كيفية تحسين عمل الموظفين أثناء الأزمات بنجاح

The problem of improvement becomes especially acute for a company during crisis times when employees’ productivity often directly determines its success. Jeremy Mitchell, the first Deputy General Director of HomeLand shares several "crisis management" HR solutions with CleverControl.

جيريمي، ما هو تأثير الأزمة على سياسة الموارد البشرية للشركات بشكل عام وعلى شركتك بشكل خاص؟

أثناء الأزمات، سيفكر أي قائد في كيفية الاستفادة من إمكانات مرؤوسيه إلى أقصى حد، مع الحفاظ على روح الفريق والتحفيز العالي لجميع الموظفين، على الرغم من الأوقات الصعبة.

لطالما كانت استراتيجيتنا للموارد البشرية تهدف إلى الحصول على التزام كامل من الموظفين، ولذلك لم تتغير كثيرًا خلال الأزمة، وقد أظهرت أدوات الإدارة التي نستخدمها نتائج فعالة بالفعل.

أحد أكثر أدوات التحسين شيوعًا هو التدريب: تحسين المهارات المهنية. كيف تنظمه؟

يعد تدريب الموظفين مهمة بالغة الأهمية، ولكن غالباً ما تكون دعوة مدربين من الخارج مكلفة للغاية. يمكن حل المشكلة ببساطة: اطلب من الموظفين الأكثر خبرة تدريب الموظفين الجدد. سيستفيد الجميع من ذلك. سيتمكن الشباب من التقدم في حياتهم المهنية بمعرفة ومهارات جديدة، وسيحصل المدرب على حافز مالي. إلى جانب ذلك، ربما لا توجد طريقة أفضل للتعبير عن استحسان الموظف وتقديره من أن يكون لديه شخص ما كطالب. لذلك، من المؤكد أن الموظفين ذوي الخبرة سيقدرون هذا القرار.

بالإضافة إلى ذلك، فإن تطوير موظفيك أسرع وأرخص من توظيف أشخاص من خارج الشركة. يمكن أيضًا أن يتم التدريب من قبل منظمات خارجية. وعادةً ما ندعو المتخصصين عند شراء معدات جديدة لورش العمل أو برامج لقسم الهندسة. المهارات الجديدة هي الابتكار الذي يزيد من القدرة التنافسية.

كيف يمكن تحفيز الموظفين على التطوير المهني وزيادة الإنتاجية؟

هناك ثلاثة مستويات من الإنتاجية: منخفضة ومتوسطة (أو متوقعة) وأقصى حد. الموظفون في المستوى المنخفض لا يمكن الاعتماد عليهم، ويميلون إلى أداء قدر أقل من المهام ويحاولون تجنب العمل. أولئك الذين هم في المستوى المتوسط يؤدون ما هو مطلوب منهم بالضبط، وليس أكثر، على الرغم من أنهم كموظفين موثوق بهم للغاية. وأولئك الذين هم في المستوى الأقصى، يعملون لساعات طويلة جدًا، ويأخذون زمام المبادرة في كل مرة، وتكون إنتاجيتهم أعلى بكثير من المتوقع. من الواضح أن أي صاحب عمل يرغب في أن يكون لديه أكبر عدد ممكن من العمال الذين هم في أقصى مستوى ممكن من الأداء. ليس من الضروري أن تكون محدودة

يجب أن يساعد تحفيز الموظفين في ذلك، لأنه في جوهره هو مفتاح ازدهار الشركة. فهو يربط نجاح الشركة بالرفاهية الشخصية للموظف، مما يساعد على زيادة الكفاءة.

كيف يتم تنفيذه في شركتك؟

يعتمد نظام التحفيز لدينا على مؤشرات الأداء الرئيسية. ويستند نظام مؤشرات الأداء الرئيسية على المهام التي من المفترض أن يحلها الموظف في منصب معين. وإذا تم حل المهمة بنجاح تتم مكافأة الموظف. تختلف وظيفة كل منصب عن الآخر ولكن مؤشرات الأداء الرئيسية موحدة وشفافة في جميع أنحاء المؤسسة. وعلى وجه الخصوص، قمنا بتنفيذ نظام إدارة المستندات، مما سمح بتحسين الوعي وتعزيز الرقابة على تنفيذ الأوامر.

من المهم جدًا بناء نظام للتحفيز، وإلا سيؤدي ذلك إلى إبطاء الشركة. على سبيل المثال، إذا كان هناك موظفان يتمتعان بمهارات متشابهة ويعملان بالتزام مختلف ولكن راتبهما واحد فإن ذلك سيؤدي إلى انخفاض كفاءة كلا العاملين.

ما هي العوامل الكامنة وراء نظام تحفيز الموظفين؟ هل هناك أمثلة توضح فعاليتها؟

فرصة للنمو الوظيفي مدعومة مالياً تحفز المهنيين الشباب والموظفين الآخرين على تحقيق آفاق جديدة. وهي مفيدة لكل من الموظفين والشركة التي سيحقق لها المتخصص فوائد مضمونة وسيساعد في تحقيق المزيد من التطور. لدينا مثل هذا المثال في هوم لاند - جاك بيرتون الذي يشغل حالياً منصب كبير المهندسين. بدأ رحلته كميكانيكي متدرب في إصلاح الأجهزة في قسم المقاييس. ثم عمل جاك في مناصب مختلفة: ميكانيكي، ورسام، ومهندس باحث. ثم عُيّن بعد ذلك مهندساً رئيسياً في قسم الإلكترونيات الدقيقة وسرعان ما أصبح رئيساً لهذا القسم. يُظهر تاريخه أن كل موظف في الشركة يمكنه الوصول إلى أي مرتفعات بقوته ومثابرته.

