Ένας οδηγός για το βασικό λογισμικό για τη διαχείριση των εργαζομένων

Η διαχείριση των εργαζομένων είναι πολύπλοκη και χρονοβόρα. Η πρόσληψη και η ένταξη του καλύτερου υποψηφίου, η παρακολούθηση της παραγωγικότητας, η διασφάλιση της τήρησης όλων των προθεσμιών και ο σχεδιασμός στρατηγικών για την ανάπτυξη και την παρακίνηση των εργαζομένων είναι προκλήσεις που πρέπει να ξεπεράσουν οι διευθυντές και τα τμήματα ανθρώπινου δυναμικού. Ευτυχώς, ζούμε στην εποχή της ανθηρής τεχνολογίας που μπορεί να διευκολύνει σημαντικά τους καθημερινούς μας αγώνες. Υπάρχει μια ψηφιακή λύση για τα πάντα. Σε αυτό το άρθρο, διερευνούμε τους τύπους λογισμικού διαχείρισης εργαζομένων και τα οφέλη τους και περιγράφουμε αξιόπιστες λύσεις σε κάθε κατηγορία.

Τα προγράμματα παρακολούθησης είναι ίσως ο πιο γνωστός τύπος λογισμικού για τη διαχείριση των εργαζομένων. Τα χαρακτηριστικά τους συνήθως περιλαμβάνουν:

1. στιγμιότυπα οθόνης
2. καταγραφή πληκτρολογήσεων
3. παρακολούθηση των επισκέψεων σε ιστότοπους
4. καταγραφή ερωτημάτων αναζήτησης
5. παρακολούθηση λειτουργιών αρχείων
6. καταγραφή της δραστηριότητας του εκτυπωτή
7. παρακολούθηση χρόνου και πολλά άλλα.

Τα δεδομένα αυτά συνοψίζονται σε βαθμολογίες και στατιστικά στοιχεία παραγωγικότητας, απλοποιώντας την αξιολόγηση των επιδόσεων.

Οι ανησυχίες για την προστασία της ιδιωτικής ζωής βρίσκονται στην άλλη πλευρά του νομίσματος. Λόγω των ιδιαιτεροτήτων του, το λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων μπορεί να συλλέγει τεράστιες ποσότητες δεδομένων, συμπεριλαμβανομένων ευαίσθητων πληροφοριών. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο είναι απαραίτητη η εξοικείωση με τους τοπικούς κανονισμούς προστασίας της ιδιωτικής ζωής πριν από την εφαρμογή τέτοιων λύσεων. Εάν εξισορροπήσετε τις ανάγκες παρακολούθησης και τον σεβασμό της ιδιωτικής ζωής των εργαζομένων, το λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων θα γίνει ο αξιόπιστος βοηθός σας στην ενίσχυση της παραγωγικότητας της ομάδας σας.

CleverControl είναι ένα ισχυρό λογισμικό για τη διαχείριση των εργαζομένων. Προσφέρει όλα τα απαραίτητα χαρακτηριστικά για την ομαλή παρακολούθηση της παραγωγικότητας: στιγμιότυπα οθόνης, παρακολούθηση του πρόχειρου, καταγραφή ερωτημάτων αναζήτησης και επισκέψεων σε ιστότοπους, παρακολούθηση της δραστηριότητας στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης και στα messengers και πολλά άλλα. Η πλατφόρμα αναλύει τη χρήση των εφαρμογών, των συνομιλιών και του διαδικτύου από τον εργαζόμενο, συμπεριλαμβανομένου του χρόνου που ξοδεύει ο εργαζόμενος καθημερινά και του τρόπου με τον οποίο μεταβάλλονται αυτές οι τάσεις κατά την επιλεγμένη περίοδο. Το CleverControl επισημαίνει επίσης τις εφαρμογές και τους ιστότοπους που χρησιμοποιούνται περισσότερο. Αυτά τα στατιστικά στοιχεία σας επιτρέπουν να βλέπετε γρήγορα την επισκόπηση της ημέρας κάθε εργαζομένου και να εντοπίζετε αμέσως τους περισπασμούς.

