الثقة أم السيطرة: ماذا يختار المديرون العصريون؟

سأبدأ بحادثة فعلية: في الآونة الأخيرة، تحدثت أنا واثنان من رفاقي من رواد الأعمال عن موضوع الإشراف على الموظفين. كانت هناك وجهات نظر مختلفة: أحد أصحاب الأعمال واثق من أن الشركة ستفشل في غضون أسابيع قليلة إذا لم تكن هناك إدارة صارمة. وكانت حججه - حالات متعددة من سرقة البيانات، والعمل الجانبي، ولعب الألعاب عبر الإنترنت أثناء العمل - مقنعة جداً. في مجموعة تضم أقل من 50 فردًا أيضًا!

أكد صديقي الثاني على أنه إذا كنت لا تستطيع الوثوق بموظف محتمل، فلا فائدة من توظيفه. لم تكن أسبابه قوية، لكن وجهة نظره لا يمكن إنكارها.

كان عليَّ أن أتفق مع وجهة نظر الصديق الأول وأؤيد الرقابة الصارمة لأنني مدير الشركة التي تطور أنظمة إدارة الوقت. ومع ذلك، هناك خفايا في كل مكان وباستمرار.

يتسع حجم التكنولوجيا والموظفين والمعدات التي تحتاج إلى التعامل معها مع حجم شركتك. وفي نهاية المطاف تصبح الإدارة اليدوية لمثل هذه العملية غير اقتصادية. أصبحت أنظمة المراقبة والتحكم عن بُعد (M&C) شائعة بشكل متزايد في قطاعات الأعمال لأتمتة العمليات التجارية المختلفة.

استُخدمت أنظمة المراقبة والتحكم في البداية في القطاع الصناعي لتحسين عمليات التصنيع التي كانت معقدة أو معقدة للغاية بحيث لا يمكن للموظفين البشريين تنفيذها بنجاح. ومنذ ذلك الحين، طبقت شركات أخرى وجزء كبير من قطاع تكنولوجيا المعلومات إجراءات مماثلة للمراقبة والتحكم.

لتنظيم كيفية عمل الأشخاص والتكنولوجيا معًا في أماكن العمل المعاصرة، أصبحت أنظمة المراقبة والتحكم عن بُعد ذات أهمية متزايدة. وتدرس العديد من الشركات بالفعل كيف يمكن لحلول الرصد والمراقبة عن بُعد أن تعزز إدارتها للأصول المادية، بما في ذلك الأدوات المتنقلة ومجموعات المعدات وحتى المفاتيح الفعلية.

قمنا بحصر المبررات الأساسية لاستخدام أنظمة تتبع الموظفين. وفيما يلي بعض منها,

• زيادة فعالية المدير:

  الفائدة الأكثر وضوحًا هي أنك ستكون دائمًا على علم بتصرفات موظفك. نشاط المستخدم على الحاسوب في الأوقات التالية: عندما يبدأ العمل، وعندما يأخذ استراحة، وعندما يستأنف مسؤولياته، وعندما يختتم يومه.

  النشاط في تطبيقات معينة: من السهل تتبع المماطلة. يمكن الوصول إلى جميع المعلومات لفرق المشروع والأقسام والأفراد المتخصصين والمؤسسة بأكملها. يمكن للمدير أن يقلل الوقت اللازم لفهم ما يقوم به الموظفون ومدى إنتاجيتهم من خلال وجود مثل هذه الأداة.

• موضوعية مضمونة:

  لا يمكنك أن تعامل كل الموظفين بإنصاف، بل ستجد بعضهم أكثر إغراءً من البعض الآخر. أما الدفاع الثاني فهو أن الموظفين عادةً ما ينظرون إلى تصرفات المديرين على أنها تتم بشكل شخصي. باستخدام برنامج المراقبة، يمكنك الحصول على بيانات دقيقة وجديرة بالثقة وموضوعية تمامًا. ستتمتعان بالثقة في الموضوعية، مما سيسهل عليكما اتخاذ قرارات حكيمة.

• جمع البيانات المطلوبة للتحليلات:

  هناك دائمًا طرق لتحسين الأداء، بغض النظر عن مدى جودة أداء موظفيك. قم بتحسين كيفية توزيع الوظائف، وتعديل الجدول الزمني، وتبسيط إجراءات معينة، وما إلى ذلك.

  تحتاج إلى معلومات عن الوقت الذي يقضيه موظفوك في العمل على مشروع ما لتحديد مجالات التطوير هذه. ماذا يفعلون بالضبط في هذه الفترة؟ ما هي المهام التي يؤديها متخصص معين بشكل جيد؟ يقوم برنامج المراقبة بتجميع كل هذه البيانات. راجع التقارير وركز على المجالات التي يمكن تعزيزها.

• التأمين ضد المخاطر:

  هناك دائمًا مخاطر معينة، بغض النظر عن مدى جودة أداء موظفيك لك. يتعامل شخص ما مع بيانات تسجيل الدخول وكلمات المرور بلا مبالاة، مما يزيد من احتمال تسرب البيانات الشخصية. ينتهك شخص ما سياسة الشركة في التواصل مع العملاء، مما يضر بسمعة الشركة. يمكنك ترتيب المراقبة بحيث تنبهك إلى النشاط المشكوك فيه بحيث تحميك من مثل هذه الظروف.

• القدرة على ممارسة السيطرة على العاملين عن بُعد:

  يحتاج العاملون عن بُعد إلى التحكم مثلهم مثل العاملين في المكتب، إن لم يكن أكثر. وطالما أن الموظف يقوم بتثبيت تطبيق وكيل على جهاز الكمبيوتر الخاص به، يمكنك الحصول على نفس المعلومات الشاملة عنه كما هو الحال بالنسبة للشخص الذي يعمل في المكتب المجاور.

• زيادة إنتاجية المرؤوسين:

  فوفقًا لدراسة أجراها معهد ماساتشوستس للتكنولوجيا (معهد ماساتشوستس للتكنولوجيا)، فإن إخبار العمال بأن عملهم يخضع للمراقبة يزيد من إنتاجية العمل بنسبة 7%. إن مجرد تطبيق الرقابة الموضوعية والمحايدة والمستمرة يؤثر بشكل إيجابي على درجة الانضباط في المؤسسة. بعد الاطلاع على التقرير اليومي لمدة خمس دقائق، تكون جميع مجالات المشاكل أمام عينيك بالفعل؛ كل ما تحتاجه هو استيعابها.

إن مشاركة الموظفين أمر ضروري لنجاح أي شركة لأن الموظفين المتفاعلين يكونون أكثر كفاءة، ويقومون بعمل أفضل، ويتمتعون بروح معنوية أعلى بشكل عام، ويقل تغيبهم عن العمل، ويصبحون زملاء أفضل في الفريق، ويشهدون انخفاضًا في معدل دوران الموظفين.

كثيرًا ما يكون قياس تفاعل الموظفين أمرًا صعبًا. ومع ذلك، نحن نعلم أن المشكلات الموصوفة أعلاه ناتجة عن نقص التفاعل. لذلك، فإن رصد علامات انخفاض المشاركة هو أحد الأساليب لاكتشاف مشاكل المشاركة.

يمكن أن يشير ذلك إلى حدوث تغييرات في مشاركة الموظفين إذا لاحظت انخفاضاً في الإنتاجية أو الجودة أو إذا ارتفعت معدلات الغياب أو معدل الدوران.

في الوقت الحاضر، يُطلب من غالبية الشركات في الوقت الحاضر إجراء مراقبة في مكان العمل. تقوم الشركات حاليًا بنشر أنظمة المراقبة لمراقبة القوى العاملة لأسباب مختلفة. فقط في إنجلترا، يهتم الأفراد بتوظيف أحدث التقنيات لمراقبة أطفالهم وشركائهم وموظفيهم وجليسات الأطفال.

يقال إن بريطانيا لا تثق بالأفراد المحيطين بأطفالها وتريد مراقبتهم ومعرفة ما يفعلونه. هؤلاء الأشخاص يتتبعون أفرادهم باستخدام أعظم المعدات والبرامج. حتى أن الكثير من الناس يتتبعون الخادمات وعمال النظافة. وكلهم على صواب لأن إدارة الموظفين أصبحت الآن صعبة للغاية بالنسبة للشركات.

يتعلق الأمر فقط بالموظفين ذوي الرتب المنخفضة. بعض الشركات توظف آلاف الأشخاص. لديهم مكاتب ضخمة بها معدات وأدوات وأجهزة وأدوات تقدر قيمتها بالمليارات. إن سلامة الوظيفة تقلقهم أكثر من ذلك بكثير. كانت هناك العديد من الحالات التي قام فيها الموظفون أو العمال بسرقة بضائع أو معلومات حساسة مع خرق قواعد الشركة.

أصبح قلق أرباب العمل بشأن حماية مساحة العمل والمعدات وأجهزة الكمبيوتر والبيانات الحساسة مشكلة كبيرة. ومن هذا المنطلق، ساعدت الحوسبة السحابية في حماية البيانات والتخزين الآمن. وعلى الرغم من ذلك، ترغب الشركات في حل بعض التحديات المتعلقة بأمن مكان العمل وحماية البيانات.

من خلال قراءة المعلومات أدناه، يمكنك معرفة المزيد حول كيفية وسبب تتبع الشركات لموظفيها وموظفيها في العمل. يمكن أن يكون ذلك مفيدًا في تحديد ما إذا كان هناك مئات الآلاف أو المليارات من الشركات التي تراقب ساعات عمل الموظفين.

• في الوقت الحالي، تتعقب الشركات أكثر من ثلث جميع العاملين في جميع أنحاء العالم.

• 63% من الشركات تراقب استخدام موظفيها للكمبيوتر والإنترنت.

• 47% من أصحاب العمل يحفظون المعلومات على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم، بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني وغيرها من المواد ذات الصلة.

• يقوم أكثر من 80% من المديرين والشركات بمراقبة العاملين لديهم في مكان العمل.

• يطلع أصحاب العمل على ملفات الكمبيوتر الخاصة بموظفيهم ويراجعونها في 36% من الحالات.

• يراقب أصحاب العمل الموظفين باستخدام المراقبة بالفيديو في حوالي 20% من الحالات.

هناك عدة مبررات لمراقبة العمال أثناء ساعات العمل. التحسين الأول هو الأمن في العمل. سيكون الموظفون يقظين إذا كان هناك مراقبة بالفيديو. سيساعد ذلك في حماية المكتب من السرقة وغيرها من الأنشطة الإجرامية.

لقد لاحظنا كيف استخدمت النساء وسائل التواصل الاجتماعي للفت الانتباه إلى حالات التحرش التي تعرضن لها من زملاء العمل والأفراد الآخرين. وهذا يؤثر على سمعة المؤسسة في عدم حماية النساء. سيساعد استخدام المراقبة بالفيديو في القبض على المسؤولين عن التحرش.

يوفر نظام CleverControl المستند إلى السحابة إمكانية الوصول عن بُعد وإمكانيات المراقبة للشركات من جميع الأحجام. يهدف النظام إلى تتبع نشاط الموظفين، وقياس الإنتاج، والحماية من اختراق البيانات، وإجراء تحقيقات مع الموظفين. يعمل CleverControl كعامل غير قابل للكشف وغير ظاهر للأجهزة التي تتم مراقبتها.

يمكن للمدراء استخدام إمكانية المراقبة المباشرة من منصة CleverControl وعرض ما يصل إلى 16 جهازاً للموظفين في نفس الوقت. يتم تسجيل سجل الموقع الإلكتروني، واستخدام التطبيق، وضغطات المفاتيح، ونشاط الشبكة الاجتماعية، وغيرها من الإجراءات. يمكن للمديرين الوصول إلى لقطات الشاشة ونشاط محرك البحث وتسجيلات الميكروفون بفضل CleverControl.

على الرغم من وجود مجموعة واسعة من الوظائف، إلا أن CleverControl يقوم بعمل رائع في الحفاظ على بساطة برنامجه. فمجموعة من علامات التبويب والخيارات ترتب بأناقة واجهة المستخدم الممتعة من الناحية الجمالية. وهذا يجعل من السهل تحديد موقع الأداة التي تحتاجها دون أن تتداخل مع تلك التي لا تحتاجها.

إذا لم يعتقد الموظفون أن الإدارة تقف إلى جانبهم، فلن يؤدي الموظفون أبدًا إلى أقصى طاقاتهم. تتأثر معنويات الموظفين عندما لا تكون هناك أي اتصالات جديرة بالثقة، مما يؤثر على الإنتاجية.

ستضمن إجراءات التوظيف الجيدة أن شركتك قد اختارت موظفين قادرين على إفادة أرباحك النهائية. والأمر متروك للمديرين أن يتراجعوا ويمنحوا موظفيهم بعض الحرية لأنهم بحاجة إلى أن يثقوا في الأفراد الذين قاموا بتعيينهم وأن يقاوموا الرغبة في ممارسة السيطرة المفرطة.

إن مدراء الفرق الميدانية معرضون لهذا الأمر بشكل خاص؛ فالعمال البعيدون بطبيعتهم مستقلون بطبيعتهم ويزدهرون في المواقف التي يجب عليهم فيها استخدام مواهبهم وحكمهم لحل الصعوبات. إذا تم تزويد العمال بالأدوات المناسبة وتحميلهم المسؤولية عن أفعالهم، فقد يتأكد المديرون من أنهم يتعاملون مع الأعمال في الميدان بشكل صحيح.

ولكن في بعض الحالات، تؤدي الثقة العمياء إلى الإضرار بالشركة. لذلك، في مثل هذه الحالات، قمنا بتطوير CleverControl. هذا هو أفضل تطبيق لمراقبة وتتبع الموظفين!