Top 5 λάθη που κάνουν οι εταιρείες όταν παρακολουθούν απομακρυσμένους υπαλλήλους

Η υπερβολική χρήση επεμβατικών τεχνικών παρακολούθησης είναι ένα από τα σημαντικότερα λάθη που μπορούν να κάνουν οι διαχειριστές. Είναι κατανοητός ο πειρασμός για μια εταιρεία να γνωρίζει ακριβώς τι κάνουν οι εργαζόμενοι στην εργασία τους με ακρίβεια λεπτού, ποιες εφαρμογές χρησιμοποιούν, τι μηνύματα πληκτρολογούν σε μια περιστασιακή συνομιλία με έναν συνάδελφο ή ακόμη και να έχει πρόσβαση στην κάμερα ασφαλείας τους και να βλέπει τι κάνουν. Οι διευθυντές δικαιολογούν αυτά τα μέτρα με ανησυχίες για την παραγωγικότητα ή την ασφάλεια, αλλά σε πολλές περιπτώσεις, αυτός ο έλεγχος μπορεί να γυρίσει θεαματικά μπούμερανγκ. Όπως είναι φυσικό, οι εργαζόμενοι θεωρούν μια τέτοια βαθιά παρακολούθηση ως έλλειψη εμπιστοσύνης και ως αγενή παραβίαση της ιδιωτικής ζωής. 39% των εργαζομένων παραδέχονται ότι η παρακολούθηση χαλάει τις σχέσεις τους με τον εργοδότη και το 43% τη θεωρεί ως αιτία για την πτώση του ηθικού της εταιρείας. Η υπερβολική παρακολούθηση ασκεί περιττή ψυχολογική πίεση στους εργαζομένους, γεννά δυσαρέσκεια, δημιουργεί μια κουλτούρα καχυποψίας και μικροδιαχείρισης και ενδεχομένως οδηγεί σε υψηλότερο κύκλο εργασιών.

Μια πιο αποτελεσματική προσέγγιση είναι ο περιορισμός της παρακολούθησης στα δεδομένα που είναι απολύτως απαραίτητα για την αξιολόγηση της παραγωγικότητας και τη διατήρηση της ασφάλειας. Εκτός αυτού, είναι ζωτικής σημασίας να είστε ανοιχτοί και διαφανείς με τους εργαζομένους σχετικά με τις πολιτικές παρακολούθησης.

Αυτό το λάθος εξελίσσεται από το προηγούμενο. Αντί να αξιολογεί την απόδοση και τα αποτελέσματα του εργαζομένου, ο διευθυντής μπορεί να εστιάσει αποκλειστικά στην παρακολούθηση και την ποσοτικοποίηση της καθημερινής του δραστηριότητας: τον αριθμό των ηλεκτρονικών μηνυμάτων που αποστέλλονται, τον χρόνο που αφιερώνεται σε συγκεκριμένες εφαρμογές και ιστότοπους ή ακόμη και τη συχνότητα των κλικ του ποντικιού. Περιττό να πούμε ότι τέτοιες μετρήσεις παρέχουν μόνο μια επιφανειακή επισκόπηση της εργασίας του εργαζομένου και δεν αντικατοπτρίζουν την παραγωγικότητα ή την αξία του για τον οργανισμό. Ένας εργαζόμενος μπορεί να εμφανίζεται "ενεργός" στον υπολογιστή του για ώρες χωρίς στην πραγματικότητα να ολοκληρώνει οποιαδήποτε ουσιαστική εργασία. Εν τω μεταξύ, ένας άλλος μπορεί να επιτύχει σημαντικά αποτελέσματα σε μικρότερο χρονικό διάστημα μέσω εστιασμένης εργασίας, διακόπτοντάς την με αστεία βίντεο γάτας ή περιηγούμενος σε μιμίδια για να χαλαρώσει. Η παρακολούθηση της δραστηριότητας μόνο δεν λαμβάνει υπόψη τα ατομικά στυλ εργασίας και μπορεί να κάνει τους υπαλλήλους να δίνουν προτεραιότητα στο να "φαίνονται απασχολημένοι" αντί να παρέχουν ποιοτικά αποτελέσματα.

