اعمل أقل ولكن بكفاءة أكبر: هل هذا ممكن؟

يتحدث العالم عن (وهناك من يطبق بالفعل) أسبوع عمل لمدة أربعة أيام منذ فترة طويلة. يتحدث المعارضون عن خسائر هائلة للشركات والاقتصادات بشكل عام.

يقول مؤيدو الفكرة أن الموظفين مستعدون للعمل لفترة أطول وبكفاءة أكبر في أيام العمل الأربعة المتبقية من أجل يوم عطلة إضافي في الأسبوع.

بصفتي رئيس شركة مطورة لنظام التحكم في الوقت، أنا متأكد من أنه يمكن أن يزيد من كفاءة العمل. ومع ذلك، ليس بقدر ما يمكن أن يفرغ يوم عمل كامل.

مكان العمل بيئة ديناميكية تتغير فيها الظروف والتحديات باستمرار. لم تكن حاجة الموظفين إلى التحلي بالمرونة وسعة الحيلة والقدرة على التكيف أكبر من أي وقت مضى.

ومع ذلك، تستمر العديد من المنظمات في تعزيز طريقة عمل ليست قديمة فحسب بل غير ضرورية أيضًا. فالعمل بجدية أكبر والعمل بجدية أكبر هما عنصران أساسيان في الحياة المهنية الناجحة. وهو أمر يواصل الكثير من الناس التأكيد عليه مع زملائهم. لقد تم تكييفنا على الاعتقاد بأن الأشخاص الأكثر إنتاجية الذين يعملون لساعات طويلة قد أغفلوا عوامل الإنتاجية الأخرى. فالعمل الجاد يحقق نتائج، لكن العمل بذكاء له قيمة دائمة.

وينطبق هذا الأمر بشكل خاص في العمل، حيث يكون الحفاظ على القدرة التنافسية أمرًا بالغ الأهمية للنجاح. وبما أنه لا يمكن لأحد أن يعمل على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع، فإليك ثلاث استراتيجيات بسيطة لزيادة الإنتاجية في العمل وتحقيق التوازن في حياتك خارجه.

Being productive is defined as "having the quality or power of creating especially in plenty" by the dictionary. Similarly to how "efficiency" is a measure of how efficient a firm is, "productivity" is merely a measure of how productive a company is.

يسعى المهتمون بالإنتاجية إلى تحقيق أقصى قدر من الإنتاج بالموارد المتاحة لهم. على سبيل المثال، إذا كانت لديهم ميزانية ضخمة، فإنهم سيسعون إلى إنجاز أكبر قدر ممكن من الأعمال. وحتى إذا كانت ميزانيتهم محدودة، فسوف يسعون إلى إنجاز أكبر عدد ممكن من الأعمال.

أصبح العمل أقل من أي وقت مضى أكثر أهمية من أي وقت مضى في اقتصاد المعرفة اليوم. ومع ذلك، يشعر عدد متزايد من البالغين العاملين بالضغط للعمل لفترة أطول وأكثر من أي وقت مضى. في المتوسط، يعمل العامل الأمريكي العادي 40 ساعة في الأسبوع، ولكن ما يقرب من ثلث البالغين يعملون 45 ساعة أو أكثر كل أسبوع.

يقضي الشخص البالغ العامل في المتوسط حوالي 47 ساعة أسبوعيًا في العمل والتنقل معًا. وهذا يترك القليل من الوقت لأي شيء آخر. لا يقتصر العمل الأقل على التمتع بحياة متوازنة فحسب، بل يتعلق أيضًا بأن نكون أكثر إنتاجية وإنجاز المزيد من المهام مع قضاء وقت أقل في أنشطة لا ترتبط مباشرة بأهدافنا المهنية.

العمل بكفاءة يعني تحديد المجالات التي يمكن أن تكون فيها أكثر إنتاجية. العمل بذكاء يعني تحسين وقتك وجهودك لإنجاز المزيد من الأعمال في نفس الفترة الزمنية. إليك بعض النصائح حول كيفية العمل بشكل أقل ولكن بكفاءة وفعالية أكبر:

يجب تحديد أولويات مشاريع العمل بناءً على حجم العمل الذي تنطوي عليه وكذلك تواريخ الاستحقاق المتوقعة. خصص وقتًا كافيًا لكل مشروع، ولكن ضع لنفسك مؤقتًا كتحدٍ لإكمال العمل بشكل أسرع.

