Why Is Modern Business "Tightening the Screws of Control"?

لماذا تشدد الأعمال الحديثة من قيود السيطرة؟

In recent years, companies have implemented strict control over their employees. Protocols like banning mobile phones at work or limiting their usage, firing employees for being distracted at work, and a few others have been used to tighten the screws of control. However, what leads modern companies to "tighten these screws of control" over employees, and are the strategies they use effective or have adverse consequences? These are some of the topics we cover in this article.

لن تكون هناك حاجة للرقابة والإدارة ككل إذا كان جميع الموظفين في الشركة يفعلون باستمرار ما هو أفضل للشركة. ولكن في الممارسة العملية، هناك حالات يكون فيها الموظفون غير قادرين أو غير راغبين في التصرف بما يخدم مصلحة الشركة. لذلك، يجب على الشركات أن تضع مجموعة من الضوابط للمساعدة في توجيه الموظفين بعيدًا عن السلوك غير المرغوب فيه ونحو الجهود المرغوبة. تهدف هذه الإجراءات إلى إفادة إنتاجية الشركة وتؤدي إلى نموها.

أسباب زيادة السيطرة

الكثير من المشتتات

يعد الوصول إلى الإنترنت ووسائل التواصل الاجتماعي والبريد الإلكتروني والهواتف الذكية من بين أكثر 10 عوامل قاتلة للإنتاجية في مكان العمل. من السهل أن ترى كيف يمكن لجاذبية الرسائل النصية والألعاب على الهاتف المحمول وتصفح الإنترنت أن تشتت انتباه حتى أكثر العاملين تفانيًا. التحقق المستمر من هاتفك باستمرار لا يساهم في تركيزك وسير عملك. يصبح التحكم في العمل أمرًا بالغ الأهمية للتخلص من المشتتات.

وجدت دراسة حديثة أجرتها شركة Deloitte أن الأشخاص يتفقدون هواتفهم الذكية 47 مرة في اليوم في المتوسط. وهذا يعني أنك إذا كنت تعمل في نوبة عمل مدتها 8 ساعات، فإنك تستخدم هاتفك ست مرات تقريباً في الساعة. لا أحد يستطيع التركيز على العمل في مثل هذه الظروف.

تُعد هواتفنا المحمولة وأجهزتنا اللوحية وساعاتنا وغيرها من الأجهزة سببًا في مقاطعتنا وتشتيت انتباهنا أثناء العمل على المشروع أو المهمة. نحن نميل باستمرار إلى أخذ استراحات خلال مهامنا المهمة للتحقق من الرسائل، والاطلاع على الجديد على فيسبوك، وتصفح موقع Pinterest بحثًا عن الإلهام وما شابه ذلك.

ومع ذلك، لا يمكن إلقاء اللوم على التكنولوجيا وحدها في تشتيت انتباه الموظفين عن عملهم. فالضوضاء في المكاتب هي سبب رئيسي آخر لتشتت انتباه الموظفين. فوفقًا لبحث أجراه كيم ودي دير في جامعة سيدني، فإن مستويات الضوضاء في مكان العمل أثارت استياء 30% من الموظفين في المكاتب المقسمة إلى مقصورات وحوالي 25% من الموظفين في المكاتب التي لا تحتوي على حواجز.

أفاد 85% من الأشخاص بأنهم غير قادرين على التركيز في العمل بسبب عدم رضاهم عن مساحة العمل الخاصة بهم، وذلك وفقاً لبحث أجرته شركة إبسوس وفريق مستقبل مساحة العمل لدى شركة ستيلكيس. أشار 95% من المشاركين في الاستطلاع إلى أن العمل في صمت أمر ضروري بالنسبة لهم. ومع ذلك، قال 41% منهم فقط أنهم يستطيعون القيام بذلك، واضطر 31% منهم إلى البحث عن مكان أكثر هدوءاً خارج المكتب لإنهاء عملهم. هذا هو السبب في أهمية التحكم في مكان العمل في الوقت الحاضر.

التفكير المشبك يعيق التركيز

تُعرف القدرة على فهم العالم من خلال الصور والرسائل القصيرة والحيوية، مثل تلك الموجودة في نشرات الأخبار أو المقالات القصيرة أو مقاطع الفيديو السريعة، باسم "التفكير بالمقاطع". وهي ظاهرة شائعة بين شباب اليوم الذين يشاهدون دائمًا مقاطع الفيديو على وسائل التواصل الاجتماعي. ونتيجة لذلك، نحصل على شخص لا يفكر إلا بشكل سطحي وغير قادر على الحفاظ على التركيز المستمر على شيء واحد. كما أنه يتصرف باندفاع ولا يفكر إلا قليلاً، وهي سمة مميزة للتفكير بالمقاطع. يؤدي التفكير المقطعي إلى الإخلال بتوازن العمليات العقلية الإدراكية، مما يقوي أو يضعف خصائص معينة في مجال معين. يتم وضع أنظمة إدارة التوظيف للتعامل مع هذه الظاهرة الحديثة.

