الثقافة المهنية: كيف تتعامل مع التأخير؟
What to do with the “latecomers”? How effective is issuing electronic access cards and subtracting minutes of lateness from wages or introducing the rule that every employee who is late should put $5 in a jar? What else can you use to discipline such employees: introduce talks to the manager, reprimanding, caricaturing, or maybe, not paying attention? Director of the MBA program "Innovation in Management" Emily Reid told CleverControl how and when to punish employees for being late.
أولاً وقبل كل شيء، بالطبع، تحتاج إلى دراسة سياق الموقف، والذي بدونه يستحيل اتخاذ القرار الصحيح. كل نوع من الأنشطة وكل حالة من حالات السوق وكل ثقافة مهنية فريدة من نوعها. لذلك، نحن بحاجة إلى مناقشة كيفية التعامل مع التأخير، في المواقف المختلفة التي...
... الانضباط شرط أساسي من شروط الكفاءة
لا يمكننا أن نختلف مع حقيقة أنه إذا كان المكتب يفتح في الساعة 10 صباحًا، فيجب أن يكون السكرتير جاهزًا للرد على المكالمات في الساعة 9:59.
يجب أن يكون موظف المبيعات الوحيد في المتجر موجودًا في العمل من الساعة 9 صباحًا حتى الساعة 21 مساءً إذا كانت لافتة المعلومات تقول ذلك.
لا يمكن للطيار أن يتأخر عن الرحلة.
كقاعدة عامة، من السهل التحكم في مثل هذا الشرط الخاص بالانضباط، بسبب الفطرة السليمة، لأنه واضح وعملي ولا يسبب أي شكوك. عند الحصول على وظيفة، والتي سيتم تنفيذها في حدود زمنية واضحة، يدرك الموظف المستقبلي أن الالتزام بالمواعيد هو مؤشر الأداء الرئيسي له.
Since the discipline, in this case, is directly linked to the quality of goods and services (and consequently to customer loyalty and economic viability of the company) there is no point in wasting time on caricatures, fines and other "tricks". You can allow an employee to be late one or two times excusing it with force majeure or some unexpected circumstances, but the third time you are safe to dismiss him or her.
... التأديب مظهر من مظاهر حسن الخلق
يعرف كل شخص مهذب أن جعل شخص ما ينتظر هو أمر غير مهذب.
كما أن التأخر عن موعد الاجتماع مع العملاء أو مع الزملاء، أو عن موعد الطبيب، أو عن صالون التجميل لا يقل عن ذلك سوء أدب.
All companies have their own cultural code: in some, they will hold the door before you and smile, in others – just mumble something in response to your "Thank you, goodbye!" The cultural code can and should be changed with deliberate action considering that politer people are nicer to be around.
من الأجمل التحدث مع هؤلاء الأشخاص بشكل غير رسمي وتكوين صداقات والتعرف على بعضهم البعض بشكل أفضل والثقة ببعضكم البعض بشكل أكبر إذا كنتم زملاء.
من الممتع أكثر أن تشتري منهم وتستمع إلى عروضهم الترويجية إذا كنت من عملائهم. وهذا يعني أن العملاء والشركاء سيكونون أكثر سرورًا بالعمل مع شخص يتمتع "بأدب الملوك".
الأدب يؤتي ثماره جيدًا، واحترام وقت الآخرين هو مظهر من مظاهر الأدب. ولذلك، فإن مطالبة الموظفين بالامتثال لترتيبات الوقت أمر ضروري، وهو أمر منطقي أيضًا لأسباب واضحة.
Should you punish the colleagues who do not recognize this etiquette rule? Most likely, fines and reprimands will be useless. But it is, of course, necessary to talk directly about the fact that being late to meetings is unacceptable, as well as the fact that the employee's inability to recognize company’s "cultural code" brings his or her future in the company into question. A punctual majority is the best helper in educating the unpunctual minority: when politeness becomes a generally accepted social norm, people will try to adhere to it to "be good."
... هناك حاجة إلى الانضباط حتى يتمكن الموظفون من أداء العمل
إذا كان أداء موظفيك لا يعتمد بشكل مباشر على موعد بدء يومهم في الساعة 10:00 أو 10:30، فلماذا تطالبهم بالالتزام بالمواعيد؟ ربما لأنك غير راضٍ بشكل عام عن نوعية وكمية عمل الموظفين وسلوكهم؟
عدد العملاء أقل مما يمكن أن يكون، والمبيعات منخفضة. ومع ذلك، لا يبدو أن مديري المبيعات يهتمون: فهم يواصلون التجول في المكتب وكأن شيئًا لم يحدث، ويتحدثون عن كيفية قضاء عطلة نهاية الأسبوع. أنت لست قريبًا حتى من الأهداف التجارية وغيرها من أهداف الشركة... ولكن أي أهداف بالضبط؟
Alas, in companies without digitized goals and objectives the crusade for discipline often becomes manager’s way to say "You are working badly!"
As a rule, employees do not agree: they themselves believe that they work "fine" or even "well." But it is ineffective to talk about work on the level of subjective assessment, it is necessary to introduce clear, obvious metrics that are recognized by both sides, for example:
نحن نعمل بشكل جيد إذا:
Each quarter, our sales grow for the "x"% value;
Turnover of sales staff does not exceed the "y" value;
في كل شهر، نتحقق من خطة المهام السنوية للتأكد من التزامنا بالجدول الزمني: تنفيذ مشاريع الشركة بمعدل محدد مسبقًا، وبناء العمليات التجارية، واختبار المنتجات الجديدة وما إلى ذلك.