ما هي خصائص تحفيز الموظفين؟

لا تنسى أبدًا أن نظام الأجور يجب أن يكون منظمًا ومتسقًا ويعزز النتائج المرجوة، ولكن ليس فريدًا لكل موظف. يجب أن تكون مبادئ دفع العلاوات والمكافآت شفافة وموحدة للجميع. تذكّر أنه من الخطأ أن تكون المكافأة متماثلة على الجهود المختلفة كما أنه من الخطأ أن تكون المكافأة مختلفة على الجهد المتماثل. هذا النوع من الظلم يمكن أن يفقد الموظفين توازنهم ويقوض ليس فقط دوافعهم ولكن أيضًا مصداقية الشركة.

بالإضافة إلى ذلك، يجب دائمًا دفع الرواتب في الوقت المناسب. إن التأخير في الدفع أو إلغاء الدفع يحبط معنويات الفريق: يفقدون الثقة في مستقبل الشركة، والحافز على العمل النوعي، ويشكل الفريق جوًا غير صحي، وغالبًا ما يصل الأمر إلى القيل والقال والشائعات. كل هذا، في نهاية المطاف، يؤدي إلى إضعاف موقف الشركة نفسها.

في حالة وجود وضع مالي صعب، قد تنتقل الشركة إلى أسبوع عمل أقصر مما يتيح لك التوفير في دفع الرواتب. ولكن يجب شرح الموقف من قبل الإدارة,

يحتاج الناس إلى معرفة أسباب هذه القرارات. يجب أن تعمل الشركة ككيان واحد.

هل توظف الطلاب والمهنيين الشباب؟ لأنه يمكن أن يكون من بينهم مورداً قيماً جديداً، والذي سيساهم في نهاية المطاف في تحسين الشركة؟ كيف تعمل معهم؟

نحتاج دائماً إلى متخصصين شباب. ولجذب موظفين جدد يتمتعون بالمهارات المناسبة، توقع شركتنا عقوداً مع مؤسسات التعليم العالي التي تضمن للطلاب حضور دورة يتلقون فيها المهارات اللازمة للعمل معنا. إنها اتفاقية ثلاثية بين شركتنا والطالب والجامعة. ومن المتفق عليه أن يلتزم الطالب بالعمل لفترة معينة في شركتنا وبالتالي الحصول على معرفة متقدمة في بعض المواد. كما أننا نشارك بنشاط في أيام الأبواب المفتوحة. وقد حصل بعض الطلاب بالفعل على وظيفة في شركتنا بهذه الطريقة. كما نقوم أيضًا بتحديث برنامجنا التدريبي باستمرار.

نحن على استعداد لجذب المهنيين ذوي القيمة الخاصة. وإذا لزم الأمر، تقوم الشركة بالبحث في جميع أنحاء البلاد وحتى في الخارج. وإذا كان هناك خبير معين مناسب لنا، فنحن على استعداد للمساعدة في الانتقال والمساعدة في السكن.

خلال الأزمات، تلجأ العديد من الشركات إلى تقليص حجمها. كيف تجعل العملية أقل إيلاماً للموظفين وللشركة نفسها؟

تواجه العديد من الشركات مسألة تحسين عدد الموظفين. ولكن يجب أن نتذكر أنها عملية معقدة تبدأ دائمًا من القمة. حيث يعقد كبار المديرين في المؤسسات اجتماعات ويحللون الوضع ويضعون استراتيجية لمزيد من الإجراءات.

بعد ذلك فقط، يمكنك فصل الموظفين عندما يكون ذلك مخططًا بدقة ومدروسًا بعناية. بالطبع، يجب أن يتم كل شيء وفقًا للقانون. وبالتالي، يتم إجراء التغييرات بشكل صحيح ويرى جميع الموظفين أن الشركة تتصرف بأمانة وتفي بالتزاماتها حتى النهاية.

هل يجب أن نستخدم الأحداث المؤسسية كأداة للتحفيز العاطفي أثناء الأزمات، أم الأفضل، على العكس، التخلي عنها؟

تعد جميع الفعاليات الاحتفالية أداة رائعة لخلق جو ملائم في الفريق وزيادة الإنتاجية. ومع ذلك، لا يمكننا القول أن النتيجة ستكون فورية. ولكنها ستساعد على زيادة ولاء الموظفين. ولعل أهم شيء يجب أن تضعه في اعتبارك كمدير هو أنه يجب عليك دائمًا اتباع القواعد وليس فقط أثناء الأزمات عندما يكون الموظفون في حاجة ماسة إلى التعبئة. وبفضل النهج الكفء في التحفيز والعلاقات الصادقة مع الموظفين، تنجح الشركات دائمًا في النجاة من الأوقات الصعبة بأقل الخسائر.