ويسهم الاستخدام المستمر لمعالجة المعلومات من المستوى الثانوي والجمع بينها في التفكير المقطعي الذي يسبب اضطراب نقص الانتباه، وفقدان الرغبة في الحصول على معارف جديدة، وانخفاض القدرة على الإبداع، وغير ذلك من المشاكل. كما أن مدى انتباه الأفراد المنخرطين في التفكير المقطعي يكون أقل، وبالتالي فإنهم غالبًا ما يكونون غير قادرين على التركيز في العمل لفترة طويلة. ويؤدي ذلك إلى التراخي في مكان العمل ويحفز أرباب العمل على فرض تدابير رقابية على الموظفين.

نموذج العمل عن بُعد

بغض النظر عن مدى فعالية أداء الموظفين في الشركة، هناك دائمًا بعض المخاطر. يتعامل شخص ما مع كلمات المرور وتسجيلات الدخول بلا مبالاة، مما يزيد من خطر تسرب البيانات الشخصية. تتضرر سمعة الشركة عندما يتجاهل شخص ما سياسة التواصل مع العملاء الخاصة بالشركة. يحتاج الموظفون عن بُعد إلى التحكم على الأقل بنفس القدر الذي يحتاج إليه موظفو المكاتب.

في الواقع، يمكن القول بأن نموذج العمل عن بُعد يتطلب المزيد من الإشراف. فالموظف الذي يعمل من المنزل أو من أي مكان خارج المكتب يدرك عدم وجود إشراف فعلي عليه. وهذا يمكن أن يؤدي في كثير من الأحيان إلى سرقة البيانات أو حتى كشف معلومات مهمة من قاعدة بيانات الشركة عن طريق الخطأ، مما يعرض صورة الشركة للخطر أمام أصحاب المصلحة فيها. يلزم وجود آلية رقابة صارمة في مثل هذا السيناريو.

أصبحت برامج مراقبة الموظفين مثل CleverControl مفيدة للغاية في مثل هذه الحالات. بالنسبة للشركات من جميع الأحجام، يوفر CleverControl إمكانات الوصول والمراقبة عن بُعد. وتشمل أهداف النظام مراقبة سلوك الموظفين، وتقييم المخرجات، ومنع اختراق البيانات، وإجراء تحقيقات مع الموظفين. يعمل CleverControl كعامل غير مرئي وغير مرئي للأجهزة التي يراقبها.

باستخدام خاصية المراقبة المباشرة لمنصة CleverControl، يمكن للمديرين عرض عمل جميع الموظفين في الوقت الفعلي في الوقت الفعلي في نفس الوقت. يتم تسجيل جميع ضغطات المفاتيح، ونشاط الشبكة الاجتماعية، وسجل المواقع الإلكترونية، واستخدام التطبيقات، وغيرها من الأنشطة. توفر CleverControl للمديرين إمكانية الوصول إلى لقطات الشاشة ونشاط محرك البحث وتسجيلات الميكروفون.

الاحتيال في البيانات

العديد من الشركات لديها آلاف الموظفين. ولديهم مكاتب عملاقة مليئة بالأدوات والأدوات والمعدات التي تبلغ قيمتها مليارات الدولارات. وهم أكثر اهتماماً بأمنهم. كانت هناك أمثلة عديدة لموظفين ينتهكون سياسات الشركة أثناء سرقة ممتلكات الشركة أو المعلومات السرية.

تزداد المخاوف بين أصحاب العمل فيما يتعلق بأمن مساحة مكاتبهم وأدواتهم وأجهزة الكمبيوتر والبيانات الحساسة. احتيال الموظف هو عندما يقوم العامل بتضليل صاحب العمل عمداً للحصول على ميزة. وعادةً ما تظهر هذه المكاسب عادةً على شكل أجر إضافي وسري؛ ومع ذلك، يمكن أن تأخذ أيضاً شكل مزايا أخرى.