لاحظ أنه لا توجد في المثال مؤشرات اقتصادية فحسب، بل توجد أيضًا مؤشرات للتخطيط المسبق لتطور جودة الشركة!
In this case, you should talk with the subordinates not like "Why are you late?", but rather "What can we do to move forward in line with our ambitious plan?"
من غير المحتمل أن يعتمد تنفيذ الخطة على ثلاثين دقيقة من العمل، أليس كذلك؟ بل يعتمد على المعرفة والمهارات، وبالطبع الدافع.
That's the point: companies need not so much "disciplined" employees but those who work efficiently. And managers are concerned not so much with the fact that the employees come to the office 15 minutes late, but the fact that they do not do enough. They do not commit themselves to work completely. But who does? Maybe children playing some entertaining game in a courtyard ? Perhaps. They do not need to be convinced to come to the game earlier, the problem is most likely the opposite – parents cannot drag them home.
Or take for example young "nerds" in a startup company who are trying to create something that no one understands but that thing will soon change the world? These guys come to their garage early in the morning, and they are not motivated by a desire to avoid the penalty for lateness.
من غير المحتمل أن نتأخر عن حضور فيلم أو محاضرة مهمة أو مؤتمر مهني مثير للاهتمام لأننا نريد أن نأتي إلى هناك لنستمتع ونحصل على بعض المعرفة!
كل واحد منا على الأقل مرة واحدة في حياته قام بعمل يحبه، وكلنا يعلم أنه عندما يحتاج المرء إلى ذلك، سيأتي مبكراً للاستمتاع بالعمل. لذلك، يجب ألا تركز الشركات على مكافحة التأخير، بل على جعل ظروف العمل مريحة ومنتجة وعلى إيجاد أشخاص يحبون مهنتهم حقًا، أشخاص يعانون من حاجة نفسية عميقة للعمل الجاد.
لهذا السبب يوجد في العالم المزيد والمزيد من الشركات التي لا توجد فيها عقوبة على التأخير، وعلاوة على ذلك، فإن مفهوم التأخر غير موجود. لم تضع هذه الشركات لنفسها مهمة التحكم في ساعات العمل. وبدلاً من ذلك، فهي تحاول خلق البيئة التي يرغب الناس في التواجد والبقاء واللعب والابتكار والعمل فيها!
We admire their culture and sometimes it surprises us: a friend of mine recently got a job at an American office of one multinational company. He comically tells the story of how he was not able to get any other answer to his question about his working hours except for "It would be great if you would come somewhere between eight and ten..."
إنه يعمل بجد للقيام بعمل جيد. إنه يحب ذلك.
مديره محتار فقط في كيفية جعله يأخذ المزيد من أيام الإجازة.
تبذل الشركة أقصى جهد ممكن لاختيار موظفين مثل صديقي في جميع أنحاء العالم، وأن تكون جاذبة لهم.
لا تواجه هذه الشركات عادةً مشاكل في التأخير. ولكن هناك حالات حيث...
... عادة التحكم في الانضباط هي حاجة نفسية للمدير.
It just so happens, that the function of control is the essence of the identification of the "manager".
يدعم هذا النوع من المديرين نموذج الشركة الهرمي الصارم - من الأعلى إلى الأسفل - ويعلم أن أدواته الإدارية الأساسية هي العبوس والصوت الآمر.
في بعض الأحيان لا يكون ذلك بسبب حدوث خطأ ما. يعتقد المدير فقط أنه ستكون هناك فوضى في اللحظة التي يرتاح فيها.
قم بتجريد هذا المدير من سمات أسلوب الإدارة الاستبدادي، واجعله يتواصل مع مرؤوسيه على قدم المساواة، وسيشعر على الفور بالضعف.
Unfortunately, these managers often do not have any other managerial skills except "surveillance". They are not engaged in the design of a business system, the development of a business strategy, do not study the customers or the industry and do not succeed as coaches for middle managers ... Alas, this is the saddest and almost insoluble context of struggle with the struggle of lateness: when the manager is busy with discipline because... well, what else should he or she control?
"Management of lateness" has no universal set of the right tools. Softness in some situations turns into permissiveness, which costs the company its profits, customers and causes reputational damage.
إن التقشف في وضع مختلف يؤدي إلى التخريب الخفي، وإخفاء المعرفة، والانتقام التافه، خاصة إذا لم تكن هناك أسباب موضوعية لهذا التقشف.
At the same time, it is hard to find a less productive culture than the “culture of the kindergarten”, when the schedule is defined by the "adults" and the "children" are subjected to it.
ما العمل؟ قم بتحليل المشكلة بكل تعقيداتها، بما في ذلك ثقافة الشركة، والعمليات التجارية، والتسلسل الهرمي، والمهارات الإدارية. في هذه الحالة فقط، ستتمكن من تصميم الحل الذي سيكون فعالاً لشركتك!
من الطرق الجيدة للحفاظ على الانضباط والتحكم في التأخير مراقبة الموظفين. سيقوم برنامج المراقبة بتتبع وقت حضور الموظف ومغادرته ومقدار الوقت الذي يقضيه في العمل. سيكون مناسبًا بشكل خاص للمكاتب التي تتسم فيها جداول الموظفين بالمرونة، حيث سيوفر الكثير من وقت المدير في مراقبة الحضور. وفي الوقت نفسه، سيكون البرنامج وسيلة مراقبة أقل إرهاقاً للموظفين من الرقابة المباشرة للمدير. يقدم السوق اليوم الكثير من حلول تتبع الموظفين التي تناسب كل الأذواق والميزانيات. إذا كنت ترغب في معرفة كيفية اختيار أفضلها لشركتك، تحقق من دليلنا.