Do not switch from one work to another. Concentrate on one task at a time, employing the productivity approach known as "chunking," and allow yourself to get engrossed in accomplishing good work. Take a break and switch gears to a different type of job when the timer goes off to keep yourself focused.

تُعد معرفة مهمتك في العمل أحد أهم العناصر في أن تصبح فعالاً تماماً. ففي النهاية، كيف يمكنك تحديد الأولويات المناسبة إذا كنت لا تعرف ما هي مهمتك في العمل؟ (إذا لم تحدد الأولويات، فستكون مدفونًا على الدوام في كومة من الأعمال، غير قادر على تحديد ما هو مهم وما هو غير مهم).

قم بإجراء تحليل وظيفي لتحديد الهدف الحقيقي من عملك والأهداف التي يجب أن تحققها للتقدم. سيساعدك ذلك في تحديد أهدافك الأكثر أهمية بحيث يمكنك البدء في تحديد أولويات العمل بكفاءة.

عند العمل على المهام، احرص على تقليل المشتتات إلى الحد الأدنى. خفض مستوى صوت هاتفك وإبقائه بعيدًا عن الأنظار. أوقف تشغيل أي ضوضاء أخرى، مثل برامج التلفاز أو الموسيقى، التي تتداخل مع قدرتك على التركيز في عملك. ضع توقعاتك مع زملائك في العمل

قد يبدو المشروع الكبير أكبر من أن تتحمله. على الرغم من أنك تعلم أنه أمر حيوي، إلا أنك تستمر في نقله إلى أسفل الكومة. بدلاً من تجنبه، حاول تقسيم تلك المهمة الكبيرة إلى أعمال أصغر. اختر حفنة منها لإنهائها خلال الأسبوع وجدولتها في جدولك الزمني. فمعرفتك بأنك تحرز تقدمًا نحو هدف كبير سيحفزك على إكمال واجباتك الأخرى.

لا تتجنب التفاعل مع زملائك في العمل، ولكن احرص على أن يقتصر ذلك على فترات الاستراحة لمنع التنقل بين العمل واللعب.

عندما يتعلق الأمر بالعمل بنجاح، فإن مقدار الجهد الذي تبذله في مشروع ما لا يعني تلقائيًا مخرجات عالية الجودة. إذا كنت تستغرق وقتًا طويلاً لإكمال الأعمال لأنك مرهق أو مشتت الذهن أو غير منظم، فهذا مؤشر واضح على أنك تعمل بجهد كبير.

أن تكون عاملًا فعالاً ومنتجًا يستلزم تحديد أولويات مهامك وإعطاء الوقت الكافي لإتمامها بشكل مناسب. ستؤدي عادات العمل الجيدة إلى نتائج إيجابية ومتسقة. الخطوة الأكثر أهمية التي يمكنك اتخاذها نحو العمل بكفاءة أكبر هي وضع استراتيجية يومية.

العمل مع الآخرين هو أحد أفضل الطرق لإنجاز المزيد من الأعمال في وقت أقل. تشير الدراسات إلى أن الناس يعملون بكفاءة أكبر عندما يعملون في مجموعات. عندما تعمل في مجموعات، يمكنك مشاركة الأفكار والآراء ووجهات النظر، وهي طريقة رائعة لتبادل الأفكار ووجهات النظر، وهي طريقة رائعة لتبادل الأفكار حول طرق جديدة للتفكير في مشكلة ما.

يمكنك أيضًا أن تعرض مساعدة زملائك في العمل في مهامهم عندما تكون متقدمًا على جدول أعمالك. عندما تساعد زملاءك في العمل، لن تساهم فقط في توفير بيئة عمل أكثر صحة، ولكنك ستعمل أيضًا بشكل أقل. وذلك لأن مساعدة الآخرين ستوفر وقتك حتى تتمكن من التركيز على عملك.