Μια αποτελεσματική προσέγγιση στη διαχείριση των απομακρυσμένων υπαλλήλων σημαίνει τον καθορισμό σαφών, μετρήσιμων στόχων και την εστίαση στα απτά αποτελέσματα και την ποιότητα των παραδοτέων και όχι στη σχολαστική καταγραφή των δραστηριοτήτων. Όταν εμπιστεύεστε τους υπαλλήλους να διαχειρίζονται το χρόνο τους και να επικεντρώνονται στα αποτελέσματα, θα εργάζονται με τρόπο που ταιριάζει στα δυνατά τους σημεία και τελικά ωφελεί την εταιρεία.

Η διαφάνεια και η επικοινωνία αποτελούν τους ακρογωνιαίους λίθους κάθε τύπου παρακολούθησης των εργαζομένων, ιδίως σε συνθήκες απομακρυσμένης εργασίας. Δυστυχώς, πολλές εταιρείες αποφασίζουν να μην ενημερώνουν καθόλου τους υπαλλήλους τους σχετικά με την παρακολούθηση. Όσες το κάνουν, αποτυγχάνουν να παρέχουν σαφείς πολιτικές παρακολούθησης στη συντριπτική πλειονότητα των περιπτώσεων - μόνο το ένα τρίτο (32%) των εργαζομένων που συμμετείχαν σε έρευνα του Forbes Advisor έχουν λάβει οποιεσδήποτε κατευθυντήριες γραμμές ή πολιτικές σχετικά με την παρακολούθηση.

Μια τέτοια αμέλεια μπορεί να οδηγήσει όχι μόνο σε κατεστραμμένο ηθικό των εργαζομένων αλλά και σε υψηλά πρόστιμα για τη μη συμμόρφωση με τους νόμους και τους κανονισμούς περί προστασίας της ιδιωτικής ζωής.

Οι εταιρείες θα πρέπει να κοινοποιούν τις πολιτικές παρακολούθησης, συμπεριλαμβανομένων των λόγων παρακολούθησης, του πεδίου εφαρμογής των συλλεγόμενων δεδομένων, του ποιος μπορεί να έχει πρόσβαση στα αρχεία καταγραφής και του χρόνου αποθήκευσης. Με τακτικές ενημερώσεις και ευκαιρίες για διάλογο σχετικά με τις πρακτικές παρακολούθησης, οι εργαζόμενοι θα αισθάνονται ενημερωμένοι και σεβαστοί και θα αντιστέκονται λιγότερο στην παρακολούθηση.

Το επόμενο λάθος στην παρακολούθηση είναι η τάση να εφαρμόζεται μία προσέγγιση σε όλους τους απομακρυσμένους υπαλλήλους, ανεξάρτητα από τους ρόλους τους, τα επίπεδα εμπειρίας τους ή τα καθιερωμένα ιστορικά τους στοιχεία. Μια τέτοια προσέγγιση αγνοεί τη διαφορετική φύση των απομακρυσμένων ομάδων και τα επίπεδα εμπιστοσύνης που έχουν δημιουργηθεί με μεμονωμένους υπαλλήλους. Η παρακολούθηση ενός βετεράνου ειδικού με υψηλές επιδόσεις με τον ίδιο εξονυχιστικό έλεγχο όπως ενός νεοπροσληφθέντα θα κάνει τον επαγγελματία να αισθάνεται δυσπιστία και ασφυξία. Οι αξιόπιστοι εργαζόμενοι που ευδοκιμούν στην ανεξαρτησία θα αποθαρρυνθούν ιδιαίτερα από την προσέγγιση ενός μεγέθους για όλους.

