τις καθημερινές διαδικασίες εργασίας, προκαλούν υπερβάσεις στον προϋπολογισμό, απογοητεύουν τους πελάτες, μειώνουν τα έσοδα και καταστρέφουν τη φήμη σας. Οι συχνές καθυστερήσεις σημαίνουν ότι υπάρχουν αναποτελεσματικότητες κάπου στις διαδικασίες σας, πιθανή έλλειψη υπευθυνότητας ή προβλήματα των εργαζομένων με τη διαχείριση του χρόνου. Η κατανόηση του γιατί συμβαίνει είναι το πρώτο βήμα προς τη βελτίωση.

Οι εργαζόμενοι μπορεί να παραδίδουν έγκαιρα την εργασία τους, αλλά αυτό είναι μόνο το ήμισυ της συμφωνίας. Το θέμα δεν είναι μόνο πόσα γίνονται, αλλά πόσο καλά. Έχετε παρατηρήσει μια κορύφωση των παραπόνων από τους πελάτες; Μήπως η ομάδα σας ξοδεύει περισσότερο χρόνο σε επανεπεξεργασία και διόρθωση λαθών; Αποτυγχάνουν συχνότερα οι έλεγχοι διασφάλισης ποιότητας; Αυτό μπορεί να σημαίνει ότι η ομάδα χάνει τη συγκέντρωσή της ή δεν διαθέτει βασικές δεξιότητες για να αποδώσει καλύτερα. Το λογισμικό παρακολούθησης των εργαζομένων μπορεί να σας βοηθήσει να αποκαλύψετε το πρόβλημα που κρύβεται πίσω από τη μείωση της ποιότητας της εργασίας.

Δυσκολεύεστε να προσδιορίσετε ποιος είναι υπεύθυνος για μια εργασία που δεν εκτελέστηκε, ένα σφάλμα ή μια καθυστέρηση του έργου; Οι δυσκολίες εντοπισμού της ευθύνης μπορεί να οφείλονται σε ασαφείς ροές εργασίας, σε ανεπαρκώς καθορισμένους ρόλους ή σε έλλειψη ευθύνης για τις ατομικές συνεισφορές.

Η παρακολούθηση των εργαζομένων συγκεντρώνει εκτεταμένα δεδομένα σχετικά με την εργασιακή δραστηριότητα των εργαζομένων: ενεργός και αδρανής χρόνος, πιο συχνά χρησιμοποιούμενες εφαρμογές και ιστότοποι, μοτίβα δραστηριότητας και πιθανοί περισπασμοί, όπως τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Αναλύοντας αυτά τα δεδομένα, μπορείτε να αποκαλύψετε γιατί η απόδοση των εργαζομένων μειώνεται και πώς να τη βελτιώσετε.

Η αύξηση των περιστατικών ασφαλείας, όπως οι συχνές μολύνσεις από κακόβουλο λογισμικό, οι επιτυχείς επιθέσεις phishing, οι παραβιάσεις δεδομένων ή η μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση σε ευαίσθητες εταιρικές πληροφορίες, είναι λόγοι για να αρχίσετε να ενεργείτε. Σημαίνουν αδυναμία στην άμυνα ασφαλείας σας, και συχνά, η αδυναμία έγκειται σε ακούσιες ή ακόμη και σκόπιμες ενέργειες των εργαζομένων. Σύμφωνα με πρόσφατες αναφορές, τουλάχιστον 82% των παραβιάσεων ασφαλείας προκαλούνται από ανθρώπινο λάθος. Η παρακολούθηση των εργαζομένων μπορεί να βοηθήσει στον μετριασμό αυτών των κινδύνων και στον έγκαιρο εντοπισμό περιστατικών.