Το CleverControl επιτρέπει την παρακολούθηση όχι μόνο αναδρομικά αλλά και σε πραγματικό χρόνο. Χάρη στη λειτουργία Live Viewing, μπορείτε να δείτε αμέσως τι συμβαίνει στην οθόνη οποιουδήποτε υπαλλήλου.

Το CleverControl διαθέτει ένα σύνολο χαρακτηριστικών παρακολούθησης του χρόνου που σας επιτρέπουν να αυτοματοποιήσετε την παρακολούθηση της παρουσίας. Το λογισμικό καταγράφει την παρουσία κάθε εργαζομένου στο χώρο εργασίας, την έναρξη και τη λήξη της εργάσιμης ημέρας και τις περιόδους δραστηριότητας/αδρανοποίησης. Μπορείτε να δείτε το λεπτομερές αρχείο καταγραφής δραστηριότητας ανά ώρα και τα ωριαία στατιστικά στοιχεία δραστηριότητας με τις επισημασμένες πιο ενεργές ώρες. Αυτή η λειτουργία σας επιτρέπει να κατανοήσετε τα ατομικά πρότυπα εργασίας και να προγραμματίσετε καλύτερα τις εργασίες και τις συναντήσεις.

Τα προηγμένα χαρακτηριστικά του CleverControl περιλαμβάνουν καταγραφή οθόνης, καταγραφή Webcam και καταγραφή κλήσεων. Χρησιμοποιώντας την Καταγραφή οθόνης, μπορείτε να καταγράφετε τις οθόνες επιλεγμένων υπαλλήλων καθ' όλη τη διάρκεια της ημέρας. Η Εγγραφή Webcam μετατρέπει την κάμερα του υπολογιστή σε ένα απλό σύστημα παρακολούθησης ή βοηθά στην παρακολούθηση των αλληλεπιδράσεων μεταξύ πελατών και εργαζομένων. Με την Εγγραφή κλήσεων, μπορείτε να καταγράφετε κλήσεις από δημοφιλείς αγγελιοφόρους, όπως το Zoom, το WhatsApp και το Discord. Αυτή η λειτουργία θα είναι ανεκτίμητη για την αξιολόγηση της εργασίας των πρακτόρων υποστήριξης πελατών ή την ανακεφαλαίωση πληροφοριών από μια σημαντική συνάντηση.

Η CleverControl συμβαδίζει με τις τελευταίες τεχνολογικές εξελίξεις. Η πλατφόρμα ενσωμάτωσε πρόσφατα λειτουργίες τεχνητής νοημοσύνης. Η τεχνητή νοημοσύνη εξετάζει τη δραστηριότητα των εργαζομένων σε εφαρμογές, συνομιλίες και στο διαδίκτυο, τη συγκρίνει με τα σημεία αναφοράς του κλάδου, υπολογίζει ατομικές βαθμολογίες παραγωγικότητας και σχολιάζει εν συντομία τις διαπιστωθείσες ανεπάρκειες.

Το CleverControl διαθέτει ευέλικτες ρυθμίσεις. Τα περισσότερα από τα χαρακτηριστικά του μπορούν να ενεργοποιηθούν/απενεργοποιηθούν, επιτρέποντάς σας να προσαρμόσετε τις πρακτικές παρακολούθησης στις ισχύουσες νομοθεσίες και κανονισμούς περί απορρήτου. Το λογισμικό μπορεί επίσης να εγκατασταθεί σε ορατή λειτουργία, επιτρέποντας στους υπαλλήλους να ξεκινούν και να διακόπτουν την παρακολούθηση ή να έχουν πρόσβαση στον πίνακα ελέγχου των προσωπικών τους δραστηριοτήτων.

