The modern workplace has changed dramatically recently, and office workers have had to adapt to new challenges. In the past, most employees were employed in traditional roles, such as secretaries, typists, and clerks.
ومع ذلك، مع تقدم التكنولوجيا، تم أتمتة العديد من الوظائف أو الاستعانة بمصادر خارجية. ونتيجة لذلك، يتعين على الموظفين الآن أن يكونوا ماهرين في مختلف المهام، من استخدام أجهزة الكمبيوتر والبرمجيات إلى التعامل مع استفسارات العملاء.
قد يكون العمل في المكتب مرهقًا للغاية. فبالإضافة إلى ضغط الوفاء بالمواعيد النهائية وإثارة إعجاب العملاء، يتعين على الموظفين أيضًا التعامل مع سلوك زملائهم غير اللائق، وساعات العمل الطويلة، والافتقار إلى الاستقلالية. ونتيجة لذلك، فلا عجب أن الكثير من العاملين في المكاتب غير سعداء.
الغرض الأكثر علانية من هذا النوع من البرامج هو مراقبة إنتاجية الموظفين. ما هو مقدار الوقت الذي يقضونه في المشروع، وكم من الوقت يقضونه - على مقاطع فيديو مضحكة للقطط على يوتيوب؟ هل يشاركون في عملية العمل أم يأخذون استراحات لتناول القهوة كل 10 دقائق؟ هل يبحثون عن معلومات متعلقة بالعمل على جوجل أم عن تذاكر رخيصة إلى لاس فيغاس لقضاء عطلة نهاية الأسبوع؟ تم تصميم تطبيقات مراقبة الموظفين للإجابة على هذه الأنواع من الأسئلة بالضبط.
يواجه موظفو المكاتب اليوم تحديات فريدة من نوعها تؤثر على صحتهم ورفاهيتهم. ومن خلال فهم بعض المشاكل الأكثر شيوعًا التي يواجهها الموظفون، يمكنهم اتخاذ خطوات لمعالجتها.
سبع مشاكل للعامل المكتبي الحديث
يواجه العامل المكتبي الحديث مجموعة فريدة من التحديات. ففي عصر التغير التكنولوجي المستمر، يجب على الموظفين التكيف باستمرار مع الأدوات والأساليب الجديدة. وفي الوقت نفسه، هناك الكثير من الضغوط على الموظفين ليكونوا منتجين وفعالين في عملهم.
وفقًا لدراسة حديثة، مع أمثلة، فيما يلي المشاكل السبع الأكثر شيوعًا التي يواجهها العاملون في المكاتب اليوم:
الحفاظ على توازن صحي بين العمل والحياة
مع تزايد متطلبات مكان العمل باستمرار، قد يكون من السهل أن تدع العمل يستهلك وقتك وطاقتك. وهذا يمكن أن يسبب الإرهاق والاكتئاب والقلق. وقد يتبع ذلك أيضاً مشاكل صحية بدنية.
من الضروري تخصيص وقت لنفسك خارج العمل لتجنب هذه المشاكل. ويعني ذلك تخصيص وقت كل يوم لممارسة الأنشطة التي تستمتع بها، مثل القراءة أو الذهاب للتنزه أو حتى قضاء وقتك الثمين مع الأصدقاء والعائلة.
الجفاف وإجهاد العين
يُعد الجفاف مصدر قلق شديد للموظفين. فالجلوس على المكتب طوال اليوم يجعل من السهل الإصابة بالجفاف دون إدراك ذلك. يمكن أن يسبب الجفاف الإرهاق والصداع وصعوبة التركيز. تجعل الحجرات ومساحات العمل الضيقة من الصعب الحفاظ على رطوبة الجسم، كما أن التحديق المستمر في شاشات الكمبيوتر يمكن أن يسبب إجهادًا شديدًا للعين.
ومع ذلك، هناك بعض الخطوات البسيطة التي يمكن للعاملين في المكاتب اتخاذها للمساعدة في تقليل هذه المخاطر. سيساعد الاحتفاظ بزجاجة مياه في متناول اليد على ضمان الحفاظ على ترطيب الجسم طوال اليوم، كما أن أخذ فترات راحة منتظمة للنظر إلى شيء آخر غير الشاشة سيساعد على تقليل إجهاد العين.