Ο επόμενος λόγος για να εξετάσετε το ενδεχόμενο παρακολούθησης των εργαζομένων είναι κανονισμοί όπως ο GDPR, το HIPAA, το PCI DSS ή πρότυπα συμμόρφωσης για συγκεκριμένο κλάδο. Η αποτυχία τήρησής τους μπορεί να οδηγήσει σε μεγάλα πρόστιμα και ζημιά στη φήμη. Η συμμόρφωση συχνά εξαρτάται από την τήρηση συγκεκριμένων διαδικασιών και πρωτοκόλλων από τους υπαλλήλους, ιδίως όσον αφορά τον χειρισμό και την ασφάλεια των δεδομένων. Η έλλειψη ορατότητας στις καθημερινές λειτουργίες των υπαλλήλων αυξάνει σημαντικά τους κινδύνους περιστατικών που οφείλονται σε αμέλεια και κακή συμπεριφορά.

Τέλος, εάν το ανταγωνιστικό πλεονέκτημα της εταιρείας σας έγκειται σε ιδιόκτητες πληροφορίες, πνευματική ιδιοκτησία ή εμπορικά μυστικά, η προστασία αυτών των περιουσιακών στοιχείων είναι ζωτικής σημασίας. Οι εργαζόμενοι με προνομιακή πρόσβαση σε ευαίσθητα δεδομένα μπορούν να τα διαρρεύσουν τόσο ακούσια όσο και εκούσια.

Το λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων σας επιτρέπει να βλέπετε τις δραστηριότητες των εργαζομένων, χάρη στο οποίο μπορείτε να διασφαλίσετε τη συμμόρφωσή τους με τις πολιτικές ασφαλείας και τους σχετικούς κανονισμούς.

Το λογισμικό με λειτουργικότητα Πρόληψης Απώλειας Δεδομένων (DLP) μπορεί να ανιχνεύσει μη ασφαλή ή ακατάλληλη συμπεριφορά των εργαζομένων και να ειδοποιήσει τον διευθυντή ή έναν ειδικό ασφαλείας. Εκτός αυτού, τα δεδομένα που συλλέγονται από τα προγράμματα παρακολούθησης μπορούν να αποτελέσουν αποδεικτικά στοιχεία σε εσωτερικές έρευνες, εάν συμβεί κάποιο περιστατικό.

Ένα ασφαλές, άνετο, φιλικό και με σεβασμό περιβάλλον εργασίας είναι ζωτικής σημασίας για την παραγωγικότητα των εργαζομένων. Οι παραβιάσεις της συμπεριφοράς στο γραφείο δημιουργούν εχθρική ατμόσφαιρα, μειώνουν το ηθικό και τη δέσμευση των εργαζομένων και συμβάλλουν σε υψηλότερη εναλλαγή προσωπικού. Στα χειρότερα σενάρια, μια τέτοια συμπεριφορά μπορεί ακόμη και να εκθέσει την εταιρεία σε σημαντικές νομικές ευθύνες και βλάβη της φήμης της. Παρατηρείτε τα ακόλουθα ανησυχητικά σημάδια; Μια υπεύθυνη έρευνα που περιλαμβάνει παρακολούθηση των εργαζομένων μπορεί να είναι η λύση σας.

Το πρώτο καμπανάκι κινδύνου είναι οι αναφορές για παρενόχληση και διακρίσεις, επίσημες ή ανεπίσημες. Η αγνόηση τέτοιων καταγγελιών όχι μόνο θα είναι επιζήμια για το θύμα μιας τέτοιας συμπεριφοράς αλλά θα οδηγήσει και σε μια τοξική ατμόσφαιρα στο γραφείο.

Ένα άλλο ανησυχητικό σημάδι που πρέπει να προσέξετε είναι οι παραβιάσεις του κώδικα δεοντολογίας ή ηθικής της εταιρείας. Αυτές μπορεί να περιλαμβάνουν υπερβολική προσωπική χρήση του χρόνου της εταιρείας για μη εργασιακές δραστηριότητες, κατάχρηση των πόρων της εταιρείας για προσωπικό όφελος, ακατάλληλη διαδικτυακή συμπεριφορά με χρήση δικτύων ή συσκευών της εταιρείας ή παραβίαση συμφωνιών εμπιστευτικότητας.