Αντίθετα, η προσαρμογή των προσεγγίσεων παρακολούθησης στις συγκεκριμένες ανάγκες της ομάδας, στα επίπεδα εμπιστοσύνης και στις ατομικές αρμοδιότητες θα είναι πιο επωφελής για τη διαχείριση απομακρυσμένων ομάδων. Αναγνωρίζοντας ότι οι διαφορετικοί ρόλοι μπορεί να απαιτούν διαφορετικά επίπεδα εποπτείας, παρέχοντας υποστήριξη στους νεοπροσληφθέντες και δίνοντας σχετική ελευθερία στους έμπειρους υπαλλήλους θα είναι ένα πιο αποτελεσματικό και λιγότερο αποθαρρυντικό σύστημα παρακολούθησης.

Η μείωση της ευημερίας των εργαζομένων που προκαλείται από την επιθετική παρακολούθηση είναι ίσως ένα από τα πιο παραγνωρισμένα λάθη στην παρακολούθηση. Ακόμη και αν οι διευθυντές παρατηρούν αυξημένα επίπεδα άγχους, άγχους και εξουθένωσης, σπάνια τα συνδέουν με τις μεθόδους παρακολούθησης. Εν τω μεταξύ, η συνεχής παρακολούθηση μπορεί να ωθήσει τους εργαζόμενους να φαίνονται απασχολημένοι, αγνοώντας τα αναγκαία διαλείμματα, και να εμποδίσει την ικανότητά τους να εστιάζουν και να αποδίδουν αποτελεσματικά. Οι εταιρείες που δίνουν προτεραιότητα στη συνεχή παρακολούθηση εις βάρος της ευημερίας των εργαζομένων δημιουργούν ένα τοξικό εργασιακό περιβάλλον που οδηγεί σε απομόνωση, μειωμένη παραγωγικότητα, χαμηλότερη δέσμευση και υψηλότερα ποσοστά απουσιών και κύκλου εργασιών.

Ένα υποστηρικτικό και εμπιστευτικό εργασιακό περιβάλλον είναι απαραίτητο για τη μακροπρόθεσμη επιτυχία, ιδίως σε απομακρυσμένες ομάδες. Εκτός από τις σαφείς πολιτικές παρακολούθησης και την εστίαση στα αποτελέσματα, οι οργανισμοί θα πρέπει να ενθαρρύνουν την ανοιχτή επικοινωνία σχετικά με τον φόρτο εργασίας και το άγχος και να εξετάζουν το ενδεχόμενο εφαρμογής πρωτοβουλιών ευημερίας ειδικά σχεδιασμένων για απομακρυσμένους υπαλλήλους.

Η απομακρυσμένη διαχείριση των εργαζομένων είναι ένα δύσκολο έργο, και η παρακολούθηση των εργαζομένων μπορεί είτε να λαδώσει τους τροχούς είτε να φέρει περισσότερα προβλήματα, ανάλογα με τον τρόπο εφαρμογής της. Η παρεμβατική παρακολούθηση, η ιεράρχηση της δραστηριότητας έναντι των αποτελεσμάτων, η έλλειψη διαφάνειας, η ίδια προσέγγιση για όλους τους εργαζόμενους και η παραμέληση της ευημερίας των εργαζομένων είναι κρίσιμα λάθη στην παρακολούθηση. Η πραγματοποίησή τους σημαίνει ότι υπονομεύετε την εμπιστοσύνη και την παραγωγικότητα των εργαζομένων σας και δημιουργείτε ένα αγχωτικό, ασφυκτικό περιβάλλον, όπου δεν υπάρχει χώρος για κίνητρα και δημιουργικότητα. Οι οργανισμοί θα πρέπει να επανεκτιμήσουν την προσέγγισή τους και να εφαρμόσουν την παρακολούθηση με ηθικό και διαφανή τρόπο, με έμφαση στο αποτέλεσμα. Θέλετε να μάθετε πώς να το κάνετε; Ελέγξτε το οδηγός για την παρακολούθηση απομακρυσμένων εργαζομένων. Η υιοθέτηση μιας ισορροπημένης και ηθικής προσέγγισης για τη διαχείριση των απομακρυσμένων εργαζομένων δεν είναι απλώς θέμα βέλτιστης πρακτικής, αλλά απαραίτητη προϋπόθεση για την οικοδόμηση ενός ακμάζοντος και βιώσιμου απομακρυσμένου εργατικού δυναμικού μακροπρόθεσμα.