مشاكل العامل المكتبي الحديث

لقد تغير مكان العمل الحديث بشكل كبير في الآونة الأخيرة، وكان على موظفي المكاتب التكيف مع التحديات الجديدة. في الماضي، كان معظم الموظفين يعملون في أدوار تقليدية، مثل السكرتارية والطابعين والكتبة.

ومع ذلك، مع تقدم التكنولوجيا، تم أتمتة العديد من الوظائف أو الاستعانة بمصادر خارجية. ونتيجة لذلك، يتعين على الموظفين الآن أن يكونوا ماهرين في مختلف المهام، من استخدام أجهزة الكمبيوتر والبرمجيات إلى التعامل مع استفسارات العملاء.

قد يكون العمل في المكتب مرهقًا للغاية. فبالإضافة إلى ضغط الوفاء بالمواعيد النهائية وإثارة إعجاب العملاء، يتعين على الموظفين أيضًا التعامل مع سلوك زملائهم غير اللائق، وساعات العمل الطويلة، والافتقار إلى الاستقلالية. ونتيجة لذلك، فلا عجب أن الكثير من العاملين في المكاتب غير سعداء.

الغرض الأكثر علانية من هذا النوع من البرامج هو مراقبة إنتاجية الموظفين. ما هو مقدار الوقت الذي يقضونه في المشروع، وكم من الوقت يقضونه - على مقاطع فيديو مضحكة للقطط على يوتيوب؟ هل يشاركون في عملية العمل أم يأخذون استراحات لتناول القهوة كل 10 دقائق؟ هل يبحثون عن معلومات متعلقة بالعمل على جوجل أم عن تذاكر رخيصة إلى لاس فيغاس لقضاء عطلة نهاية الأسبوع؟ تم تصميم تطبيقات مراقبة الموظفين للإجابة على هذه الأنواع من الأسئلة بالضبط.

يواجه موظفو المكاتب اليوم تحديات فريدة من نوعها تؤثر على صحتهم ورفاهيتهم. ومن خلال فهم بعض المشاكل الأكثر شيوعًا التي يواجهها الموظفون، يمكنهم اتخاذ خطوات لمعالجتها.

يواجه العامل المكتبي الحديث مجموعة فريدة من التحديات. ففي عصر التغير التكنولوجي المستمر، يجب على الموظفين التكيف باستمرار مع الأدوات والأساليب الجديدة. وفي الوقت نفسه، هناك الكثير من الضغوط على الموظفين ليكونوا منتجين وفعالين في عملهم.

وفقًا لدراسة حديثة، مع أمثلة، فيما يلي المشاكل السبع الأكثر شيوعًا التي يواجهها العاملون في المكاتب اليوم:

مع تزايد متطلبات مكان العمل باستمرار، قد يكون من السهل أن تدع العمل يستهلك وقتك وطاقتك. وهذا يمكن أن يسبب الإرهاق والاكتئاب والقلق. وقد يتبع ذلك أيضاً مشاكل صحية بدنية.

من الضروري تخصيص وقت لنفسك خارج العمل لتجنب هذه المشاكل. ويعني ذلك تخصيص وقت كل يوم لممارسة الأنشطة التي تستمتع بها، مثل القراءة أو الذهاب للتنزه أو حتى قضاء وقتك الثمين مع الأصدقاء والعائلة.

Tracy had to say that she maintains a healthy work-life balance: "I make sure to take at least 30 minutes for lunch every day, even if I have to eat at my desk. I also try to get up and walk around every hour to keep my energy up. End of the day, I make sure to disconnect from work so I can spend time with my family and friends."

يُعد الجفاف مصدر قلق شديد للموظفين. فالجلوس على المكتب طوال اليوم يجعل من السهل الإصابة بالجفاف دون إدراك ذلك. يمكن أن يسبب الجفاف الإرهاق والصداع وصعوبة التركيز. تجعل الحجرات ومساحات العمل الضيقة من الصعب الحفاظ على رطوبة الجسم، كما أن التحديق المستمر في شاشات الكمبيوتر يمكن أن يسبب إجهادًا شديدًا للعين.

ومع ذلك، هناك بعض الخطوات البسيطة التي يمكن للعاملين في المكاتب اتخاذها للمساعدة في تقليل هذه المخاطر. سيساعد الاحتفاظ بزجاجة مياه في متناول اليد على ضمان الحفاظ على ترطيب الجسم طوال اليوم، كما أن أخذ فترات راحة منتظمة للنظر إلى شيء آخر غير الشاشة سيساعد على تقليل إجهاد العين.

Makayla is a modern office worker who spends her days sitting at a desk in front of a computer. "I often find myself struggling with dehydration and eye strain. I'm usually so focused on my work that I forget to drink enough water; by the end of the day, my eyes are dry and irritated. I've tried a few different solutions, but nothing has helped until I discovered glasses that filter out blue light. Now I make sure to drink plenty of water throughout the day, and my eyes don't feel nearly as strained at the end of the day."

في عصر الإنترنت، لدينا إمكانية الوصول إلى معلومات أكثر من أي وقت مضى. ومع ذلك، فإن هذا الوابل المستمر من البيانات يمكن أن يطغى على البيانات ويؤدي إلى انخفاض الإنتاجية.

ومن الضروري وضع استراتيجيات فعالة لإدارة المعلومات لمكافحة هذه المشكلة. وتتمثل إحدى طرق القيام بذلك في إنشاء نظام لفرز المعلومات وتصنيفها. وهذا سيساعدك على تحديد موقع البيانات التي تحتاجها عندما تحتاج إليها بسرعة.

