مراقبة أداء الموظفين: استراتيجيات مثبتة لتعزيز الإنتاجية والمشاركة

أصبحت مراقبة الموظفين ممارسة شائعة في الشركات الحديثة. ووفقاً لـ Resume Builder , سيروم بيلدر، 79% من الشركات التي تعمل داخل المكاتب تراقب حضور الموظفين، و37% من الشركات التي تعمل عن بُعد تراقب الموظفين لأكثر من 4 ساعات يومياً باستخدام المراقبة بالفيديو. Forbes , تشير التقارير إلى أن 43% من الموظفين يراقب أصحاب العمل نشاطهم على الإنترنت; 73% من المديرين, الاحتفاظ بالرسائل ورسائل البريد الإلكتروني والمكالمات لتقييم الأداء في المستقبل.

تحقق مراقبة الموظفين فوائد كبيرة، بدءًا من تعزيز الإنتاجية الأكثر وضوحًا إلى تحسين التواصل. تكشف مراقبة أداء الموظفين عن المجالات التي قد يعاني فيها الموظفون، وتكشف عن نقاط القوة والضعف الفردية، وتسهل الحصول على الملاحظات والقرارات المستندة إلى البيانات. ولكن كيف يمكن مراقبة أداء الموظفين لتحقيق أقصى استفادة ممكنة؟

بطبيعة الحال، فإن الطبيعة التطفلية لمراقبة الموظفين هي مسألة مثيرة للجدل، وهي محقة في ذلك. يجب أن يكون للموظفين في جميع أنحاء العالم الحق في إعطاء الموافقة على ما تتم مراقبته ويجب على الشركات الالتزام بهذا التوقع، مع ضمان عدم المساس بمعنويات الموظفين في هذه العملية - وهذا هو بالضبط السبب

في هذه المقالة، سوف نستكشف المكونات الرئيسية لمراقبة أداء الموظفين بكفاءة، وأفضل الممارسات، والأدوار الإشرافية، والأدوات.

قبل الخوض في كيفية القيام بذلك، يجب أن نجيب على السؤال الذي لا يقل أهمية: من الذي يجب أن يراقب أداء الموظفين؟ سيكون رئيس الشركة هو أول إجابة واضحة، ولكن في الواقع، الأمر ليس بهذه البساطة. فبينما يمكن لأصحاب الشركات الناشئة الصغيرة إدارة جميع أعضاء الفريق والعمليات التي يقوم بها فريق العمل، لا يمكن لرؤساء الشركات المتوسطة والكبيرة متابعة الأداء بمفردهم (إلا إذا كانوا من أصحاب الحواسيب الخارقة بالطبع). في هذه الحالة، تقع مسؤولية مراقبة أداء الموظفين على عاتق عدة أدوار داخل المؤسسة، اعتمادًا على حجم الشركة وهيكلها.

عادةً, المشرفين والمديرين المباشرين مسؤولون عن متابعة الأداء اليومي. يقوم المديرون بمراقبة إنجاز المهام والإنتاجية وجودة العمل بشكل عام، مما يضمن التوافق مع أهداف الشركة.

إدارة الموارد البشرية هو خيار واضح لتتبع أداء الموظفين على المدى الطويل. يمكن لموظفي الموارد البشرية تتبع الإنتاجية من خلال مراجعات الأداء الرسمية، وتحديد مؤشرات الأداء الرئيسية، وإدارة التطوير العام للموظفين. تضمن الموارد البشرية أن تكون تقييمات الأداء عادلة وشفافة وتساعد في توجيه النمو المهني.

رؤساء الأقسام يمكنهم رؤية الصورة العامة، وبالتالي فهم مثاليون لتتبع أداء الفريق بأكمله بدلاً من الموظفين الأفراد. وتتمثل مهمتهم في ضمان تحقيق أهداف القسم ودعم وتشجيع الموظفين ذوي الأداء الضعيف.

