10 ερωτήσεις που πρέπει να κάνουν οι διευθυντές στον εαυτό τους σε περίοδο κρίσης

Το να δώσετε νέα πνοή σε μια εταιρεία και να ξεφύγετε από τη ρουτίνα μπορεί να γίνει αν κάνετε στον εαυτό σας τις σωστές ερωτήσεις. Η Christine Castillo, σύμβουλος διαχείρισης απόδοσης, εταίρος της εταιρείας Stride συμβουλεύει τους διευθυντές για το πώς να ενεργούν, σε περιόδους κρίσης.

Πριν από περίπου ένα χρόνο έγινα μάρτυρας μιας ενδιαφέρουσας κατάστασης. Εκείνη την περίοδο ξεκίνησε μια νέα οικονομική κρίση και ο επικεφαλής μιας από τις εγχώριες εταιρείες που παράγουν μηχανολογικό εξοπλισμό, έσπευσε στον διευθυντή ανθρώπινου δυναμικού με μια κραυγή: "Χρειάζομαι το σχέδιο απολύσεων στο γραφείο μου το συντομότερο δυνατόν! Θα απολύσουμε 200 εργαζόμενους από τους 500". Όλα αυτά συνέβησαν σε μια μικρή πόλη για την οποία διακόσια άτομα είναι ένα τεράστιο ποσό. Φυσικά, όλοι τους είχαν οικογένειες, παιδιά και σχεδόν μηδενικές πιθανότητες να βρουν νέα δουλειά. Ο διευθυντής ανθρώπινου δυναμικού τηλεφώνησε πανικόβλητος στα κεντρικά γραφεία και ρώτησε τι έπρεπε να κάνει. Έλαβε μια λογική απάντηση: "Η τιμή των εισαγόμενων προϊόντων θα αυξηθεί σίγουρα. Κατ' αρχάς, πρέπει να εκτιμήσουμε αν όντως χρειάζεται να απολύσουμε κανέναν; "

Ο διευθυντής ανθρώπινου δυναμικού προσπάθησε ειλικρινά να πείσει τον ανώτερο να περιμένει. Αλλά εκείνος απαίτησε να αρχίσουν οι απολύσεις. Έτσι κατέληξε να προσποιείται ουσιαστικά ότι απολύει ανθρώπους και να κρύβει έγγραφα για να φαίνεται ότι όντως απολύθηκαν. Δύο μήνες αργότερα, ο ίδιος προϊστάμενος ήρθε τρέχοντας σε αυτήν, φωνάζοντας: "Πρέπει να προσλάβουμε επειγόντως κόσμο!", καθώς η εταιρεία έλαβε πολλές νέες παραγγελίες επειδή, όπως αναμενόταν, παρόμοια εισαγόμενα προϊόντα έγιναν αρκετά ακριβά, δημιουργώντας έτσι τεράστια ζήτηση για έναν τοπικό παραγωγό.

Έτσι, πριν πανικοβληθείτε εξαιτίας της έναρξης απολύσεων, πρέπει πραγματικά να καθίσετε και να σκεφτείτε αν αυτό είναι αυτό που πραγματικά χρειάζεται η εταιρεία σας. Η ώρα της κρίσης είναι η ώρα να αναθεωρήσετε τη στρατηγική σας.

Σε κάθε οργανισμό υπάρχουν ενδιαφερόμενοι- πρόκειται για μια ομάδα ατόμων που επηρεάζουν την εταιρεία και εξαρτώνται από αυτήν. Πρώτον, είναι οι μέτοχοι, οι πελάτες, οι προμηθευτές, οι εργαζόμενοι και οι προϊστάμενοι. Υπάρχει όμως και μια λιγότερο γνωστή κατηγορία. Για παράδειγμα, στο Πανεπιστήμιο του Cranfield γνώρισα έναν μελλοντικό συνάδελφο από το Παγκόσμιο Επισιτιστικό Πρόγραμμα. Πρόκειται για έναν οργανισμό του ΟΗΕ ο οποίος ασχολείται με την παροχή πόσιμου νερού και τροφίμων σε περιοχές με φυσικές καταστροφές ή ένοπλες συγκρούσεις. Μου είπε ότι κατά τον σχεδιασμό κάθε εκστρατείας αναλύουν διεξοδικά όλους τους ενδιαφερόμενους φορείς. Και κάθε φορά λαμβάνουν υπόψη όχι μόνο τους συνεισφέροντες, τα θύματα, τις τοπικές αρχές, τις εταιρείες μεταφορών, αλλά και τις μαχητικές ομάδες, τους λεηλάτες και τους πλιατσικολόγους. Για την αξιολόγηση αυτών των ενδιαφερομένων έχουν ακόμη και μια ειδική κλίμακα ασφαλείας: αν η κατάσταση είναι πολύ επικίνδυνη, πρέπει να τερματίσουν την εκστρατεία. Για τον έλεγχο αυτών των ενδιαφερομένων μερών, είναι απαραίτητο να διαπραγματευτούν με τα στρατεύματα ή να προσλάβουν υπηρεσίες ασφαλείας.