Τέλος, οι εργαζόμενοι μπορεί να χρησιμοποιήσουν τους πόρους της εταιρείας για να δυσφημίσουν ή να συκοφαντήσουν κάποιον ή κάτι στο διαδίκτυο, να αποκτήσουν πρόσβαση σε πειρατικούς πόρους παραβιάζοντας έτσι τα πνευματικά δικαιώματα ή να κάνουν κάτι άλλο που μπορεί να οδηγήσει σε οικονομικές απώλειες και νομικές συνέπειες. Αν αφήσετε ανεξέλεγκτες τέτοιες ενέργειες, μπορεί να οδηγήσουν σε δαπανηρές αγωγές, κανονιστικές κυρώσεις και σημαντική ζημία στη φήμη.

Σε περιπτώσεις παρενόχλησης, διακρίσεων ή εκφοβισμού, η παρακολούθηση των επικοινωνιών των εργαζομένων - με την κατάλληλη νομική συμβουλή και ενημέρωση των εργαζομένων - μπορεί να παρέχει τα απαραίτητα αποδεικτικά στοιχεία για εσωτερικές έρευνες.

Το λογισμικό παρακολούθησης μπορεί να δημιουργήσει λεπτομερή αρχεία καταγραφής δραστηριοτήτων των εργαζομένων, συμπεριλαμβανομένης της χρήσης εφαρμογών και της πρόσβασης σε αρχεία. Αυτά τα αρχεία καταγραφής μπορούν να παρέχουν ένα επαληθεύσιμο ίχνος για την κατανόηση των ενεργειών των εργαζομένων και να καθορίσουν εάν έχουν παραβιαστεί οι πολιτικές της εταιρείας.

Εάν πιάνετε συχνά τον εαυτό σας να αναρωτιέται πώς ρέει στην πραγματικότητα η εργασία και γιατί εμφανίζονται από το πουθενά σημεία συμφόρησης, ίσως χρειάζεστε λογισμικό παρακολούθησης. Αναρωτηθείτε:

1. Βασίζομαι σε εικασίες αντί για συγκεκριμένα δεδομένα για να κατανοήσω τη λειτουργική μας ροή;
2. Είναι συγκεκριμένες διαδικασίες σταθερά αργές, αναποτελεσματικές και μαστίζονται από καθυστερήσεις;
3. Μήπως ορισμένες εργασίες γίνονται επανειλημμένα σημεία ασφυξίας στις ροές εργασίας μας, επιβραδύνοντας ολόκληρα έργα ή την παραγωγή του τμήματος;
4. Χρειάζομαι αντικειμενικά δεδομένα για να κατανοήσω τις τρέχουσες ροές εργασίας μας πριν από την εφαρμογή αλλαγών στις διαδικασίες; Πώς μπορώ να μετρήσω τον αντίκτυπο αυτών των αλλαγών;

Όταν οι διαχειριστές δεν έχουν σαφή ορατότητα στις διαδικασίες εργασίας, δεν μπορούν να προγραμματίσουν αποτελεσματικά το χρονοδιάγραμμα και τον προϋπολογισμό του έργου, να βελτιστοποιήσουν τις ροές εργασίας και να προβλέψουν πιθανά προβλήματα.