Όσο κι αν οι διαχειριστές θα ήθελαν να θυμούνται και να ελέγχουν όλες τις προθεσμίες, τις αναθέσεις και τα έξοδα των έργων, πολύ λίγοι μπορούν να υπερηφανεύονται για έναν εγκέφαλο υπερυπολογιστή. Η διαχείριση έργων είναι ένας τύπος λογισμικού για τη διαχείριση εργαζομένων που έχει σχεδιαστεί για να απαλλάξει έναν διευθυντή από αυτό το φορτίο. Πρόκειται για μια κεντρική πλατφόρμα για τον σχεδιασμό, την οργάνωση και την αποτελεσματική διαχείριση έργων. Τα συνήθη χαρακτηριστικά του περιλαμβάνουν:

1. δημιουργία, ανάθεση και ιεράρχηση καθηκόντων
2. καθορισμός προθεσμιών
3. παρακολούθηση της προόδου των εργασιών
4. σχολιασμό, ανταλλαγή μηνυμάτων και συνομιλία εντός της πλατφόρμας
5. κοινή χρήση αρχείων
6. χαρτογράφηση διαδρομής και παρακολούθηση ορόσημων
7. καταγραφή χρόνου
8. παρακολούθηση του προϋπολογισμού, διαχείριση εξόδων και πολλά άλλα.

Ένα τέτοιο λογισμικό για τη διαχείριση των εργαζομένων επιτρέπει στους διευθυντές να βλέπουν ολόκληρο το έργο, να το αναλύουν εύκολα σε εργασίες και υποεργασίες και να τις αναθέτουν στους εργαζομένους. Μπορούν να λαμβάνουν σε πραγματικό χρόνο πληροφορίες σχετικά με την πρόοδο, να εντοπίζουν πιθανά προβλήματα και να ανακατανέμουν τους απαραίτητους πόρους. Μια τέτοια βελτιωμένη ορατότητα εργασιών αυξάνει την αποδοτικότητα της ομάδας και βελτιώνει τη λήψη αποφάσεων και τη διαχείριση του προϋπολογισμού. Οι σαφείς αναθέσεις εργασιών και η παρακολούθηση της προόδου καθιστούν τα μέλη της ομάδας υπεύθυνα για την εργασία τους.

Το Asana είναι ένα από τα πιο δημοφιλή λογισμικά διαχείρισης έργων που βασίζονται στο cloud. Το φιλικό περιβάλλον εργασίας του και το ευρύ φάσμα χαρακτηριστικών του κέρδισαν χιλιάδες εταιρείες παγκοσμίως. Μπορείτε να σπάσετε μεγάλα έργα σε μικρότερα, διαχειρίσιμα καθήκοντα και υποεργασίες, να ορίσετε εξαρτήσεις και να ορίσετε προτεραιότητες και προθεσμίες. Οι προβολές έργων μπορούν να προσαρμοστούν ανάλογα με τις προτιμήσεις σας. Μπορείτε να οργανώσετε τις εργασίες ως λίστα, ημερολόγιο, χρονοδιάγραμμα, διάγραμμα Gantt ή πίνακα Kanban. Στις εργασίες μπορούν να προστεθούν προσαρμοσμένα πεδία για ευκολότερη ταξινόμηση, φιλτράρισμα και υποβολή εκθέσεων.

Το Asana μπορεί να παρακολουθεί τον χρόνο που δαπανάται για κάθε εργασία, ώστε να μπορείτε να εκτιμάτε με μεγαλύτερη ακρίβεια τα έξοδα και τον απαιτούμενο χρόνο.

Η πλατφόρμα διαθέτει εξαιρετικές δυνατότητες επικοινωνίας, όπως ομαδικά μηνύματα, αναφορές και κοινή χρήση αρχείων. Τα έξυπνα εισερχόμενα επιτρέπουν την προσαρμογή των ειδοποιήσεων για να φιλτράρετε τις πιο σημαντικές ενημερώσεις, να διακόπτετε τις ειδοποιήσεις για να προστατεύετε την εστίασή σας και να παρακολουθείτε τις ειδοποιήσεις από τα εισερχόμενα.

Η ισχυρή λειτουργία αυτοματοποίησης βοηθά στην αυτοματοποίηση επαναλαμβανόμενων εργασιών. Για παράδειγμα, μπορείτε να αναθέσετε εργασίες βάσει κανόνων ή ενεργοποίησης ειδοποιήσεων.