Ως εκ τούτου, το πρώτο βήμα για την αναθεώρηση της στρατηγικής είναι η ανάλυση των αναγκών των σημαντικότερων ενδιαφερομένων μερών. Η κρίση μπορεί να προσαρμόσει τις επιθυμίες τους, όπως στην προαναφερθείσα ιστορία: η κατάσταση στην αγορά άλλαξε και ξαφνικά οι πελάτες χρειάστηκαν το εγχώριο προϊόν.

Σκεφτείτε το καλά και καταγράψτε όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη σας, εξετάστε τις ανάγκες τους και ιεραρχήστε τις: ποιο είναι το πιο σημαντικό για εσάς. Διότι η κυρία Σμιθ, η οποία μένει δίπλα στο εργοστάσιό σας και της οποίας η ωραία θέα από το παράθυρο του σαλονιού θα καταστραφεί από το εργοστάσιό σας, είναι επίσης ο ενδιαφερόμενος σας, αλλά όχι πολύ σημαντικός.

Το επόμενο βήμα είναι ο καθορισμός στόχων: τι θέλετε να επιτύχετε ως εταιρεία; Αυτό είναι ένα πολύ σημαντικό σημείο. Όταν δεν ξέρετε πού πάτε αρχίζει ο πανικός: απολύετε διακόσιους εργαζόμενους και μετά τους επαναπροσλαμβάνετε. Οι στόχοι σας μπορεί να είναι διαφορετικοί: να γίνετε ένας από τους τρεις κορυφαίους ηγέτες του κλάδου στην εγχώρια αγορά ή να αναπτυχθείτε ταχύτερα από την αγορά. "Ένας υπολογιστής με το λογισμικό μας σε κάθε επιφάνεια εργασίας και σε κάθε γραφείο" ήταν στόχος της Microsoft τη δεκαετία του '80". "Να στείλουμε έναν άνθρωπο στη Σελήνη και να τον επιστρέψουμε με ασφάλεια στη Γη πριν από το τέλος της δεκαετίας" - αυτό είναι ένα παράδειγμα ενός στόχου υψηλότερου επιπέδου του JFK's Moon Challenge. Η κρίση είναι μια αφορμή για να πείτε για άλλη μια φορά ή να επαναδιατυπώσετε τον κύριο στόχο σας.

Αφού έχετε καθορίσει πού θα κινηθείτε, απαιτείται η ανάλυση του εξωτερικού περιβάλλοντος: ποιες δυνάμεις δρουν στην εξωτερική αγορά, τι συμβαίνει με τις ανάγκες των πελατών και με τις δυνατότητες των προμηθευτών, ποια είναι η δύναμη των ανταγωνιστών σας, πόσο υψηλή είναι η πιθανότητα εμφάνισης νέων υποκατάστατων προϊόντων, ποιο είναι το νομικό πεδίο κ.ο.κ. Πρόκειται για μια σπουδαία επιστήμη στην οποία ο Michael Porter, ο Henry Mintzberg και άλλοι πυλώνες του στρατηγικού σχεδιασμού αφιέρωσαν τα έργα τους.