Το λογισμικό παρακολούθησης υπαλλήλων συντάσσει λεπτομερείς αναφορές σχετικά με τη χρήση εφαρμογών από τους υπαλλήλους, την εξέλιξη των εργασιών και τον χρόνο που δαπανάται για κάθε εργασία. Αυτές οι αναφορές αποτελούν αντικειμενικά, μετρήσιμα δεδομένα σχετικά με τις τρέχουσες ροές εργασίας. Με την ανάλυσή τους, οι διευθυντές βλέπουν πώς γίνεται η εργασία στην πράξη και αξιολογούν την ατομική και ομαδική παραγωγικότητα. Μπορούν να αποκαλύψουν τομείς για βελτίωση και αυτοματοποίηση, να εξαλείψουν περιττά βήματα και να ανασχεδιάσουν τις ροές εργασίας ώστε να τις κάνουν πιο αποτελεσματικές και γρήγορες.

Μόλις εφαρμοστούν οι βελτιώσεις, τα δεδομένα παρακολούθησης μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τη μέτρηση του πραγματικού αντίκτυπου αυτών των αλλαγών στην αποτελεσματικότητα της ροής εργασιών. Αυτός ο βρόχος με βάση τα δεδομένα μπορεί να αποτελέσει τη βάση για συνεχή βελτίωση και τελειοποίηση.

Η επιτυχία της εταιρείας τροφοδοτείται από αφοσιωμένους και κινητοποιημένους υπαλλήλους. Τι συμβαίνει όμως αν η σπίθα σβήσει; Μπορεί να παρατηρήσετε ανησυχητικές τάσεις, όπως μειωμένη δέσμευση, απουσίες και αυξανόμενα ποσοστά κύκλου εργασιών. Ακολουθούν άλλα ανησυχητικά συμπτώματα:

1. αισθητή μείωση του ενθουσιασμού
2. μειωμένη προληπτικότητα
3. οι εργαζόμενοι φαίνεται να επενδύουν λιγότερο στην εργασία τους και στην επιτυχία της εταιρείας
4. λιγότερη συμμετοχή σε ομαδικές δραστηριότητες και συνεδριάσεις
5. γενικό αίσθημα απάθειας ή αρνητικότητας.

Αυτά τα σημάδια μπορεί να σηματοδοτούν βαθύτερα, υποκείμενα προβλήματα στον οργανισμό σας. Θα πρέπει να διερευνήσετε την υγεία της κουλτούρας του χώρου εργασίας σας και την ευημερία των εργαζομένων σας και η προσεκτική παρακολούθηση των εργαζομένων μπορεί να αποτελέσει χρήσιμο εργαλείο στην έρευνά σας.

Το λογισμικό παρακολούθησης με αυτοματοποιημένη παρακολούθηση της παρουσίας μπορεί να αποκαλύψει τα προαναφερθέντα ανησυχητικά σημάδια, συχνά νωρίτερα από ό,τι μπορεί ένας διευθυντής, και να ζητήσει να ψάξει βαθύτερα. Εκτός αυτού, μπορεί να βοηθήσει στη μέτρηση της αποτελεσματικότητας των προσπαθειών που καταβάλλετε για τη βελτίωση της δέσμευσης των εργαζομένων. Ωστόσο, για να δεσμεύσετε και να παρακινήσετε τους υπαλλήλους, θα χρειαστείτε άλλες μεθόδους, όπως ανταμοιβές και μπόνους, ευκαιρίες ανάπτυξης και εξέλιξης και άλλες.

Η έγκαιρη αναγνώριση των πέντε προειδοποιητικών σημάτων - πτώση της παραγωγικότητας, ασφάλεια, ανήθικη συμπεριφορά, λειτουργικά τυφλά σημεία και μείωση της δέσμευσης - είναι ζωτικής σημασίας, και η παρακολούθηση των εργαζομένων μπορεί να βοηθήσει στον εντοπισμό τους και στην αποκάλυψη των αιτιών αυτών των προβλημάτων. Εάν αντιμετωπίζετε αυτά τα σημάδια, διερευνήστε πώς μπορεί να σας βοηθήσει η Το λογισμικό παρακολούθησης της CleverControl. Θυμηθείτε όμως να δώσετε προτεραιότητα στην ηθική και διαφανή εφαρμογή.