الحمل الزائد للمعلومات
في عصر الإنترنت، لدينا إمكانية الوصول إلى معلومات أكثر من أي وقت مضى. ومع ذلك، فإن هذا الوابل المستمر من البيانات يمكن أن يطغى على البيانات ويؤدي إلى انخفاض الإنتاجية.
ومن الضروري وضع استراتيجيات فعالة لإدارة المعلومات لمكافحة هذه المشكلة. وتتمثل إحدى طرق القيام بذلك في إنشاء نظام لفرز المعلومات وتصنيفها. وهذا سيساعدك على تحديد موقع البيانات التي تحتاجها عندما تحتاج إليها بسرعة.
من الاستراتيجيات الفعالة الأخرى تخصيص أوقات محددة من اليوم لتفقد البريد الإلكتروني ومصادر المعلومات الأخرى. سيساعدك ذلك على منع التشتت ويسمح لك بالتركيز على المهام الأخرى.
التعارضات
يمكن أن يكون المكتب الحديث مرتعاً للنزاعات. فمع قضاء العمال ساعات طويلة في أماكن متقاربة، فلا عجب أن تشتعل الخلافات في بعض الأحيان. ومع ذلك، يمكن النظر في بعض الخطوات للمساعدة في منع النزاعات في مكان العمل وحلها. أولاً، من المهم تشجيع التواصل المفتوح. إذا شعر الزملاء أنهم يستطيعون التعبير عن مخاوفهم بصراحة، فمن غير المرجح أن يكبتوا مشاعرهم ويتركوها تغلي.
ثانيًا، حدد مهمة التعرف على زملائك في العمل. فكلما فهمت خلفية الشخص ودوافعه، كلما كان من الأسهل إيجاد أرضية مشتركة وتجنب سوء الفهم. وأخيراً، لا تؤجل طلب المساعدة المهنية إذا أصبح الموقف محتدماً للغاية.
التشتت وعدم ضبط النفس
إن المشتتات المستمرة من وسائل التواصل الاجتماعي وغيرها من المنصات الإلكترونية تجعل من الصعب الحفاظ على الإنتاجية طوال يوم العمل. لقد أصبح من الصعب إلى حد ما على العاملين الحفاظ على تركيزهم ومهامهم.
يمكن لبرامج مراقبة الموظفين مثل CleverControl أن تساعد في الحد من هذه المشتتات من خلال تتبع نشاط الموظفين وتحديد أنماط السلوك. من خلال تحديد الموظفين الذين يقضون معظم الوقت في أنشطة غير متعلقة بالعمل، مثل البريد الإلكتروني الشخصي أو وسائل التواصل الاجتماعي، يمكن للمديرين اتخاذ خطوات لمعالجة المشكلة. في بعض الحالات، قد يؤدي مجرد وجود برنامج في مكان ما إلى تشجيع الموظفين على تنظيم سلوكهم ذاتياً.
المماطلة
العامل المكتبي الحديث ليس غريبًا على المماطلة. فمع وجود الكثير من الملهيات والإغراءات المتاحة في متناول أيدينا، من السهل أن نفهم كيف نجد أحيانًا صعوبة كبيرة في التركيز على المهمة.
الإرهاق
في علم النفس، يُطلق على حالة الإنهاك العقلي والجسدي والعاطفي اسم الإرهاق. والسبب الأكثر شيوعًا لذلك هو الإجهاد المفرط وطويل الأمد. ويحدث ذلك عندما يشعر الفرد بالإرهاق إلى حد ما واليأس وعدم القدرة على تلبية متطلبات وظيفته أو نمط حياته. يمكن أن يؤدي الإنهاك إلى انخفاض كبير في الإنتاجية، وزيادة في التغيب عن العمل، وانخفاض في الرضا الوظيفي.
الخاتمة
يعاني العاملون في المكاتب بشكل متزايد من الآثار السلبية للعمل في المكاتب. وهناك حلول كثيرة لهذه المشكلة، لكن الأمر يتطلب تضافر جهود أرباب العمل والموظفين لتحسين الأمور.
مراقبة الموظفين قد تكون وسيلة فعالة لمواجهة معظم المشاكل المذكورة. يمكن لبرامج مراقبة الموظفين متعددة الخصائص أن تمنع الوصول إلى المواقع الإلكترونية المشتتة للانتباه، واكتشاف العاطلين عن العمل أو حتى أولئك الذين هم على وشك الإنهاك والمساعدة في خلق مساحة عمل أكثر صحة.