وأخيراً، تتضمن الموظفون في مراقبة تقدمهم ونتائجهم هي ممارسة فعالة للغاية. تتيح عمليات التقييم الذاتي وتتبع الأداء الشخصي للموظفين تولي مسؤولية تطورهم وإنتاجيتهم.

باختصار، يمكن أن يؤدي تقسيم مراقبة أداء الموظفين بين المشرفين وموظفي الموارد البشرية ورؤساء الأقسام وتشجيع المراقبة الذاتية للموظفين إلى تقليل عبء العمل المرتبط بالمراقبة وخلق نهج متوازن يعزز المساءلة والنمو والمشاركة.

وفقاً ل Folks RH , يقضي المديرون حوالي 210 ساعات، أو ما يزيد قليلاً عن 26 يوم عمل، في إدارة الأداء. وعلى الرغم من هذا القدر الكبير من الوقت، فإن 90% من تقييمات الإنتاجية غير فعالة. ويؤدي عدم الكفاءة هذا إلى إعاقة تقدم الشركة ويؤثر بشدة على الاحتفاظ بالموظفين: 24% من الموظفين مستعدون للاستقالة بسبب عدم كفاءة تقييم الأداء وعدم التقدير. إذن، كيف يمكنك مراقبة أداء الموظفين مع تحقيق أقصى فائدة للشركة؟ فيما يلي الاستراتيجيات الرئيسية.

تشير تقارير Folks RH إلى أن 65% من الموظفين يريدون المزيد من الوضوح في أهداف عملهم ومهامهم وواجباتهم. لا يمكنك أن تتوقع إنتاجية عالية من موظف لا يعرف نطاق مسؤولياته أو ما هو متوقع منه. تساعد الأهداف الواضحة الموظفين على التركيز على المهام التي تتماشى مع الأهداف التنظيمية. بالإضافة إلى ذلك، فإن إشراك الموظفين في تحديد الأهداف يجعل القوى العاملة لديك أكثر تحفيزًا بـ 3.6 أضعاف.

عندما يكون الموظفون غير متأكدين من مسؤولياتهم، قد يترددون أو يتساءلون عن أفعالهم أو يسعون باستمرار للحصول على التوضيح والموافقة. إن وضع توقعات دقيقة يزيل الغموض، ويوفر الوقت في التواصل ذهابًا وإيابًا، ويشجع على الاستقلالية ويعزز الثقة.

كن محددًا ومباشرًا عند توصيل الواجبات والأهداف والتوقعات. تقديم شروح مفصلة للنتائج المرجوة وتحديد المسؤوليات والمهام المرتبطة بكل دور بوضوح.

إن نهج أهداف SMART هي طريقة فعالة للتحقق مما إذا كانت الأهداف المحددة واضحة وقابلة للتحقيق وتحقق قيمة للشركة. SMART هو اختصار يرمز إلى:

• محددة: يجب أن يحدد الهدف بوضوح ما يجب إنجازه والخطوات المطلوبة والأفراد المسؤولين;

• قابلة للقياس: يجب أن يكون لديك معايير لقياس التقدم والنجاح;

• قابل للتحقيق: يجب أن يكون الهدف واقعياً وقابلاً للتنفيذ، وليس سهلاً للغاية أو مفرطاً في الطموح;

• ذات صلة بالموضوع: يجب أن يتماشى الهدف مع أهداف العمل الأوسع نطاقاً;

• محددة زمنياً: يجب أن يكون للهدف موعد نهائي أو إطار زمني محدد لإكماله.

توفر الأهداف الذكية (SMART) خارطة طريق واضحة للموظفين والمديرين، مما يضمن معرفة الجميع شكل النجاح وكيفية تحقيقه. كما أنها تزيد من المساءلة وتسهل قياس التقدم والنتائج.