Σε κάθε εταιρεία, κατά καιρούς, υπάρχουν επικαλύψεις, αποτυχίες και αναποδιές. Αυτές είναι οι πιο σημαντικές στιγμές για μάθηση. Ο επικεφαλής είναι σε θέση να διαπιστώσει ποια αλληλουχία γεγονότων οδήγησε στην αποτυχία και τι πρέπει να αλλάξει στον οργανισμό ώστε να μην επαναληφθεί.

Είναι απαραίτητο να επανεξετάσετε προσεκτικά πού έχετε καθιερωμένες επιχειρηματικές διαδικασίες και πού δεν είναι απολύτως σωστές.

Το επόμενο βήμα ονομάζεται χάρτης επιτυχίας. Ας υποθέσουμε ότι έχετε θέσει ως στόχο να γίνετε ηγέτης στην εγχώρια αγορά. Τότε έρχεται η ώρα να αξιολογήσετε και να σκεφτείτε λεπτομερώς όλα τα βήματα.

Είναι πολύ χρήσιμο να καταμετρηθούν όλα τα περιουσιακά στοιχεία της εταιρείας και πόσο κοστίζει το καθένα από αυτά, ποια είναι η κερδοφορία κάθε προϊόντος ξεχωριστά και το κόστος κάθε δραστηριότητας. Μερικές φορές αποδεικνύεται ότι το αγαπημένο σας προϊόν είναι πολύ χαμηλού περιθωρίου κέρδους και το λιγότερο αγαπημένο είναι αρκετά κερδοφόρο. Επίσης, ως αποτέλεσμα της δημιουργίας του χάρτη επιτυχίας, μπορεί να αποδειχθεί ότι στην πραγματικότητα πρέπει να προσλάβετε νέους υπαλλήλους και όχι να απολύσετε.

Πάρτε για παράδειγμα τη Microsoft, τη δεκαετία του '80 ξεκίνησε με λογισμικό για προσωπικούς υπολογιστές. Αργότερα, όμως, αναθεώρησε τον χάρτη της επιτυχίας. Σήμερα, έχουν ξεχωριστές μονάδες για υπηρεσίες ψυχαγωγίας και κονσόλες βιντεοπαιχνιδιών, smartphones και λύσεις λογισμικού για επιχειρήσεις. Τώρα μελετούν νέους τομείς: την αλληλεπίδραση ανθρώπου-υπολογιστή, τις τεχνολογίες για τη μείωση της κατανάλωσης ενέργειας και την αναγνώριση προτύπων. Έτσι, για να διατηρήσουν την ηγετική τους θέση έχουν διαφοροποιήσει ευρέως τη σειρά των προϊόντων τους.

Κάποτε έγινα μάρτυρας μιας πολύ δύσκολης κατάστασης: η διοίκηση έκλεισε στο γραφείο και άρχισε να αναπτύσσει "την καλύτερη στρατηγική". Οι συνεδριάσεις πραγματοποιήθηκαν επί έξι μήνες. Όλο αυτό το διάστημα, η εταιρεία έχανε έσοδα επειδή δεν λαμβάνονταν πραγματικές αποφάσεις και οι εργαζόμενοι βρίσκονταν σε κατάσταση άγχους. Οι πιο γενναίοι και οι καλύτεροι απλώς εγκατέλειψαν την εταιρεία- οι υπόλοιποι εμφάνισαν κατάθλιψη. Το αποτέλεσμα αυτής της αποθάρρυνσης είναι δύσκολο να υπολογιστεί, αλλά είναι τερατώδες - όλοι αρχίζουν να εργάζονται άσχημα.

Ναι, χρειάζεστε ένα σχέδιο, αλλά πρέπει να σκεφτείτε γρήγορα. Μόλις βρεθεί μια λύση, θα πρέπει να μιλήσετε με τους υπαλλήλους σας. Δεν χρειάζεται να συζητήσετε μαζί τους κάθε λεπτομέρεια: τώρα σκεφτόμαστε τα ενδιαφερόμενα μέρη μας και τώρα σχεδιάζουμε έναν χάρτη επιτυχίας ...

Αλλά δώστε στους ανθρώπους τουλάχιστον κάποια βεβαιότητα: κινούμαστε προς μια συγκεκριμένη κατεύθυνση, θα συνεχίσουμε να αναπτύσσουμε αυτά τα προϊόντα και αυτά θα σταματήσουμε να τα πουλάμε. Και μη φοβάστε: ένα κακό σχέδιο είναι καλύτερο από το να μην υπάρχει σχέδιο.