احتيال الموظفين ينذر بالخطر ولكنه أيضاً أمر نموذجي تماماً. ففي أمريكا، اعترف 75% من العاملين في أمريكا بأنهم سرقوا من مكان عملهم مرة واحدة على الأقل. ويبدو أن سرقة البيانات هي أحدث أشكال احتيال الموظفين. وتكتسب سرقة البيانات أهمية خاصة عندما يتعلق الأمر بالتجسس على الشركات أو الممارسات التجارية غير النزيهة.

ومن الأمثلة على ذلك الاحتيال في مجال الملكية الفكرية، حيث يقوم عامل ساخط من الشركة (أ) بتسريب معلومات سرية عن اختراع جديد للشركة (ب) ثم يحصل المنتج على براءة اختراع من الشركة (ب) قبل أن تتاح الفرصة للمبتكر الأصلي.

إن مفتاح الحد من سرقة البيانات هو تشديد الأمن وحماية المعلومات، بالإضافة إلى الاحتفاظ بالأفكار الجديدة على أساس الحاجة إلى المعرفة لأطول فترة ممكنة. يمكن تنفيذ العديد من آليات التحكم لضمان عدم حدوث أي شيء غير مرغوب فيه من هذا القبيل. في المساحات المكتبية الفعلية، يقوم أصحاب العمل بتركيب كاميرات الدوائر التلفزيونية المغلقة لمراقبة الموظفين. هناك مجموعة من برامج مراقبة الموظفين مثل CleverControl التي تساعد الشركات الحديثة على مراقبة العاملين في المكاتب والموظفين عن بُعد.

إدارة التحكم

إدارة التحكم مصطلح شائع الاستخدام في المساحات المكتبية. يعد التحكم في سلوك الموظفين وتوجيههم أحد أهم مسؤوليات المديرين. ولكي تعمل أنظمة المؤسسة وعملياتها بشكل صحيح، فإن الرقابة الإدارية ضرورية. يكون نظام إدارة الرقابة ناجحًا عندما يساعد الشركة على تحقيق أهدافها، ويقلل من معدلات الأخطاء، ويستخدم الموارد ويوزعها بفعالية، ويحدد ما إذا كانت المعايير دقيقة.

كما يعمل نظام الرقابة أيضًا على غرس النظام والانضباط، ويزيد من الروح المعنوية ويحفز العاملين، ويضمن الاستعداد للمستقبل من خلال تحديث المعايير، ويعزز أداء المؤسسة بشكل عام.

إدارة التحكم, often known as "change management," is the process of establishing standards, evaluating performance, and making adjustments. Control management is dynamic; it adapts to change and puts corporate objectives at the forefront. It is end-to-end, continuous, and action-focused, and its main goals are effectiveness and efficiency.

بعض عيوب مراقبة الموظفين

على الرغم من أن مراقبة الموظف هي مجموعة من الاستراتيجيات الفعالة، إلا أنها قد تأتي بنتائج عكسية على صاحب العمل إذا لم يتم استخدامها بشكل صحيح. تُظهر المستويات القصوى من المراقبة حيث يتم تعقب ومراقبة كل تحركات الموظف مستوى من انعدام الثقة. يمكن أن يؤدي ذلك إلى اعتقاد الموظف بأن الشركة لا تثق به على الرغم من كل ما يبذله من جهد وعمل شاق. وهذا يمكن أن يؤدي إلى انخفاض الإنتاجية، وعدم مشاركة الأفكار الإبداعية، وارتفاع معدل دوران الموظفين. تعتمد الشركات على كل موظف في نجاحها. وبالتالي، يجب أن تكون أنظمة مراقبة الموظفين المعمول بها شاملة وفعالة.

في الواقع، يمكن أن تكون أدوات مراقبة الموظفين أدوات فعالة لتعزيز الاستقلالية وتمكين الموظفين من أداء وظائفهم بنجاح أكبر. على سبيل المثال، من خلال تقليل التراشق بين الموظفين ورؤسائهم، فإن البرامج التي تتعقب نشاط الموظفين على الإنترنت قد تحسن الإنتاجية. وقد يكون لذلك تأثير كبير على الجو النفسي في العمل.

In light of this, here is what we advise: Select a monitoring tool that can "flex" to fit your particular business model. For example, giving employees a straightforward, self-service method to implement and track employee productivity will increase employee empowerment while lessening the supervisors' cognitive load.

الخاتمة

It makes sense that in today's world, employers "tighten the screws of control" to safeguard their company from violators. The key is not to go overboard because if you do, you risk frightening the team and making the workplace uneasy.

Here are some other interesting articles: