ثمن الإنتاجية: التكلفة البشرية لمراقبة مكان العمل

عادت سارة، وهي كاتبة إعلانات في وكالة تسويق، للتو من مراجعة الأداء، وهي الثالثة في الأسابيع الخمسة الماضية. قبل ستة أسابيع، ألزم مديرها الفريق بأكمله بتثبيت برنامج مراقبة الموظفين حتى يتمكن من تتبع أدائهم. لم تكن سارة قلقة في البداية: فقد كانت تقوم بعملها بشكل جيد ولم تتلقَّ شكاوى بشأن رسائلها النصية.

ومع ذلك، تغير كل شيء مع تثبيت البرنامج. فقد زاد عبء العمل على سارة فجأة، وبعد أسبوع، دُعيت إلى مكتب المدير لمراجعة أدائها. كان المدير مستاءً من فترات "الخمول" الطويلة في جهاز الكمبيوتر الخاص بسارة. وقال إنه إذا كان لديها وقت للخمول في العمل، فسيتم تكليفها بمهام إضافية. أوضحت سارة أنها كانت تفضل صياغة أفكارها على الورق قبل الكتابة على جهاز الكمبيوتر الخاص بها - ومن هنا جاءت فترات الخمول. لم يقتنع المدير وأوصى فقط بصياغة الأفكار على الكمبيوتر.

أصبحت مراجعات أداء سارة أكثر تواتراً. عانت سارة من عبء العمل الجديد وشعرت بالإدارة التفصيلية والتوتر. استهدفها نظام المراقبة بشكل غير عادل، مما أدى إلى خنق إبداعها واستقلاليتها.

وللأسف، فإن حالات مثل حالة سارة ليست نادرة الحدوث. يخشى منتقدو برامج مراقبة الموظفين من أن يؤدي استخدامها إلى مخاوف تتعلق بالخصوصية وزيادة التوتر ومشاكل الثقة والتحيزات ومشاكل الشفافية. دعونا نناقش ما إذا كانت مخاوفهم مبررة وما إذا كانت هناك طرق لتطبيق مراقبة الموظفين بشكل مسؤول وأخلاقي.

يتبنى العديد من أصحاب العمل برامج المراقبة لأنهم لا يعرفون كيفية إدارة العاملين لديهم، وخاصة العاملين عن بُعد. فهم يعتقدون أن تثبيت برنامج على جهاز الكمبيوتر الخاص بالموظف والتحقق من التقرير في غضون أيام قليلة كافٍ. في الواقع، يتطلب تنفيذ مراقبة الموظفين بعض الأعمال الأساسية التي بدونها تخاطر بإثارة مخاوف ومشاكل غير مرغوب فيها.

في العديد من الولايات القضائية، تتم حماية الخصوصية من خلال لوائح خاصة، لكنها نادراً ما تغطي مراقبة الموظفين على وجه التحديد. ونتيجة لذلك، قد لا يعرف أصحاب العمل ما هي البيانات التي قد يجمعونها ومدة تخزينها.

وفي الوقت نفسه، تجمع أنظمة المراقبة مجموعة واسعة من البيانات الشخصية، بما في ذلك ضغطات المفاتيح ونقرات الفأرة والمواقع التي تمت زيارتها وحتى رسائل البريد الإلكتروني ومحتويات الرسائل. ويرى الموظفون في ذلك انتهاكًا مستمرًا للخصوصية، خاصةً عندما تُستخدم البيانات المجمعة في غير الغرض الأصلي.

بالإضافة إلى ذلك، هناك دائمًا خطر وصول أفراد غير مصرح لهم إلى المعلومات الحساسة التي تم جمعها، إما من داخل الشركة أو من خلال الاختراقات الخارجية. وقد تكون العواقب وخيمة، من الإضرار بالسمعة إلى سرقة الهوية.

أظهر الاستطلاع الذي أجرته الجمعية الأمريكية لعلم النفس أن مراقبة الموظفين تزيد من توتر الموظفين بشكل كبير. 56% من الموظفين المراقبين بالبرمجيات يشعرون بالتوتر والإجهاد خلال يوم العمل. أما بالنسبة للموظفين غير الخاضعين للمراقبة، فإن هذا الرقم أقل - 40%.

ويكشف البحث نفسه أن الموظفين الخاضعين للمراقبة يعبرون بشكل متكرر أكثر عن المشاعر المرتبطة بالإنهاك النفسي: التهيج أو الغضب تجاه زملاء العمل أو العملاء (23% مقابل 14% من الموظفين غير الخاضعين للمراقبة)، والشعور بعدم التحفيز لبذل قصارى جهدهم (29% مقابل 22%)، والإرهاق العاطفي (39% مقابل 22%)، والشعور بعدم الفعالية (20% مقابل 15%).

قد يشعر الموظفون الخاضعون للمراقبة بأن صاحب العمل لا يثق بهم، مما يخلق بيئة عمل سلبية، ويخفض الروح المعنوية، بل ويزيد من معدل دوران الموظفين.