Το Asana ενσωματώνεται με πολλά άλλα εργαλεία, όπως το Google Drive, το Slack και το Microsoft Teams.

Η πλατφόρμα είναι κατάλληλη για επιχειρήσεις όλων των μεγεθών και σε διάφορους κλάδους χάρη στη φιλικότητα προς το χρήστη, το ισχυρό σύνολο λειτουργιών και την επεκτασιμότητά της.

Το λογισμικό διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού (HRMS) είναι μια ολοκληρωμένη πλατφόρμα που έχει σχεδιαστεί για τον εξορθολογισμό και την αυτοματοποίηση των λειτουργιών ανθρώπινου δυναμικού καθ' όλη τη διάρκεια του κύκλου ζωής των εργαζομένων. Τα βασικά χαρακτηριστικά του είναι τα εξής:

1. αποθήκευση πληροφοριών εργαζομένων (στοιχεία επικοινωνίας, ιστορικό απασχόλησης, αρχεία επιδόσεων κ.λπ.)
2. Σύστημα παρακολούθησης υποψηφίων (ATS) (διαχείριση θέσεων εργασίας και αιτήσεων υποψηφίων)
3. ροές εργασίας και λίστες ελέγχου εισαγωγής
4. έλεγχοι ιστορικού και έλεγχοι για ναρκωτικά
5. επεξεργασία μισθοδοσίας και υπολογισμοί φόρων
6. διαχείριση παροχών (ασφάλιση υγείας, συνταξιοδοτικά προγράμματα κ.λπ.)
7. παρακολούθηση χρόνου και παρουσίας
8. διαχείριση της απόδοσης
9. πρωτοβουλίες ανάπτυξης των εργαζομένων και πολλά άλλα.

Το εν λόγω λογισμικό για τη διαχείριση των εργαζομένων αυτοματοποιεί τις επαναλαμβανόμενες εργασίες, μειώνει το διοικητικό βάρος των ειδικών σε θέματα ανθρώπινου δυναμικού και ελαχιστοποιεί τα λάθη κατά την εισαγωγή δεδομένων και την επεξεργασία της μισθοδοσίας. Χάρη σε αυτό, οι ομάδες ανθρώπινου δυναμικού μπορούν να επικεντρωθούν σε στρατηγικές πρωτοβουλίες που ενισχύουν τη δέσμευση των εργαζομένων.

Χρησιμοποιώντας το HRMS, οι οργανισμοί μπορούν να διατηρούν ακριβή αρχεία και να διασφαλίζουν τη συμμόρφωση με την εργατική νομοθεσία. Εκτός αυτού, το HRMS παρέχει πολύτιμα δεδομένα και πληροφορίες που επιτρέπουν τη λήψη τεκμηριωμένων αποφάσεων στον τομέα του ανθρώπινου δυναμικού.

Το HRMS προσφέρει λειτουργικότητα και για τους εργαζόμενους. Οι λειτουργίες αυτοεξυπηρέτησης που διαθέτει επιτρέπουν στους εργαζόμενους να διαχειρίζονται τις πληροφορίες τους και να έχουν εύκολη πρόσβαση στις υπηρεσίες ανθρώπινου δυναμικού.

Το Workday είναι ένα προηγμένο λογισμικό βασισμένο στο υπολογιστικό νέφος για τη διαχείριση των εργαζομένων. Ενώνει όλες τις λειτουργίες ανθρώπινου δυναμικού, όπως μισθοδοσία, παροχές, διαχείριση ταλέντων και διαχείριση δεδομένων εργαζομένων, σε ένα ενιαίο σύστημα.

Η πλατφόρμα προσφέρει παραμετροποιήσιμα ταμπλό και αναφορές. Εκεί, μπορείτε να πάρετε πληροφορίες σχετικά με τα ποσοστά κύκλου εργασιών, τις τάσεις απόδοσης και τα δημογραφικά στοιχεία του εργατικού δυναμικού. Όλες οι αλλαγές αντικατοπτρίζονται άμεσα, ώστε να έχετε πάντα πρόσβαση στις πιο πρόσφατες πληροφορίες και να λαμβάνετε στρατηγικές αποφάσεις.