إن العمل لفترات طويلة دون أخذ أي استراحات سيجعلك أقل إنتاجية وأقل تركيزًا وأكثر عرضة لارتكاب الأخطاء. سيكون من المفيد أن تأخذ استراحة من عملك كل بضع ساعات.

ومع ذلك، لن تفي أي استراحة بالغرض. سيكون من المفيد أن تجد طرقًا للراحة والاسترخاء مع الاستمرار في التركيز على عملك. تتمثل إحدى طرق القيام بذلك في ضبط مؤقت لمدة 20 دقيقة والقيام بشيء لا علاقة له بعملك تمامًا.

على سبيل المثال، يمكنك الاستماع إلى الموسيقى أو المشي في الخارج أو الجلوس والتنفس. سيساعدك ذلك على الاسترخاء ومنح عقلك الوقت لمعالجة المعلومات وتطوير أفكار واستراتيجيات جديدة تساعدك على العمل بكفاءة أكبر.

أهم شيء يمكنك القيام به لزيادة إنتاجيتك في العمل هو تطوير مهارات إدارة الوقت. فبدون ذلك، ستشعر أن أيامك ستبدو وكأنها سباق محموم، حيث يتنافس كل مشروع وبريد إلكتروني ومكالمة هاتفية على جذب انتباهك.

ابدأ بإلقاء نظرة على جدولك اليومي. هل تعرف كيف تقضي وقتك بشكل يومي؟ إذا لم تكن تعرف، فقد تفاجئك الإجابة.

بمجرد أن تعرف مقدار الوقت الذي تخصصه لكل مهمة، يجب أن تتعلم كيفية تحديد أولوياتها. ستتمكن من التركيز على الأعمال التي تضيف القيمة الأكبر إذا كنت تعرف ما هي المهام المهمة وأيها يمكن إعادة جدولتها أو تفويضها.

تحديد الأهداف هو جانب آخر مهم للعمل بشكل منتج. بعد إجراء التحليل الوظيفي، يجب أن تكون لديك فكرة جيدة عما يستلزمه دورك. ضع أهدافًا قصيرة وطويلة الأجل باستخدام هذه المعرفة. وتتمثل فائدة القيام بذلك في أن أهدافك بمثابة خريطة طريق - ففي النهاية، لن تصل إلى أي مكان إذا لم تكن تعرف إلى أين أنت ذاهب!

يتطلب العمل بفعالية وإنتاجية أيضًا تنظيمًا جيدًا. إذا كنت غير منظم، فقد تضيع الكثير من الوقت في البحث عن أشياء في غير محلها. لذا تعلّم كيفية ترتيب الملفات بشكل صحيح وكيفية وضع جدول زمني فعال.

ضع في اعتبارك مدى تواتر حديثنا على أساس يومي. فنحن نجري المكالمات الهاتفية، ونحضر الاجتماعات، ونكتب رسائل البريد الإلكتروني، ونقدم العروض التقديمية، ونتفاعل مع العملاء، من بين أمور أخرى. قد يبدو أننا نقضي اليوم بأكمله في التحدث مع الآخرين من حولنا. هذا هو السبب في أن مهارات التواصل الرائعة أمر بالغ الأهمية، خاصة إذا كنت ترغب في العمل بكفاءة أكبر.

ابدأ بشحذ قدراتك على الاستماع النشط. وهذا يشير إلى أنك تبذل جهدًا متضافرًا لسماع وفهم ما يتحدث به الآخرون إليك.

قد يكون العمل بشكل أقل وبكفاءة أكبر أمرًا صعبًا، لكنه ممكن إذا حافظت على تركيزك واتبعت هذه النصائح. إن العمل لساعات أقل لا يعني فقط العمل لساعات أقل؛ بل يعني العمل بكفاءة أكبر حتى تتمكن من إنجاز المزيد في وقت أقل.

أن تكون أكثر كفاءة يعني تحديد المجالات التي يمكنك أن تكون فيها أكثر إنتاجية. العمل بذكاء يعني تحسين وقتك وجهودك لإنجاز المزيد من الأعمال في نفس الفترة الزمنية.