عندما تُستخدم المراقبة كطريقة جائرة للإدارة التفصيلية، فإنها تنتهك الاتفاق غير المعلن للاحترام المتبادل بين العامل وصاحب العمل. سيكون الشخص أقل عرضة للذهاب إلى أبعد من ذلك بكثير لمساعدة المؤسسة إذا تم كسر هذه الثقة. فهم يتراجعون أساسًا إلى القيام بالحد الأدنى، يقول تارا بهرند، دكتوراه، أستاذة الموارد البشرية وعلاقات العمل في جامعة ولاية ميشيغان.

لا تُلزم بعض الولايات القضائية أصحاب العمل بإخطار الموظفين بشأن المراقبة، وقد تستخدم الشركات ذلك لصالحها. قد لا يعرف الموظفون أنهم مراقبون أو قد لا يكونون على علم بنطاق المراقبة. ومع ذلك، حتى لو كانت الالتزامات قائمة، فقد تفشل الشركات في توفير السياسات اللازمة للعاملين لديها. يؤدي عدم وجود سياسات واضحة وشفافة فيما يتعلق بمراقبة الموظفين إلى انعدام الأمن وانعدام الثقة بين الموظفين.

ومن المشاكل المحتملة الأخرى التمييز. فقد تُستخدم أنظمة المراقبة لاستهداف بعض الموظفين بشكل غير عادل، مثل أولئك الذين ينتمون إلى الفئات المهمشة أو الذين يُنظر إليهم على أنهم أقل إنتاجية. علاوة على ذلك، قد تسهل التكنولوجيا هذا التمييز عن غير قصد. لا توجد خوارزمية مثالية؛ فقد تحتوي على تحيزات أو تتجاهل أساليب العمل الفردية، كما في حالة سارة.

إذن، هل النقاد على حق، ومراقبة الموظفين شر؟ لا على الإطلاق. إذا تم استخدامها بشكل صحيح وأخلاقي، يمكن لكل من الموظفين وأصحاب العمل الاستفادة من رؤاها القيمة. دعونا نكشف عن بعض الأمور التي يجب القيام بها لتنفيذ مراقبة الموظفين.

يجب على الشركات اتباع هذه الإرشادات إذا أرادت تحقيق أقصى استفادة من تقنية مراقبة الموظفين:

• دراسة لوائح الخصوصية ذات الصلة في منطقتك. تأكد من الامتثال لهذه اللوائح. البقاء على اطلاع دائم بالتغييرات التي تطرأ على هذه اللوائح.

• حدد أهداف المراقبة الخاصة بك. ستحدد هذه الأهداف، إلى جانب لوائح الخصوصية، نطاق جمع البيانات.

• وضع سياسات واضحة. يجب أن تحدد هذه السياسات أهداف ونطاق المراقبة وكيفية استخدام البيانات التي تم جمعها. يجب أن يكون لدى الموظفين إمكانية الوصول إلى هذه السياسات.

• احصل على موافقة الموظف. وسواء كانت سلطتك القضائية تتطلب ذلك أم لا، فمن الأفضل دائمًا إبلاغ الموظفين بالمراقبة والحصول على موافقتهم. بهذه الطريقة، سوف تتجنب مشاكل الثقة مع موظفيك.

• إشراك الموظفين في تطوير سياسات المراقبة وتنفيذها لبناء الثقة ومعالجة مخاوفهم.

• حافظ على التواصل المفتوح مع الموظفين. السماح للموظفين بالتعبير عن مخاوفهم وشكاواهم ومعالجتها.

• تقليل نطاق البيانات التي تم جمعها. اجمع فقط المعلومات الضرورية للغرض المقصود.

• تحديد شروط تخزين البيانات. احذف البيانات التي لم تعد تخدم أهداف المراقبة.

• تنفيذ تدابير أمنية قوية. ضمان وصول الموظفين المصرح لهم فقط إلى البيانات.

• إجراء عمليات تدقيق منتظمة لضمان توافق استخدام أنظمة المراقبة مع المبادئ التوجيهية الأخلاقية والمتطلبات القانونية.

• تزويد الموظفين بإمكانية الوصول إلى البيانات التي تم جمعها.

  من السهل القيام بذلك مع حلول مراقبة الموظفين مثل CleverControl, . توفر CleverControl للموظفين لوحات تحكم شخصية للإنتاجية حيث يمكنهم الاطلاع على جميع بياناتهم المجمعة وإحصائيات إنتاجيتهم. لا تساعد هذه الميزة في حل مشكلات الخصوصية فحسب، بل تساهم أيضاً في تحسين المساءلة الشخصية والإنتاجية.

• استخدام تقارير المراقبة لدعم الموظفين ومساعدتهم على تحسين أدائهم، وليس لتمييزهم أو معاقبتهم.

• استخدام برنامج مراقبة الموظفين معًا مع طرق تتبع الأداء الأخرى لتجنب التحيزات.

ويخشى المنتقدون من أن تؤدي مراقبة الموظفين إلى مشاكل تتعلق بالخصوصية وتآكل الثقة وزيادة التوتر والتحيزات. ومع ذلك، يمكن للمؤسسات تجنب هذه المشاكل إذا طبقت مراقبة الموظفين بشكل أخلاقي ومنفتح وأشركت الموظفين في هذه العملية. مراقبة الموظفين هي أداة، في الأيدي الصحيحة، يمكن أن تحسن بشكل كبير من المساءلة والأداء وتعود بالنفع على كل من الموظفين وأصحاب العمل.