مراقبة الموظفين - أسرار إدارة الموظفين
أحد العناصر الرئيسية لإدارة الموارد البشرية هو الرقابة الدقيقة على عمليات الموظفين. وعادة ما يقوم بهذه الوظيفة أحد المديرين. ونعني بالرقابة في هذه الحالة مراقبة إنتاجية المهام الموكلة إلى موظفي الشركة. قد تختلف أنواع الرقابة. في الوقت الحاضر الأنواع الرئيسية (وفقًا لنتائج عمل موظفي الشركة) هي الرقابة الأولية والمتكررة والنهائية. وهي تعني المراحل المقابلة للمهام الموكلة إلى الموظفين.
الرقابة الأولية. ما يتم التحكم فيه في هذه المرحلة هو مدى الاستعداد الجيد لإنجاز مهمة موظف معين من الموظفين. كما يتم في هذه المرحلة تدريب المدير الذي سيتحكم في عملية إنجاز المهمة.
التحكم المتكرر. تتحقق هذه الخطوة من كيفية تنفيذ المهمة المعينة لأحد الموظفين في الوقت الحالي.
التحكم النهائي. يحدث هذا النوع من التحكم عندما يتم اختبار الإنجاز النهائي لمهمة ما وتجربتها عملياً.
إحدى المراحل الرئيسية في إدارة الموظفين هي المراقبة المنتظمة. تسمح لك هذه الرقابة بمراقبة تنفيذ المهمة مرحلة تلو الأخرى وتعديل خطة العمل وإزالة الأخطاء الناشئة في الوقت المناسب، وهو ما يمكن أن يساعد في حد ذاته على تحقيق الهدف. وكوسيلة لمثل هذه الرقابة يمكننا استخدام تقارير الأشخاص المسؤولين عن إنجاز المهمة والمدير المسؤول عن الرقابة على مراحل معينة من المهمة.
تتيح لنا جميع العوامل المذكورة أعلاه اعتبار الرقابة أحد العناصر الأساسية لنجاح المؤسسة. ويوصى بأن يتم وضع برنامج الرقابة على الموظفين وفقًا لأهداف الشركة، مع إعطاء كل موظف السلطة والمسؤولية وفقًا لمستوى تدريبه ومعرفته. ويوصى أيضًا بإدراج اعتماد الموظفين في قائمة الأنشطة أثناء الرقابة الأولية.
سيساعد ذلك على تحديد الموظف الذي سيكون قادرًا على أداء مهمة معينة في طريق تحقيق الهدف الرئيسي. كما يمكن أن يكون برنامج الرقابة على الموظفين مستمراً وانتقائياً، وكذلك ذا كثافة عادية أو معززة.
سيساعد ذلك على تحديد الموظف الذي سيكون قادرًا على أداء مهمة معينة في طريق تحقيق الهدف الرئيسي. كما يمكن أن يكون برنامج الرقابة على الموظفين مستمراً وانتقائياً، وكذلك ذا كثافة عادية أو معززة.
لاختيار أفضل خيار للمراقبة هناك مجموعة متنوعة من الأدوات المختلفة التي يمكن أن تساعدك على تحقيق النجاح في شركتك. يمكنك العثور على قائمة بهذه الأدوات.
تغطية المجالات الرئيسية لأنشطة الشركة من خلال العمليات التي تجري فيها.
الاستمرارية التي تحددها خاصية مقابلة للنشاط الصناعي والاقتصادي للشركة والتي يمكن أن تتم في بعض الحالات بشكل متقطع.
القدرة على جذب جزء كبير من موظفي الشركة لتنفيذ عمل واحد من أعمال السيطرة.
المرونة والقدرة على التكيف مع التغييرات في الشركة مما يوفر جودة وكفاءة عالية إلى حد ما في التعامل مع مهمة محددة في متناول اليد.
وتعتبر كل مرحلة عند اجتيازها بنجاح في الطريق إلى الهدف الرئيسي إنجازًا وسيطًا في حد ذاته. كما يمكن من خلال الرقابة على الموظفين تحديد إمكانات القوى العاملة في المنظمة التي تتم فيها هذه الرقابة. تلعب الرقابة دورًا خاصًا في موقف موظفي الشركة. إذا تم إبلاغ موظفي المنظمة مسبقًا بأدوات وعناصر وأساليب مثل هذا الإجراء الذي يقوم به المديرون فمن الممكن أن يكون مستوى النزاهة أعلى. أثناء مراقبة الموظفين يكون العامل الأكثر أهمية أثناء مراقبة الموظفين هو الثقة التي يتمتع بها المدير التنفيذي والموظفين لبعضهم البعض.
يزيد قياس الثقة أيضًا من قدرة العمل ومعدل نجاح المهمة التي يتم التحكم فيها. ويسمى مخطط التحكم هذا بالمخطط الثلاثي. من خلال هذا المخطط يتم ضمان الحصول على تغذية راجعة ناجحة من أي مشارك في نظام إنجاز المهمة المحددة لموظفي الشركة. تعمل التغذية الراجعة على النقيض من الكشف عن عيوب وعيوب النظام. وهذا يجعل من الممكن اكتشاف وفهم وتصحيح أي خطأ في المهمة المطروحة أو أي خلاف داخل الفريق في وقت قصير جدًا.
وبالتالي، لن تضطر إلى إعادة العمل عدة مرات مما يؤدي إلى تقليل استهلاك الوقت. وتعتبر مراقبة النشاط مقياسًا لكفاءة فريق العمل في الفريق والتي قد تكون أيضًا معيارًا لتقييم كل موظف على حدة والفريق بأكمله بشكل عام. يجب تشجيع العمل الناجح في فريق العمل عن طريق نظام خاص للمكافآت التي يتم إخطار الموظفين بها عند حصولهم على وظيفة في الشركة.