من الاستراتيجيات الفعالة الأخرى تخصيص أوقات محددة من اليوم لتفقد البريد الإلكتروني ومصادر المعلومات الأخرى. سيساعدك ذلك على منع التشتت ويسمح لك بالتركيز على المهام الأخرى.

عمران هو مدير مشروع يعمل في مكتب مع 50 موظفاً آخر. بدأت شركته للتو في تطبيق برنامج جديد يساعد على تبسيط سير العمل وتحسين التواصل بين الأقسام. ومع ذلك، كانت عملية الانتقال صعبة، وغالباً ما يشعر عمران بالإرهاق بسبب كمية المعلومات التي يتعين عليه معالجتها يومياً. بالإضافة إلى ذلك، يتعين عليه في كثير من الأحيان الإجابة على أسئلة زملائه حول كيفية استخدام النظام الجديد، الأمر الذي قد يستغرق وقتاً طويلاً ومحبِطاً. ونتيجة لذلك، وجد عمران أن التوازن بين عمله وحياته الشخصية قد تأثر، ويشعر في معظم الوقت وكأنه يغرق في بحر من البيانات.

يمكن أن يكون المكتب الحديث مرتعاً للنزاعات. فمع قضاء العمال ساعات طويلة في أماكن متقاربة، فلا عجب أن تشتعل الخلافات في بعض الأحيان. ومع ذلك، يمكن النظر في بعض الخطوات للمساعدة في منع النزاعات في مكان العمل وحلها. أولاً، من المهم تشجيع التواصل المفتوح. إذا شعر الزملاء أنهم يستطيعون التعبير عن مخاوفهم بصراحة، فمن غير المرجح أن يكبتوا مشاعرهم ويتركوها تغلي.

ثانيًا، حدد مهمة التعرف على زملائك في العمل. فكلما فهمت خلفية الشخص ودوافعه، كلما كان من الأسهل إيجاد أرضية مشتركة وتجنب سوء الفهم. وأخيراً، لا تؤجل طلب المساعدة المهنية إذا أصبح الموقف محتدماً للغاية.

Tony, a corporate lawyer, has experienced this firsthand. "I've had my fair share of major disagreements with colleagues," he says. "But I've also learned that it's important to keep things in perspective." While the occasional disagreement is inevitable, Tony has found that maintaining a positive attitude and communicating effectively can usually resolve any issues before they escalate into full-blown conflict.

إن المشتتات المستمرة من وسائل التواصل الاجتماعي وغيرها من المنصات الإلكترونية تجعل من الصعب الحفاظ على الإنتاجية طوال يوم العمل. لقد أصبح من الصعب إلى حد ما على العاملين الحفاظ على تركيزهم ومهامهم.

يمكن لبرامج مراقبة الموظفين مثل CleverControl أن تساعد في الحد من هذه المشتتات من خلال تتبع نشاط الموظفين وتحديد أنماط السلوك. من خلال تحديد الموظفين الذين يقضون معظم الوقت في أنشطة غير متعلقة بالعمل، مثل البريد الإلكتروني الشخصي أو وسائل التواصل الاجتماعي، يمكن للمديرين اتخاذ خطوات لمعالجة المشكلة. في بعض الحالات، قد يؤدي مجرد وجود برنامج في مكان ما إلى تشجيع الموظفين على تنظيم سلوكهم ذاتياً.

In her work as an office manager, Samantha sees firsthand the negative impact that distraction and the lack of self-control can have on productivity. "In today's reality, we are constantly bombarded with notifications, emails, and social media updates," she says. "It is super easy to get caught up in the constant stream of information and lose focus on what we're supposed to do."

العامل المكتبي الحديث ليس غريبًا على المماطلة. فمع وجود الكثير من الملهيات والإغراءات المتاحة في متناول أيدينا، من السهل أن نفهم كيف نجد أحيانًا صعوبة كبيرة في التركيز على المهمة.

In the modern workplace, procrastination is a problem that Rachel, a Business Consultant, sees all too often. "I work with many nice clients who are very successful in their field, but they tend to procrastinate when thinking about doing certain tasks," she says. "For example, they'll put off writing reports or proposals until the last minute."

في علم النفس، يُطلق على حالة الإنهاك العقلي والجسدي والعاطفي اسم الإرهاق. والسبب الأكثر شيوعًا لذلك هو الإجهاد المفرط وطويل الأمد. ويحدث ذلك عندما يشعر الفرد بالإرهاق إلى حد ما واليأس وعدم القدرة على تلبية متطلبات وظيفته أو نمط حياته. يمكن أن يؤدي الإنهاك إلى انخفاض كبير في الإنتاجية، وزيادة في التغيب عن العمل، وانخفاض في الرضا الوظيفي.

Steve is a software developer who has seen firsthand the effects of burnout on the modern office worker. "I used to work in a spacious office where the culture was just 'work, work, work," he says. "People were expected to put in long hours and minimal downtime. As a result, people were constantly stressed out and worried about their job performance." This led to several problems, including high absenteeism, employee turnover, and productivity issues.

يعاني العاملون في المكاتب بشكل متزايد من الآثار السلبية للعمل في المكاتب. وهناك حلول كثيرة لهذه المشكلة، لكن الأمر يتطلب تضافر جهود أرباب العمل والموظفين لتحسين الأمور.

مراقبة الموظفين قد تكون وسيلة فعالة لمواجهة معظم المشاكل المذكورة. يمكن لبرامج مراقبة الموظفين متعددة الخصائص أن تمنع الوصول إلى المواقع الإلكترونية المشتتة للانتباه، واكتشاف العاطلين عن العمل أو حتى أولئك الذين هم على وشك الإنهاك والمساعدة في خلق مساحة عمل أكثر صحة.