تتمثل إحدى الخطوات في نهج أهداف SMART في إنشاء مجموعة من مقاييس الأداء الواضحة والقابلة للقياس والتي يمكن الرجوع إليها أثناء مراقبة أداء الموظف. وتشمل المقاييس الرئيسية عادةً ما يلي:

• إكمال المهمة

• الوفاء بالمواعيد النهائية

• جودة العمل

• الكفاءة والإنتاجية: الوقت المستغرق مقابل الناتج المُنتج

• الحضور

تعمل مقاييس الأداء الواضحة والقابلة للقياس على تسهيل مراقبة إنتاجية الموظف وتساعد على تجنب الذاتية في عملية التقييم.

يمكن مراقبة إنتاجية الموظفين من خلال مجموعة من الأدوات والمقاييس والتقنيات التي توفر رؤى حول مدى فعالية استخدام الموظفين لوقتهم ومواردهم. اعتماداً على أهدافك المحددة والمقاييس المختارة، يمكنك تتبع أداء الموظفين باستخدام برامج تتبع الوقت وإدارة المهام ومراقبة الموظفين.

إدارة المشاريع تسمح منصات مثل Trello وAsana وJira بتعيين المهام، وتخصيص عبء العمل، وتحديد المواعيد النهائية، وتتبع إنجاز المهام وتقدم المشروع في الوقت الفعلي. تُعد أدوات إدارة المشاريع طريقة ملائمة لرؤية الصورة الأكبر للمشروع ومدى إنتاجية أعضاء الفريق بمرور الوقت.

تطبيقات تتبع الوقت, مثل Toggl وToggl وTime Doctor وHubstaff، وهي مصممة لمراقبة مقدار الوقت الذي يقضيه الموظف في كل مهمة. واعتمادًا على وظائف التطبيق، يمكن لأدوات تعقب الوقت تسجيل مقدار الوقت الذي يقضيه الشخص في مهمة أو مشروع ما، ومدة استخدامه لتطبيق أو موقع ويب معين، وتتبع الغياب، وما إلى ذلك. واستناداً إلى هذه المعلومات، يمكن للبرنامج حساب جداول الرواتب وتكاليف المشاريع والميزانيات، والمساعدة في تحديد الموظفين ذوي الأداء العالي والموظفين المتعثرين.

حلول مراقبة الموظفين, مثل CleverControl , و ActivTrak، و Insightful، مراقبة إنتاجية الموظف ومدى كفاءة الشخص في تخصيص وقت عمله. تقوم هذه البرامج بتتبع نشاط الموظف على كمبيوتر العمل، على سبيل المثال، التطبيقات والمواقع الإلكترونية المستخدمة، واستعلامات البحث، ووقت الخمول والنشاط، وبدء العمل ونهايته، وغير ذلك الكثير. ثم يقوم الحل بتحليل البيانات التي تم جمعها وتقديمها كإحصائيات وسجلات ذات قيمة لتقييم الأداء.

أيًا كان الحل الذي تختاره، قم بتطبيقه بصراحة واشرح الغرض منه للموظفين لتجنب خلق ضغوط وتوتر لا داعي له. ادرس قوانين الولاية والقوانين المحلية لضمان توافق سياسات المراقبة الخاصة بك مع لوائح الخصوصية.

يكشف المقال الذي نشره موقع "فولكس آر إتش" أن 69% من الشركات تجري تقييمات أداء سنوية أو نصف سنوية فقط. 19% من الموظفين يتلقون تقييماتهم مرة واحدة فقط في السنة. وفي الوقت نفسه، فإن 80% من الموظفين يفضلون التقييمات المنتظمة على تقييمات الأداء السنوية. غالبًا ما تصبح تقييمات الأداء السنوية مصدر توتر للموظفين، لأنهم لا يعرفون ما يمكن توقعه. على العكس من ذلك، تساعد التقييمات المنتظمة والاجتماعات الفردية ومراجعات الأقران وغيرها من أساليب التقييمات الموظفين على التفكير في عملهم، وتحديد مجالات التحسين، وتلقي تقييمات قيّمة من الزملاء والمديرين.