Το Workday υποστηρίζει ολόκληρο τον κύκλο ζωής των εργαζομένων, από την ανάρτηση θέσεων εργασίας έως την παρακολούθηση των υποψηφίων και την εισαγωγή τους, τη διαχείριση των επιδόσεων και τις παροχές. Διευκολύνει επίσης τον προγραμματισμό διαδοχής, καθώς μπορεί να βοηθήσει στον εντοπισμό εργαζομένων με υψηλό δυναμικό. Αργότερα, μπορείτε να τους προετοιμάσετε για μελλοντικούς ηγετικούς ρόλους.

Ένα άλλο πρακτικό σύνολο λειτουργιών αυτοματοποιεί τις διαδικασίες μισθοδοσίας: μισθός, φόροι, παροχές και κρατήσεις. Η αυτοματοποίηση μειώνει τα λάθη και τον διοικητικό φόρτο και εξασφαλίζει έγκαιρες και ακριβείς πληρωμές.

Το Workday ωφελεί και τους εργαζόμενους. Οι ισχυρές λειτουργίες αυτοεξυπηρέτησης που προσφέρει τους επιτρέπουν να διαχειρίζονται τις προσωπικές τους πληροφορίες, να έχουν πρόσβαση στις μισθοδοτικές καταστάσεις, να ζητούν ρεπό και να εγγράφονται σε παροχές.

Συνολικά, το Workday είναι μια αποτελεσματική λύση που βελτιώνει σημαντικά τη διαχείριση των ανθρώπινων πόρων. Μπορεί να προσαρμοστεί στις ιδιαίτερες ανάγκες των οργανισμών σε διάφορους κλάδους και να υποστηρίξει τόσο τις μικρές όσο και τις μεγάλες επιχειρήσεις.

Όπως υποδηλώνει και το όνομα, οι πλατφόρμες εμπειρίας εργαζομένων (EX) χρησιμεύουν για τη βελτίωση της συνολικής εμπειρίας των εργαζομένων από την εισαγωγή τους μέχρι τη στιγμή της αποχώρησής τους από την εταιρεία. Αυτός ο τύπος λογισμικού προσθέτει στις παραδοσιακές λειτουργίες του ανθρώπινου δυναμικού. Πρωταρχικός σκοπός του είναι να βελτιώσει την ευημερία και τα κίνητρα των εργαζομένων, να ενισχύσει την παραγωγικότητα και να δημιουργήσει ένα φιλικό και ελκυστικό εργασιακό περιβάλλον.

EX προσφέρει συνήθως τις ακόλουθες λειτουργίες:

1. employee surveys, pulse checks, and feedback tools)
2. εργαλεία αναγνώρισης (π.χ. συστήματα με βάση τη βαθμολογία, βραβεία μεταξύ ομοτίμων κ.λπ.)
3. εσωτερικά κοινωνικά δίκτυα ή φόρουμ
4. συνομιλίες και κοινή χρήση αρχείων
5. έναν κεντρικό κόμβο για τα νέα και τις ανακοινώσεις της εταιρείας
6. δεδομένα και αναλύσεις σχετικά με τη δέσμευση των εργαζομένων, το συναίσθημα και τις τάσεις απόδοσης
7. πρόσβαση σε εκπαιδευτικό υλικό και μαθήματα
8. προγράμματα ευεξίας και πολλά άλλα.

Χάρη στις πλατφόρμες εμπειρίας των εργαζομένων, οι εργαζόμενοι αισθάνονται περισσότερο συνδεδεμένοι και εκτιμημένοι. Σύμφωνα με μελέτες, οι εργαζόμενοι που λαμβάνουν τακτική αναγνώριση είναι 14% πιο παραγωγικοί, 43% πιο αφοσιωμένοι και τρεις φορές πιο πιστοί στους οργανισμούς τους. Έτσι, η επένδυση στην EX σημαίνει επένδυση σε χαμηλότερο κύκλο εργασιών και υψηλότερη παραγωγικότητα.

