5 λάθη της επιχειρηματικής αλληλογραφίας

Η επικοινωνία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχει γίνει βασικό μέρος της εργασίας μας και γι' αυτό τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρέπει να γράφονται σωστά. Το Business Insider μίλησε για τα λάθη των εργαζομένων στην επαγγελματική αλληλογραφία.

Μην στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε λάθος διεύθυνση

Τίποτα δεν θα μπορούσε να είναι πιο προφανές. Ωστόσο, οι άνθρωποι εξακολουθούν να κάνουν ένα τέτοιο λάθος. Είναι πάντα δυνατό να ζητήσετε συγγνώμη από το άτομο στο οποίο στείλατε ένα λάθος email, αλλά έτσι κι αλλιώς θα μείνει με ένα άσχημο συναίσθημα.

Επομένως, πριν στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ελέγξτε τη διεύθυνση και το όνομα του παραλήπτη: "Αγαπητή Debra Kelly,...". Διαβάστε δυνατά το όνομα - αυτό θα σας βοηθήσει να συγκεντρωθείτε και να μην κάνετε κάποιο λάθος.

Μην θάβετε το μολύβι

Ο γνωστός όρος μεταξύ των δημοσιογράφων "to bury the lead" σημαίνει να κρύβεις το κύριο σημείο βαθιά μέσα στην επιστολή. Τόσο βαθιά ώστε να είναι δύσκολο να το βρει κανείς. Είναι ένα λάθος που παρατηρείται συνήθως στην επαγγελματική αλληλογραφία. Για να το αποφύγετε, αναρωτηθείτε: "Τι θέλω να πω;". Και απαντήστε το πολύ γρήγορα. Μια τέτοια επιστολή - ξεκάθαρη, σύντομη και περιεκτική - αναμένεται από εσάς από τους συναδέλφους σας.

"Σας γράφω για να συζητήσουμε τη συνεργασία μεταξύ των εταιρειών μας πριν από την έναρξη του τέταρτου τριμήνου".

Εάν δεν αναφέρετε το κύριο σημείο στην αρχή της επιστολής, αλλά φτάσετε στο επίκεντρο με μεγάλη διάρκεια και φλύαρο τρόπο, ο παραλήπτης δεν θα καταλάβει ποιος είναι ο σκοπός της επιστολής. Γράψτε απλά και αποφύγετε τις περιττές φλυαρίες στα κείμενα.

Μην χρησιμοποιείτε όρους και συντομογραφίες που μπορεί να μην καταλαβαίνουν οι άλλοι.

Αυτή είναι μια κλασική αποτυχία στην επιχειρηματική αλληλογραφία. Η επιχειρηματική αργκό, που είναι ξεκάθαρη για εσάς και τους συναδέλφους σας, μπορεί να προβληματίσει τους συνεργάτες σας και τους συναδέλφους από άλλα τμήματα.

"Ας συναντηθούμε στο CO στην αίθουσα 200 στις 6:30 το απόγευμα. Ναι, και μην ξεχάσετε να φέρετε την εργασία, έχουμε τον "πράσινο κώδικα" μετά τις 5 μ.μ.".

Τι αφορά η επιστολή; Κοιτάξτε τον κατάλογο των παραληπτών της επιστολής σας και αναρωτηθείτε: γνωρίζουν όλοι τους περί τίνος πρόκειται το CO; Γνωρίζουν όλοι τον "πράσινο κώδικα"; Εάν δεν είναι έτσι, διευκρινίστε τους όρους αυτούς.

"Ας συναντηθούμε στα κεντρικά γραφεία, στην αίθουσα 200 στις 6:30 μ.μ. Ναι, και μην ξεχάσετε την εργασία, έχουμε τον "πράσινο κώδικα" μετά τις 5 μ.μ. Για όσους ίσως δεν γνωρίζουν, ο "πράσινος κώδικας" σημαίνει ότι πρέπει να είστε πλήρως προετοιμασμένοι στη συνάντηση".

Βλέπετε; Το γράμμα είναι πολύ καλύτερο τώρα.

Μην ξεχνάτε να απαντάτε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Πολύ συχνά, μέσα στην καθημερινή βιασύνη, διαβάζουμε γρήγορα την επιστολή κάποιου, απαντάμε στο μυαλό μας και ξεχνάμε να δημοσιεύσουμε την απάντηση. Αυτό είναι απαράδεκτο. Πρέπει να απαντάτε στις επιστολές των συναδέλφων σας. Η απάντησή σας μπορεί να επηρεάσει ολόκληρη τη ροή εργασίας.

Τεράστιες παράγραφοι στην επιστολή

Θυμηθείτε, στην εποχή του Twitter και του Facebook σε κανέναν δεν αρέσει να διαβάζει μηνύματα που είναι μεγαλύτερα από δύο προτάσεις. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο οι μακροσκελείς παράγραφοι στην επαγγελματική αλληλογραφία απλώς εξετάζονται αλλά δεν διαβάζονται προσεκτικά. Σπάστε τις μεγάλες παραγράφους και κάντε τις βολικές για ανάγνωση.