إجراء مراجعات رسمية للأداء مرتين في السنة على الأقل. وينبغي أن تركز هذه المراجعات على الملاحظات المحددة والقابلة للتنفيذ وفرص التطوير بدلاً من مجرد انتقاد الأداء السابق. يمكن أن تؤدي الملاحظات المنتظمة والبناءة إلى تحسين الإنتاجية وتقليل معدل دوران الموظفين بنسبة تصل إلى 14,9% وزيادة مشاركة الموظفين: 65% من الموظفين ينخرطون في العمل عندما تستخدم الشركات التغذية الراجعة المستمرة وغيرها من الممارسات الحديثة.

المشاركة أمر حيوي بالنسبة لإنتاجية الموظفين: فالموظفون المتفاعلون يكونون أكثر إنتاجية وتحفيزًا والتزامًا بعملهم. وفقًا ل Gallup , الشركات ذات الثقافة التفاعلية العالية تحقق أداءً أفضل: فهي تتمتع بمستوى تفاعل أعلى مع العملاء، وإنتاجية أعلى بنسبة 17%، ومعدل دوران أقل، وحوادث أقل، وربحية أعلى بنسبة 21%. إذا كان أداء موظفيك ضعيفًا، فمن الجدير التحقق من مستوى مشاركتهم - فمن المحتمل أن يكون منخفضًا. ولكن كيف نراقب مشاركة الموظفين؟ إليك بعض الطرق الفعالة.

استبيانات الموظفين وفحص نبض الشارع

يمكن أن تجمع الاستبيانات المنتظمة (مثل استبيانات مشاركة الموظفين أو استبيانات نبض الموظفين) التغذية الراجعة حول شعور الموظفين تجاه أدوارهم والإدارة وبيئة العمل بشكل عام.

أدوات ومنصات التغذية الراجعة

استخدم أدوات مثل Officevibe أو CultureAmp التي تسمح للموظفين بتقديم ملاحظاتهم بانتظام. يمكن لهذه الأدوات تتبع مقاييس المشاركة ومساعدة المديرين على اكتشاف الاتجاهات التي تشير إلى عدم المشاركة.

تتبع المشاركة في الاجتماعات والمبادرات

يمكن أن تُظهر مراقبة عدد المرات التي يشارك فيها الموظفون بنشاط في الاجتماعات أو الدورات التدريبية أو مبادرات الشركة مستويات مشاركتهم. من المرجح أن يساهم الموظفون المتفاعلون بأفكارهم ويتعاونون.

مراقبة عادات العمل والإنتاجية

يمكن أن تكشف أدوات مراقبة الموظفين وإدارة المشاريع عن مستويات مشاركة الموظفين. فغالباً ما يُظهر الموظفون غير المنخرطين إنتاجية أقل، وغياباً أكثر، ومشاركة أقل في الجهود التعاونية.

الاجتماعات الفردية

تسمح الاجتماعات الفردية المنتظمة للمديرين بالاطمئنان على رفاهية الموظفين وتطلعاتهم المهنية والتحديات التي قد يواجهونها. يعزز الاهتمام الشخصي العلاقات ويساعد المديرين على قياس المشاركة في الوقت الفعلي.

تُعد مراقبة أداء الموظفين عنصراً حاسماً في العمليات التجارية الحديثة الناجحة. فهو يوفر رؤى قيمة تساعد على تعزيز الإنتاجية وتحسين التواصل وضمان توافق عمل الموظفين مع أهداف الشركة.

المراقبة الفعالة للموظفين هي أكثر من مجرد تتبع النشاط. فهي تتعلق بوضع خارطة طريق للنجاح بأهداف واضحة، ومقاييس أداء قابلة للقياس، وأدوات وأساليب لتتبع الإنتاجية، وملاحظات قابلة للتنفيذ تركز على التحسين بدلاً من انتقاد الأداء السابق الضعيف. هذه الممارسات، عندما تتم بشفافية وبنوايا صحيحة، تعزز المساءلة والمشاركة والنمو، مما يؤدي في النهاية إلى تحسين الأداء الفردي والمؤسسي.