Το EX παρέχει πρόσβαση σε όλους τους απαραίτητους πόρους σε ένα μέρος, από ανακοινώσεις σε επίπεδο εταιρείας έως προγράμματα ευεξίας. Χάρη σε αυτό, οι εργαζόμενοι ξοδεύουν λιγότερο χρόνο στην αναζήτηση πληροφοριών και παραμένουν ενημερωμένοι για τις διαθέσιμες ευκαιρίες.

Τέλος, τα προγράμματα εμπειρίας των εργαζομένων συμβάλλουν στη μείωση της επαγγελματικής εξουθένωσης και του άγχους στο χώρο εργασίας, γεγονός που, και πάλι, βελτιώνει την παραγωγικότητα και τη δέσμευση.

Η Culture Amp είναι μία από τις κορυφαίες πλατφόρμες εμπειρίας των εργαζομένων. Προσφέρει πολλαπλά πρότυπα και εργαλεία ερευνών για τη συλλογή ανατροφοδότησης των εργαζομένων σχετικά με διάφορες πτυχές της εμπειρίας τους. Για παράδειγμα, μπορείτε να διεξάγετε έρευνες δέσμευσης, αξιολογήσεις ποικιλομορφίας και ένταξης και ανατροφοδότηση 360 μοιρών. Μπορείτε να συλλέγετε και να οργανώνετε με ευκολία τα αποτελέσματα των ανατροφοδοτήσεων στον κεντρικό κόμβο καθ' όλη τη διάρκεια του έτους. Αυτός ο κόμβος δεδομένων διευκολύνει πολύ την προετοιμασία για τις αξιολογήσεις απόδοσης.

Το Culture Amp βασίζεται στα τελευταία ευρήματα της ψυχολογίας και της επιστήμης των δεδομένων. Θα σας βοηθήσει όχι μόνο να συλλέγετε ανατροφοδότηση αλλά και να τη μεταφράζετε σε εφαρμόσιμα σχέδια βελτίωσης.

Με το Culture Amp, μπορείτε να δημιουργήσετε και να μοιραστείτε περιγραφές ρόλων και ικανότητες που απαιτούνται για κάθε ρόλο. Οι πληροφορίες αυτές όχι μόνο αποσαφηνίζουν τις επιμέρους αρμοδιότητες, αλλά επιτρέπουν επίσης στους υπαλλήλους να αξιολογούν τις τρέχουσες δεξιότητές τους και να εντοπίζουν πιθανά κενά. Η πλατφόρμα μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για τη δημιουργία εξατομικευμένων σχεδίων ανάπτυξης για την αύξηση της απόδοσης και της δέσμευσης.

Το Culture Amp προσφέρει μια υποστηρικτική κοινότητα με εικονικές εκδηλώσεις και μια ομάδα Slack. Παρέχει συνεχή εκπαίδευση και ευκαιρίες δικτύωσης για τους επαγγελματίες του ανθρώπινου δυναμικού.

Συνοψίζοντας, η αποτελεσματική αξιολόγηση των εμπειριών των εργαζομένων από το Culture Amp σε συνδυασμό με τις επιστημονικές γνώσεις το καθιστούν πολύτιμο εργαλείο για κάθε οργανισμό που θέλει να δημιουργήσει έναν ελκυστικό και ελκυστικό χώρο εργασίας.

Στην εποχή της τεχνολογίας, είμαστε τυχεροί που έχουμε μια εφαρμογή για κάθε εργασία ρουτίνας. Αυτοί οι τέσσερις τύποι λογισμικού για τη διαχείριση των εργαζομένων θα διευκολύνουν το διοικητικό βάρος, θα βελτιστοποιήσουν σύνθετες χρονοβόρες εργασίες, όπως η αξιολόγηση της απόδοσης και οι έρευνες δέσμευσης των εργαζομένων, και θα επιτρέψουν την αποτελεσματική διαχείριση έργων.