Δυστυχώς, μερικές φορές αυτό το βήμα είναι αναπόφευκτο. Εάν πρόκειται να απολύσετε ανθρώπους, κάντε το γρήγορα, με ακρίβεια και διαφάνεια και κατανοήστε ότι πρέπει να διατηρήσετε το ηθικό των εναπομεινάντων εργαζομένων.

Μόλις οι εργαζόμενοι ακούσουν τα λόγια για βελτιστοποίηση, ο καθένας αποφασίζει ότι είτε θα είναι εκείνοι που θα απολυθούν είτε θα πάρουν τριπλάσια δουλειά.

Αρχίζουν αμέσως να τρέχουν σε συνεντεύξεις για δουλειά, να αναζητούν άλλες ευκαιρίες. Όσοι δεν βλέπουν καμία διέξοδο απλώς πολλαπλασιάζουν τον πανικό. Για να τα αποτρέψετε όλα αυτά, απλά πείτε: "Δεν υπάρχει λόγος να το κάνεις αυτό: "Έχουμε τη λίστα απολύσεων, οι υπόλοιποι δεν έχετε κανένα λόγο να πανικοβληθείτε". Και είναι εξίσου σημαντικό να πείτε στους απολυμένους υπαλλήλους: "Παιδιά, σας εκτιμούμε κι εμείς και σας απολύουμε με θλίψη και δάκρυα. Και αν η κατάσταση αλλάξει, θα χαρούμε να συνεργαστούμε ξανά μαζί σας".

Η ιδέα της εργασίας σε μια ανθρώπινη εταιρεία είναι ένα πολύ πολύτιμο συναίσθημα των εργαζομένων. Να είστε ειλικρινείς με τους υπαλλήλους σας, η εμπιστοσύνη και η αφοσίωσή τους κατά τη διάρκεια της αναδιάρθρωσης αξίζει τον κόπο.

Ένα στέλεχος θα πρέπει να έχει ωριμότητα και επίγνωση εάν η επιχείρηση έχει δημιουργηθεί από μια ομάδα φίλων. Οι επιχειρήσεις κατά μία έννοια είναι κάτι πολύ απλό και όμορφο μέσα στην απλότητά του. Στις επιχειρήσεις, πρέπει να είστε σε θέση να διαχωρίσετε τον εαυτό σας από τη δουλειά. Στην ιδιωτική μας ζωή μπορούμε να είμαστε συναισθηματικά εμπλεκόμενοι. Αλλά η επιχείρηση και η φιλία είναι δύο διαφορετικά είδη που είναι δύσκολο να αναμειχθούν.

Ωστόσο, μια ομάδα φίλων μπορεί να αποτελέσει πολύτιμο πλεονέκτημα. Η μόνη προϋπόθεση είναι να είστε ειλικρινείς και να θέσετε έναν κατάλληλο στόχο: "Θέλω να είμαι γύρω από σπουδαίους ανθρώπους και ταυτόχρονα, όλοι μαζί να κερδίσουμε κάποια χρήματα για τη ζωή μας".

Σωστά, η αναθεώρηση της στρατηγικής σας θα πρέπει να είναι μια συνεχής διαδικασία. Αλλά συνήθως, καθώς η εταιρεία μεγαλώνει, συσσωρεύει πολλές διοικητικές ρουτίνες, οπότε η διοίκηση έχει χρόνο να ασχοληθεί μόνο με τις τρέχουσες λειτουργίες. Ως εκ τούτου, σε περιόδους κρίσης, υπάρχει συχνά αυτός ο πανικός που προέρχεται από το γεγονός ότι δεν είναι σε θέση να καθορίσει αμέσως τι πρέπει να κάνει και πού να πάει.

Μην απελπίζεστε. Κατά τη διάρκεια οποιασδήποτε κρίσης η αγορά ανακατεύεται και συχνά ανοίγουν νέες θέσεις, οπότε μπορείτε πάντα να βρείτε νέες ευκαιρίες αν κάνετε τις σωστές ερωτήσεις.