كيفية تقديم ملاحظات بناءة باستخدام بيانات المراقبة

عادةً ما يُنظر إلى البيانات التي تجمعها أدوات مراقبة الموظفين على أنها مقياس كمي لجهود الموظف في جداول البيانات والتقارير الفصلية. المهام المنجزة X، والمهام المنجزة Y في المواعيد النهائية، والإنتاجية Z% في المتوسط. ومع ذلك، يمكن أن تكون بيانات المراقبة مادة قيّمة لتقديم ملاحظات بنّاءة وقابلة للتنفيذ. هل تريد أن تعرف كيف؟ لقد أعددنا بعض النصائح العملية.

يمكن لبرامج المراقبة المتقدمة للموظفين جمع بيانات شاملة حول يوم عمل الموظف، بما في ذلك التطبيقات المستخدمة، والمواقع الإلكترونية التي تمت زيارتها، والوقت الذي لا يعمل فيه الموظف، وغير ذلك الكثير. ولكن لا تكتفي بجمع كل المقاييس المتاحة. بدلاً من ذلك، يجب عليك التركيز على تلك التي تهم الأداء الفردي وأداء الفريق. هل تتطلع إلى تحسين رضا العملاء؟ تقييمات خدمة العملاء وأوقات الاستجابة هي المفتاح. هل تريد تعزيز كفاءة المشروع؟ يمكن أن توفر معدلات إنجاز المشروع أو الالتزام بالمراحل الرئيسية أو حتى سجلات استخدام البرامج (إذا كانت ذات صلة بسير العمل) رؤى قيمة. الهدف هنا هو الجودة أكثر من الكمية - اختر البيانات التي تتوافق مباشرةً مع أهداف الأداء وتجنب أي تصور للإدارة التفصيلية.

جدول البيانات بالمقاييس وحده لا يحقق فائدة كبيرة. ما يفيد هو تفسيرها الدقيق واكتشاف الاتجاهات والأنماط. هل كان هذا المقياس منخفضًا دائمًا، أم أنه تراجع لمرة واحدة فقط؟ هل يعاني هذا الموظف باستمرار من نوع معين من المهام؟ هل يتذبذب تركيزه دائمًا في وقت معين من اليوم؟ عندما تلاحظ هذه الأنماط، ستتمكن من التمييز بين الحوادث التي تحدث لمرة واحدة والمشاكل المستمرة. تذكر أن تضع في اعتبارك السياق أيضاً الذي قد يكون قد أثر على إنتاجية الموظف، على سبيل المثال، زيادة الطلب أو المشاكل التقنية.

يتطلب التعامل مع محادثة التغذية الراجعة بالبيانات لمسة مدروسة. ابدأ دائمًا بإيجابية. اعترف بالمجالات التي تظهر فيها البيانات أداءً قويًا أو تحسنًا. فهذا يضفي طابعًا تعاونيًا. ثم اذكر بوضوح الغرض من المناقشة: الأمر يتعلق بالنمو والتطور وليس بإصدار الأحكام.

التغذية الراجعة البناءة تعني أن تكون موضوعيًا وتركز على السلوك بدلًا من التركيز على الشخصية. فبدلًا من قول "أنت دائمًا ما تفوت المواعيد النهائية"، جرّب أن تقول "تُظهر التقارير أن المهام كانت تتأخر باستمرار في هذا الربع من العام".

ضع في اعتبارك نهج "لماذا، ماذا، كيف":

1. لماذا تعتبر هذه البيانات مهمة؟ (اربطها بأهداف الفريق وتأثيرها على العملاء وما إلى ذلك).
2. ما الذي تكشفه البيانات على وجه التحديد؟ (اعرض المقاييس والاتجاهات المرصودة).
3. كيف يمكننا تحسين هذه الرؤية أو الاستفادة منها للمضي قدمًا؟ (وهذا يمهد الطريق لحل المشاكل بشكل تعاوني).

التغذية الراجعة البناءة هي طريق ذو اتجاهين. عندما تقوم بإعطاء تقييمك، أعط الموظف كلمة لشرح رؤيته للموقف. يمكنك أن تحثه بطرح أسئلة مفتوحة، مثل "ما هي أفكارك حول نتائجك" أو "ما الذي تعتقد أنه قد يكون ساهم في هذا التراجع في الأداء؟ ستشجع هذه الأسئلة الموظف على التفكير في عمله ومشاركة المشاكل التي قد يكون يعاني منها. في كثير من الأحيان، سيكون لديهم سياق قيّم قد لا تكون على دراية به، أو حتى يقترحون حلولاً بأنفسهم. استمع بنشاط ودوّن ملاحظاتهم وملاحظاتهم.

التغذية الراجعة البناءة ليست سوى الخطوة الأولى على طريق التحسين. الخطوة التالية هي وضع خطة عمل. يمكنك استخدام نظام أهداف SMART (أهداف محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة بالموضوع ومحددة زمنيًا) أو أي نظام آخر، ولكن يجب أن تكون الأهداف التي تضعها قابلة للقياس وواضحة وقابلة للتحقيق. "تبدو عبارة "تحسين إنتاجيتك" غامضة وتثير تساؤلات مثل "ما الذي يعتبر تحسنًا؟" و"ماذا أفعل للتحسين؟" و"متى يتوقع مني أن أظهر النتائج؟ ولكن إذا اتفقت أنت والموظف على "سأسعى إلى تقليل متوسط وقت إنجاز المهام بنسبة 15% خلال الشهر القادم باستخدام أداة إدارة المشاريع الجديدة"، فسيعرف الموظف بالضبط ما الذي يجب أن يسعى إليه. حدد أي موارد أو تدريب أو دعم قد يحتاج إليه منك أو من المؤسسة لتحقيق هذه الأهداف. من خلال هذا النهج التعاوني، سيراك الموظف كشريك داعم وليس كمشرف صارم مما قد يرفع من معنوياته!

التغذية الراجعة هي عملية مستمرة وليست حدثًا لمرة واحدة. استخدم أداة مراقبة الموظف لتتبع تقدم الشخص، وبعد مرور بعض الوقت، قم بجدولة مناقشات المتابعة للتحقق من التقدم المحرز وإعادة فحص بيانات المراقبة. إن رؤية التحسينات هي حافز رائع للموظفين! ولكن إذا كان التقدم ضئيلًا أو بطيئًا جدًا، فهذه علامة على تعديل خطة العمل وتحسينها.

لا يقتصر دور بناء الملاحظات البناءة القائمة على بيانات الرصد على إثراء مراجعات الأداء الفردي بمعلومات موضوعية وتسهيل عمل المديرين فحسب. كما أنه يساعد أيضًا على خلق ثقافة شفافة وقوية موجهة نحو النمو. فالتغذية الراجعة المستندة إلى معلومات موضوعية تجعل الموظفين يتولون ملكية عملهم وتطورهم. فهي تبتعد عن الانتقادات الذاتية وتتجه نحو فهم مشترك للأداء والإمكانات.